Apa yang perlu Anda lakukan ketika Anda hendak menyampaikan pesan yang sangat penting kepada orang sibuk yang dapat menentukan kelangsungan karir atau bisnis Anda ?
Mungkin Anda gamang menghadapi situasi ini.
Orang yang sibuk memiliki waktu yang sangat terbatas untuk mendengarkan apa yang hendak Anda sampaikan. Mungkin mereka hanya mempunyai waktu beberapa menit saja.
Mereka ingin cepat-cepat saja mendengarkan pesan Anda. Karena, bisa jadi mereka ada keperluan lain yang hendak mereka lakukan atau sudah ada janji dengan mitra bisnisnya. Jika Anda tidak mampu memanfaatkan waktu mereka yang singkat, maka Anda akan kehilangan peluang bisnis yang ada.
Namun, Anda jangan kawatir.
Kabar baiknya, ada satu strategi jitu yang dapat Anda gunakan.
Menghadapi situasi tersebut, maka Anda dapat menggunakan Bottom Line Up Front (BLUF).
BLUF adalah sebuah strategi dimana Anda menempatkan kesimpulan atau jawaban di awal ketika Anda pertama kali menyampaikan pesan Anda yang bertujuan untuk memberikan gambaran besar terlebih dahulu kepada orang yang sibuk atau eksekutif.
Kemudian, setelah Anda menyampaikan kesimpulan atau jawaban, maka Anda mendukungnya dengan alasan yang didukung oleh data atau informasi pendukungnya.
Misalnya, ketika seorang eksekutif mengajukan pertanyaan : “Apa yang harus kita lakukan meningkatkan penjualan produk perusahaan kita ?”, maka Anda harus memulai respons Anda dengan mengatakan, “Kita harus menggunakan pemasaran online”, dengan sangat jelas dan langsung. Setelah Anda menjawab pertanyaan itu, maka Anda harus mempresentasikan alasan (“karena banyak konsumen sekarang ini menggunakan online untuk membeli produk”) yang ditunjang oleh data atau informasi pendukung (“survei menunjukan bahwa konsumen tertarik untuk membeli produk kita secara online sebesar 60 % dari target konsumen”).
Mengapa ?
Pertama, Anda ingin memaksimalkan waktu Anda dengan audiens Anda. Eksekutif adalah orang-orang yang sibuk. Mereka selalu kekurangan waktu, terbiasa memproses banyak informasi dengan cepat, dan menjadi tidak sabar ketika Anda berbicara berputar-putar, tidak langsung pada intinya. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dari waktu singkat Anda dengan seorang eksekutif, maka Anda harus menyampaikan kesimpulan atau jawaban Anda terlebih dahulu. Dalam beberapa kasus, eksekutif mungkin sudah secara mental berada pada kesimpulan yang Anda ingin mereka lakukan, maka dalam hal ini mereka akan menerima kesimpulan atau jawaban Anda, tanpa Anda harus masuk ke argumen pendukung yang terperinci.
Kedua, banyak eksekutif sering berpikir dengan cara “top-down“. Mereka ingin fokus pada gambaran besar. Dalam hal ini, dengan Anda memberikan kesimpulan atau jawaban terlebih dahulu, maka Anda memberikan gambaran besar. Mereka tidak ingin terjebak oleh hal-hal yang bersifat detail. Dengan memberikan rekomendasi Anda dalam format “jawab dulu”, maka Anda menyesuaikan diri dengan model mental eksekutif dan memungkinkan mereka memproses rekomendasi Anda dengan cepat.
Ketiga, Anda lebih persuasif ketika Anda langsung menjawab. Dengan menjawab pertanyaan eksekutif terlebih dahulu, Anda terdengar lebih asertif dan percaya diri. Anda tidak mencari alasan atau kata-kata, dan Anda tidak terdengar seperti ragu-ragu. Anda jelas dan langsung menjawab pertanyaan yang diajukan kepada Anda.
Sekarang, mari kita lihat contoh lainnya. Perhatikan pertanyaan seorang eksekutif ini : “Bagaimana kemajuan Anda mengenai launching proyek kampanye pemasaran ?” Coba Anda bandingkan dua jawaban di bawah ini :
- Jawaban # 1 : “Saya tidak yakin tentang rentang tanggalnya. Saya perlu memeriksa dengan tim pemasaran. Saya sudah mengirim email kepada mereka, dan sekarang saya sedang memeriksa data kampanye di Google Analytics dan menunggu balasan mereka.”
- Jawaban# 2: “Hampir selesai. Hanya perlu memeriksa tanggal kampanye dengan tim pemasaran. Saya menunggu balasan mereka.”
Bagaimana menurut Anda tentang dua jawaban tersebut ?
Mungkin kita cenderung menjawab seperti jawaban # 1, dengan fokus pada apa yang kita lakukan sekarang. Namun, orang yang mengajukan pertanyaan ingin tahu kemajuan secara keseluruhan. Gambaran besarnya.
Dalam jawaban # 2, kalimat pertama “hampir selesai” adalah jawaban langsung, dan itu memberikan mitra percakapan kesan yang instan. Kemudian, secara alami akan mengarah ke tingkat berikutnya, yaitu alasan di balik mengapa ‘”hampir selesai”. Dan, kemudian Anda menawarkan detail yang diperlukan. Menghadirkan ide-ide seperti ini membuat komunikasi lebih efisien, karena orang tidak kesulitan untuk mencari tahu apa yang Anda coba katakan kepada mereka.
Selanjutnya, coba kita perhatikan contoh berikut ini. Misalnya, Anda diminta presentasi tentang kelanjutan proyek apartemen kepada seorang eksekutif. Anda dapat menyampaikan pesan presentasi Anda dengan narasi seperti berikut ini :
“Kami merekomendasikan kepada Anda untuk melanjutkan proyek apartemen (jawaban/kesimpulan). Kami telah meninjau semua rencana, dan kami memiliki semua sumber daya yang diperlukan untuk memulai proyek (alasan). Anggaran telah diperoleh, orang yang tepat dapat dipekerjakan, dan bahan-bahan untuk membangun apartemen juga bisa segera dikirim (data/info pendukung)”.
Sebagai kesimpulan, strategi komunikasi dengan BLUF dapat Anda gunakan di mana saja mulai saat Anda menjawab pertanyaan dari eksekutif hingga Anda menyampaikan pesan presentasi di depan eksekutif, komunikasi di tempat kerja ataupun pada saat interview.
Demikianlah, strategi menyampaikan pesan presentasi atau komunikasi kepada orang yang sibuk. Anda sampaikan terlebih dahulu kesimpulan atau jawaban Anda. Kemudian, sampaikan alasan yang mendukung kesimpulan atau jawaban Anda. Dan akhiri, dengan data atau informasi yang mendukung alasan Anda.
