Struktur adalah tulang punggung untuk presentasi apa pun. Anda jangan pernah mengabaikannya.

Struktur, struktur dan struktur. Ini adalah bagaimana Anda dapat membuat orang memahami, menyetujui, dan mengingat setiap presentasi yang Anda buat dan sampaikan. Presentasi tanpa struktur adalah presentasi tanpa logika. Dan apakah Anda akan percaya dan mengikuti orang tanpa logika? Saya bertaruh tidak. Jadi mengapa mereka harus percaya dan mengikuti ide-ide Anda saat ini jika presentasi Anda tidak terstruktur ?

Jadi sebelum Anda terjun membuat slide, Anda mungkin ingin mulai berpikir tentang bagaimana Anda akan menyusun presentasi Anda. Dan sebenarnya ada satu metodologi untuk komunikasi yang terstruktur yang sangat kuat untuk membantu Anda mencapai ini.

Metodologi tersebut dikenal dengan sebutan Prinsip Piramida seperti yang dijelaskan pada gambar di bawah ini.

Prinsip Piramida dikembangkan untuk konsultan di McKinsey oleh Barbara Minto, untuk membantu mereka menyusun laporan mereka dan membuat dampak yang menentukan pada klien. Prinsip Piramida ini merupakan alat yang digunakan oleh konsultan strategi di seluruh dunia.

Prinsip Piramida adalah struktur hierarkis untuk membuat logika dan alur cerita yang didukung data. Alur cerita yang didukung oleh data tersebut harus disiapkan terlebih dahulu. Singkatnya, presentasi Anda harus dimulai dengan pengantar yang menyatakan masalah dan jawaban Anda, dan seluruh presentasi ada disini untuk mendukung jawaban Anda.

Pesan kunci itu didukung oleh kombinasi argumen pendukung yang bersama-sama menciptakan alur cerita logis yang secara alami mengarah untuk menyimpulkan bahwa pesan utama Anda benar. Setiap argumen pendukung yang dibuat harus tidak terbantahkan dengan bantuan data pendukung.

Ada empat langkah yang dapat Anda gunakan dalam menyiapkan pesan presentasi Anda menggunakan ala konsultan dunia dengan Prinsip Piramida.

Langkah # 1: Bangun Logika SCQA (Situation, Complication, Question, Answer)

Hal pertama yang perlu Anda persiapkan adalah Anda harus memperjelas apa yang akan Anda bicarakan, mengapa itu penting, masalah apa yang akan Anda jawab, dan apa jawaban Anda nantinya. Hal tersebut akan memastikan bahwa Anda tetap berada pada topik yang Anda bicarakan, dan memungkinkan audiens Anda dengan jelas mengidentifikasi ke mana Anda pergi. Logika tersebut disebut dengan SCQA (Situation, Complication, Question, Answer).

  • Situation (Situasi) : menggambarkan situasi yang mudah dimengerti. Ini bisa menjadi sesuatu yang sudah diketahui audiens atau Anda tahu bahwa mereka akan setuju (misalnya, “Pasar perusahaan sudah matang (mature) dan tidak akan tumbuh lagi”).
  • Complication (Komplikasi) : perkenalkan masalah yang membuat situasi menjadi problematik. Hal ini dapat berupa sesuatu yang berjalan dengan tidak benar, sesuatu yang dapat berjalan dengan tidak benar, sesuatu yang berubah, atau sesuatu yang dapat berubah (misalnya, “Pimpinan perusahaan ingin meningkatkan keuntungannya dengan menurunkan biaya sampai 10 %”).
  • Question (Pertanyaan) : ajukan pertanyaan yang mengarah ke jawaban yang ingin Anda berikan dalam proposal atau rekomendasi Anda. Hal ini juga bisa berupa pertanyaan yang ingin dijawab oleh pimpinan perusahaan seperti apa yang dapat kita lakukan, apa yang dapat kita cegah, apa yang harus kita lakukan, atau bagaimana reaksi kita. (misalnya, “Bagaimana perusahaan dapat menurunkan biaya sampai 10 % ?”).
  • Answer (Jawaban) : solusi cemerlang yang Anda temukan atau kerjakan untuk menyelesaikan pertanyaan (misalnya, “Perusahaan dapat menurunkan biayanya sampai 10 % ($ 5 juta) melalui perbaikan operasional”).

Langkah # 2: Susun Argumen Untuk Mendukung Jawaban Anda

Sekarang orang-orang tahu apa jawaban Anda, tetapi mereka belum tentu setuju. Anda perlu meyakinkan mereka bahwa jawaban Anda kuat dan mengandalkan logika yang kuat.

Tentukan argumen pendukung yang bersama-sama mengarah pada kesimpulan Anda. Argumen pendukung haruslah tidak bergantung satu sama lain (mutually exclusive) dan lengkap (collectively exhaustive).

Misalnya, jika Anda merekomendasikan untuk mengurangi biaya sampai 10 % ($ 5 juta) melalui perbaikan operasional, tiga argumen pendukung bisa jadi “outsourcing bukan fungsi utama untuk menghemat $ 3 juta”, “sederhanakan proses fungsi utama untuk menghemat $ 1 juta” dan “reviu biaya supplier untuk menghemat $ 1 juta”.

Bergantung pada ukuran presentasi Anda tentang kompleksitas topik, setiap argumen pendukung dapat didukung oleh sub-argumen.

Langkah # 3: Dukung Argumen Anda Dengan Data Pendukung

Anda mungkin telah melakukan riset atau analisis sebelum mencapai kesimpulan. Di sinilah Anda menggunakannya.

Jangan hanya membuat pernyataan, bawa bukti. Jika salah satu argumen pendukung Anda adalah “outsourcing bukan fungsi utama untuk menghemat $ 3 juta”, kemudian dukung dengan bukti “fungsi yang bukan utama”, “evaluasi biaya dan tingkat layanan mitra potensial” dan “satu mitra untuk tiap fungsi” dan bahwa argumen Anda tidak dapat dibantah.

Jika Anda memiliki banyak data untuk mendukung argumen Anda, Anda juga dapat hanya menyatakan intinya dan menyimpan detail dalam lampiran.

Langkah # 4: Siapkan Slide Presentasi Anda

Sekarang Anda telah mendefinisikan logika Anda dan data apa yang akan mendukungnya, kemudian buat slide yang sesuai. Seharusnya Anda akan lebih mudah untuk membuat slide sekarang, karena Anda sudah tahu persis ke mana Anda akan pergi.

Anda menyiapkan slide berdasarkan pesan yang telah Anda siapkan berdasarkan langkah # 1 sampai langkah # 3 di atas. Ada 16 slide inti yang dapat Anda siapkan yang terdiri dari :

  • 4 slide untuk SCQA.
  • 3 slide untuk argumen jawaban.
  • 9 slide untuk data dukung untuk mendukung argumen.

Tergantung pada waktu yang Anda miliki. Anda dapat menampilkan slide power point yang hanya menampilkan 4 slide yang berisi SQCA, jika Anda hanya punya waktu yang pendek, misalnya 5 menit. Dan slide argument jawaban dan data dukung untuk mendukung argument dapat Anda letakan pada lampiran slide power point Anda. Jika Anda mempunyai waktu yang lebih banyak, maka Anda dapat menampilkan slide power point yang lebih lengkap dengan memindahkan slide yang ada pada bagian lampiran dipindahkan ke slide bagian isi.

Pastikan judul Anda mencerminkan logika cerita yang Anda buat dan bahwa jika orang hanya membaca judul seperti orang yang duduk pada baris terakhir di ruangan yang lupa kacamatanya, maka mereka akan tetap memahami alur cerita Anda.

Ingatlah untuk menggunakan judul tindakan, misalnya kalimat aktual dengan kata kerja di dalamnya. Dengan cara itu, maka orang tidak perlu menebak apa maksud Anda atau menafsirkan konten slide Anda.

Demikianlah, empat langkah jitu untuk menyiapkan pesan presentasi Anda menggunakan ala konsultan dunia. Pertama, Bangun Logika SCQA. Kedua, Susun Argumen Untuk Mendukung Jawaban Anda. Ketiga, Dukung Argumen Anda Dengan Data Pendukung. Keempat, Siapkan Slide Presentasi Anda.