Bagaimana Anda bisa mengatur pikiran dan pendapat untuk memperlihatkan kredibilitas Anda dalam presentasi atau komunikasi untuk mempengaruhi orang ? Bagaimana Anda dapat menyampaikan maksud Anda kepada orang lain dengan lebih terorganisir ?
Itu adalah dua pertanyaan yang paling sering diajukan oleh para profesional untuk menyampaikan Ketegasan Komunikasi atau Keterampilan Penanganan Orang.
Ada kerangka kerja atau rumus yang mudah dan praktis yang dapat digunakan untuk berkomunikasi secara lebih efektif.
Bayangkan Anda dimintai pendapat atau menyampaikan pesan presentasi dalam suatu rapat manajemen.
Anda dapat menggunakan Kerangka PREP. Kerangka ini adalah cara yang cepat dan sangat mudah untuk mengatur pikiran Anda. Setiap huruf dalam PREP merupakan bagian dari pesan Anda.
P – Point (Pendapat)
R – Reasons (Alasan)
E – Explanation, Elaboration, Example (Penjelasan, Elaborasi, Contoh)
P – Point (Pendapat)
Point : Anda mulai dengan menyampaikan pendapat Anda. Ini terutama berlaku ketika Anda berbicara dengan manajer puncak, yang ingin segera mendengar intinya. Mulailah point Anda dengan ekspresi tegas seperti “Saya percaya” atau “Menurut saya” untuk menunjukkan kepercayaan dan ketegasan.
Alasan : Setelah menyatakan pendapat atau point Anda, pertanyaan yang akan ditanyakan pendengar Anda adalah, “Jadi apa?”
Anda perlu mendukung pernyataan Anda dengan suatu alasan untuk membawa orang-orang yang mendengarkan pesan Anda berada pandangan yang sama dengan Anda. Tetaplah berpegang pada fakta. Berikan dasar. Sorot item yang akan memikat pendengar Anda untuk diyakinkan tentang apa yang Anda katakan. Ingat dua pertanyaan penting yang datang dari pendengar :
1) Jadi apa ?
2) Apa untungnya bagi saya ?
Pertanyaan kedua di atas populer disebut sebagai WIFM (What’s in it for me).
Penjelasan, Elaborasi, Contoh : Untuk memastikan bahwa Anda dapat menyampaikan maksud dengan jelas, dukung alasan dengan contoh yang konkret dan penjelasan yang komprehensif.
Point : Sampaikan kembali pendapat atau point Anda.
Perhatikan bahwa pernyataan dimulai dan diakhiri dengan point Anda. Dalam komunikasi, argumennya adalah bahwa orang mengingat hal pertama dan terakhir yang dikomunikasikan. Point yang telah Anda sampaikan di awal untuk kemudian Anda sampaikan pada akhir dapat membantu pendengar mengingat seandainya mereka lupa apa intinya.
Formula PREP ini sangat berguna untuk komunikasi yang diucapkan seperti : tatap muka, telepon, presentasi, panggilan konferensi atau komunikasi tertulis seperti : email atau laporan. PREP merupakan alat yang sangat baik juga untuk mengekspresikan pikiran seseorang ketika memberikan umpan balik.
Dalam rapat di kantor Anda ketika Anda ingin meyakinkan bos Anda untuk melanjutkan proyek pembangunan mall, maka Anda dapat menyampaikan pesan presentasi Anda dengan formula PREP.
Pertama, Anda dapat menyampaikan point Anda : “Kami merekomendasikan untuk melanjutkan proyek pembangunan mall”.
Kedua, Anda menyampaikan alasan Anda : “Kami telah meninjau semua rencana, dan kami memiliki semua sumber daya yang diperlukan untuk memulai proyek pembangunan mall”.
Ketiga, Anda dapat memberikan penjelasan, elaborasi atau contoh : “Anggaran telah diperoleh, orang yang tepat dapat dipekerjakan, dan bahan-bahan yang diperlukan untuk membangun mall juga bisa segera dikirimkan”.
Dan terakhir, Anda menyampaikan kembali point Anda : “Oleh karena itu, berdasarkan pertimbangan ini, kami merekomendasikan untuk melanjutkan proyek pembangunan mall”.
Contoh lainnya, misalnya rekan kerja Anda berhenti dan bos Anda tiba-tiba meminta Anda untuk mengucapkan beberapa patah kata saat sebelum acara makan siang dimulai.
Dengan menggunakan formula PREP, maka Anda dapat mulai mengatakan dengan poin Anda : “Kami benar-benar kehilangan Rico”.
Anda kemudian menjelaskan alasan Anda : “Rico seorang desainer grafis yang sangat berbakat. Dia juga pandai menjelaskan ide-ide yang kompleks kepada klien kita dan dia memiliki sikap yang sangat positif, yang memberikan dorongan bagi semua orang di tim”.
Kemudian, Anda memberikan beberapa penjelasan, elaborasi atau contoh untuk mendukung poin dan alasan Anda : “Untuk melihat beberapa karya terbaik dari Rico, Anda hanya perlu melihat situs web kita yang baru. Dia datang dengan skema warna baru dan dia merancang template dengan sangat baik. Sejak kita meluncurkannya, kita telah meningkatkan konversi dan pengunjung betah untuk berada di situs lebih lama. Banyak dari kita yang tergantung pada Rico. Dia juga berperan dalam membantu tim kembali ke fokus bisnis kita ketika tahun lalu kita kehilangan beberapa klien utama. Dia tetap optimis dan mengingatkan semua orang bahwa kita memiliki peluang besar untuk mengerjakan beberapa proyek baru yang menarik. Benar saja, kita berhasil melaluinya dan sekarang kita telah tumbuh semakin besar”.
Anda kemudian menyelesaikannya dengan mengulangi poin Anda : “Itu adalah beberapa alasan mengapa kita benar-benar kehilangan Rico”.
Atau katakan bahwa Anda sedang dalam wawancara kerja dan pewawancara bertanya : “Apa kekuatan utama Anda ?’. Anda bisa menggunakan pendekatan PREP.
Point : “Kekuatan utama saya adalah keterampilan dalam komunikasi tertulis”.
Alasan : “Saya tahu bagaimana menyusun dokumen tertulis untuk memengaruhi dan membujuk audiens saya dan saya terampil dalam berempati dengan orang yang membaca tulisan saya, sehingga saya dapat mengetahui keinginan dan kebutuhan mereka. Saya juga meluangkan waktu untuk merencanakan apa yang akan saya tulis, sehingga saya tahu tujuan keseluruhan saya sebelum saya meletakkan pena di atas kertas”.
Penjelasan, Elaborasi atau Contoh : “Sebagai contoh, saya baru-baru ini menyusun dokumen proyek untuk tugas baru yang sedang dikerjakan oleh departemen saya. Saya tahu bahwa kami memerlukan persetujuan dari dewan eksekutif. Jadi, saya meluangkan waktu untuk mencari tahu tentang tujuan anggota dewan eksekutif dan juga strategi keseluruhan perusahaan. Saya kemudian menyusun laporan yang fokus pada bagaimana mengimplementasikan proyek yang akan membantu anggota dewan mencapai tujuan mereka. Mereka menyetujui proyek tidak lama setelah itu”.
Point : “Inilah mengapa kekuatan utama saya adalah keterampilan dalam komunikasi tertulis”.
Demikianlah, Anda dapat menggunakan formula PREP ketika Anda ingin menyampaikan pesan Anda dalam rapat, presentasi, komunikasi tatap muka, menulis email atau laporan. Pertama, sampaikan point Anda. Kedua, jelaskan alasan Anda. Ketiga, beri penjelasan, elaborasi atau contoh. Dan, akhiri dengan penyampaian kembali point Anda.