Sering kali kita harus menyajikan rekomendasi kepada para pimpinan perusahaan atau pimpinan Kementerian/Lembaga yang sibuk. Kita hanya mempunyai beberapa menit untuk mengkomunikasikan rekomendasi kita. Jika pimpinan tersebut tertarik untuk menggali lebih dalam, maka kita dapat menyajikan lebih banyak rincian.
Dalam menyampaikan pesan kepada pimpinan yang sibuk, maka kita mesti memiliki pemikiran yang terstruktur dalam berkomunikasi. Pentingnya pemikiran yang terstruktur tersebut saya pelajari dari buku The Pyramid Principle : Logic in Writing and Thinking yang ditulis oleh mantan konsultan McKinsey, Barbara Minto.
Salah satu alat yang digunakan di McKinsey adalah Prinsip Piramida yang merupakan metodologi untuk komunikasi terstruktur.
Tiga kunci yang sangat penting dari Prinsip Piramida di McKinsey adalah mulailah dengan jawabannya terlebih dahulu, kemudian sampaikan kelompok argumen pendukung Anda, dan terakhir jelaskan ide-ide pendukung Anda secara logis.
Mari kita bahas satu per satu tiga langkah untuk menyampaikan pesan komunikasi yang terstruktur.
Langkah # 1 : Mulailah Dengan Jawabannya Terlebih Dahulu.
Untuk berkomunikasi secara terstruktur dengan pimpinan perusahaan atau Kementerian/Lembaga yang sibuk, Anda harus mulai dengan jawaban atas pertanyaan pimpinan tersebut terlebih dahulu, dan kemudian daftarkan argumen pendukung Anda.
Struktur “top-down” ini adalah kontra-intuitif bagi kebanyakan dari kita terutama yang memiliki latar belakang ilmiah atau teknik yang digunakan untuk menulis makalah teknis. Bagi banyak orang, wajar untuk membangun kesimpulan dengan terlebih dahulu menjelaskan semua fakta, menceritakan semua analisis yang telah dilakukan, atau meninjau semua ide pendukung. Kemudian, baru Anda sampaikan rekomendasinya.
Di McKinsey, Anda dibiasakan untuk mulai dengan jawaban. Ketika seorang eksekutif mengajukan pertanyaan “Apa yang harus kita lakukan?”, maka Anda harus memulai respons Anda dengan, “Anda harus melakukan X,” dengan sangat jelas dan langsung. Setelah Anda menjawab pertanyaan, Anda harus mempresentasikan alasan pendukung Anda.
Mengapa ?
Pertama, Anda ingin memaksimalkan waktu Anda dengan audiens Anda. Eksekutif adalah orang-orang yang sibuk. Mereka selalu kekurangan waktu, terbiasa memproses banyak informasi dengan cepat, dan menjadi tidak sabar ketika mereka berbicara dengan seseorang yang tidak langsung pada intinya. Untuk mendapatkan hasil maksimal dari waktu singkat Anda dengan seorang eksekutif, maka Anda harus membuat rekomendasi Anda terlebih dahulu. Dalam beberapa kasus, eksekutif mungkin sudah secara mental berada pada kesimpulan yang Anda ingin mereka capai. Dalam hal ini, ia akan menerima rekomendasi Anda dan melanjutkan tanpa Anda harus masuk ke argumen pendukung yang terperinci.
Kedua, banyak eksekutif sering berpikir dengan cara “top-down”. Mereka ingin fokus pada gambaran besar — dalam hal ini “jawaban” – dan tidak ingin terjebak oleh hal-hal detail. Dengan memberikan rekomendasi Anda dalam format “jawab dulu”, maka Anda menyesuaikan diri dengan model mental eksekutif dan memungkinkan mereka memproses rekomendasi Anda dengan cepat.
Akhirnya, Anda lebih persuasif ketika Anda berbicara to the point. Dengan menjawab pertanyaan eksekutif terlebih dahulu, maka Anda terdengar lebih asertif dan percaya diri. Anda tidak mencari alasan atau kata-kata, dan Anda tidak terdengar seperti ragu-ragu. Anda jelas dan langsung menjawab pertanyaan yang diajukan kepada Anda.
Langkah # 2 : Sampaikan Kelompok Argumen Pendukung Anda.
Audiens Anda — baik pendengar maupun pembaca — secara alami akan mulai mengelompokkan dan merangkum argumen Anda untuk mengingatnya. Jadi, Anda dapat membantu mereka untuk membuat kelompok argumen Anda secara keseluruhan untuk lebih efektif dan mudah diingat oleh mereka.
Prinsip Piramida menganjurkan bahwa “ide-ide secara tertulis harus selalu membentuk piramida di bawah satu pemikiran.” Pikiran tunggal adalah jawaban untuk pertanyaan eksekutif. Di bawah pemikiran tunggal, Anda mengelompokkan argumen pendukung. Kemudian, untuk setiap argumen yang mendukung, pisahkan lebih lanjut menjadi lebih banyak argumen sampai Anda telah membentuk piramida. Prinsip Piramida mengajarkan bahwa, “Gagasan di tingkat mana pun dalam piramida harus selalu merupakan ringkasan dari gagasan yang dikelompokkan di bawahnya.”
Saat Anda mengelompokkan dan meringkas argumen pendukung, maka Anda akan lebih mudah untuk beralih dari satu pemikiran ke tingkat gagasan berikutnya tanpa terlalu rinci secara langsung.
Langkah # 3 : Jekaskan Ide-Ide Pendukung Anda Secara Logis.
Akhirnya, Anda perlu memastikan bahwa ide-ide yang Anda bawa di bawah masing-masing kelompok argumen benar-benar milik bersama, berada pada tingkat kepentingan yang sama, dan mengikuti beberapa struktur logis. Ada beberapa cara berbeda untuk menyusun ide secara logis yang termasuk dalam kelompok yang sama :
- Urutan berdasarkan waktu: jika ada urutan peristiwa yang membentuk hubungan sebab-akibat, maka Anda harus mempresentasikan ide dalam urutan waktu.
- Urutan berdasarkan struktur: pisahkan satu pemikiran menjadi bagian-bagiannya danpastikan bahwa Anda telah membahas semua ide pendukung utama.
- Urutan berdasarkan tingkatan : menyajikan ide-ide pendukung dalam urutan peringkat kepentingan, paling penting hingga paling tidak penting.
Ketika dikombinasikan dengan Aturan 3 (Rule of 3), maka Prinsip Piramida dapat menjadi alat komunikasi terstruktur yang sangat kuat untuk membuat rekomendasi kepada eksekutif yang sibuk. Prinsip Piramida yang digunakan baik dalam komunikasi tertulis maupun verbal berhasil memotivasi tindakan.
Prinsip Piramida tidak hanya berharga untuk berkomunikasi dengan eksekutif, tetapi juga sangat efektif untuk berkomunikasi dengan siapa pun yang ingin Anda bujuk dengan memberikan argumen. Jika Anda seorang wirausahawan, maka alat ini bisa Anda gunakan untuk berkomunikasi dengan calon investor. Sebagai pemimpin dalam suatu organisasi, maka Anda dapat menggunakan Prinsip Piramida untuk berkomunikasi dengan rekan kerja atau pemangku kepentingan ketika Anda ingin mempresentasikan proposal proyek yang sangat penting.
Demikianlah, tiga langkah menyampaikan pesan komunikasi yang terstruktur. Pertama, Mulailah Dengan Jawabannya Terlebih Dahulu. Kedua, Sampaikan Kelompok Argumen Pendukung Anda. Ketiga, Jelaskan Ide-Ide Pendukung Anda Secara Logis.
