Kenapa sih kita harus belajar berkomunikasi ? Apa sih pentingnya komunikasi ? SANGAT PENTING !
Kita ini adalah makhluk sosial. Tidak bisa hidup sendiri. Pada kehidupan ini, kita akan selalu berkomunikasi dengan atasan, partner kerja, guru, dosen, teman atau manusia lainnya. Karena itu, komunikasi sangat penting dan hal mutlak dalam kehidupan kita. Tanpa adanya komunikasi, kita tidak akan bisa berinteraksi dengan orang lain.
Dalam komunikasi, pernahkah Anda berbicara dengan orang lain yang membuat orang lain bingung mendengarkan apa yang Anda sampaikan ?
Bisa jadi, Anda bicaranya tidak terstruktur dan melompat-lompat, sehingga audiens Anda tidak dapat menangkap pesan yang Anda sampaikan.
Bayangkan, jika Anda berbicara seperti itu kepada atasan Anda atau dosen Anda atau orang lain yang Anda anggap penting, maka hal tersebut dapat berdampak kepada terjadinya salah pengertian yang bisa menyebabkan masalah ke depannya nanti.
Berita baiknya, ada 4 tahapan yang dapat Anda lakukan untuk menyampaikan pesan kepada audiens Anda dengan cara yang runtut, sehingga audiens Anda dapat menangkap pesan yang Anda sampaikan.
Mari kita bahas satu per satu.
Tahapan # 1: Maksud
Sampaikan apa yang menjadi maksud dari pembicaraan Anda. Apakah Anda ingin menyampaikan informasi, bertanya atau meminta persetujuan. Pada tahapan ini, Anda juga perlu menyampaikan konteks dari pembicaraan Anda. Konteks adalah kondisi atau situasi yang berhubungan dengan suatu kejadian.
Tahapan # 2: Pesan
Sampaikan apa yang menjadi pesan utama dari pembicaraan yang ingin Anda sampaikan. Disini, Anda dapat menyampaikan isu atau permasalahan pembicaraan.
Tahapan # 3: Penjelasan
Berikan penjelasan dari pesan utama yang Anda sampaikan pada tahapan # 3. Pada bagian, ini Anda bisa memberikan data dukung yang berupa alasan, contoh, elaborasi, dan lain-lain.
Tahapan # 4: Penutup
Sampaikan penutup pembicaraan Anda dengan menyampaikan kembali apa yang menjadi maksud Anda.
Untuk lebih memahami tahapan di atas, marilah kita lihat 3 contoh di bawah ini.
Contoh yang pertama, misalnya Anda ingin menyampaikan informasi kepada atasan Anda. Anda juga bisa menerapkan pemberian informasi kepada dosen Anda atau orang yang penting lainnya, namun Anda perlu menyesuaikan dengan topik pembicaraannya.
- Pak, saya ingin menyampaikan informasi terkait penjualan produk mesin cuci selama tiga bulan terakhir. (Maksud)
- Penjualan kita selama 3 bulan terakhir ini mengalami penurunan yang cukup besar, yaitu : sebesar 30 %. (Pesan)
- Kenapa penjualan kita menurun ? Karena ada pesaing baru yang masuk ke wilayah pasar kita yang menggunakan strategi komunikasi yang masif yang mengambil pasar kita yang ada. Namun, kita belum melakukan terobosan-terobosan baru terkait cara kita memasarkan produk kita. (Penjelasan)
- Jadi, Pak. Itulah yang ingin saya sampaikan kepada Bapak agar Bapak memahami situasi terkait penjualan mesin cuci kita selama 3 bulan terakhir. (Penutup)
Contoh yang kedua, misalnya Anda ingin bertanya kepada atasan Anda.
- Pak, saya ingin bertanya terkait waktu test penerimaan pegawai baru bagi perusahaan kita. (Maksud)
- Saya sudah mempersiapkan semua dokumen, tempat, dan penguji untuk test penerimaan pegawai baru. Tapi, saya masih terkendala menentukan waktu testnya. (Pesan)
- Dalam dua minggu ke depan jadwal Bapak padat sekali dimana Bapak harus menghadiri rapat-rapat penting baik di dalam kantor maupun di luar kantor. Sementara, kita memerlukan pegawai baru tersebut untuk kelancaran pekerjaan kantor kita. (Penjelasan)
- Maka, saya ingin bertanya kepada Bapak, kapan sebaiknya kita mengadakan test penerimaan pegawai baru tersebut bagi perusahaan kita. (Penutup)
Contoh yang ketiga, misalnya Anda ingin meminta persetujuan dari atasan Anda.
- Pak, saya ingin meminta persetujuan Bapak terkait rencana pembelian mesin potong untuk produksi produk kita. (Maksud)
- Mesin potong kita yang ada sering mengalami kerusakan, sehingga bermasalah bagi produksi dan kualitas produk kita. (Pesan)
- Saya telah menyiapkan beberapa usulan pembelian mesin potong yang baru dari beberapa vendor yang telah mempertimbangkan kualitas dan harganya. (Penjelasan)
- Dan untuk itu, saya perlu persetujuan Bapak. (Penutup)
Demikianlah, 4 tahapan yang dapat Anda lakukan untuk menyampaikan pesan kepada audiens Anda dengan cara yang runtut, sehingga audiens Anda dapat menangkap pesan yang Anda sampaikan. Pertama, maksud, Kedua, pesan. Ketiga, penjelasan. Keempat, penutup.
Jika Anda menilai tulisan ini bermanfaat, mohon kiranya tulisan ini dapat disebarkan ke kontak WhatsApp (WA) Anda atau Grup WA yang Anda ikuti agar semakin banyak orang yang mendapatkan manfaatnya.
Sharing knowledge for a better presentation/communication.
