Mengapa Storytelling Dengan Data dan Visual Sangat Penting Bagi Presentasi Anda ?

Setiap orang suka cerita, karena kita manusia. Tetapi, banyak dari kita kesulitan untuk memasukkan storytelling ke dalam presentasi kita.

Malahan, kita hanya memanfaatkan konten yang ada untuk menyusun materi presentasi kita. Kita mengambil slide presentasi kita yang terakhir sebagai titik awal untuk menyiapkan materi. Kita masukkan bullet points dengan kalimat yang panjang. Kita masukkan setiap chart yang kita temukan.

Dan hasilnya sangat mengerikan. Kita membuat audiens kita bingung. Tidak ada pesan yang jelas atau dorongan bagi audiens untuk melakukan tindakan. Dan, akhirnya kita kehilangan kesempatan untuk mempengaruhi keputusan dan menggerakkan bisnis kita untuk maju atau program kita diterima oleh audiens kita.

Pendekatan storytelling yang ditunjang oleh data dan visual dapat Anda gunakan dalam menyusun presentasi Anda untuk memudahkan audiens Anda mengingat pesan yang Anda sampaikan dan membantu mereka untuk mengambil keputusan.

Kurnoff dan Lazarus (2021) mengatakan bahwa storytelling digunakan secara luas sebagai sebuah cara untuk menjual ide.

Banyak neuroscientist (ahli saraf) mengungkapkan bahwa untuk mengambil keputusan kita tidak hanya menggunakan otak kiri atau kanan saja, tetapi kita menggunakan dua-duanya.

Storytelling memicu otak kiri dan kanan. Otak kiri kita seperti filling cabinet (rak penyimpan informasi). Ia mencari pola dan menyesuaikan informasi baru yang masuk dengan informasi yang ada atau diketahui. Sehingga, ketika banyak fakta dan data dimasukkan ke dalamnya, maka otak kiri kita mencoba untuk memproses semuanya, tetapi akhirnya otak kiri kita kelebihan beban. Pada titik itu, tidak ada informasi yang dapat diingat.

Coba Anda ingat kembali pada presentasi yang Anda hadiri baik secara daring maupun luring dimana presenter membanjiri Anda dengan berbagai jenis chart, table dan bullet points dengan kalimat yang panjang. Berapa banyak pesan yang dapat Anda ingat ?

Sebaliknya, jika presenter menyampaikan presentasinya dalam bentuk cerita, maka besar kemungkinan Anda akan mengingatnya.

Anda jauh lebih mudah untuk mengingat cerita karena cerita akan mengaktifkan otak kanan Anda. Otak kanan Anda mengijinkan Anda untuk memasukkan informasi baru, kemudian merasakan dan membayangkan sesuatu.

Otak kanan Anda akan mengaktifkan proses kreatif Anda dimana Anda mulai membayangkan sesuatu melebihi apa yang sudah ada di rak penyimpanan informasi mental Anda.

Dan, ketika Anda menyampaikan cerita yang ditunjang oleh data dan visual, maka hal tersebut akan mengaktifkan sisi logis (otak kiri Anda) dan sisi kreatif (otak kanan Anda).

Kurnoff dan Lazarus (2021) menyebutkan bahwa Jennifer Aaker, professor Stanford Business School melakukan sebuah test pada mahasiswanya. Satu per satu mahasiswanya diminta untuk memberikan presentasi untuk menyampaikan sebuah gagasan. Satu dari sepersepuluh dari mereka menggunakan cerita dalam menyampaikan gagasannya. Dan mahasiswa lainnya menyampaikan gagasan murni dengan fakta dan angka. Setelah itu, mahasiswanya diminta untuk menuliskan apa yang mereka ingat. Hasilnya mengejutkan. Hanya 5 % mahasiswa dapat mengingat angka, tetapi 63 % mahasiswa bisa mengingat cerita. Artinya, lebih dari sepuluh kali mahasiswa dapat mengingat cerita dibandingkan angka.

Selain itu, McGilchrist (2019) menjelaskan bahwa kita terlalu mengkodifikasi dunia kita. Dorongan untuk mensistematiskan segala sesuatu mengaktifkan otak yang kiri yang memproses informasi secara logis. Tetapi, McGilchrist berpendapat obsesi tersebut menghalangi lompatan transformasional yang didorong oleh imajinasi kita.

Itulah yang menyebabkan salah satu masalah utama di tempat kerja kita.

Kita terlalu mempercayakan pada data, angka dan statistik untuk berkomunikasi. Alih-alih membantu ide-ide cemerlang dikenali, data malah menghalanginya. Kita mengarahkannya kepada pembuat keputusan dan mengatakan “buatlah keputusan”.

Jika Anda belum yakin dengan sains yang menunjukkan bagaimana menyuntikkan emosi untuk menjual ide Anda dan bagaimana data yang berlebihan menghambat penerimaan Anda, mari kita lihat temuan Medina (2014).

Temuannya menunjukkan cara lain untuk membawa emosi dan perhatian kepada narasi, yaitu visual. Medina (2014) menyebutkan bahwa visual sangat penting untuk memacu emosi kita. Jika visual dipadupadankan dengan baik dengan cerita, maka mereka akan membuat pesan Anda tertanam di memori audiens Anda.

Medina (2014) juga menjelaskan bahwa jika Anda mendengar sepenggal informasi, maka tiga hari kemudian Anda akan mengingat 10 % dari informasi tersebut. Jika informasi tersebut Anda tambah gambar untuk menguatkannya, maka Anda akan mengingat 65 % nya.

Hal itu enam kali lebih diingat jika Anda menyampaikan ide Anda secara visual. Anda bayangkan berapa banyak visual akan membantu ketika Anda menemui pengambil keputusan pada rapat kesembilannya pada hari itu.

Demikianlah, storytelling dengan data dan visual sangat penting bagi presentasi Anda, karena mereka memudahkan audiens Anda untuk mengingat pesan presentasi Anda dan membantu mereka untuk mengambil keputusan.

Tetapi, perlu kita ingat tentang visual. Salah satu hal yang kita perlu berjuang dalam aktifitas kampus ataupun kantor adalah penggunaan visual yang berlebihan ketika mempresentasikan data. Kita sering memasukkan banyak chart dan table untuk menambah bobot pesan yang kita jual kepada audiens kita.

Jika postingan ini bermanfaat bagi Anda, maka jangan lupa berikan komentar pada postingan ini demi kelangsungan pengembangan blog ini. Selain itu, bagikan postingan ini ke kolega Anda agar kolega Anda dapat juga belajar dari postingan ini. Terima kasih atas bantuan yang telah Anda lakukan untuk menyebarkan postingan ini.

 

 

 

Empat Cara Mengubah Audiens Anda Ketika Anda Melakukan Presentasi atau Komunikasi

Roam (2014) dalam bukunya Show and Tell : How Everybody Can Make Extraordinary Presentations menjelaskan bahwa sebagai presenter, tujuan kita sederhana, yaitu membantu audiens kita melihat apa yang kita lihat. Untuk melakukan hal tsb, kita pada akhirnya perlu mengubah audiens kita.

Dengan kata lain, ketika kita melakukan presentasi atau komunikasi, maka kita menginginkan audiens kita melakukan seperti yang kita lakukan.

Sebenarnya, apa yang membuat audiens kita berubah ?

Jawabannya adalah kebenaran (the truth). Tidak ada cara yang lebih cepat untuk membangun kepercayaan dengan audiens kita dari pada mengatakan yg sebenarnya.

Ketika kepala audiens kita mengatakan bahwa saya pikir ini benar, maka itu adalah kebenaran intelektual (intelectual truth).

Ketika hati audiens kita mengatakan bahwa saya percaya ini adalah benar, maka itu adalah kebenaran emosional (emotional truth).

Ketika audiens kita mengatakan bahwa fakta tersebut mengatakan kepada saya ini adalah benar, maka itu adalah kebenaran faktual (factual truth).

Tiga kebenaran tersebut hidup dalam kehidupan kita. Contohnya, gelas itu berisi setengah air.

Data mengatakan bahwa volume O2 = 2 in3 dan volume H2O = 2 in3.

Kepala saya mengetahui bahwa gelas setengah penuh adalah sumber harapan. Dan, gelas setengah kosong adalah harapan yang hilang.

Hati saya percaya bahwa gelas setengah penuh.

Kebenaran intelektual lebih sulit diubah dibandingkan kebenaran faktual. Dan, kebenaran emosional lebih sulit diubah dibandingkan kebenaran intelektual.

Presentasi yang baik adalah presentasi yang menyajikan data. Presentasi yang hebat adalah presentasi yang mengubah apa yang kita tahu. Presentasi yang luar biasa adalah presentasi yang mengubah apa yang kita yakini.

Sebagai presenter, pertanyaan pertama yang perlu kita tanyakan kepada diri kita sendiri adalah untuk topik ini, untuk audiens ini, dan untuk diri saya sendiri, kebenaran apa yang harus saya sampaikan ?

Untuk menjawab hal tersebut, maka kita bisa menggunakan bucket rule.

Semua presentasi terdiri dari hanya 3 elemen, yaitu ide kita, kita, dan audiens kita. Itu adalah 3 bucket. Tugas kita adalah menghubungkannya.

Ketika kita berpikir tentang audiens kita, maka kita tentu saja ingin membantu audiens kita merasa terlibat, tetapi lebih dari itu kita ingin membantu mereka berubah ke arah yang lebih baik.

Jika kita tidak merubah audiens kita menjadi lebih baik, maka apa gunanya kita memberikan presentasi atau melakukan komunikasi ?

Mari kita ulangi. Membuat audiens kita berubah menjadi lebih baik, itulah moto presentasi atau komunikasi kita.

Ada 4 cara mengubah audiens kita menjadi lebih baik.

Cara # 1 : Mengubah Informasi Mereka

Kita bisa menambah informasi baru yang mereka belum tahu. Karena itu, mengetahui tingkat pengetahuan audiens kita menjadi hal yang sangat penting untuk kita lakukan.

Sebagai contoh, audiens Anda sudah mengetahui bahwa ada tiga aspek untuk dapat memberikan presentasi yang sistemastis, menarik dan berdampak bagi audiens mereka, yaitu : content, design, dan delivery.

Namun, Anda mengetahui bahwa selain tiga aspek tersebut yang sudah diketahui oleh audiens Anda, maka ada satu aspek lainnya yang sangat penting yang perlu mereka ketahui, yaitu diri mereka sendiri. Mereka mesti membenahi diri mereka sendiri dalam sikap, perilaku dan penampilan. Dalam hal ini, Anda menambah informasi yang perlu diketahui oleh audiens Anda. Dengan melakukan hal tersebut, maka Anda mengubah audiens Anda dari aspek penambahan informasi yang mereka ketahui.

Cara # 2 : Mengubah Ketrampilan Mereka.

Kita bisa memberitahu audiens kita bagaimana cara melakukan sesuatu yang berguna. Berikanlah audiens Anda penjelasan (explanations).

Penjelasan yang Anda berikan akan membawa audiens Anda ke tingkat pemahaman baru. Dalam memberikan penjelasan tersebut, maka Anda dapat menyampaikan tahap-tahapannya. Ketika penjelasan Anda mencapai tahap akhir dan audiens Anda dapat menerapkannya, maka audiens Anda mempunyai ketrampilan baru.

Cara # 3 : Mengubah Tindakan Mereka.

Untuk ini, maka Anda perlu meyakinkan audiens Anda. Anda bisa melakukan pitch yang artinya menjual ide.

Anda memberikan pitch dengan membangun tempat berpijak yang sama dengan audiens Anda dengan menyebutkan masalah yang mereka akui, kemudian Anda menyampaikan solusi untuk mengatasi masalah tersebut.

Jika pitch Anda meyakinkan, maka audiens Anda akan membeli ide Anda dan mengambil tindakan yang Anda sarankan.

Cara # 4 : Mengubah Keyakinan Mereka.

Anda bisa memberikan inspirasi untuk audiens Anda dengan memberikan pemahaman baru bagaimana mereka melihat sesuatu. Untuk itu, Anda bisa memberikan pandangan baru terhadap sesuatu.

Misalnya, audiens Anda mempunyai sudut pandang bahwa untuk meyakinkan orang lain dilakukan dengan mengalahkan orang lain.

Di lain pihak, untuk mengubah keyakinan mereka, Anda memberikan inspirasi bahwa untuk meyakinkan orang lain, maka Anda lakukan dengan meyakinkan orang lain. Ketika Anda menunjukkan mengapa Anda melakukan pendekatan itu, bagaimana caranya, dan apa hasilnya, maka apa yang Anda sampaikan bisa mengubah keyakinan mereka.

Demikanlah, 4 cara mengubah audiens Anda ketika Anda melakukan presentasi atau komunikasi.

Pertama, mengubah informasi mereka.

Kedua, mengubah ketrampilan mereka.

Ketiga, mengubah tindakan mereka.

Keempat, mengubah keyakinan mereka.

Ketika Anda berpikir tentang audiens Anda, maka bantulah mereka untuk berubah ke arah yang lebih baik. Membuat audiens Anda berubah menjadi lebih baik, itulah yang mesti menjadi moto presentasi atau komunikasi Anda. Untuk itu, Anda dapat menggunakan empat cara yang dijelaskan di atas.

Jika postingan ini bermanfaat bagi Anda, maka jangan lupa berikan komentar pada postingan ini agar postingan minggu berikutnya bisa menampilkan insight yang lebih baik. Selain itu, bagikan postingan ini ke kolega Anda agar kolega Anda dapat juga belajar dari postingan ini. Terima kasih atas bantuan yang telah Anda lakukan untuk menyebarkan postingan ini.

 

Jika Anda Ingin Membagi Cerita Kepada Audiens Anda, Maka Gunakanlah 5 Point Authority Communication Framework

Mengapa cerita sangat penting dalam presentasi atau komunikasi kita ?

Karena cerita dapat menginspirasi dan mempengaruhi, bahkan menyelamatkan kehidupan orang lain. Cerita dapat mengubah pemikiran satu generasi menuju kondisi yang lebih baik.

Cerita juga bisa membangun. Cerita adalah landasan keyakinan, tulang punggung budaya dan inti dari motivasi. Dari cerita yang kita ceritakan kepada diri kita sendiri hingga cerita yang kita dengar, lihat, dan tunjukkan, maka cerita adalah cara terbaik untuk menemukan, mengungkapkan, dan belajar tentang hal-hal yang unik bagi kita masing-masing, serta kesamaan yang kita miliki.

Kekuatan cerita tidak terbantahkan. Dan, kekuatan menunjukkan cerita adalah sesuatu yang transformasional. Itulah sebabnya alat penting yang harus dikuasai untuk berkomunikasi dengan sukses adalah menunjukkan cerita.

Pertanyaannya adalah bagaimana Anda dapat menunjukkan cerita dalam komunikasi atau presentasi Anda ?

Berita baiknya, ada satu cara yang dijelaskan oleh Sam Cawthorn dalam bukunya “Storyshowing : How to Stand Out from the Storytellers”, yaitu menggunakan 5 Point Authority Communication Framework (ACF). ACF merupakan cetak biru untuk mengorganisasikan konten Anda. Gunakanlah untuk berhubungan dengan audiens, klien atau konsumen Anda untuk menunjukkan mereka sebuah cerita yang dapat menginspirasi mereka.

Untuk memahami 5 Point Authority Communication Framework tersebut, mari kita perhatikan penjelasan berikut ini.

Point # 1 : Problem

Kita semua dalam berkomunikasi mesti memberikan nilai (value) bagi audiens kita. Nilai dalam pesan kita dimulai dengan menyampaikan pain points. Pain point merujuk kepada sesuatu yang tidak enak atau tidak nyaman bagi audiens kita. Mudahnya, paint point adalah masalah yang dialami oleh audiens kita.

Satu-satunya cara untuk menemukan apa masalah yang dialami oleh audiens kita adalah dengan menemukan siapa audiens kita dan apa situasi yang dialaminya. Lakukan hal ini dengan meneliti segala sesuatu tentang mereka dengan mensurvei mereka, masuk ke dalam dunia mereka dan jika dapat tanyakan apa yang mereka inginkan, pikirkan atau butuhkan. Sebelum Anda melakukan hal tersebut, jangan asumsikan Anda mengetahui audiens atau klien Anda.

Jika Anda ingin mentransformasikan pandangan audiens Anda, maka Anda perlu membagi sebuah cerita yang relevan bagi mereka. Temukan apa paint points mereka dan sampaikan.

Mulailah cerita Anda dengan pertanyaan : “Apakah Anda pernah … ?”

Contohnya, misalnya Anda seorang penjual asuransi, maka Anda dapat menyampaikan ke audiens Anda “apakah Anda pernah kawatir tentang bagaimana istri dan anak perempuan Anda akan menghadapi masalah keuangan jika sesuatu terjadi kepada Anda ?”

Kita semua digerakkan oleh emosi kita dan bagaimana kita merasakan. Oleh karena itu, tanyakan pertanyaan yang relevan dengan paint points audiens Anda, sehingga mereka akan siap untuk mendengarkan Anda, karena apa yang Anda sampaikan berhubungan dengan masalah mereka.

Point # 2 : Idea

Setelah menunjukkan bahwa Anda mengetahui bagaimana perasaan audiens Anda terkait dengan masalah yang mereka alami, maka Anda dapat mengemukakan penawar atau obat untuk masalah mereka, yaitu ide Anda.

Ide yang Anda sampaikan perlu ringkas. Satu baris kalimat sudah cukup. Hal ini perlu Anda lakukan, karena salah satu isu terbesar berkaitan dengan komunikasi adalah tidak jelasnya ide yang disampaikan oleh orang. Mereka tidak jelas dengan pesan yang mereka sampaikan.

Cara yang paling efektif untuk mengkomunikasikan ide Anda adalah dengan pernyataan yang singkat, tajam, dan langsung ke intinya yang dimulai dengan, “Saya telah menemukan bahwa …”

Contohnya, Anda dapat menyampaikan :

  • “Saya telah menemukan bahwa ketika Anda membeli produk kecantikan ini, maka produk tersebut akan membuat wajah Anda lebih putih dan bersinar.”
  • “Saya telah menemukan bahwa ketika Anda menggunakan sistem penanganan keluhan pelanggan berbasis artificial intelligence ini, maka Anda dapat menangani keluhan pelanggan Anda.”

Point # 3 : Evidence

Anda harus meyakinkan audiens Anda bahwa ide Anda lebih baik dari ide orang lainnya. Tunjukkan kepada audiens Anda mengapa ide Anda dapat mengatasi masalah atau kefrustrasian mereka.

Anda melakukan hal tersebut dengan melibatkan kepala mereka, yaitu dengan menyajikan bukti (evidence). Bukti bisa berupa informasi, riset, data, statistik, studi kasus atau testimoni. Bukti menunjukkan bahwa ide Anda muncul dari dasar yang kokoh. Ide Anda mempunyai kedalaman dan dapat dipercaya.

Tunjukkan kredibilitas Anda dengan sebuah kalimat yang dimulai dengan, “penelitian menunjukkan kita bahwa … “ Lalu, utarakan hasil penelitian, fakta, statistik atau studi kasus untuk mendukung ide Anda.

Point # 4 : Story

Setelah menghubungkan ide Anda dengan kepala audiens Anda, maka kini saatnya untuk menghubungkan ide Anda dengan hati mereka. Libatkan sisi kanan dari otak audiens Anda, sisi kreatif mereka. Libatkan ide Anda dengan emosi mereka, semua lima indra mereka (sentuhan (kulit), penglihatan (mata), pendengaran (telinga), penciuman (hidung) dan rasa (lidah)).

Cara terbaik untuk melakukan hal tersebut adalah dengan menunjukkan audiens Anda cerita yang menarik. Lee Lefever dalam bukunya “The Art of Explanation: Making Your Ideas, Products, and Services Easier to Understand” menjelaskan format dasar dari sebuah cerita, yaitu :

  • Temui Bob, ia seperti Anda.
  • Bob mempunyai masalah yang membuatnya merasa tidak nyaman.
  • Sekarang Bob menemukan sebuah solusi dan ia merasa lebih baik.
  • Tidakkah Anda ingin seperti Bob ?

Dalam membuat cerita, Anda dapat memasukkan fakta seperti format di atas yang melibatkan tindakan atau pengalaman orang lain yang mendukung ide Anda. Memasukkan hal tersebut akan membuat perbedaan yang besar dan mengundang audiens Anda untuk melihat ide Anda dari perspektif yang lebih alami dan baru.

Point # 5 : Call to Action

Anda telah menyampaikan masalah audiens Anda, menyajikan ide Anda untuk menyelesaikan masalah audiens Anda, memberikan bukti untuk menopang ide Anda untuk menumbuhkan sisi logis dari audiens Anda, menjelaskan cerita untuk mendukung ide Anda dari aspek emosi audiens Anda. Maka, sekarang Anda perlu meyakinkan mereka mengenai apa yang harus mereka lakukan selanjutnya.

Jika Anda menjual sebuah produk atau layanan dan Anda ingin audiens Anda membelinya, maka panggilan aksi (call to action) Anda untuk audiens Anda lakukan harus strategik. Sajikan fitur dan benefit dari produk atau layanan Anda. Tunjukkan audiens Anda bahwa produk atau layanan Anda akan memberikan nilai bagi mereka jika mereka membelinya.

Anda harus menggerakkan audiens Anda untuk menuju pada pembelian dan bawa mereka kepada suatu keadaan yang mendesak untuk melakukannya. Minta mereka untuk mengambil tindakan saat ini juga.

Anda bisa mulai panggilan aksi Anda dengan pernyataan, “Sekarang saya ingin bekerja dengan Anda untuk …”; kemudian lanjutannya Anda bisa menggunakan formula tiga point. Untuk itu, Anda dapat mengatakan, “hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah …”, hal kedua yang perlu Anda jalani adalah …”, dan “hal ketiga yang perlu Anda kerjakan adalah …”

Atau untuk panggilan aksi Anda untuk audiens Anda, maka Anda dapat mengatakan, “Sekarang saya ingin mengajarkan Anda bagaimana untuk …”

Tawarkan sebuah framework, formula, sistem, proses, “how to” atau “step by step” yang dapat Anda ajarkan. Selanjutnya, Anda gunakan formula tiga point. Misalnya, “langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah …”, langkah kedua yang perlu Anda jalani adalah …”, dan “langkah ketiga yang perlu Anda kerjakan adalah …”

Demikianlah, cara membagi cerita Anda kepada audiens Anda dengan menggunakan 5 point authority communication framework.

Pertama, Anda sampaikan masalah audiens Anda yang merupakan ketidakyamanan bagi mereka.

Kedua, Anda sampaikan ide Anda yang akan menyelesaikan masalah audiens Anda.

Ketiga, Anda jelaskan bukti yang mendukung ide Anda untuk membangkitkan sisi logika dari audiens Anda.

Keempat, Anda utarakan cerita untuk menyokong ide Anda untuk mengaktifkan aspek emosi dari audiens Anda.

Kelima, Anda sampaikan panggilan aksi untuk audiens Anda dengan menggunakan formula tiga point.

Dengan mengikuti lima point tersebut untuk menyampaikan ide yang ingin Anda jelaskan kepada audiens Anda, maka Anda dapat menginspirasi audiens Anda untuk melakukan sebuah tindakan. Dan, Anda dapat mentransformasikan kehidupan mereka ke arah yang lebih baik.

Jika postingan ini bermanfaat bagi Anda, maka jangan lupa berikan komentar pada postingan ini agar postingan minggu berikutnya bisa menampilkan insight yang lebih baik. Selain itu, bagikan postingan ini ke kolega Anda agar kolega Anda dapat juga belajar dari postingan ini.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Lima Tahapan Komunikasi Yang Jitu Dalam Menyampaikan Ide

Sebagai mahasiswa, dosen, karyawan atau pemilik bisnis, tentu Anda memiliki ide yang perlu disampaikan kepada partner bicara Anda. Ide yang Anda sampaikan itu merupakan buah pikiran yang berharga yang Anda miliki yang dapat berisi gagasan, pandangan, dan pikiran hasil refleksi yang Anda lakukan.

Sebagai contoh, ide tersebut bisa berupa pemecahan masalah dari skripsi yang Anda buat yang perlu Anda sampaikan kepada dosen Anda jika Anda sebagai mahasiswa. Ide tersebut dapat berupa model pembelajaran baru yang perlu dijelaskan kepada mahasiswa jika Anda sebagai dosen. Ide tersebut bisa berupa rekomendasi sistem baru untuk menangani keluhan pelanggan yang perlu diutarakan kepada bos Anda jika Anda sebagai karyawan sebuah perusahaan. Ide tersebut dapat berupa ide bisnis yang membutuhkan dukungan pendanaan yang perlu dijelaskan kepada investor jika Anda sebagai pemilik bisnis.

Untuk mengekspresikan ide tersebut, maka Anda perlu mengkomunikasinnya kepada partner bicara Anda. Namun, seringkali tidak mudah bagi Anda untuk mengungkapkan ide tersebut.

Karena kesulitan tersebut, maka Anda tidak dapat menyampaikan pesan komunikasi Anda dengan mudah dimengerti. Akibatnya, audiens Anda tidak dapat menangkap maksud pembicaraan Anda dengan baik. Sehingga, tujuan Anda melakukan komunikasi tidak tercapai, karena sesungguhnya tujuan Anda melakukan komunikasi adalah agar audiens Anda dapat memahami pesan yang Anda sampaikan.

Prof. Matt Abrahams yang mengajarkan Komunikasi Strategik pada Sekolah Pascasarjana Bisnis di Stanford University dan Keterampilan Presentasi untuk Program Studi Berkelanjutan di Stanford University menjelaskan bahwa menerapkan struktur komunikasi dapat membantu membuat percakapan menjadi lebih efisien dan efektif.

Memanfaatkan struktur komunikasi adalah kunci untuk mengelola berbagai jenis komunikasi. Struktur komunikasi berfungsi sebagai pengarah untuk pesan Anda. Struktur komunikasi memungkinkan Anda untuk memulai pesan dari titik awal yang mudah, transisi, dan akhir yang jelas. Struktur komunikasi membantu Anda dalam menyusun pesan yang ringkas dan relevan. Informasi yang terstruktur lebih mudah diproses dan diingat oleh audiens Anda.

Berita baiknya, ada struktur komunikasi yang dapat Anda gunakan yang membentuk lima tahapan komunikasi dalam menyampaikan ide.

Mari kita bahas satu per satu tahapan komunikasi tersebut.

Tahapan # 1 : Munculkan Konteksnya

Pada tahap ini, Anda sampaikan situasi yang terjadi. Situasi yang Anda sampaikan dapat berupa apa, kapan, dimana, siapa yang terlibat dalam kejadian tersebut.

Tahapan # 2 : Jelaskan Masalahnya

Sampaikan permasalahan yang terjadi. Masalah yang Anda sampaikan bisa berupa gap (kesenjangan) antara kondisi yang diinginkan dengan kondisi yang terjadi, kesulitan, ketidaknyaman, ketidakpuasan, dan kebingungan. Upayakan untuk melengkapi dengan data dan fakta ketika Anda menyampaikan permasalahan.

Tahapan # 3 : Tawarkan Solusinya

Pada tahap ini, Anda sampaikan penyelesaian dari masalah yang Anda sajikan pada tahap kedua. Solusi ini dapat juga diartikan sebagai pemecahan atau jalan keluar untuk permasalahan yang dihadapi.

Tahapan # 4 : Tunjukkan Dampaknya

Setelah Anda mengemukakan jalan keluar dari masalah yang dihadapi, maka Anda kemukakan dampak yang akan terjadi jika solusi atau ide tersebut dijalankan.

Tahapan # 5 : Minta Dukungan

Pada tahap ini, mintalah pendapat dari partner bicara Anda dari gagasan yang Anda sampaikan. Dan ketengahkan kebutuhan yang Anda perlukan.

Untuk lebih memahami tahapan di atas, marilah kita perhatikan contoh di bawah ini. Contoh ini bukan contoh yang sebenarnya. Contoh ini disajikan hanyalah untuk memberikan gambaran dari penerapan lima tahapan di atas.

Misalnya, Anda sebagai karyawan perusahaan ingin menyampaikan ide atau gagasan kepada bos Anda mengenai sistem baru yang dapat menangani keluhan pelanggan. Berikut ini adalah lima tahapan yang dapat Anda gunakan untuk megemukakan ide tersebut.

Demikianlah, lima tahapan yang dapat Anda gunakan untuk mengkomunikasikan ide Anda kepada partner bicara Anda.

Pertama, munculkan konteknya.

Kedua, jelaskan masalahnya.

Ketiga, tawarkan solusinya.

Keempat, tunjukkan dampaknya.

Kelima, minta dukungan.

Dengan mengikuti lima tahapan tersebut, maka Anda dapat dengan mudah merangkai ide yang Anda punyai untuk Anda sampaikan kepada partner bicara Anda. Dan, partner bicara Anda  dapat dengan mudah memahami ide atau gagasan yang Anda ajukan.

Jika postingan ini bermanfaat bagi Anda, maka jangan lupa berikan komentar pada postingan ini agar postingan minggu berikutnya bisa menampilkan insight yang lebih baik. Selain itu, bagikan postingan ini ke kolega Anda agar kolega Anda dapat juga belajar dari postingan ini.

 

SCQA Framework dan Pyramid Principle-Dua Konsep Teknik Storytelling Power Point Yang Perlu Anda Ketahui Untuk Menyiapkan Presentasi Anda

Saat Anda menyiapkan presentasi, terlepas dari siapa audiensnya, maka Anda memiliki satu tujuan utama. Tujuan utama tersebut adalah untuk membuat semudah mungkin bagi audiens Anda untuk memahami apa yang Anda sampaikan kepada mereka.

Audiens Anda bisa jadi sulit memahami presentasi Anda, karena presentasi yang Anda sampaikan banyak berisi data dan informasi yang sulit dipahami. Terlebih lagi, jika mereka mencoba mendengarkan apa yang Anda sampaikan dan memikirkan apa yang akan mereka katakan sebagai tanggapan.

Jadi, saat membangun slide presentasi Anda, maka sangat penting untuk memastikannya terstruktur degan cara membuatnya jelas, berwawasan dan menarik. Dengan membuat presentasi Anda lebih terstruktur, maka presentasi Anda akan lebih mudah dipahami dan diingat. Hal ini juga disampaikan oleh Abrahams (2014) yang menyebutkan bahwa presentasi yang terstruktur akan membuat pesan 40 % lebih mudah diingat dibandingkan dengan presentasi yang tidak terstruktur.

Oleh karena itu, ada dua konsep penting yang perlu Anda ketahui untuk menyiapkan presentasi Anda, yaitu SCQA (Situation, Complication, Question, Answer) Framework dan Pyramid Principle. SCQA Framework dan Pyramid Principle dijelaskan oleh Minto (2009) dalam bukunya The Pyramid Principle: Logic in Writing and Thinking.  

Mari kita bahas satu per satu dua konsep tersebut dan contoh penerapannya.

SCQA Framework

Secara sederhana, SCQA framework adalah sebuah kerangka kerja yang memungkinkan bagi Anda untuk membuat cerita presentasi Anda lebih terstruktur seputar informasi yang Anda sajikan. SCQA itu singkatkan dari Situation (stituasi), Complication (komplikasi), Question (pertanyaan), dan Answer (Jawaban).

Situasi adalah gambaran yang netral berdasarkan fakta dimana audiens setuju terhadap gambaran tersebut. Komplikasi merupakan perubahan yang diinginkan dari situasi. Pertanyaan adalah apa yang perlu dipecahkan dari komplikasi yang ada. Sementara itu, jawaban adalah resolusi dari pertanyaan.

Kita ketahui bahwa setiap presentasi merupakan jawaban atas sebuah pertanyaan. Misalnya, ke daerah mana kita harus mengembangkan pabrik kita ? atau bagaimana kita dapat meningkatkan penjualan perusahaan kita ? Dengan kerangka SCQA, maka memungkinkan Anda untuk memberikan konteks untuk jawaban pertanyaan tersebut.

Secara praktis, slide presentasi Anda gunakan untuk menunjukkan jawaban Anda. Dan situasi, komplikasi dan pertanyaan adalah untuk memberikan konteks dari jawaban tersebut.

Pyramid Principle

Pyramid principle (prinsip priramida) adalah metode untuk mengkomunikasikan informasi dimana Anda memulai dari ide utama. Ide utama disini adalah komponen jawaban (answer) dari kerangka SCQA. Kemudian, jawaban tersebut didukung oleh argumen. Dan argumen tersebut didukung oleh data & fakta.

Prinsip Piramida menganjurkan bahwa ide-ide secara tertulis harus selalu membentuk piramida di bawah satu pemikiran. Pikiran tunggal adalah jawaban untuk pertanyaan. Di bawah pikiran tunggal, ada kelompok argumen pendukung. Kemudian, untuk setiap argumen yang mendukung, ada data dan fakta.

Jika diuraikan, maka jawaban, argumen dan data dan fakta akan membentuk piramida. Gagasan di tingkat mana pun dalam piramida harus selalu merupakan ringkasan dari gagasan yang dikelompokkan di bawahnya.

Contoh Penerapan

Untuk lebih memahami penerapan SCQA framework dan pyramid principle, maka perhatikanlah contoh kasus di bawah ini yang bukan merupakan contoh yang sebenarnya.

Katakanlah Anda bekerja di PT Usaha Gemilang yang diminta oleh bos Anda untuk membuat sebuah rekomendasi dimana PT Usaha Gemilang harus membangun pabrik nikel yang baru untuk pengembangan usaha.

Bagian utama dari presentasi Anda adalah rekomendasi dimana pabrik nikel tersebut akan dibangun. Rekomendasi tersebut merupakan jawaban dari pertanyaan bos Anda. Namun, situasi, komplikasi dan pertanyaan akan membentuk slide pengantar dari presentasi Anda yang akan memberikan konteks dari rekomendasi Anda.

Jadi dalam kasus ini, situasinya adalah “PT Usaha Gemilang ingin meningkatkan pendapatan dengan membuka pabrik nikel yang baru”. Komplikasinya dapat berupa “PT Usaha Gemilang harus memutuskan dimana membuka pabrik nikel yang baru”. Yang kemudian mengarah pada pertanyaan, yaitu : “Dimana PT Usaha Gemilang harus membuka pabrik nikel yang baru ?

Kemudian, bagian utama dari slide presentasi Anda menjawab pertanyaan seperti gambar di bawah ini.

Coba Anda perhatikan bagaimana hal itu dapat menghidupkan presentasi Anda. Situasi, komplikasi dan pertanyaan yang Anda sampaikan seperti yang dijelaskan di atas menempatkan presentasi Anda mempunyai konteks dan memberi tahu audiens Anda mengapa mereka harus peduli. Dari pada Anda hanya menjelaskan audiens Anda dengan banyak data dan informasi, maka sebaiknya Anda mengarahkan audiens Anda dengan memberikannya konteks sebelum Anda menyampaikan jawaban (rekomendasi). Ingat bahwa tujuan presentasi Anda adalah untuk membuat audiens Anda semudah mungkin untuk memahami apa yang ingin Anda sampaikan kepada mereka.

Jika gambar di atas disarikan, maka situasi, komplikasi dan pertanyaan bisa Anda gunakan sebagai pembuka presentasi Anda dan jawaban merupakan isi dari presentasi Anda seperti diuraikan pada gambar di bawah ini.

Aturan yang penting disini adalah Anda tidak ingin perkenalan Anda memiliki sesuatu yang kontroversial. Perkenalan Anda harus menjadi sesuatu yang disetujui oleh audiens Anda, sehingga Anda dapat fokus pada jawabannya. Yang Anda lakukan hanyalah membangun dan memastikan bahwa Anda dan audiens Anda berada pada frekuensi yang sama.

Melanjutkan uraian contoh kasus di atas, katakanlah jawaban (rekomendasi) Anda bahwa PT Usaha Gemilang harus membangun pabrik nikel yang baru di Sulawesi Tenggara. Dua argumen pendukung untuk jawaban tersebut adalah Sulawesi Tenggara mempunyai sumber bahan baku yang besar dan mode transportasi banyak tersedia di Sulawesi Tenggara. Selanjutnya, Anda dapat terus membuat lapisan tambahan dalam piramida dengan menambahkan data & fakta yang mendukung seperti yang dijelaskan pada gambar di bawah ini.

Dalam melakukan presentasi, sebaiknya cara Anda berkomunikasi adalah dari atas ke bawah. Alasan mengapa pendekatan tersebut sangat efktif adalah karena Anda memberikan konteks terlebih dahulu kepada audiens Anda, sebelum Anda memberikan mereka detail yang lebih terperinci.

Selain itu, cara berkomunikasi tersebut membantu audiens Anda mengetahui dengan tepat apa yang coba Anda sampaikan kepada mereka dan bagaimana Anda mencapai setiap kesimpulan. Ingat tujuan utama presentasi Anda adalah untuk membuat audiens Anda semudah mungkin untuk memahami presentasi Anda.

Jika Anda mengubah masing-masing ide yang dijelaskan di atas menjadi slide yang berdiri sendiri, maka Anda perlu menyampaikan pembukaan kepada audiens Anda dengan menjelaskan situasi, komplikasi dan pertanyaan. Selanjutnya, Anda menjelaskan ide utama (jawaban) yang kemudian Anda menguraikan argumen dan data dan fakta yang menyertainya. Dan diakhiri oleh jawaban (rekomendasi) untuk menegaskan kembali ide utama. Aha ! Anda punya cerita sendiri seperti yang dijelaskan pada gambar di bawah ini.

Gambaran di atas merupakan teknik storytelling power point yang dapat Anda gunakan untuk mempersiapkan bahan presentasi Anda untuk membuat presentasi Anda semakin jelas, menarik dan persuasif.

Demikianlah, gambaran mengenai SCQA framework dan pyramid principle yang merupakan dua konsep teknik storytelling power point yang perlu Anda ketahui untuk menyiapkan presentasi Anda.

Untuk itu, maka Anda perlukan melakukan tiga hal. Pertama, Anda perlu memberikan konteks terlebih dahulu dengan menggambarkan situasi, komplikasi dan pertanyaan. Situasi adalah gambaran yang netral berdasarkan fakta dimana audiens setuju terhadap gambaran tersebut. Komplikasi merupakan perubahan yang diinginkan dari situasi. Pertanyaan adalah apa yang perlu dipecahkan dari komplikasi yang ada.

Kedua, Anda memberikan jawaban yang merupakan resolusi dari pertanyaan yang Anda ajukan yang diikuti oleh argumen dan data & fakta yang menyertainya. Ketiga, Anda sampaikan jawaban (rekomendasi) untuk menegaskan kembali ide utama.

Jika postingan ini bermanfaat bagi Anda, maka jangan lupa berikan komentar pada postingan ini agar postingan minggu berikutnya bisa menampilkan insight yang lebih baik. Selain itu, bagikan postingan ini ke kolega Anda agar kolega Anda dapat juga belajar dari postingan ini.