Sebagai mahasiswa, dosen, karyawan atau pemilik bisnis, tentu Anda memiliki ide yang perlu disampaikan kepada partner bicara Anda. Ide yang Anda sampaikan itu merupakan buah pikiran yang berharga yang Anda miliki yang dapat berisi gagasan, pandangan, dan pikiran hasil refleksi yang Anda lakukan.

Sebagai contoh, ide tersebut bisa berupa pemecahan masalah dari skripsi yang Anda buat yang perlu Anda sampaikan kepada dosen Anda jika Anda sebagai mahasiswa. Ide tersebut dapat berupa model pembelajaran baru yang perlu dijelaskan kepada mahasiswa jika Anda sebagai dosen. Ide tersebut bisa berupa rekomendasi sistem baru untuk menangani keluhan pelanggan yang perlu diutarakan kepada bos Anda jika Anda sebagai karyawan sebuah perusahaan. Ide tersebut dapat berupa ide bisnis yang membutuhkan dukungan pendanaan yang perlu dijelaskan kepada investor jika Anda sebagai pemilik bisnis.

Untuk mengekspresikan ide tersebut, maka Anda perlu mengkomunikasinnya kepada partner bicara Anda. Namun, seringkali tidak mudah bagi Anda untuk mengungkapkan ide tersebut.

Karena kesulitan tersebut, maka Anda tidak dapat menyampaikan pesan komunikasi Anda dengan mudah dimengerti. Akibatnya, audiens Anda tidak dapat menangkap maksud pembicaraan Anda dengan baik. Sehingga, tujuan Anda melakukan komunikasi tidak tercapai, karena sesungguhnya tujuan Anda melakukan komunikasi adalah agar audiens Anda dapat memahami pesan yang Anda sampaikan.

Prof. Matt Abrahams yang mengajarkan Komunikasi Strategik pada Sekolah Pascasarjana Bisnis di Stanford University dan Keterampilan Presentasi untuk Program Studi Berkelanjutan di Stanford University menjelaskan bahwa menerapkan struktur komunikasi dapat membantu membuat percakapan menjadi lebih efisien dan efektif.

Memanfaatkan struktur komunikasi adalah kunci untuk mengelola berbagai jenis komunikasi. Struktur komunikasi berfungsi sebagai pengarah untuk pesan Anda. Struktur komunikasi memungkinkan Anda untuk memulai pesan dari titik awal yang mudah, transisi, dan akhir yang jelas. Struktur komunikasi membantu Anda dalam menyusun pesan yang ringkas dan relevan. Informasi yang terstruktur lebih mudah diproses dan diingat oleh audiens Anda.

Berita baiknya, ada struktur komunikasi yang dapat Anda gunakan yang membentuk lima tahapan komunikasi dalam menyampaikan ide.

Mari kita bahas satu per satu tahapan komunikasi tersebut.

Tahapan # 1 : Munculkan Konteksnya

Pada tahap ini, Anda sampaikan situasi yang terjadi. Situasi yang Anda sampaikan dapat berupa apa, kapan, dimana, siapa yang terlibat dalam kejadian tersebut.

Tahapan # 2 : Jelaskan Masalahnya

Sampaikan permasalahan yang terjadi. Masalah yang Anda sampaikan bisa berupa gap (kesenjangan) antara kondisi yang diinginkan dengan kondisi yang terjadi, kesulitan, ketidaknyaman, ketidakpuasan, dan kebingungan. Upayakan untuk melengkapi dengan data dan fakta ketika Anda menyampaikan permasalahan.

Tahapan # 3 : Tawarkan Solusinya

Pada tahap ini, Anda sampaikan penyelesaian dari masalah yang Anda sajikan pada tahap kedua. Solusi ini dapat juga diartikan sebagai pemecahan atau jalan keluar untuk permasalahan yang dihadapi.

Tahapan # 4 : Tunjukkan Dampaknya

Setelah Anda mengemukakan jalan keluar dari masalah yang dihadapi, maka Anda kemukakan dampak yang akan terjadi jika solusi atau ide tersebut dijalankan.

Tahapan # 5 : Minta Dukungan

Pada tahap ini, mintalah pendapat dari partner bicara Anda dari gagasan yang Anda sampaikan. Dan ketengahkan kebutuhan yang Anda perlukan.

Untuk lebih memahami tahapan di atas, marilah kita perhatikan contoh di bawah ini. Contoh ini bukan contoh yang sebenarnya. Contoh ini disajikan hanyalah untuk memberikan gambaran dari penerapan lima tahapan di atas.

Misalnya, Anda sebagai karyawan perusahaan ingin menyampaikan ide atau gagasan kepada bos Anda mengenai sistem baru yang dapat menangani keluhan pelanggan. Berikut ini adalah lima tahapan yang dapat Anda gunakan untuk megemukakan ide tersebut.

Demikianlah, lima tahapan yang dapat Anda gunakan untuk mengkomunikasikan ide Anda kepada partner bicara Anda.

Pertama, munculkan konteknya.

Kedua, jelaskan masalahnya.

Ketiga, tawarkan solusinya.

Keempat, tunjukkan dampaknya.

Kelima, minta dukungan.

Dengan mengikuti lima tahapan tersebut, maka Anda dapat dengan mudah merangkai ide yang Anda punyai untuk Anda sampaikan kepada partner bicara Anda. Dan, partner bicara Anda  dapat dengan mudah memahami ide atau gagasan yang Anda ajukan.

Jika postingan ini bermanfaat bagi Anda, maka jangan lupa berikan komentar pada postingan ini agar postingan minggu berikutnya bisa menampilkan insight yang lebih baik. Selain itu, bagikan postingan ini ke kolega Anda agar kolega Anda dapat juga belajar dari postingan ini.