Jika minggu yang lalu, saya telah memberikan penjelasan tentang Delapan Langkah Teruji Menyusun Pesan Presentasi Yang Solid Yang Berharga dan Menarik Bagi Audiens Anda, maka dalam postingan kali ini saya memberikan contoh penyusunan pesan presentasi dengan menggunakan delapan langkah tersebut.
Dalam setiap langkah tersebut, saya akan memberikan contohnya, sehingga Anda dapat melihat proses penyusunan pesan presentasinya.
Contoh presentasi yang saya ambil adalah tentang pinjaman uang kepada orang yang tidak mampu dimana audiens nya adalah orang-orang yang memiliki uang dan ingin berkontribusi untuk membantu kehidupan sesamanya.
Ide tentang contoh presentasi ini hanya merupakan sebuah rekaan saja yang ditujukan untuk memberikan gambaran kepada Anda bagaimana menyusun pesan presentasi dengan menggunakan delapan langkah tersebut.
Mari kita bahas langkahnya satu persatu.
Langkah # 1 : Menentukan Kebutuhan Audiens
Untuk menentukan kebutuhan audiens, Anda harus berpikir lebih dalam tentang audiens Anda yang dapat membuat mereka terlibat dengan presentasi Anda.
Ada empat pertanyaan yang dapat membantu Anda berpikir lebih mendalam tentang audiens Anda untuk membuat mereka terlibat dengan presentasi Anda, yaitu :
- Dengan cara apa, topik Anda relevan dengan audiens Anda?
- Sehubungan dengan topik Anda, apa yang paling diminati audiens Anda?
- Apa manfaat audiens Anda dengan mendengarkan Anda?
- Apa yang akan ditemukan audiens Anda mengenai sesuatu yang baru, mengejutkan, atau menarik dalam presentasi Anda ?
Jika Anda menerapkan empat pertanyaan di atas untuk menentukan keterlibatan audiens Anda dalam menyiapkan presentasi tentang pinjaman uang kepada orang yang tidak mampu, maka jawabannya dapat berbentuk seperti ini :
1. Dengan cara apa topik Anda, relevan dengan audiens Anda?
Mereka adalah orang-orang yang memiliki penghasilan yang memadai yang akrab dengan konsep meminjamkan uang. Mereka mungkin bersimpati dengan kebutuhan orang-orang yang yang tidak mampu yang ada di Indonesia.
2. Sehubungan dengan topik Anda, apa yang paling diminati audiens Anda?
- Mengapa mereka mesti memberikan pinjaman ?
- Siapa yang mendapatkan pinjaman ?
- Bagaimana pinjaman dapat diberikan ?
- Apa untungnya memberikan pinjaman ?
- Akankah uang mereka akan kembali ?
- Siapa yang menjalankan pemberian pinjaman ?
3. Apa manfaat audiens Anda dengan mendengarkan Anda?
Mereka akan mendapat informasi tentang cara berkontribusi pada kehidupan seseorang yang kurang beruntung yang sebelumnya tidak mereka sadari.
4. Apa yang akan ditemukan audiens Anda mengenai sesuatu yang baru, mengejutkan atau menarik dalam presentasi Anda ?
Bahwa mereka dapat membantu seseorang yang tidak mampu dengan meminjamkan uang dari pada memberikan uang.
Langkah # 2 : Menyusun Pesan Utama
Pesan Utama adalah sebuah pernyataan yang dituangkan dalam sebuah kalimat yang jelas dan ringkas yang membuat audiens Anda peduli yang mudah dimengerti dan diingat oleh audiens Anda.
Dengan menyampaikan Pesan Utama, maka Anda tentu ingin audiens yang mendengarkan presentasi Anda terdorong untuk melakukan tindakan dengan memberikan pinjaman kepada orang yang tidak mampu.
Oleh karena itu, maka Pesan Utama yang perlu Anda sampaikan ditujukan untuk membujuk audiens Anda untuk memberikan pinjaman yang Anda susun berdasarkan jawaban dari empat pertanyaan yang dapat membuat audiens terlibat pada langkah # 1, sehingga Pesan Utama dalam presentasi Anda dapat berbentuk : Anda Sebaiknya Memberikan Pinjaman Sebesar Rp 1.000.000,- kepada Orang yang Tidak Mampu untuk Membantu Mereka.
Jika Anda lihat bahwa pada Pesan Utama tersebut, maka kata pertama menggunakan kata “Anda”, karena penggunaan kata “Anda” dapat membuat audiens Anda terlibat yang dapat membuat pesan itu masuk ke dalam pikirannya.
Langkah # 3 : Mengidentifikasi Urutan Tiga Pertanyaan Audiens Anda, Jawaban dan Bukti
Setelah Anda menyampaikan Pesan Utama, maka Anda perlu menentukan Urutan Tiga Pertanyaan yang paling utama yang audiens Anda mungkin akan tanyakan terkait Pesan Utama tersebut.
Anda dapat mengambil bentuk Mengapa, Apa, Bagaimana untuk Urutan Tiga Pertanyaan tersebut.
Pertanyaannya adalah bagaimana cara membuat Urutan Tiga Pertanyaan tersebut ?
Langkah Pertama, Anda perlu memilih tiga pertanyaan yang paling strategik dari jawaban empat pertanyaan pada langkah # 1 terutama jawaban no 2. Anda mungkin memiliki kesulitan dengan ide hanya menggunakan tiga pertanyaan. Akan tetapi, pada tahap ini Anda hanya merancang Urutan Tiga Pertanyaan Major Anda yang merupakan gambaran tingkat atas dari presentasi Anda. Anda dapat menggunakan pertanyaan lainnya dalam Urutan Tiga Pertanyaan Minor yang dapat Anda kembangkan selanjutnya.
Jadi, bagaimana Anda dapat memilih tiga pertanyaan tersebut ?
Identifikasi tiga pertanyaan audiens Anda yang paling ingin diketahui jawabannya oleh audiens Anda dan membawa kepada Pesan Utama secara logis.
Melihat pertanyaan dari jawaban empat pertanyaan pada langkah # 1 terutama jawaban no 2, maka tiga pertanyaan tersebut adalah :
- Mengapa Saya Perlu Meminjamkan Rp 1.000.000,- kepada Orang Yang Tidak Mampu untuk Membantu Mereka ?
- Siapa yang Menjalankan Pemberian Pinjaman ?
- Bagaimana Pemberian Pinjaman Dapat Diberikan ?
Jebakan umum yang mungkin terjadi adalah memilih dua pertanyaan yang berujung dengan jawaban yang sama. Sebagai contoh, pertanyaan : Apa untungnya memberikan pinjaman Rp. 1.000.000,- kepada orang yang tidak mampu ? dan Mengapa Saya Perlu Meminjamkan Rp 1.000.000,- kepada Orang Yang Tidak Mampu untuk Membantu Mereka ? yang membawa kepada jawaban yang sama. Sehingga, tidak akan mungkin bekerja untuk menggunakan dua pertanyaan tersebut pada suatu urutan pertanyaan.
Langkah Kedua, melakukan penyesuaian dari pertanyaan audiens Anda.
Ada dua penyesuaian yang perlu Anda lakukan.
Penyesuaian Pertama, pada saat pertanyaan ditulis seolah-olah ditanyakan oleh anggota audiens Anda. Akan tetapi, karena Anda adalah orang yang akan menyampaikan pertanyaan ini, maka pertanyaan tersebut perlu diubah, sehingga pertanyaan itu datang dari Anda dari pada dari audiens Anda. Sebagai hasilnya pertanyaan : Mengapa Saya Perlu Meminjamkan Rp 1.000.000,- kepada Orang Yang Tidak Mampu untuk Membantu Mereka ? perlu diubah menjadi Mengapa Anda Perlu Meminjamkan Rp 1.000.000,- kepada Orang Yang Tidak Mampu untuk Membantu Mereka ?
Penyesuaian Kedua, pertanyaan yang ada perlu dibuat lebih jelas dan spesifik. Sebagai contoh, Anda dapat mengubah pertanyaan “Siapa yang Menjalankan Pemberian Pinjaman ?” menjadi “Apa Organisasi yang Dapat Membantu Anda Memberikan Pinjaman ?” dan “Bagaimana Pemberian Pinjaman Dapat Diberikan ?” menjadi “Bagaimana Anda Dapat Memberikan Pinjaman ?”.
Langkah Ketiga, mengurutkan ketiga pertanyaan tersebut ke dalam urutan yang logis. Anda perlu melakukan ini untuk membuatnya semudah mungkin bagi audiens Anda untuk mengikuti dan memahami pesan Anda.
Jika tiga pertanyaan Anda mulai dengan kata Mengapa, Apa dan Bagaimana, maka Anda akan menemukan bahwa adalah logis untuk meletakan pertanyaan Bagaimana pada posisi terakhir. Namun, pertanyaan yang datang pertama akan bergantung pada tingkat pengetahuan audiens Anda.
Jika Anda mengatakan pada Pesan Utama ada suatu konsep yang belum diketahui oleh audiens Anda, maka pertanyaan Apa perlu ditanyakan pertama kali.
Dari penjelasan di atas, maka Urutan Tiga Pertanyaan yang berkaitan secara logis dengan Pesan Utama : Anda Sebaiknya Memberikan Pinjaman Sebesar Rp 1.000.000,- kepada Orang yang Tidak Mampu untuk Membantu Mereka adalah :
- Mengapa Anda Perlu Meminjamkan Rp 1.000.000,- kepada Orang Yang Tidak Mampu untuk Membantu Mereka ?
- Apa Organisasi yang Dapat Membantu Anda Memberikan Pinjaman ?”
- Bagaimana Anda Dapat Memberikan Pinjaman ?
Kemudian, Anda menjawab dari tiga pertanyaan tersebut.
Jawaban adalah kalimat lengkap dan berdiri sendiri yang mengekspresikan jawaban dari pertanyaan. Yang dimaksud dengan kalimat lengkap adalah bahwa itu bukan penggalan kalimat. Dengan kalimat jawaban yang berdiri sendiri, maka jawaban pertanyaan tersebut dapat dipahami tanpa harus terlebih dahulu mendengar pertanyaannya.
Jawaban dari ketiga pertanyaan tersebut adalah :
1. Mengapa Anda Perlu Meminjamkan Rp 1.000.000,- kepada Orang Yang Tidak Mampu untuk Membantu Mereka ?
Memberikan pinjaman kepada orang yang tidak mampu dapat melepaskannya dari kemiskinan.
2. Apa Organisasi yang Dapat Membantu Anda Memberikan Pinjaman ?”
Pinjaman.org merupakan sebuah organisasi yang dapat membantu Anda meminjamkan uang kepada orang yang tidak mampu.
3. Bagaimana Anda Dapat Memberikan Pinjaman ?
Anda dapat meminjamkan uang dengan kartu kredit Anda.
Setelah Anda menjawab ketiga pertanyaan tersebut, maka Anda perlu mendukung jawaban tersebut dengan bukti.
Jawaban Pertama, “Memberikan pinjaman kepada orang yang tidak mampu dapat melepaskannya dari kemiskinan”, Anda dapat mendukungnya dengan Cerita dan Statistik.
Cerita yang dapat Anda sampaikan bisa berbentuk seperti ini :
“Soga adalah seorang kepala keluarga yang hidupnya kurang beruntung. Ia dapat bertahan hidup dengan meminta-minta di jalanan. Tetapi, dengan mendapat pinjaman, ia mampu membeli beberapa barang-barang kebutuhan pokok untuk ia jual kembali di jalanan.
Secara bertahap, ia dapat membangun bisnisnya. Ia sekarang memiliki kios yang menjual barang-barang kebutuhan sehari-hari. Ia dapat memberikan makan keluarganya dan menyekolahkan anak-anaknya”.
Sementara itu, bukti statistik dapat berbentuk seperti ini :
“Penelitian telah menunjukan bahwa orang-orang yang tidak mampu yang mendapat pinjaman dapat meningkatkan penghasilannya rata-rata sebesar 90%”.
Jawaban Kedua, “Pinjaman.org merupakan sebuah organisasi yang dapat membantu Anda meminjamkan uang kepada orang yang tidak mampu”, Anda dapat mendukungnya dengan Analogi dan Endorsement.
Analogi yang dapat Anda sampaikan adalah :
“Pinjaman.org adalah situs web yang sedikit mirip dengan Tokopedia.com. Bedanya, kalau di Tokopedia.com Anda akan melihat daftar barang-barang yang dijual, sementara pada Pinjaman.org akan melihat daftar orang-orang yang ingin mendapatkan pinjaman dan Anda dapat memilih siapa orang yang Anda ingin pinjamkan”.
Endorsement yang dapat Anda utarakan adalah :
Inilah yang dikatakan Barack Obama tentang Pinjaman.org. “Dengan menggunakan Pinjaman.org, orang-orang yang mempunyai uang dengan jumlah uang yang relatif kecil dapat membuat perbedaan yang sangat berarti bagi kehidupan orang-orang yang tidak mampu.”
Jawaban Ketiga, “Anda dapat meminjamkan uang dengan kartu kredit Anda”, Anda dapat mendukungnya dengan Analogi.
Analogi yang dapat Anda jelaskan adalah :
“Anda masuk ke situs web Pinjaman.org dan memilih orang yang ingin Anda pinjami uang. Gunakan kartu kredit Anda seolah-olah Anda membeli buku seperti pada Amazon.com. Uang Anda akan diteruskan oleh Pinjaman.org kepada orang yang tidak mampu. Mereka akan menggunakan uang tersebut dalam bisnis mereka dan membayarnya kembali selama jangka waktu pinjaman dan kemudian Anda mendapatkan uang Anda kembali”.
Langkah # 4 : Membuka Pesan
Dalam Membuka Pesan, Anda dapat menggunakan Tiga Komponen, yaitu : Konteks, Relevansi dan Kredibilitas. Tiga komponen tersebut berguna untuk membuat Anda terlihat kompeten dan kredibel.
Komponen pertama adalah Konteks. Pertanyaannya di sini adalah “Apa yang akan Anda bicarakan?”. Anda dapat menjawab dengan gambaran besar atau ruang lingkup dari apa yang akan Anda bicarakan.
Penjelasan mengenai Konteks ini memungkinkan audiens Anda untuk fokus pada area topik presentasi Anda dan siap untuk menerima informasi yang lebih detail mengenai apa yang akan Anda sampaikan nanti.
Dalam presentasi pinjaman uang kepada orang yang tidak mampu, Anda dapat mengatakan :
“Saya akan berbicara tentang alternatif untuk memberikan uang kepada orang yang tidak mampu di Indonesia. Dan alternatif itu adalah meminjamkan uang kepada orang yang tidak mampu”.
Berhati-hatilah untuk tidak mengatakan Pesan Utama Anda pada bagian Membuka Pesan ini. Anda hanya memberikan beberapa konteks, sehingga ketika Anda menyampaikan Pesan Utama Anda, audiens Anda dapat langsung memahaminya.
Komponen kedua adalah Relevansi. Disinilah Anda akan menunjukkan bagaimana presentasi Anda relevan bagi audiens Anda dengan menjawab pertanyaan mereka, “Mengapa ini menarik bagi saya?”
Dalam presentasi pinjaman uang kepada orang yang tidak mampu, Anda dapat mengatakan :
“Saya menyampaikan hal ini kepada Anda, karena Anda dapat membuat perbedaan yang sangat berarti bagi kehidupan seseorang”.
Komponen terakhir adalah Kredibilitas. Disinilah Anda menjawab pertanyaan “Mengapa Anda yang layak membicarakan hal ini?” Dengan menjawab pertanyaan ini, Anda membangun kredibilitas Anda untuk memberikan presentasi.
Beri tahu audiens Anda apa yang membuat Anda menjadi orang yang tepat untuk berbicara tentang topik ini.
Dalam membangun kredibilitas Anda, maka Anda dapat menggunakan latar belakang pendidikan, pengetahuan, keterampilan, pengalaman, atau rekam jejak yang Anda miliki.
Dalam presentasi pinjaman uang kepada orang yang tidak mampu, Anda dapat membangun kredibilitas dengan mengatakan :
“Saya telah meminjamkan uang kepada orang yang tidak mampu selama 10 tahun terakhir dan saya telah melihat perbedaan yang sangat mencolok bagi kehidupan seseorang”.
Disini Anda menggunakan pengalaman yang Anda telah miliki selama 10 tahun dalam memberikan pinjaman kepada orang yang tidak mampu untuk membangun kredibilitas Anda.
Langkah # 5 : Menutup Pesan
Untuk mengakhiri presentasi Anda, maka Anda perlu Menutup Pesan Anda. Dalam bagian ini, Anda dapat menyampaikan ringkasan dari apa yang telah Anda sampaikan.
Ringkasan tersebut dapat merupakan point-point jawaban dari Urutan Tiga Pertanyaan, yaitu :
- Memberikan Pinjaman Pada Orang Tidak Mampu Dapat Melepaskannya Dari Kemiskinan.
- Pinjaman.org Situs Web Memungkinkan Anda Meminjamkan Uang Kepada Orang Yang Tidak Mampu.
- Anda Dapat Meminjamkan Uang Dengan Kartu Kredit.
Kemudian, Anda mengakhiri presentasi Anda dengan menancapkan kembali di benak audiens Anda Pesan Utama Anda. Dan mengajakan audiens Anda untuk bertindak (Call to Action) berdasarkan Pesan Utama yang Anda sampaikan, yaitu :
“Anda Sebaiknya Memberikan Pinjaman Sebesar Rp 1.000.000,- kepada Orang yang Tidak Mampu untuk Membantu Mereka”.
Langkah # 6 : Menambahkan Kalimat Pengarah
Kalimat Pengarah adalah kalimat untuk menginformasikan kepada audiens Anda dimana penjelasan Anda sekarang, kemana penjelasan Anda selanjutnya, dan apa yang sudah Anda jelaskan.
Dengan Anda menyampaikan Kalimat Pengarah, maka hal itu akan memudahkan audiens Anda untuk mengikuti presentasi Anda dan membantu audiens Anda untuk tetap terlibat.
Agar audiens Anda mudah mengikuti presentasi Anda dan tetap terlibat dengan presentasi Anda, maka Anda dapat menempatkan Kalimat Pengarah yang posisinya seperti pada gambar di bawah ini.
Sebelum Anda mengatakan Pesan Utama : Anda Sebaiknya Memberikan Pinjaman sebesar Rp 1.000.000,- kepada Orang yang Tidak Mampu untuk Membantu Mereka, maka Anda dapat menggunakan kalimat pengarah pada Flag :
“Ini adalah apa yang saya inginkan untuk Anda lakukan setelah presentasi ini“.
Untuk presentasi tentang pinjaman uang kepada orang yang tidak mampu, maka kalimat pengarah pada Preview adalah:
“Pertama-tama, saya akan menjelaskan mengapa saya meminta Anda untuk meminjamkan Rp 1.000.000,- kepada orang yang tidak mampu untuk membantu mereka; selanjutnya, saya akan memperkenalkan Anda apa organisasi yang memungkinkan Anda untuk melakukan pinjaman tersebut ?; dan akhirnya, saya akan menunjukkan kepada Anda bagaimana Anda dapat memberikan pinjaman ?”
Ketika ingin membuka kotak pertama, Anda dapat menggunakan kalimat pengarah :
“Jadi, mengapa saya meminta Anda untuk meminjamkan uang kepada orang yang tidak mampu untuk membantu mereka ?”
Kemudian, Anda berbicara tentang Soga dan hasil penelitian. Itulah isi dari kotak pertama. Dan kemudian, Anda menutup kotak tersebut dengan mengatakan kalimat pengarah :
“ … Dan, itulah mengapa saya meminta Anda untuk meminjamkan Rp 1.000.000,- kepada orang yang tidak mampu untuk membantu mereka.
Kemudian, Anda membuka kotak kedua dengan menyampaikan kalimat pengarah :
Sekarang, izikan saya memperkenalkan kepada Anda apa organisasi yang memungkinkan Anda untuk memberikan pinjaman ?
Kemudian, Anda sampaikan isi pada kotak kedua dan menutupnya dengan mengatakan kalimat pengarah :
“Jadi, Pinjaman.org adalah situs web yang memungkinkan Anda meminjamkan uang kepada orang-orang yang tidak mampu”.
Dan kemudian Anda membuka kotak terakhir dengan mengutarakan kalimat pengarah :
“Jadi, bagaimana Anda meminjaman uang kepada orang yang tidak mampu ?”
Dan menutupnya dengan menggunakan kalimat pengarah :
“Jadi, Anda dapat meminjamkan uang dengan kartu kredit.”
Seperti yang Anda lihat, membuka dan menutup kotak membutuhkan kalimat yang sangat singkat, tetapi kalimat tersebut membuat perbedaan yang besar pada kemampuan audiens Anda untuk mengikuti presentasi Anda.
Dalam presentasi tentang pinjaman uang kepada orang yang tidak mampu, kalimat pengarah pada Summary dapat berbunyi :
“Izinkan saya meringkas apa yang telah saya sampaikan. Pertama, Memberikan Pinjaman Pada Orang Tidak Mampu Dapat Melepaskannya Dari Kemiskinan. Lalu, Pinjaman.org Situs Web Memungkinkan Anda Meminjamkan Uang Kepada Orang Yang Tidak Mampu. Dan akhirnya, Anda Dapat Meminjamkan Uang Dengan Kartu Kredit”.
Kemudian, Anda mengakhiri presentasi Anda dengan menancapkan kembali di benak audiens Anda Pesan Utama Anda dengan menggunakan kalimat pengarah :
“Jadi inilah yang saya ingin Anda lakukan”. Anda Sebaiknya Memberikan Pinjaman Sebesar Rp 1.000.000,- kepada Orang yang Tidak Mampu untuk Membantu Mereka.
Langkah # 7 : Menulis Catatan Presentasi
Menulis Catatan Presentasi membantu Anda untuk tetap pada koridor pesan yang hendak Anda sampaikan. Catatan presentasi ini bisa kombinasi dari kata kunci/ kelompok kata dan script.
Kata kunci atau kelompok kata yang saya maksud adalah satu kata atau beberapa kata yang dapat mengingatkan Anda tentang apa yang akan Anda katakan. Sedangkan, script adalah segala sesuatu yang ingin Anda katakan dalam presentasi Anda yang ditulis kata demi kata.
Anda dapat membuat Catatan Presentasi dengan menggunakan kertas ukuran A4 yang dibagi menjadi dua kolom. Pada kolom sebelah kiri ada kata kunci, dan pada kolom sebelah kanan ada script Anda.
Script yang Anda buat itu yang dapat Anda sampaikan ketika Anda memberikan presentasi.
Catatan Presentasi yang dapat Anda buat dalam kertas A 4 itu dapat Anda tulis dengan merangkum pesan-pesan yang telah disampaikan mulai dari Langkah # 2 sampai dengan Langkah # 6 yang bentuknya seperti di bawah ini.
Langkah # 8 : Merancang Slide Powerpoint
Setelah Anda merencanakan apa yang akan Anda katakan dengan Menulis Catatan Presentasi, maka selanjutnya Anda siap-siap untuk memutuskan apa yang akan Anda tampilkan untuk membantu penjelasan apa yang hendak Anda sampaikan. Alat bantu yang dapat Anda gunakan adalah Slide Power Point.
Script yang Anda buat pada langkah 7 merupakan pesan yang dapat Anda sampaikan pada waktu Anda menyampaikan presentasi. Dari pesan tersebut Anda perlu mengambil point-point nya jika Anda ingin menggunakan slide power point untuk membantu memperkuat pesan yang Anda hendak sampaikan.
Slide Power Point yang dapat Anda buat dapat berupa Slide Judul (slide 1), Slide Pesan Utama (Slide 2 & 10), Slide Preview (Slide 3), Slide Jawaban-Bukti (Slide 4-8), dan Slide Summary (Slide 9) yang bentuknya bisa seperti dibawah ini.
Jika Anda ingin memasukan Slide Power Point yang telah Anda buat ke dalam Catatan Presentasi, maka bentuk Catatan Presentasi Anda dapat berbentuk sebagai berikut.
Anda dapat menyesuaikan posisi dari isi kolomnya yang memudahkan Anda untuk mempelajari pesan yang hendak Anda sampaikan dikaitkan dengan slide power point. Misalnya, Anda dapat menempatkan slide power point pada kolom 4, kemudian untuk script pada kolom 5, dan untuk kata kunci pada kolom 6.
Demikianlah, penerapan langkah demi langkah dari Delapan Langkah Teruji Menyusun Pesan Presentasi Yang Solid Yang Berharga dan Menarik Bagi Audiens Anda yang disertai dengan contohnya.
