Saat Anda menyiapkan presentasi, terlepas dari siapa audiensnya, maka Anda memiliki satu tujuan utama. Tujuan utama tersebut adalah untuk membuat semudah mungkin bagi audiens Anda untuk memahami apa yang Anda sampaikan kepada mereka.

Audiens Anda bisa jadi sulit memahami presentasi Anda, karena presentasi yang Anda sampaikan banyak berisi data dan informasi yang sulit dipahami. Terlebih lagi, jika mereka mencoba mendengarkan apa yang Anda sampaikan dan memikirkan apa yang akan mereka katakan sebagai tanggapan.

Jadi, saat membangun slide presentasi Anda, maka sangat penting untuk memastikannya terstruktur degan cara membuatnya jelas, berwawasan dan menarik. Dengan membuat presentasi Anda lebih terstruktur, maka presentasi Anda akan lebih mudah dipahami dan diingat. Hal ini juga disampaikan oleh Abrahams (2014) yang menyebutkan bahwa presentasi yang terstruktur akan membuat pesan 40 % lebih mudah diingat dibandingkan dengan presentasi yang tidak terstruktur.

Oleh karena itu, ada dua konsep penting yang perlu Anda ketahui untuk menyiapkan presentasi Anda, yaitu SCQA (Situation, Complication, Question, Answer) Framework dan Pyramid Principle. SCQA Framework dan Pyramid Principle dijelaskan oleh Minto (2009) dalam bukunya The Pyramid Principle: Logic in Writing and Thinking.  

Mari kita bahas satu per satu dua konsep tersebut dan contoh penerapannya.

SCQA Framework

Secara sederhana, SCQA framework adalah sebuah kerangka kerja yang memungkinkan bagi Anda untuk membuat cerita presentasi Anda lebih terstruktur seputar informasi yang Anda sajikan. SCQA itu singkatkan dari Situation (stituasi), Complication (komplikasi), Question (pertanyaan), dan Answer (Jawaban).

Situasi adalah gambaran yang netral berdasarkan fakta dimana audiens setuju terhadap gambaran tersebut. Komplikasi merupakan perubahan yang diinginkan dari situasi. Pertanyaan adalah apa yang perlu dipecahkan dari komplikasi yang ada. Sementara itu, jawaban adalah resolusi dari pertanyaan.

Kita ketahui bahwa setiap presentasi merupakan jawaban atas sebuah pertanyaan. Misalnya, ke daerah mana kita harus mengembangkan pabrik kita ? atau bagaimana kita dapat meningkatkan penjualan perusahaan kita ? Dengan kerangka SCQA, maka memungkinkan Anda untuk memberikan konteks untuk jawaban pertanyaan tersebut.

Secara praktis, slide presentasi Anda gunakan untuk menunjukkan jawaban Anda. Dan situasi, komplikasi dan pertanyaan adalah untuk memberikan konteks dari jawaban tersebut.

Pyramid Principle

Pyramid principle (prinsip priramida) adalah metode untuk mengkomunikasikan informasi dimana Anda memulai dari ide utama. Ide utama disini adalah komponen jawaban (answer) dari kerangka SCQA. Kemudian, jawaban tersebut didukung oleh argumen. Dan argumen tersebut didukung oleh data & fakta.

Prinsip Piramida menganjurkan bahwa ide-ide secara tertulis harus selalu membentuk piramida di bawah satu pemikiran. Pikiran tunggal adalah jawaban untuk pertanyaan. Di bawah pikiran tunggal, ada kelompok argumen pendukung. Kemudian, untuk setiap argumen yang mendukung, ada data dan fakta.

Jika diuraikan, maka jawaban, argumen dan data dan fakta akan membentuk piramida. Gagasan di tingkat mana pun dalam piramida harus selalu merupakan ringkasan dari gagasan yang dikelompokkan di bawahnya.

Contoh Penerapan

Untuk lebih memahami penerapan SCQA framework dan pyramid principle, maka perhatikanlah contoh kasus di bawah ini yang bukan merupakan contoh yang sebenarnya.

Katakanlah Anda bekerja di PT Usaha Gemilang yang diminta oleh bos Anda untuk membuat sebuah rekomendasi dimana PT Usaha Gemilang harus membangun pabrik nikel yang baru untuk pengembangan usaha.

Bagian utama dari presentasi Anda adalah rekomendasi dimana pabrik nikel tersebut akan dibangun. Rekomendasi tersebut merupakan jawaban dari pertanyaan bos Anda. Namun, situasi, komplikasi dan pertanyaan akan membentuk slide pengantar dari presentasi Anda yang akan memberikan konteks dari rekomendasi Anda.

Jadi dalam kasus ini, situasinya adalah “PT Usaha Gemilang ingin meningkatkan pendapatan dengan membuka pabrik nikel yang baru”. Komplikasinya dapat berupa “PT Usaha Gemilang harus memutuskan dimana membuka pabrik nikel yang baru”. Yang kemudian mengarah pada pertanyaan, yaitu : “Dimana PT Usaha Gemilang harus membuka pabrik nikel yang baru ?

Kemudian, bagian utama dari slide presentasi Anda menjawab pertanyaan seperti gambar di bawah ini.

Coba Anda perhatikan bagaimana hal itu dapat menghidupkan presentasi Anda. Situasi, komplikasi dan pertanyaan yang Anda sampaikan seperti yang dijelaskan di atas menempatkan presentasi Anda mempunyai konteks dan memberi tahu audiens Anda mengapa mereka harus peduli. Dari pada Anda hanya menjelaskan audiens Anda dengan banyak data dan informasi, maka sebaiknya Anda mengarahkan audiens Anda dengan memberikannya konteks sebelum Anda menyampaikan jawaban (rekomendasi). Ingat bahwa tujuan presentasi Anda adalah untuk membuat audiens Anda semudah mungkin untuk memahami apa yang ingin Anda sampaikan kepada mereka.

Jika gambar di atas disarikan, maka situasi, komplikasi dan pertanyaan bisa Anda gunakan sebagai pembuka presentasi Anda dan jawaban merupakan isi dari presentasi Anda seperti diuraikan pada gambar di bawah ini.

Aturan yang penting disini adalah Anda tidak ingin perkenalan Anda memiliki sesuatu yang kontroversial. Perkenalan Anda harus menjadi sesuatu yang disetujui oleh audiens Anda, sehingga Anda dapat fokus pada jawabannya. Yang Anda lakukan hanyalah membangun dan memastikan bahwa Anda dan audiens Anda berada pada frekuensi yang sama.

Melanjutkan uraian contoh kasus di atas, katakanlah jawaban (rekomendasi) Anda bahwa PT Usaha Gemilang harus membangun pabrik nikel yang baru di Sulawesi Tenggara. Dua argumen pendukung untuk jawaban tersebut adalah Sulawesi Tenggara mempunyai sumber bahan baku yang besar dan mode transportasi banyak tersedia di Sulawesi Tenggara. Selanjutnya, Anda dapat terus membuat lapisan tambahan dalam piramida dengan menambahkan data & fakta yang mendukung seperti yang dijelaskan pada gambar di bawah ini.

Dalam melakukan presentasi, sebaiknya cara Anda berkomunikasi adalah dari atas ke bawah. Alasan mengapa pendekatan tersebut sangat efktif adalah karena Anda memberikan konteks terlebih dahulu kepada audiens Anda, sebelum Anda memberikan mereka detail yang lebih terperinci.

Selain itu, cara berkomunikasi tersebut membantu audiens Anda mengetahui dengan tepat apa yang coba Anda sampaikan kepada mereka dan bagaimana Anda mencapai setiap kesimpulan. Ingat tujuan utama presentasi Anda adalah untuk membuat audiens Anda semudah mungkin untuk memahami presentasi Anda.

Jika Anda mengubah masing-masing ide yang dijelaskan di atas menjadi slide yang berdiri sendiri, maka Anda perlu menyampaikan pembukaan kepada audiens Anda dengan menjelaskan situasi, komplikasi dan pertanyaan. Selanjutnya, Anda menjelaskan ide utama (jawaban) yang kemudian Anda menguraikan argumen dan data dan fakta yang menyertainya. Dan diakhiri oleh jawaban (rekomendasi) untuk menegaskan kembali ide utama. Aha ! Anda punya cerita sendiri seperti yang dijelaskan pada gambar di bawah ini.

Gambaran di atas merupakan teknik storytelling power point yang dapat Anda gunakan untuk mempersiapkan bahan presentasi Anda untuk membuat presentasi Anda semakin jelas, menarik dan persuasif.

Demikianlah, gambaran mengenai SCQA framework dan pyramid principle yang merupakan dua konsep teknik storytelling power point yang perlu Anda ketahui untuk menyiapkan presentasi Anda.

Untuk itu, maka Anda perlukan melakukan tiga hal. Pertama, Anda perlu memberikan konteks terlebih dahulu dengan menggambarkan situasi, komplikasi dan pertanyaan. Situasi adalah gambaran yang netral berdasarkan fakta dimana audiens setuju terhadap gambaran tersebut. Komplikasi merupakan perubahan yang diinginkan dari situasi. Pertanyaan adalah apa yang perlu dipecahkan dari komplikasi yang ada.

Kedua, Anda memberikan jawaban yang merupakan resolusi dari pertanyaan yang Anda ajukan yang diikuti oleh argumen dan data & fakta yang menyertainya. Ketiga, Anda sampaikan jawaban (rekomendasi) untuk menegaskan kembali ide utama.

Jika postingan ini bermanfaat bagi Anda, maka jangan lupa berikan komentar pada postingan ini agar postingan minggu berikutnya bisa menampilkan insight yang lebih baik. Selain itu, bagikan postingan ini ke kolega Anda agar kolega Anda dapat juga belajar dari postingan ini.