Delapan Langkah Teruji Menyusun Pesan Presentasi Yang Solid Yang Berharga dan Menarik Bagi Audiens Anda-Bagian (1)

Garr Reynolds pakar presentasi, penulis buku Presentation Zen mengatakan “Tidak peduli sehebat apapun cara penyampaian presentasi Anda atau seberapun menariknya slide power point yang Anda buat,  jika presentasi Anda tidak berdasarkan pesan yang solid, maka presentasi Anda tidak dapat berhasil”.

Maksud dari pesan yang solid adalah pesan presentasi yang sesuai dengan kebutuhan audiens,  pas dengan waktu yang tersedia, terstruktur dengan baik, dan mengandung muatan isi yang kuat dan mantap yang berharga dan menarik bagi audiens Anda.

Lantas, bagaimana cara menyusun pesan presentasi yang solid yang berharga dan menarik bagi audiens Anda ?

Cara menyusun pesan presentasi yang solid yang berharga dan menarik bagi audiens Anda dengan menggunakan delapan langkah yang teruji.

Dengan pendekatan ini, maka Anda akan menentukan terlebih dahulu apa yang ingin Anda katakan sebelum Anda merancang slide power point. Pendekatan ini mungkin membuat Anda terkejut bahwa Anda tidak membuat slide power point sampai Anda selesai menentukan pesan presentasi.

Ketika Anda selesai menentukan apa yang ingin Anda sampaikan, baru kemudian Anda merancang power pointnya.

Mari kita telusuri langkahnya satu persatu.

Langkah # 1 : Menentukan Kebutuhan Audiens

Menentukan kebutuhan audiens merupakan tindakan pertama yang harus Anda lakukan dalam menyusun pesan presentasi Anda.

Mengapa ?

Karena Anda memberikan presentasi tentu untuk memenuhi kebutuhan informasi yang akan mereka dengar dan mengajak mereka untuk melakukan tindakan atas apa yang Anda rencanakan.

Anda harus berpikir lebih dalam tentang audiens Anda yang dapat membuat mereka terlibat dengan presentasi Anda. Untuk membuat audiens Anda terlibat, maka Anda perlu menentukan keterlibatan mereka. Untuk itu, Anda perlu mengenal istilah Daerah Keterlibatan.

Daerah Keterlibatan adalah area di mana minat audiens Anda berhimpitan dengan hal-hal yang akan Anda bicarakan.

Ada empat pertanyaan yang dapat membantu Anda berpikir lebih mendalam tentang audiens Anda untuk membuat mereka terlibat dengan presentasi Anda, yaitu :

  1. Dengan cara apa, topik Anda relevan dengan audiens Anda?
  2. Sehubungan dengan topik Anda, apa yang paling diminati audiens Anda?
  3. Apa manfaat audiens Anda dengan mendengarkan Anda?
  4. Apa yang akan ditemukan audiens Anda mengenai sesuatu yang baru, mengejutkan, atau menarik dalam presentasi Anda ?

Langkah # 2 : Menyusun Pesan Utama

Pesan Utama adalah sebuah pernyataan yang dituangkan dalam sebuah kalimat yang jelas dan ringkas yang membuat audiens Anda peduli yang mudah dimengerti dan diingat oleh audiens Anda.

Pesan Utama bisa ada dua kemungkinan. Bisa berupa Fakta atau Tindakan.

Fakta adalah sesuatu yang Anda ingin audiens Anda ketahui. Sedangkan, Tindakan adalah sesuatu yang Anda ingin audiens Anda lakukan.

Ada Tiga Komponen Pesan Utama yang layak diingat ketika Anda menyusun Pesan Utama, yaitu pastikan dalam Pesan Utama yang Anda susun mempunyai sudut pandang Anda yang unik, membuat audiens Anda peduli, dan mengekspresikan sebuah kalimat yang lengkap.

Sementara itu, ada tiga kriteria yang dapat Anda gunakan dalam menuliskan Pesan Utama. Kriteria tersebut adalah spesifik, sederhana, dan ringkas.

Kriteria pertama adalah spesifik. Pesan Utama yang kabur dan abstrak tidak akan mudah dibayangkan oleh audiens Anda. Kriteria kedua adalah sederhana. Anda perlu menggunakan bahasa yang sejelas mungkin. Kriteria ketiga adalah ringkas. Pesan Utama yang singkat jauh lebih mudah dipahami dan diingat.

Langkah # 3 : Mengidentifikasi Urutan Tiga Pertanyaan Audiens Anda, Jawaban dan Bukti

Setelah Anda menyampaikan Pesan Utama Anda, maka Anda perlu menentukan tiga pertanyaan yang paling utama yang audiens Anda akan tanyakan terkait Pesan Utama tersebut. Itulah Urutan Tiga Pertanyaan Anda.

Urutan Tiga Pertanyaan adalah serangkaian pertanyaan yang akan Anda jawab dalam presentasi Anda untuk memenuhi kebutuhan audiens Anda.

Beberapa presentasi hanya terdiri dari satu Urutan Tiga Pertanyaan. Ini akan menjadi presentasi yang lebih singkat di mana tidak ada waktu untuk masuk jauh lebih dalam ke dalam topik yang Anda sampaikan. Presentasi yang lebih lama dapat berisi sejumlah beberapa Urutan Tiga Pertanyaan.

Urutan Tiga Pertanyaan tingkat atas kita sebut Urutan Tiga Pertanyaan Major dan urutan tiga pertanyaan di dalam urutan pertanyaan major itu kita sebut, Urutan Tiga Pertanyaan Minor.

Urutan Tiga Pertanyaan, apakah itu Urutan Pertanyaan Major atau Minor, dapat mengambil bentuk dua jenis urutan pertanyaan, yaitu Mengapa, Apa, Bagaimana dan Masalah, Solusi, Manfaat.

Setelah Anda punya Urutan Tiga Pertanyaan, maka Anda perlu menjawabnya dan mendukung jawaban tersebut dengan bukti.

Jawaban adalah kalimat lengkap dan berdiri sendiri yang mengekspresikan jawaban dari pertanyaan. Yang dimaksud dengan kalimat lengkap adalah bahwa itu bukan penggalan kalimat. Dengan kalimat jawaban yang berdiri sendiri, maka jawaban pertanyaan tersebut dapat dipahami tanpa harus terlebih dahulu mendengar pertanyaannya.

Presentasi yang hanya terdiri dari jawaban pertanyaan akan terasa kering dan membosankan untuk didengarkan. Dan jawaban tersebut juga tidak persuasif.

Audiens Anda tidak akan bisa dibujuk berdasarkan hanya pada jawaban Anda. Mereka membutuhkan bukti untuk mendukung jawaban itu. Bukti adalah bagian penting dari presentasi Anda. Bukti yang akan membuat presentasi Anda menarik dan persuasif.

Ada beberapa jenis bukti yang berbeda yang dapat Anda sampaikan dalam presentasi Anda. Bukti tersebut dapat berupa Contoh, Tips Praktis, Data & Fakta, Ide Baru, Analogi, Cerita, Kata yang Bermakna, Endorsement, atau Hikmah Kehidupan.

Rekomendasi saya adalah Anda harus menemukan bukti untuk mendukung setiap jawaban yang Anda buat. Saya menyebutnya sebagai Kesatuan Jawaban dan Bukti yang merupakan isi presentasi Anda.

Langkah # 4 : Membuka Pesan

Membuka Pesan adalah hal yang perlu Anda lakukan pertama kali dalam presentasi Anda untuk memberikan informasi kepada audiens Anda mengenai apa yang akan Anda sampaikan. Oleh karena itu, Anda perlu menyusunnya.

Anda melakukan penyusunan untuk Membuka Pesan adalah untuk menunjukkan bahwa Anda telah siap dan terorganisir untuk memberikan presentasi, dan telah memikirkan kebutuhan audiens Anda.

Dalam Membuka Pesan, Anda dapat menggunakan Tiga Komponen yaitu : Konteks, Relevansi dan Kredibilitas. Tiga komponen tersebut berguna untuk membuat Anda terlihat kompeten dan kredibel.

Langkah # 5 : Menutup Pesan

Untuk mengakhiri presentasi Anda, maka Anda perlu Menutup Pesan Anda. Dalam bagian ini, Anda dapat menyampaikan ringkasan dari apa yang telah Anda sampaikan.

Ringkasan tersebut dapat merupakan point-point jawaban dari Urutan Tiga Pertanyaan.

Kemudian, Anda mengakhiri presentasi Anda dengan menancapkan kembali di benak audiens Anda Pesan Utama Anda. Dan mengajakan audiens Anda untuk bertindak (Call to Action) berdasarkan Pesan Utama yang Anda sampaikan.

Langkah # 6 : Menambahkan Kalimat Pengarah

Dalam dokumen tertulis, pembaca dipandu mengenai konten yang disajikan melalui tata letak dan format teks seperti : judul, bab, dan paragraf. Dalam presentasi lisan, presenter perlu memberikan panduan itu.

Panduan itu, saya sebut dengan Kalimat Pengarah.

Kalimat Pengarah adalah kalimat untuk menginformasikan kepada audiens Anda dimana penjelasan Anda sekarang, kemana penjelasan Anda selanjutnya, dan apa yang sudah Anda jelaskan.

Dengan Anda menyampaikan Kalimat Pengarah, maka hal itu akan memudahkan audiens Anda untuk mengikuti presentasi Anda dan membantu audiens Anda untuk tetap terlibat.

Langkah # 7 : Menulis Catatan Presentasi

Menulis Catatan Presentasi membantu Anda untuk tetap pada koridor pesan yang hendak Anda sampaikan. Catatan presentasi ini bisa kombinasi dari kata kunci/ kelompok kata dan script.

Kata kunci atau kelompok kata yang saya maksud adalah satu kata atau beberapa kata yang dapat mengingatkan Anda tentang apa yang akan Anda katakan. Sedangkan, script adalah segala sesuatu  yang ingin Anda katakan dalam presentasi Anda yang ditulis kata demi kata.

Anda dapat membuat Catatan Presentasi dengan menggunakan kertas ukuran A4 yang dibagi menjadi dua kolom. Pada kolom sebelah kiri ada kata kunci, dan pada kolom sebelah kanan ada script Anda.

Langkah # 8 : Merancang Slide Powerpoint

Setelah Anda merencanakan apa yang akan Anda katakan dengan menulis Catatan Presentasi, maka selanjutnya Anda siap-siap untuk memutuskan apa yang akan Anda tampilkan untuk membantu penjelasan apa yang hendak Anda sampaikan. Alat bantu yang dapat Anda gunakan adalah Slide Power Point.

Jika Anda memerlukan Slide Power Point, maka Slide Power Point tersebut Anda gunakan untuk melengkapi pesan Anda. Bukan menggantikan atau mengalihkan perhatian audiens dari Anda.

Dari Slide Power Point yang telah Anda rancang, maka Anda dapat menambahkannya pada Catatan Presentasi Anda dengan memasukan slide power point.

Oleh karena itu, akan lebih baik lagi jika isi kertas A 4 yang telah Anda buat pada langkah 7, Anda tambahkan satu kolom lagi untuk slide power point dimana kolom paling kiri adalah kata kunci, kolom tengah adalah script dan kolom paling kanan adalah slide power point atau Anda dapat menyesuaikan posisi dari isi kolomnya yang memudahkan Anda untuk mempelajari  pesan yang hendak Anda sampaikan dikaitkan dengan slide power point.

Catatan Presentasi tersebut dapat Anda gunakan sebagai bahan pengingat sebelum Anda melakukan presentasi.

Demikianlah, penjelasan Delapan Langkah Teruji Menyusun Pesan Presentasi Yang Solid Yang Berharga dan Menarik Bagi Audiens Anda.

Minggu berikutnya saya akan menjelaskan contoh penyusunan pesan presentasi dengan menggunakan delapan langkah tersebut sampai menghasilkan Catatan Presentasi yang di dalamnya berisi kata kunci, script, dan slide power point.

 

 

 

 

 

 

 

3 comments on “Delapan Langkah Teruji Menyusun Pesan Presentasi Yang Solid Yang Berharga dan Menarik Bagi Audiens Anda-Bagian (1)
  1. pak bagaimana bila suatu perancangan persentasi dibuat sistematis dan tersruktur dilihat dari sudut pandang menganalisis menambahkan kalimat pengarah agar kita tau bahwa audiens tetap terlibat.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *