Ketika Audiens Presentasi Anda Virtual, Maka Ada 3 Aksi Yang Perlu Anda Lakukan

Suatu ketika, Anda akhirnya melakukan pertemuan yang sangat penting pada ruangan yang penuh dengan pengambil keputusan.

Satu-satunya tempat berinteraksi adalah ruangan maya (virtual). Slide presentasi yang biasanya Anda gunakan untuk pertemuan tatap muka (face to face) sudah sangat teruji dengan baik. Sebagaimana, pebisnis yang sibuk dan berbakat, maka Anda ingin menghemat waktu. Anda bertanya-tanya. Tidak bisakah saya menyampaikan cerita dengan cara yang sama ketika saya melakukan presentasi secara virtual ?

Jawabannya tidak. Anda tidak bisa melakukan penyampaian presentasi virtual seperti presentasi tatap muka.

Presentasi yang sama yang telah Anda gunakan berkali-kali secara luring akan sangat berbeda dengan presentasi secara virtual.

Apa yang membuatnya berbeda ?

Satu hal yang mungkin dapat Anda rasakan dalam melakukan presentasi online adalah audiens Anda dapat dengan mudah tidak terlibat dengan presentasi Anda, karena adanya berbagai gangguan. Mereka bisa mengirim email, memeriksa media sosial, mengirim sms (short message service), dan lain sebagainya.

Hal tersebut bukan berita baru bagi siapa pun, karena saat ini kita hidup dalam dunia yang mudah beralih perhatian.

Nick Morgan dalam Forbes (2012) menyebutkan bahwa orang memiliki rentang perhatian yang jauh lebih pendek dalam pertemuan virtual. Sebagian besar rapat berlangsung selama satu jam. Setelah sekitar 5-10 menit dalam lingkungan virtual, maka orang cenderung mudah untuk kehilangan minat pada pertemuan virtual tersebut. Solusinya adalah membuat audiens terlibat dengan presentasi Anda.

Kurnoff dan Lazarus (2021) menyebutkan bahwa presentasi virtual adalah tarian koreografi antara cerita Anda, visual Anda, dan kehadiran Anda. Untuk dapat melakukan tarian presentasi virtual, maka Anda memerlukan tiga aksi penting.

Mari kita bahas satu per satu aksi tersebut.

Aksi # 1 : Menyiapkan Narasi Cerita Anda

Anda harus mengetahui cerita Anda ke belakang dan ke depan untuk pertemuan apa pun. Narasi yang disiapkan dengan baik yang menggunakan struktur storytelling adalah suatu keharusan.

Ada 5 elemen penting yang dapat Anda gunakan untuk melakukan presentasi bisnis dengan pendekatan storytelling. Pertama, setting. Kedua, characters. Ketiga, conflict. Keempat, big idea. Kelima, resolution.

Setting memberikan konteks bagi audiens Anda. Dalam storytelling bisnis, setting merupakan situasi bisnis yang saat ini terjadi seperti kondisi pasar atau kesehatan perusahaan secara keseluruhan.

Characters memanusiakan cerita Anda dan memasukan emosi dalam konten Anda. Characters dalam storytelling bisnis sering digambarkan sebagai partisipan dari bisnis seperti konsumen, pemasok, mitra kerja, karyawan atau stakeholders kunci. Characters tersebut dipengaruhi oleh situasi yang terjadi.

Conflict merupakan ketegangan yang sehat (healthy tension) yang menciptakan pertanyaan “mengapa” bagi audiens Anda. Conflict membuat ketegangan yang memberikan audiens Anda alasan untuk peduli dan menyelesaikannya. Satu hal yang jelas adalah bahwa semua cerita yang besar mempunyai conflict. Tanpa conflict atau ketegangan, cerita Anda tidak mempunyai momentum.

Big Idea adalah jembatan mental yang membawa audiens Anda dari “mengapa” ke “bagaimana”.  Big Idea adalah satu hal yang Anda ingin audiens Anda untuk mengingatnya, karena mereka tidak mungkin untuk mengingat semua hal. Big Idea adalah tentang apa dari cerita Anda.

Resolution mengungkapkan solusi, ide atau langkah yang Anda tawarkan untuk mengatasi conflict. Untuk seorang tenaga penjual, resolution adalah fitur dan manfaat dari produk atau solusi mereka. Untuk seorang konsultan, resolution adalah pendekatan dan kerangka waktu untuk memecahkan sebuah masalah. Untuk seorang manajer produk yang memberikan sebuah update, resolution adalah rekomendasi untuk mendorong pertumbuhan produk.

Kelima elemen tersebut dapat Anda gunakan tidak hanya untuk presentasi bisnis saja, tetapi  juga dapat Anda gunakan untuk presentasi lainnya.

Untuk memahami bagaimana penerapan dari 5 elemen di atas, mari kita lihat contoh pada industri asuransi yang diuraikan narasi ceritanya berikut ini.

“Ketika membeli atau memperbaharui asurasi (setting), konsumen (character) mempunyai banyak sumber daya pada genggamannya. 60 % bertemu atau mengunjungi seorang agen. 71 % melakukan penelitian dan membandingkan di dunia online. 80 % mendapatkan rekomendasi dari teman dan keluarga. (data memberikan konteks untuk membangun setting dari cerita).

Tetapi, jalur untuk membeli asuransi properti atau mobil menjadi kompleks (conflict). Dan, kita mempercayakan pada anak-anak konsumen kita untuk menjangkau pembeli. Metode pembelian kita yang lama tidak dapat bekerja lagi. Sumber konsumen sekarang : 45 % agen, 35 % multigenerasi, 12 % langsung, 8 % teman dan keluarga. (conflict diperbesar dengan menyajikan data).

Untuk menjangkau pembeli asuransi mendatang, kita perlu membangun relevansi selama proses pembelian mereka (big idea).

Tiga hal ini adalah bagaimana kita membangun relevansi dengan pembeli mendatang. Pertama, menyederhanakan proses pembelian oleh konsumen. Kedua, melakukan personalisasi pengalaman konsumen. Ketiga, melakukan diferensiasi penawaran produk. (resolution).”

Aksi # 2 : Membangun Interaksi Yang Direncanakan

Mengapa persiapan untuk membangun interaksi dengan audiens pada presentasi online diperlukan ? Karena presentasi di dunia maya meninggalkan gap yang cukup besar dimana bahasa tubuh alami atau percakapan biasa berada. Anda harus merekayasa hubungan yang alami dengan audiens.

Bagaimana cara menyuntikkan interaksi yang direncanakan ke dalam cerita apa pun di dalam presentasi Anda ?

Anda dapat membangun peluang yang sering untuk interaksi langsung ke dalam cerita Anda menggunakan slide penanda untuk interaksi (interactive placeholder slide).

Apa itu slide penanda untuk interaksi ?

Pada intinya, slide penanda untuk interaksi adalah slide presentasi yang mengarahkan lalu lintas virtual. Mereka secara visual menunjukkan kepada audiens Anda apa yang perlu mereka ketahui atau lakukan pada saat tertentu. Munculnya slide penanda untuk interaksi ini dalam presentasi Anda menandakan adanya jeda untuk tanya jawab, jajak pendapat singkat untuk memeriksa pemahaman audiens, diskusi dalam chat, sesi brainstorming dalam virtual whiteboard atau bahkan ruang pertemuan (breakout room) untuk latihan kelompok kecil.

Alih-alih Anda memberikan percakapan monolog yang konstan, slide penanda untuk interaksi menjamin peluang umpan balik yang berharga yang akan membantu Anda menemukan dan secara langsung memenuhi kebutuhan audiens Anda. Slide penanda untuk interaksi adalah bahan bakar interaksi untuk presentasi virtual Anda.

Berikut ini adalah beberapa contoh slide penanda untuk interaksi.

Sekarang Anda mungkin bertanya-tanya : Bagaimana slide penanda untuk interaksi yang merupakan bagian dari slide saya bisa berdampingan dengan online tools (alat online) yang yang tersedia seperti polls, whiteboard, chat, dan banyak lagi ?

Singkatnya, slide penanda untuk interaksi membantu Anda menghidupkan online tools dengan cara visual yang lebih dinamis.

Inilah cara mereka bekerja sama :

Konten presentasi Anda ditambah dengan slide penanda untuk interaksi Anda semuanya tergabung dalam satu file yang Anda bagikan atau unggah ke platform presentasi virtual. Slide penanda untuk interaksi Anda memberikan isyarat visual bagi Anda dan audiens Anda untuk memberi sinyal saat Anda akan berhenti sejenak untuk berinteraksi dan meluncurkan specific online tool (alat online tertentu).

Misalnya, jika Anda ingin memeriksa pemahaman audiens Anda menggunakan polling, maka pertama-tama Anda harus menunjukkan slide penanda untuk interaksi dan segera setelah itu, Anda meluncurkan polling dimana idealnya polling tersebut telah Anda siapkan sebelumnya. Kombinasi antara slide penanda untuk interaksi dan online tool ini akan membawa pada pengalaman virtual yang sangat interaktif yang terpandu dengan baik.

Idealnya, rencanakan interaksi setiap tiga hingga lima menit, karena audiens virtual Anda akan berhenti mengikuti presentasi Anda jika Anda melakukannya lebih lama dari itu. Ya, ini berarti Anda akan memiliki lebih banyak slide untuk presentasi virtual dari pada yang biasanya Anda lakukan saat menyampaikan presentasi tatap muka.

Aksi # 3 : Menampilkan Kehadiran Virtual Anda Yang Berdampak

Tampil dengan cerita yang dipersiapkan dengan baik termasuk isyarat visual dan verbal untuk memandu interaksi akan membuat Anda tampak lebih gesit dan responsif. Ketika di dalam presentasi Anda merasa santai, terkendali, dan percaya diri, maka hal itu pada akhirnya akan membuat kehadiran virtual Anda lebih berdampak.

Kehadiran virtual merupakan elemen yang tidak dapat diabaikan.

Apa itu kehadiran virtual ?

Kehadiran virtual adalah kemampuan Anda untuk membaca ruang virtual dan mengisi celah untuk menghindari keheningan yang canggung atau obrolan acak yang mengganggu begitu banyak pertemuan online.

Misalnya, gunakan jeda visual yang telah direncanakan sebelumnya untuk berinteraksi dengan audiens Anda. Selain itu, Anda perlu untuk tetap waspada terhadap keheningan yang lama atau respons yang tertunda. Jika Anda merasa kehilangan perhatian dari audiens Anda, maka Anda perlu membuat presentasi Anda hidup. Anda dapat memperlambat narasi Anda dan melompat dengan beberapa interaksi dadakan dari pada kehilangan perhatian audiens Anda.

Cara lain untuk meningkatkan kehadiran virtual Anda adalah dengan memperkuat secara verbal apa slide penanda untuk interaksi Anda yang tampil di layar komputer.

Mengapa ?

Karena Anda dapat menghadapi keheningan yang membuat suasana canggung saat meluncurkan polling, atau jeda untuk tanya jawab atau sejenisnya. Audiens Anda perlu waktu untuk berpikir dan memproses apa yang baru saja Anda minta untuk mereka lakukan. Karena itu, bersiaplah dengan beberapa hal yang dapat dikatakan untuk mengisi kekosongan.

Berikut ini adalah contoh-contoh yang dapat Anda terapkan.

Selama polling, maka Anda dapat mengatakan, misalnya, “Saya ingin mendengar dari Anda. Mari kita lanjutkan dan buka serta isi polling singkat ini” atau “ Apakah Anda setuju atau tidak setuju ? Tolong luangkan waktu Anda sejenak untuk mengisi polling ini. Klik tombol kirim setelah Anda mengisinya” Ketika Anda meminta umpan balik, maka Anda dapat mengatakan, misalnya, “Jika Anda ingin menanyakan sebuah pertanyaan, tekan tombol raise hand dan unmute di aplikasi online Anda. Saya sangat senang mendengarnya dari Anda”. Ketika Anda ingin melakukan diskusi di chat, maka Anda dapat mengatakan, misalnya, “Mari  ambil waktu sejenak untuk memberikan saya umpan balik yang dapat Anda sampaikan pada chat. Saya ingin mendengarnya dari Anda”. Demikianlah, 3 aksi yang perlu Anda lakukan ketika audiens presentasi Anda virtual. 

Pertama, menyiapkan narasi cerita Anda. Kedua, membangun interaksi yang direncanakan. Ketiga, menampilkan kehadiran virtual Anda yang berdampak.

Ketiga hal itu perlu dipersiapkan dengan baik oleh setiap presenter yang akan melakukan presentasi virtual yang sukses. Jika Anda datang dalam presentasi virtual yang dilengkapi dengan cerita yang solid dengan interaksi yang telah direncanakan dan menampilkan kehadiran virtual Anda yang berdampak, maka tentu Anda dapat melakukan presentasi yang berjalan lancar yang responsif bagi kebutuhan audiens Anda dari awal sampai akhir. 

Jika postingan ini bermanfaat bagi Anda, maka jangan lupa berikan komentar pada postingan ini agar postingan minggu berikutnya bisa menampilkan insight yang lebih baik. Selain itu, bagikan postingan ini ke kolega Anda agar postingan ini dapat juga bermanfaat bagi banyak orang.