Setelah pertemuan terakhir mereka, Carlos telah meminta Emma selama beberapa hari untuk mempersiapkan pertemuan mereka berikutnya. Sekarang dia sudah siap.
Carlos memulai dengan mengatakan bahwa penjelasan kita akan menjadi luar biasa dan mudah diingat dengan menambahkan visual dan warna.
Itu dapat menjadi media baru yang menarik orang dengan cara yang berbeda dari pada hanya menggunakan kata-kata tertulis.
Carlos berkata, “Itulah yang kita bicarakan hari ini. Penjelasan kita bagus, tetapi untuk membuatnya benar-benar luar biasa dan berkesan bagi kolega kita, kita perlu mencari media terbaik untuk pesan kita.
Carlos melanjutkan, “Saya ingin berbicara tentang pilihan yang kita miliki pada media lama dan baru dan cara yang dapat kita gunakan secara visual dan meyampaikan pesan kita dengan cara yang bisa dibagi.
“Mengirimkan pesan kita melalui teks dalam sebuah e-mail dapat membantu mencapai tujuan kita, tetapi jika kita serius dalam menjangkau orang-orang, maka kita perlu berpikir secara berbeda.
“Pertama, kita perlu memikirkan audiens kita, karena mereka akan membantu kita mempersempit media yang akan berguna. Sebagai contoh, jika setengah dari karyawan kita tidak menggunakan komputer di tempat kerja, maka hal itu akan memberi tahu kita pilihan media yang tepat. Jadi, audiens kita jelas karyawan perusahaan. Apa yang dapat kita asumsikan tentang mereka?
Saat tim berbicara, Carlos menuliskan asumsi di bawah judul “Batasan”:
- Mereka semua berbicara bahasa Inggris.
- Mereka bekerja di beberapa zona waktu.
- Sebagian besar mengakses komputer di tempat kerja dengan koneksi internet dan email.
- Hanya setengah karyawan yang memiliki akses ke intranet perusahaan.
- Sebagian besar terdaftar dalam rencana perawatan kesehatan perusahaan saat ini.
- Mereka sangat sibuk.
- Mereka tidak suka menambahkan pertemuan tambahan ke jadwal mereka.
- Sebagai kelompok, mereka berada pada F pada Skala Penjelasan mengenai rencana baru.
“Ini adalah awal yang bagus! Dengan melihat daftar ini, saya pikir Anda bisa melihat ke mana arah kita. Dengan memahami audiens kita, maka kita dapat mulai memberikan bentuk penjelasan kita.
Carlos berjalan ke papan tulis dan berkata sambil menggambar, “Anda dapat menganggap asumsi-asumsi ini sebagai bagian dari wadah yang akan menampung penjelasan kita. Asumsi tersebut adalah batasan yang membantu kita menentukan arah kita. Misalnya, jika karyawan berada di zona waktu yang berbeda, maka presentasi yang langsung dilakukan oleh pimpinan perusahaan kita sulit untuk dilakukan”.
Pancaran sinar muncul di sekeliling ruangan dan Carlos tersenyum. “Semakin kita mempertimbangkan kebutuhan kolega kita, semakin besar kemungkinan kita akan dapat menyajikan penjelasan kita dengan cara yang menarik bagi mereka. Jadi mari kita cari tahu.”
Tim sekarang dapat menyepakati beberapa pernyataan yang memenuhi kebutuhan audiens. Kebutuhan audiens untuk penjelasan kita adalah:
Tim sepakat bahwa pernyataan itu akurat dan Carlos menggambar sebuah wadah sederhana di papan tulis. “Kita telah membangun sebuah wadah untuk menyajikan penjelasan kita. Sekarang kita dapat memikirkan semua opsi kita dan melihat apa yang cocok untuk masuk ke wadah itu. Misalnya, setengah dari karyawan kita tidak memiliki akses intranet. Apa pun yang kita lakukan harus memperhitungkan itu, atau jika kita tidak mempertimbangkan hal tsb, maka tidak akan cocok. Tim bisa melihat bagaimana itu masuk akal.
Selanjutnya, saatnya untuk melakukan brainstorming semua cara potensial untuk menyajikan penjelasan―dan Anda semua akan menjadi bagian besar dari proses ini, kata Carlos saat ia membagikan catatan tempel (sticky note). Selama jam berikutnya, tim mencoba memikirkan semua media dan format yang dapat mereka gunakan, dan mengelompokkan item-item terkait.
Carlos kemudian menuju ke papan tulis dan berkata “Mari kita beri nama kelompok-kelompok ini”. Dengan sedikit diskusi, mereka membuat nama kategori seperti:
- Presentasi langsung
- Presentasi yang direkam
- Situs web interaktif
- Webinar
- Video
- Teks
- Audio
Setelah memastikan bahwa daftar itu akurat, Carlos memulai fase berikutnya, yaitu : memikirkan masing-masing media dalam batasan yang disebutkan sebelumnya. Carlos mengatakan kepada tim, “Kita perlu mengurangi daftar ini menjadi beberapa pilihan yang masuk akal dan sesuai dengan kebutuhan audiens kita. Dan perlu diingat bahwa kita dapat menggunakan lebih dari satu sekaligus. ”
“Mari kita mulai dengan audio. Apakah ada yang berpikir kita harus menjelaskan rencana baru dengan podcast atau audio yang direkam?” Tim berpikir dan dengan cepat mereka mengatakan bahwa itu bukan pilihan yang bagus.
“Bagaimana dengan teks?”
Emma menggelengkan kepalanya. “Pilihan itu sudah dilakukan dan tidak berhasil” Tim sepakat bahwa sulit untuk membuat orang sibuk membaca apa pun, dan ketika mereka melakukannya, mereka hanya membaca sekilas. Tetapi, satu anggota tim menunjukkan bahwa mereka tidak boleh mengabaikan teks, karena beberapa orang lebih suka dari pada yang lainnya.
“Situs web interaktif?” Tim berpikir tentang audiens dan menyadari bahwa hal itu tidak akan berhasil, karena setengah dari karyawan tidak memiliki akses ke intranet perusahaan. Pilihan itu juga bukan pilihan yang baik.
“Presentasi langsung?” Tim dapat membayangkan bahwa pilihan itu dapat menjadi efektif. Tetapi, mereka semua memahami perasaan takut yang muncul pada kebanyakan orang ketika mereka mendengar tentang presentasi SDM. Presentasi yang tepat bisa berhasil, tetapi membuat orang yang hadir pada acara presentasi itu juga merupakan kendala. Juga karena karyawan bekerja di zona waktu yang berbeda, mengadakan satu rapat besar akan sulit.
Sejumlah opsi menarik yang tersisa dan Carlos menulisnya dengan jelas di papan tulis:
- Presentasi yang direkam
- Webinar
- Video
Ketiga opsi tersebut sesuai dengan kebutuhan audiens dan bisa digunakan untuk menyajikan penjelasan. Karena mereka telah menyelesaikan versi teks skripnya, mereka tahu mereka selalu bisa menyediakannya.
Setelah istirahat, Carlos siap untuk melanjutkan fase besar berikutnya. Sekarang tim telah mengidentifikasi beberapa opsi. Saatnya untuk memikirkan pengalaman keseluruhan. Apa yang akan dilihat atau dialami karyawan? Berapa lama untuk melihatnya ?
Carlos mengundang anggota tim untuk menempatkan diri mereka pada posisi karyawan. “Bayangkan Anda sibuk dengan pekerjaan Anda, tetapi Anda juga ingin tahu tentang rencana perawatan kesehatan yang baru. Apa yang akan membantu Anda merasa mendapat informasi tersebut ? Bagaimana Anda ingin belajar ?
Anggota tim muncul dengan ide besar. “Penjelasan tersebut harus singkat. Kurang dari 5 menit untuk mempelajari dasar-dasarnya.”
“Ide bagus,” kata Carlos sambil menulis di papan tulis. “Apa lagi?”
“Penjelasan tersebut harus sesuai dengan kebutuhan saya. Saya tidak ingin menjadwalkannya, “kata anggota tim lainnya.
“Hebat. Ada yang lain? Bagaimana kelihatannya? Bagaimana Anda ingin melihat informasinya? ”
“Oh, tidak ada bullet point dan tidak ada kata-kata dengan huruf yang kecil pada slide.”
Seluruh tim tertawa. Mereka tahu format ini dengan sangat baik.
“Oh, dan jangan mencoba mengatakan itu semua. Tolong bantu saya melihat gambaran besarnya. ”Carlos mengangguk ketika dia menulis ide terakhir ini di papan tulis.
Visi itu mulai bersatu dan Carlos menyimpulkannya. “Jadi, bagaimana jika kita dapat mengambil penjelasan tertulis kita dan menyajikannya kepada karyawan sedemikian rupa, sehingga panjang penjelasannya sekitar 3 menit, berfokus pada ide-ide besar, selalu tersedia, dan disajikan tanpa poin-poin dengan huruf yang kecil.”
Sebagian besar tim antusias dan siap untuk memulai, tetapi ada beberapa penentang, termasuk Emma dan ahli rencana perawatan kesehatan, yang menyuarakan keprihatinan mereka.
“Cara Anda menggambarkannya terdengar hebat, dan saya pikir Anda bisa menyukai sesuatu. Tetapi apakah kita benar-benar akan melalui semua ini untuk sesuatu yang panjangnya 3 menit dan hanya berhubungan dengan beberapa poin besar?”
Carlos melihat protes ini sebagai kesempatan untuk kembali ke ide inti penjelasan. “Itu benar, dan saya setuju bahwa kita dapat lebih dalam. Tetapi, saya juga ingin Anda ingat bahwa prasyarat untuk mempelajari detail rencana baru adalah kemampuan orang untuk memahami dan melihat gambaran besar terlebih dahulu. Jika kita dapat membuat orang peduli tentang rencana kesehatan yang baru dalam 3 menit, maka mereka akan termotivasi untuk belajar lebih banyak. Itulah tujuan kita di sini, yaitu : membuat orang peduli.”
Carlos kemudian merujuk kembali ke naskah tertulis yang pernah dibuat sebelumnya yang telah di-email kepada karyawan dan mendorong tim untuk membacanya.
“Jika Anda melihat penjelasan dalam bentuk ini, maka Anda dapat melihat bahwa itu berfungsi apa adanya. Namun, kita sudah membahas mengapa kita tidak menggunakannya. Kita harus mereview ide tersebut dan menyesuaikannya menjadi ide-ide yang akan berfungsi untuk media kita.”
“Sebelum melangkah lebih jauh, saya ingin berbicara tentang sesuatu yang saya pikir akan membantu proses kita. Seseorang membuat poin sebelumnya tentang poin-poin, yang merupakan sesuatu yang harus kita ingat. Saya mengusulkan agar kita mencoba menggunakan visual yang sesuai dengan kata-katanya, menciptakan pengalaman yang berbeda, yaitu : sesuatu yang lebih efektif dan luar biasa. ”
Tentu saja, beberapa anggota tim tidak dapat membantu dan berkata, “Saya pikir itu ide yang bagus, tetapi siapa di sini adalah seorang seniman atau desainer ? Saya tidak bisa menggambar. ”
Sekali lagi, Carlos telah siap dan mengambil beberapa menit untuk memberi tim untuk tur singkat pemikiran visual dan bagaimana gambar yang sangat sederhana dapat digunakan untuk menyajikan informasi dan menyelesaikan masalah. Sebelum dia selesai, orang sudah berpikir tentang bagaimana grafik, peta, dan jadwal dapat digunakan untuk berbicara tentang rencana kesehatan yang baru.
Ketika tim menunda untuk hari itu, beberapa anggota mengajukan diri untuk mulai mengerjakan prototipe untuk penjelasan mereka. Dengan bantuan Carlos, mereka menciptakan gambar untuk karakter utama cerita dan ide-ide besar dari rencana kesehatan yang baru.
Dalam melihat alat yang tersedia, mereka bereksperimen dengan Power Point dan belajar bagaimana menghidupkan gambar dan mengatur waktu tampilan ketika kata-kata diucapkan. Mereka juga belajar cara merekam voice-over di Power Point yang diputar bersama dengan setiap slide.
Pada akhirnya, mereka dapat menggunakan alat yang sudah mereka miliki di kantor mereka untuk membuat presentasi Power Point 3 menit yang bekerja sangat mirip dengan video. Begitu presentasi dimulai, voice-over membimbing pemirsa melalui penjelasan, dengan visual yang muncul dan slide maju secara otomatis. Versi pertama agak kasar, tetapi cukup untuk dibagikan kepada tim.
Sebagai ujian, Carlos memutuskan untuk mengirim penjelasan kepada tim seperti halnya karyawan akan menerimanya dalam email dengan lampiran. Dia bahkan menulis pesan email dengan gaya yang dia pikir akan menarik bagi karyawan:
Dalam beberapa menit, dia mulai mendapatkan balasan dari anggota. “Luar biasa!” “Luar biasa!” “Berhasil!”
Carlos sangat gembira. Itu hanya uji coba, tapi jelas tim itu menuju sesuatu. Dia meninjau rekan-rekannya dan dapat melihatnya sesuai dengan kebutuhan mereka. Itu singkat, dapat dilihat kapan saja, fokus pada ide-ide besar, dan tidak bergantung pada Intranet perusahaan. Plus, itu menggunakan visual dan format yang beberapa orang pernah lihat sebelumnya, yang membuatnya lebih luar biasa.
Setelah beberapa minggu bereksperimen, tim sudah siap. Visual dan voice-over mereka lebih bersih dan lebih mudah dipahami dari pada sebelumnya. Pada akhir presentasi mereka memasukkan ajakan bertindak untuk mengirim ke email kontak SDM untuk memulai dengan rencana baru.
Emma ada di sana bersama Carlos, menggertakkan giginya sebelum mengklik kirim. Dia membutuhkan ini untuk bekerja untuk menunjukkan hasil kepada pimpinan perusahaan, yang ingin setidaknya 50 persen karyawan mendaftar untuk rencana kesehatan yang baru tersebut.
Dengan satu klik, email itu dikirim dan mereka berdua menghembuskan napas. Emma tersenyum dan memberi Carlos satu kepalan tangan.
“Yah, itu terserah karyawan sekarang. Semoga ini berhasil. “Dia berkata. Carlos yakin itu akan terjadi.”
Akhirnya, penjelasan rencana kesehatan yang baru tersebut sukses besar. Meskipun, penyampaian penjelasan tersebut butuh tim untuk memprosesnya, upaya Emma ini melampaui target dari pimpinan perusahaan, yaitu 50 persen karyawan mendaftar untuk rencana perawatan kesehatan dalam waktu enam bulan.
Namun, yang lebih penting, Carlos dan tim mampu memperkenalkan seluruh perusahaan sebuah cara berpikir baru tentang komunikasi. Sebelum itu, tidak pernah terpikir oleh rekan mereka untuk fokus pada masalah penjelasan, apalagi mencari cara untuk menyelesaikannya.
Sekarang hampir semua orang di perusahaan telah melihat penjelasan mereka. Mereka hampir tidak bisa mengikuti permintaan yang datang untuk memberikan lebih banyak penjelasan dari proyek-proyek yang mereka kerjakan agar lebih mudah dipahami. Tiba-tiba, semua orang ingin menciptakan proyek atau produk mereka, dan Carlos melihat peluang baru.
Mungkin dia bisa menjadi Kepala Penjelasan (Explanation Officer) di perusahaan tempat dia bekerja. Untuk itu, dia tahu bahwa dia perlu sebuah penjelasan yang sangat bagus.
