Kesalahan umum yang dilakukan oleh banyak presenter agar mereka dapat tetap on the track pada pesan presentasi mereka adalah mereka menggunakan slide Power Point sebagai catatan. Akibatnya, mereka cenderung mengisi slide mereka dengan point-point yang akhirnya mereka berbicara dengan membaca kata demi kata dari point-point tersebut.
Bagi audiens, hal ini bisa sangat membosankan. Dan cara ini membawa kepada sebuah ekspresi yang sangat terkenal, yaitu death by power point―kematian oleh Power Point yang biasa digunakan untuk menggambarkan presentasi yang membosankan dan menghabiskan waktu. Karena itu, saya tidak merekomendasikan pendekatan ini.
Selain itu, ada juga yang menggunakan pendekatan lain, yaitu mencoba menghafal presentasi Anda. Pendekatan ini juga tidak saya rekomendasikan. Penghafalan hanya dapat berfungsi jika Anda bisa sampai pada suatu titik dimana Anda mudah untuk mengingatnya.
Hal itu membutuhkan banyak waktu dan upaya dan kebanyakan orang tidak dapat mencapai tingkat kemudahan tersebut. Akibatnya, presenter tampil seolah-olah mereka membaca dari naskah di kepala mereka dan menderita karena takut melupakan bagian yang kritis. Jadi, kecuali Anda punya banyak waktu untuk mendedikasikan tugas untuk menghafal, sayapun tidak merekomendasikan pendekatan ini.
Lalu, pertanyaan adalah bagaimana caranya agar pesan presentasi yang Anda sampaikan kepada audiens Anda tetap on the track ?
Jawabannya adalah Anda perlu menggunakan satu tool presentasi, yaitu “catatan presentasi“.
Catatan presentasi itu dapat membantu Anda untuk tetap pada koridor pesan yang hendak Anda sampaikan. Catatan presentasi tersebut bisa kombinasi dari script dan kata kunci atau kelompok kata.
Untuk penjelasan selanjutnya, saya hanya menggunakan istilah script dan kata kunci.
Mari kita mendefinisikan istilah-istilah ini.
“Script” adalah segala sesuatu yang ingin Anda katakan dalam presentasi Anda yang ditulis kata demi kata. Sedangkan, “kata kunci” yang saya maksud adalah satu kata atau beberapa kata yang dapat mengingatkan Anda tentang apa yang akan Anda katakan.
Kombinasi script dan kata kunci dapat berfungsi dengan baik, karena setiap metode memiliki kelebihan dan risiko yang berbeda.
Sebuah script memiliki keuntungan bahwa Anda dapat mengatakan apa yang ingin Anda katakan, persis seperti yang Anda rencanakan. Jadi, Anda cenderung lebih jelas dan ringkas. Namun, menggunakan script membawa risiko bahwa Anda mungkin tidak begitu terhubung dengan audiens Anda, karena Anda harus membaca script dan juga melihat audiens Anda.
Menggunakan kata kunci memiliki keuntungan yang memungkinkan Anda untuk terhubung dan terlibat dengan audiens Anda dengan sedikit gangguan. Tetapi, ada risiko bahwa jika Anda berbicara atau memiliki pikiran yang kosong, mungkin Anda butuh sedikit lebih lama untuk kembali kepada koridor presentasi Anda dari pada jika Anda menggunakan script.
Dengan menggunakan kombinasi script dan kata kunci Anda bisa mendapatkan yang terbaik dari kedua pendekatan tersebut sambil meminimalkan risiko masing-masing. Ketika prioritas Anda harus jelas dan ringkas, maka Anda dapat menggunakan script dan ketika prioritas Anda adalah untuk terhubung dan terlibat dengan audiens Anda, maka Anda akan menggunakan kata kunci. Itu berarti Anda dapat mencocokkan metode yang Anda gunakan dengan jenis pesan presentasi Anda.
Inilah rumusnya :
- Untuk Pesan Utama dan Jawaban Pernyataan, Anda dapat gunakan script– karena saat itulah yang paling penting agar pesan Anda jelas dan ringkas.
- Untuk semua pesan Anda yang lain – Membuka Pesan dan Bukti (cerita, contoh, statistik, endorsement, dan analogi) – Anda dapat gunakan kata kunci dan Anda akan dapat fokus untuk terhubung dengan audiens Anda.
Anda dapat menyesuaikan formula ini sesuai dengan kebutuhan dan situasi khusus Anda. Misalnya, jika Anda gugup pada awal presentasi Anda dan Anda khawatir dengan ingatan Anda, maka Anda dapat menggunakan script pada bagian Membuka Pesan.
Hal utama yang harus disadari adalah bahwa ada untung ruginya. Semakin banyak Anda menggunakan script, semakin jelas dan ringkas presentasi Anda, tetapi koneksi dengan audiens Anda dapat berkurang. Semakin banyak Anda menggunakan kata kunci, semakin menarik presentasi Anda, tetapi dengan risiko presentasi Anda bisa keluar dari koridor presentasi Anda.
Anda sebenarnya dapat membuat catatan presentasi dengan menggunakan kertas ukuran A4 yang dibagi menjadi dua kolom. Pada kolom sebelah kiri ada kata kunci, dan pada kolom sebelah kanan ada script Anda.
Catatan presentasi yang Anda buat tersebut terutama script sangat berguna sebagai rangkaian cerita dari presentasi Anda. Dari rangkaian cerita tersebut, Anda dapat membuat slide power point yang dapat membantu Anda untuk menjelaskan cerita Anda untuk audiens Anda.
Oleh karena itu, akan lebih baik lagi jika kertas A 4 tersebut Anda bagi menjadi tiga bagian dimana kolom paling kiri adalah kata kunci, kolom tengah adalah script dan kolom paling kanan adalah mini slide power point Anda.
Dengan catatan presentasi yang berisi tiga kolom tersebut, maka Anda dapat menggunakannya untuk mengingat-ingat apa yang ingin Anda sampaikan dalam presentasi Anda.
Catatan presentasi itu dapat Anda bawa kemanapun Anda pergi yang dapat Anda baca dalam waktu luang Anda sebelum hari atau waktu Anda menyampaikan presentasi, sehingga tiba pada waktunya presentasi, Anda sudah tidak menggunakan catatan presentasi tersebut, karena Anda sudah memahami point-point apa yang hendak Anda sampaikan.
Dengan demikian, presentasi Anda dapat mengalir dengan baik dan Anda juga dapat lebih terhubung dengan audiens Anda. Itulah gunanya Anda menulis catatan presentasi. Disamping itu, dengan menulis catatan presentasi, maka presentasi Anda dapat lebih sistematis.
