2 Langkah Jitu Untuk Tidak Membebani Audiens Anda Dengan Banyak Informasi Waktu Anda Menyampaikan Pesan

Bayangkan Anda sedang menjelaskan sesuatu dengan hati-hati – kepada bos Anda, atau klien, atau kolega dan mata mereka mulai terlihat sayu.

Ini bisa menjadi tanda bahwa mereka mendapatkan terlalu banyak informasi (too much information/TMI).

Mengapa TMI tidak efektif dan merugikan ?

  • TMI dapat membingungkan audiens Anda – mereka tidak akan tahu apa yang penting.
  • TMI melepaskan tanggung jawab Anda sebagai penyaji untuk mengatur informasi dengan cara yang koheren.
  • TMI akan terlihat dan terasa seperti “data dump“, karena semua bahan mentah  diberikan ke audiens Anda. Hal ini sama dengan memberikan draft pertama naskah Anda kepada audiens untuk didengar dari pada sesuatu yang telah diedit dan ditulis ulang.

Tak satu pun dari Anda ingin membuat audiens Anda menjadi bosan. Inilah 2 langkah untuk  menghindari penjelasan yang berlebihan.

Langkah # 1 : Gunakan Format Ucapan Instan (Instant Speech) Untuk Mengatur Informasi Anda

Format Ucapan Instan adalah cara cepat dan mudah untuk menyampaikan maksud Anda. Format tersebut terdiri dari :

  • Pesan Utama Anda adalah hal terpenting yang harus Anda katakan tentang topik Anda.
  • Point Pendukung adalah tiga topik, diskusi atau argumen yang mendukung Pesan Utama Anda.

Menggunakan format ini membuat sangat mudah untuk memilih konten terbaik untuk setiap bagian dari presentasi atau pidato Anda tanpa mengatakan kepada audiens semua yang Anda tahu.

Ucapan Instan itu pendek, manis, dan elegan.

Anda mulai dengan pernyataan ikhtisar tingkat tinggi (“pesan utama” Anda) yang mengidentifikasi topik dan memberikan pendapat Anda tentang hal itu.

Sebagai contoh, Proyek ini berjalan dengan baik, tetapi kami membutuhkan lebih banyak waktu untuk menyelesaikannya.

Perhatikan bahwa, bahkan jika Anda hanya dapat mengatakan satu hal ini, maka Anda sudah menyampaikan point terpenting Anda.

Selanjutnya, Anda menambahkan satu, dua, atau tiga pernyataan singkat yang mendukung gagasan utama Anda (“point pendukung”) :

Proses cetak memakan waktu lebih lama dari yang kami kira. Klien telah membuat banyak perubahan pada ruang lingkup pekerjaan. Dan kepala desainer kami sakit, yang juga memperlambat segalanya.

Kemudian, Anda menutup dengan mengulangi poin terpenting Anda untuk memastikan pendengar telah menerimanya :

Jadi secara umum, proyek ini berjalan dengan baik, tetapi kami benar-benar membutuhkan lebih banyak waktu untuk menyelesaikannya.

Format penyampaikan pesan di atas akan menjadi deskripsi terinci dari semua faktor teknis yang membuat proses pencetakan lebih lambat dari yang diharapkan. Jika audiens Anda ingin tahu lebih banyak, maka mereka dapat bertanya lebih dalam. Dengan penyampaian pesan seperti itu, paling tidak audiens Anda sudah mendapatkan pesannya.

Langkah # 2 : Perhatikan Reaksi Audiens Anda, dan Berhenti Sebelum Mereka Terbebani Dengan Terlalu Banyak Informasi

Format Ucapan Instant menyelesaikan tiga masalah penting bagi Anda, yaitu dimana memulai, bagaimana untuk mengakhiri, dan berapa banyak untuk mengatakan di bagian isi ucapan Anda.

Tetapi hakim sebenarnya dari “terlalu banyak informasi” adalah pendengar Anda. Idealnya, Anda harus berhenti berbicara sebelum mereka mencapai kelebihan beban informasi.

Begini caranya :

  1. Awasi pendengar Anda untuk melihat tanda-tanda seperti anggukan definitif (“OK, saya mengerti”) atau perubahan perhatian mereka (mata berkeliaran, gelisah, ekspresi tidak sabar, dll.).
  2. Ketika Anda melihat tanda-tanda itu, maka berhentilah berbicara pada akhir poin Anda, bahkan jika Anda yakin ada banyak hal untuk dijelaskan.

Berhenti sebentar dengan cara ini memberi audiens Anda kesempatan untuk :

  • Bereaksi terhadap apa yang baru saja Anda katakan.
  • Langsung dengan pertanyaan tindak lanjut.
  • Perkenalkan topik yang berbeda atau
  • Minta Anda untuk terus menjelaskan.

Tetapi, bagaimana jika audiens Anda tidak ekspresif atau Anda tidak bisa membaca isyarat mereka.

Dalam hal ini, tanyakan apakah mereka sudah cukup mendengar. Diam dan katakan,

  • Apakah Anda ingin saya melanjutkan ?
  • Apakah Anda ingin lebih detail ?
  • Haruskah kita beralih ke topik selanjutnya ?

Pertanyaan-pertanyaan ini tidak kasar, karena pertanyaan tersebut menunjukkan kepercayaan diri Anda dan pertimbangan untuk pendengar Anda.

Jadi, ingat !

Untuk untuk menghindari penjelasan yang berlebihan, maka dua langkah yang perlu Anda lakukan adalah Gunakan Format Ucapan Instan (Instant Speech) Untuk Mengatur Informasi Anda serta Perhatikan Reaksi Audiens Anda dan Berhenti Sebelum Mereka Terbebani Dengan Terlalu Banyak Informasi.

Ketika Anda melakukan dua hal tersebut, maka TMI (terlalu banyak informasi) tidak akan menjadi masalah.

 

Leave a Reply