Cara Mudah Membuat Tiga Desain Yang Berbeda Untuk Slide Identitas Anda Dari Satu Foto

Ada kalanya dalam sebuah presentasi, Anda perlu mengenalkan siapa diri Anda.

Untuk melakukan hal tersebut, Anda dapat menggunakan slide yang namanya slide identitas. Slide identitas utamanya menggunakan foto pribadi Anda dan juga ditambahkan keterangan tentang diri Anda.

Untuk membuat slide identitas tersebut, syaratnya Anda perlu memiliki terlebih dahulu foto diri Anda. Anda dapat menggunakan kamera atau smartphone yang Anda miliki untuk mengambil foto Anda.

Pertanyaan adalah bagaimana Anda dapat membuat slide identitas dengan menggunakan foto diri Anda dengan menggunakan aplikasi power point ?

Untungnya aplikasi Microsoft Power Point memiliki fitur yang namanya remove background untuk membuat slide identitas tersebut. Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan Microsoft Power Point 2013.

Dengan menggunakan fitur remove background tersebut, Anda dapat menghilangkan elemen-elemen yang tidak diinginkan dalam sebuah gambar.

Anda tidak perlu lagi menggunakan aplikasi desain. Anda cukup mengoptimalkan fitur remove background yang ada di aplikasi Microsoft Power Point 2013.

Untuk memunculkan fitur remove background itu, maka Anda masukan gambar yang Anda punyai ke dalam slide power point. Setelah itu, Anda klik gambar tersebut dan di deretan menu power point akan muncul menu Format/Format Picture. Selanjutnya, Anda akan melihat fitur remove background yang berada di posisi yang paling kiri.

Ketika warna antara gambar yang ingin Anda ambil dengan gambar lainnya yang ingin Anda hilangkan terlihat kontras, maka hasil dari menggunakan fitur remove background akan memberikan hasil yang maksimal.

Dengan menggunakan satu foto diri Anda, maka Anda dapat membuat beberapa variasi dari slide identitas.

Pada postingan kali ini, akan disampaikan tiga model desain dari slide identitas. Sebagai contoh pembuatan slide identitas tersebut, digunakan foto dan identitas yang bukan sebenarnya. Dan membuat slide identitas tersebut sangatlah mudah.

Mari kita bahas satu per satu cara untuk membuat slide identitas dengan tiga desain yang berbeda tersebut.

Desain # 1 : Foto + Shape Circle Hollow

Membuat desain slide identitas di atas sangat mudah. Jika semua elemen desain sudah Anda miliki dan Anda sudah terampil menggunakan fitur remove background, maka Anda hanya butuh beberapa detik untuk membuatnya. Dengan menggunakan cara sederhana ini, maka hasil dari slide identitas Anda tetap akan terlihat keren. Langkah untuk   membuatnya adalah sebagai berikut :

  1. Masukan foto ke dalam slide.
  2. Gunakan fitur remove background untuk mengambil foto orangnya saja.
  3. Klik home, pilih shape crircle hollow, klik shape fill, dan pilih warna orange.
  4. Buat tiga shape yang berbentuk bulat yang diberi warna dark grey dengan menggunakan fitur shape fill untuk memprindah tampilan slide.
  5. Masukan tulisan terkait identitas.

Desain # 2 : Foto + Empat Shape Parallelogram

Selain menggunakan shape circle hollow, Anda juga dapat membuat kreasi slide identitas dengan menggunakan empat shape parallogram. Dengan cara itu, tampilan slide presentasi Anda bisa menjadi lebih berkelas. Cara membuatnya :

  1. Masukan foto ke dalam slide.
  2. Gunakan fitur remove background untuk mengambil foto orangnya saja.
  3. Klik home, pilih shape parallelogram, buat tiga shape parallelogram lainnya, beri warna shape parallogram yang pertama warna dark grey, parallelogram yang kedua warna merah, parallelogram yang ketiga warna oranye, dan parallelogram yang keempat warna dark grey dengan menggunakan fitur shape fill.
  4. Masukan tulisan terkait identitas.

Desain # 3 : Foto Out of Box

Teknik untuk membuat slide identititas di atas menggunakan teknik out of box. Teknik ini memang unik, karena sebagian foto berada di luar box dan sebagian foto berada di dalam box.  Yuk kita ikuti langkah-langkah berikut ini untuk membuatnya :

  1. Masukan foto ke dalam slide.
  2. Gunakan fitur remove background untuk mengambil foto orangnya saja. Duplicate foto orang tersebut hasil dari remove background.
  3. Masukan blob shape seperti shape yang berwarna oranye.
  4. Klik foto yang pertama, tekan shift, klik blob shape oranye, pilih format, klik merge shape, pilih intersect, sehingga foto orang yang pertama akan masuk ke dalam shape.
  5. Klik gambar foto yang pertama, klik shape fill dan pilih warna orange, sehingga blob shape yang menampung foto yang pertama akan menjadi warna kuning
  6. Klik foto yang kedua, klik format, pilih crop, lalu crop gambar dan ambil gambar kepalanya saja dan tumpuk gambar tersebut ke foto yang pertama. Hal ini yang membuat foto muncul di luar blob shape yang berwarna kuning.
  7. Buat blob shape yang kedua, klik menu home, pilih shape fill, pilih warna dark purple, sehingga shape yang kedua akan berwarna dark purple. Shape yang kedua ini dibuat untuk memperindah tampilan slide.
  8. Masukan tulisan terkait identitas.

Demikianlah, cara mudah membuat tiga desain yang berbeda untuk slide identitas dari satu foto.

Dengan menggunakan kreativitas yang Anda miliki, sesungguhnya Anda dapat membuat beragam desain slide identitas. Anda tidak hanya dapat membuat tiga model desain slide identitas, tetapi Anda juga dapat membuat model desain slide identitas lebih dari itu.

Teruslah berlatih, berlatih dan berlatih untuk membuat slide identitas yang menarik bagi audiens Anda. Semakin sering Anda berlatih, semakin terampil Anda dapat membuat slide identitas presentasi yang memukau bagi audiens Anda.

Jika postingan ini bermanfaat bagi Anda, maka jangan lupa bagikan postingan ini ke kolega Anda agar postingan ini dapat juga bermanfaat bagi banyak orang.

 

 

3 Fungsi Penting Judul Slide Untuk Presentasi Bisnis Dengan Pendekatan Storytelling

Bayangkan Anda telah bekerja selama berminggu-minggu untuk menyiapkan bahan paparan presentasi dan akhirnya Anda siap untuk mempresentasikannya kepada eksekutif perusahaan Anda.

Dia duduk di meja ruang rapat menatap ide-ide Anda yang diproyeksikan di layar melalui proyektor. Apa yang dia lihat ?

Baris demi baris dari bullet points. Diagram pie dengan begitu banyak irisan warna-warni, sehingga dia tidak dapat menguraikan artinya. Dan sebuah tabel yang ditumpuk dengan baris-baris data.

Informasi pertama yang dia ambil bukanlah grafik yang rumit atau lautan teks. Sebaliknya, dia kemungkinan akan melihat judul slide presentasi Anda untuk memahami apa yang perlu dia ketahui secepat mungkin.

Judul slide dengan kata-kata ringkas yang sangat penting itu sering kali tidak jelas. Judul slide seperti “Agenda”, “Pendapatan”, atau “Pembaruan” tidak menjelaskan arti slide.

Ketika judul slide tidak banyak bicara, maka audiens Anda harus bekerja untuk memecahkan maksud dari pesan yang Anda sampaikan. Sungguh hal itu akan membuang-buang waktu dari pimpinan perusahaan Anda.

Tidak harus seperti itu. Sudah saatnya Anda membuat judul slide presentasi yang tidak jelas menjadi slide presentasi yang jelas dan mempunyai insight.

Anda sebagai presenter jangan mengabaikan judul slide presentasi. Pada contoh di bawah ini, perhatikan judul slidenya, yaitu : “Statistik Blog”. Judul slidenya tidak banyak memberikan informasi.

Kemudian, perhatikan judul slidenya yang diubah menjadi seperti di bawah ini. Judul slidenya — “Pelanggan mengunjungi blog kami tetapi tidak banyak membeli” — menjadi lebih informatif dan aktif. Dengan judul slide seperti ini, maka percakapan mulai berjalan.

Janine Kurnoff dan Lee Lazarus (2021) menjelaskan bahwa judul slide yang baik mempunyai 3 kriteria.

Pertama, ringkas. Hilangkan kata-kata yang tidak perlu. Edit, edit, dan editlah judul slide presentasi Anda.

Kedua, spesifik. Masukan point data kunci, elemen waktu, atau satuan ukuran yang berarti bagi audiens Anda.

Ketiga, percakapan. Ucapkan judul slide presentasi Anda dengan lantang. Judul slide harus terdengar alami dan hindari jargon. Jika Anda mengalami kebuntuan, maka bayangkan slide Anda bisa berbicara sendiri. Oleh karena itu, apa yang akan judul slide Anda katakan ? 

Lebih lanjut Janine Kurnoff dan Lee Lazarus (2021) menyebutkan bahwa ada 3 fungsi penting dari judul slide untuk presentasi bisnis dengan pendekatan storytelling.

Mari kita ulas satu per satu ketiga fungsi tersebut.

Fungsi # 1 : Judul Slide Menguraikan Seluruh Cerita Anda

Salah satu kecakapan yang paling mengesankan dari komunikator yang hebat adalah dia merajut ide, fakta dan data secara bersama-sama dan membuatnya mengalir. Dia membawa audiensnya pada suatu perjalanan.

Coba Anda tebak apa yang dapat membuat hal itu terjadi ?

Jawabannya adalah judul slide presentasi yang aktif, bukan pasif.

Judul slide presentasi seperti peta perjalanan dari perjalanan cerita Anda.

Segera setelah Anda mengidentifikasi elemen cerita kunci, maka membangun judul slide adalah langkah berikutnya. Apa yang membuat luar biasa adalah ketika Anda merangkainya menjadi satu, maka Anda memiliki uraian (outline) narasi yang lengkap.

Bagaimana Anda mengetahui bahwa Anda telah mengerjakannya dengan benar ? Tinjaulah setiap judul slide presentasi Anda masing-masing, tanpa konten atau visual pendukungnya.

Apakah judul slide presentasi Anda menggerakan cerita Anda untuk maju ? Apakah judul slide presentasi Anda membuat sebuah cerita dengan sebuah momentum ? Jika ya, maka Anda telah menyelesaikan uraian cerita Anda.  

Anda telah memiliki peta jalan Anda. Sekarang Anda dapat mulai mengisi sisa dari ide Anda.

Terlebih lagi, setelah Anda mengembangkan uraian Anda (outline), maka judul slide presentasi Anda menjadi panduan penting bagi semua orang yang terlibat dalam presentasi bisnis yang Anda sampaikan.

Fungsi # 2 : Ketika Audiens Anda Lepas Perhatian, maka Judul Slide Presentasi Mengarahkan Mereka

Tidak berlebihan untuk mengatakan bahwa banyak judul slide presentasi yang aktif akan membuat audiens Anda tetap dalam perjalanan naratif bersama Anda.

Bayangkan skenario seperti di bawah ini.

“Anda menyelinap masuk ke ruang rapat (atau rapat virtual) setelah Anda terlambat sepuluh menit. Lima menit pertama adalah perebutan untuk mencari tahu apa yang Anda lewatkan.

Astaga ! Anda berkata dalam hati, apa yang saya lewatkan ? Di mana saya dalam cerita ini ? Apakah presenter sudah membagikan rincian penting ?

Jika ceritanya tidak segera jelas bagi Anda, maka hal itu mungkin karena judul slide presentasi yang pasif seperti Update Quartal 1 atau Ukuran Pasar. Judul slide itu tidak mengatakan apa-apa.

Tetapi, judul slide yang kaya informasi seperti “Quartal 1 Menunjukkan Perputaran Besar dari Dua Kuartal Sebelumnya” akan memungkinkan Anda untuk langsung masuk ke dalam presentasi yang disampaikan oleh presenter”.

Fungsi # 3 : Judul Slide Presentasi Mengarahkan Anda

Cerita yang Anda sampaikan bisa tidak mengikuti alurnya. Cerita Anda bisa tidak mengikuti alurnya ketika Anda menghadapi eksekutif yang tidak sabaran yang menuntut Anda untuk melompat lebih cepat kepada big idea Anda, tanpa memerlukan why (setting, characters, and conflict).

Cerita Anda bisa tidak mengikuti alurnya ketika kereta makan siang tiba di ruang rapat Anda. Judul slide presentasi Anda akan membuat Anda tetap di jalurnya dan membuat Anda kelihatan gesit di hadapan audiens yang tidak dapat diprediksi.

Seperti panduan, setiap judul slide presentasi akan memberikan sinyal dimana Anda berada dalam sebuah cerita. Judul slide presentasi akan menjadi peta jalan bagi Anda yang dapat membuat Anda menjadi jauh lebih percaya diri.

Intinya, judul slide presentasi adalah petunjuk yang sederhana dan cerdas yang dapat membantu Anda untuk menceritakan kisah Anda, membuat Anda tetap memegang kendali, memperlihatkan Anda tampil rapi, dan selalu menemukan jalan Anda untuk kembali ke jalurnya.

Demikianlah, 3 fungsi penting judul slide untuk presentasi bisnis dengan pendekatan storytelling.

Pertama, Judul Slide Menguraikan Seluruh Cerita Anda

Kedua, Ketika Audiens Anda Lepas Perhatian, maka Judul Slide Presentasi Mengarahkan Mereka

Ketiga, Judul Slide Presentasi Mengarahkan Anda

Presenter terbaik akan membawa audiens mereka dalam sebuah perjalanan dengan slide presentasi  yang mengalir dari satu ide ke ide berikutnya. Judul slide presentasi adalah strategi sederhana yang secara kolektif dapat membangun momentum ke dalam narasi.

Judul slide presentasi yang disiapkan dengan baik akan membuat percakapan tampak lebih mudah dan memberi Anda sebagai penyaji menjadi lebih percaya diri. Apakah Anda akan memberikan presentasi untuk update bisnis internal, memberikan briefing kepada eksekutif perusahaan, atau menjelaskan usulan program baru, maka Anda dapat memperoleh manfaat dari judul slide presentasi yang kuat.

 

5 Elemen Penting Yang Dapat Anda Gunakan Untuk Melakukan Presentasi Bisnis Dengan Pendekatan Storytelling

Seperti buku, film, atau drama apa pun, melakukan presentasi bisnis dengan pendekatan storytelling dapat membawa audiens Anda ke dalam perjalanan emosional. Ketika disajikan secara otentik dengan logika dan visual yang kuat untuk memperkuat pesan Anda, maka cerita yang dibuat dengan baik dapat mendorong audiens Anda untuk bertindak.

Fakta dan data yang disajikan tanpa cerita seringkali sulit untuk diikuti karena tidak memiliki konteks. Mungkin Anda pernah mengalami mengikuti presentasi yang berisi bullet points dan charts yang membuat Anda bosan, bingung, dan tidak mengingat apa pun dari presentasi yang disampaikan ?

Memasukan cerita ke dalam penjualan produk, promosi atau pemberian rekomendasi kepada pelanggan sesungguhnya sangat sederhana. Intinya adalah penggunaan struktur cerita dapat memperkuat semua bentuk komunikasi.

Tujuan akhir dari hampir semua komunikasi bisnis adalah menghasilkan keputusan baik besar maupun kecil. Sebagian besar keputusan yang kita buat didasarkan pada logika (yang menarik bagi otak kiri) dan emosi (yang menarik bagi otak kanan).

Namun, ilmu saraf (neuroscience) telah membuktikan bahwa emosi lebih penting dari pada logika dalam hal mendorong keputusan—bahkan di ruang rapat. Cara terbaik untuk membangun kombinasi pendorong keputusan yang kuat ini adalah dengan merangkai fakta, data, dan ide Anda ke dalam kerangka cerita.

Presentasi bisnis dengan pendekatan storytelling sangat berguna bagi siapa saja yang mempresentasikan updates, laporan, atau menginginkan ide mereka memengaruhi keputusan. Mereka itu termasuk:

  • Tim yang melakukan presentasi kepada klien, prospek, atau pemangku kepentingan secara internal atau eksternal.
  • Mereka yang memberikan presentasi kepada eksekutif.
  • Tenaga penjual atau siapa saja yang ingin mengedukasi prospek dan menghasilkan penjualan.
  • Siapa pun yang menyajikan data dan ingin memasukkan metrik mereka ke dalam narasi yang mudah dicerna dan bermakna. Angka saja tidak akan menceritakan keseluruhan cerita.

Janine Kurnoff dan Lee Lazarus (2021) dalam bukunya Everyday Business Storytelling-Create, Simplify, and Adapt a Visual Narrative for Any Audience mengatakan bahwa ada 5 elemen penting yang dapat Anda gunakan untuk melakukan presentasi bisnis dengan pendekatan storytelling seperti yang dijelaskan pada slide di bawah ini.

Mari kita bahas satu per satu kelima elemen tersebut.

Elemen # 1 : Setting

Setting memberikan konteks bagi audiens Anda.

Dalam storytelling tradisional seperti film, konteks tersebut sering merupakan sebuah tempat fisik. Tetapi, dalam storytelling bisnis, setting merupakan situasi bisnis yang saat ini terjadi seperti kondisi pasar atau kesehatan perusahaan secara keseluruhan.

Untuk membangun setting, Anda dapat menggunakan data atau trend yang memberikan audiens Anda insights mengenai situasi dimana mereka menemukan kendala. Konteks yang Anda sampaikan dapat memberikan informasi untuk memastikan bahwa audiens Anda mempunyai pemahaman yang sama mengenai situasi yang terjadi.

Elemen # 2 : Characters

Characters memanusiakan cerita Anda dan memasukan emosi dalam konten Anda.

Characters dalam storytelling bisnis sering digambarkan sebagai partisipan dari bisnis seperti konsumen, pemasok, mitra kerja, karyawan atau stakeholders kunci. Characters tersebut dipengaruhi oleh situasi yang terjadi.

Characters itu adalah bintang utama dari pertunjukan yang sesungguhnya yang merupakan alasan utama orang memberikan perhatian pada cerita.

Mengapa characters begitu penting ?

Alasannya sederhana. Karena kita adalah manusia. Characters adalah manusia dan memasukan sebuah characters dalam sebuah cerita membuat familiar bagi kita.

Ketika kita amati emosi yang characters alami, maka hal itu akan mendorong respons otak bagian kanan. Itu adalah tempat dimana kita menyimpan konteks bahasa dan ekspresi wajah. Dan itu adalah apa yang membuat kita merasakan sesuatu.

Characters dalam cerita bisnis akan membantu audiens Anda untuk mengkaitkan kepada situasi atau masalah yang Anda sampaikan karena mereka melihat diri mereka sendiri melalui characters tersebut.

Elemen # 3 : Conflict

Conflict merupakan ketegangan yang sehat (healthy tension) yang menciptakan pertanyaan “mengapa” bagi audiens Anda.

Conflict membuat ketegangan yang memberikan audiens Anda alasan untuk peduli dan menyelesaikannya.

Satu hal yang jelas adalah bahwa semua cerita yang besar mempunyai conflict. Tanpa conflict atau ketegangan, cerita Anda tidak mempunyai momentum.

Kurangnya conflict dalam storytelling tradisional akan membosankan.

Tetapi, kurangnya conflict dalam storytelling bisnis tidak hanya membosankan, tetapi juga menghabiskan waktu. Conflict memberikan audiens Anda untuk peduli. Sebuah alasan bagi mereka untuk mendengarkan cerita Anda.

Hilangnya sebuah conflict adalah salah satu hal yang menghabiskan waktu pertemuan. Hal itu akan membuat audiens Anda dibiarkan untuk bertanya- tanya : Apa masalah yang ingin kita pecahkan ? Mengapa kita disini ? Hal itu sering terjadi setiap hari di organisasi manapun. Dan itu juga terjadi di organisasi Anda.

Elemen # 4 : Resolution

Resolution mengungkapkan solusi, ide atau langkah yang Anda tawarkan untuk mengatasi conflict.

Resolution membawa characters dan audiens Anda dengan selamat melalui konflik. Anda sekarang dapat mengungkap peluang baru yang akan membawa organisasi kepada sebuah jalan menuju masa depan yang lebih cerah.

Jadi bagaimana sebuah resolution bentuknya dalam sebuah cerita bisnis ?

Untuk seorang tenaga penjual, resolution adalah fitur dan manfaat dari produk atau solusi mereka. Untuk seorang konsultan, resolution adalah pendekatan dan (kerangka waktu) untuk memecahkan sebuah masalah. Untuk seorang manajer produk yang memberikan sebuah update, resolution adalah rekomendasi untuk mendorong pertumbuhan produk.

Keempat elemen tersebut yang mencakup : setting, characters, conflict dan resolution merupakan building block dari storytelling bisnis.

Setting, characters dan conflict adalah tentang “mengapa” dari cerita Anda. Sedangkan, resolution adalah tentang “bagaimana” dari cerita Anda.

Dan yang merupakan tentang “apa” dari cerita Anda adalah Big Idea yang akan dijelaskan pada elemen kelima berikut ini.

Elemen # 5 : Big Idea

Big Idea adalah jembatan mental yang membawa audiens Anda dari “mengapa” ke “bagaimana”.  

Big Idea adalah satu hal yang Anda ingin audiens Anda untuk mengingatnya, karena mereka tidak mungkin untuk mengingat semua hal.

Big Idea adalah tentang apa dari cerita Anda.

Sekalipun Anda kurang waktu dalam situasi bisnis, Anda membutuhkan sebuah big idea.

Dan ini alasannya.

Ketika Anda sukses memperkenalkan conflict—ketika Anda telah membuat audiens Anda peduli, maka Anda perlu menyampaikan ketidakyamanan yang akan mereka hadapi. Mereka akan berpikir : “Wow, saya melihatnya. Itu sesungguhnya adalah sebuah masalah”.

Setelah Anda menyampaikan conflict tersebut, maka audiens Anda mendambakan bantuan segera untuk mengatasi ketidaknyamanan itu.

Mereka membutuhkan satu jembatan mental lebih lanjut untuk membantu membawa mereka melewati conflict dan membantu mereka menerima resolution Anda.

Big idea Anda adalah apa yang akan memuaskan keinginan itu.

Dalam cerita bisnis, Anda mengatakan, ada hanya satu Big Idea tematik yang merupakan pratinjau yang menginspirasi, berwawasan, dan dapat ditindaklanjuti tentang apa yang akan datang dalam cerita Anda.

Big Idea Anda adalah pernyataan yang sederhana, bersifat percakapan yang menjelaskan tentang apa dari cerita Anda dengan manfaat yang akan diperoleh.

Untuk memahami bagaimana penerapan dari 5 elemen di atas, mari kita lihat contoh pada industri asuransi yang diuraikan narasi ceritanya berikut ini.

“Ketika membeli atau memperbaharui asurasi (setting), konsumen (character) mempunyai banyak sumber daya pada genggamannya. 60 % bertemu atau mengunjungi seorang agen. 71 % melakukan penelitian dan membandingkan di dunia online. 80 % mendapatkan rekomendasi dari teman dan keluarga. (data memberikan konteks untuk membangun setting dari cerita).

Tetapi, jalur untuk membeli asuransi properti atau mobil menjadi kompleks (conflict). Dan, kita mempercayakan pada anak-anak konsumen kita untuk menjangkau generasi baru dari pembeli. Metode pembelian kita yang lama tidak dapat bekerja lagi. Sumber konsumen sekarang : 45 % agen, 35 % multigenerasi, 12 % langsung, 8 % teman dan keluarga. (conflict diperbesar dengan menyajikan data).

Untuk menjangkau pembeli asuransi mendatang, kita perlu membangun relevansi selama proses pembelian mereka (big idea).

Ini adalah bagaimana kita membangun relevansi dengan pembeli mendatang. Menyederhanakan proses penemuan. Melakukan personalisasi pengalaman konsumen. Melakukan diferensiasi penawaran produk. (resolution).”

Demikianlah, 5 elemen penting yang dapat Anda gunakan untuk melakukan presentasi bisnis dengan pendekatan storytelling. Pertama, setting. Kedua, characters. Ketiga, conflict. Keempat, resolution. Dan Kelima, big idea.

Kelima elemen tersebut menyangkut tentang audiens Anda. Apa situasi yang terjadi pada bisnis mereka. Siapa yang mereka pedulikan dalam situasi bisnis tersebut. Apa tantangan yang mereka hadapi dalam situasi bisnis tersebut. Apa pratinjau yang menginspirasi, berwawasan dan dapat ditindaklanjuti untuk mengatasi conflict tersebut. Dan bagaimana rincian dari pratinjau untuk menangani conflict tersebut.

Intinya, Anda mesti membayangkan apa yang terjadi di dunia audiens Anda. Dedikasikan diri Anda untuk menawarkan sesuatu yang benar-benar bermanfaat bagi mereka.

 

3 Alat Powerful Untuk Presentasi Berbasis Pendekatan Bercerita Dengan Data

Adakalanya Anda diminta untuk membuat bahan presentasi atas permintaan orang lain. Orang tersebut bisa atasan atau klien Anda. Jika hal ini terjadi, maka bisa jadi Anda tidak memiliki semua konteks untuk presentasinya. Oleh karena itu, Anda perlu melakukan konsultasi dengan orang yang meminta Anda untuk membuat bahan presentasi untuk sepenuhnya memahami situasi. Terkadang ada konteks tambahan di pikiran orang tersebut yang mereka anggap diketahui oleh Anda dan tidak berpikir untuk disampaikan kepada Anda.

Cole (2015) menyebutkan bahwa ada beberapa pertanyaan yang dapat Anda ajukan kepada orang yang meminta Anda untuk membuat bahan presentasi tersebut. Beberapa pertanyaan itu adalah :

  • Apa latar belakang informasi yang relevan atau penting ?
  • Siapa audiens atau pengambilan keputusan ? Apa yang Anda ketahui tentang mereka ?
  • Apa bias yang audiens miliki yang mungkin membuat mereka mendukung atau menolak pesan Anda ?
  • Apa data yang tersedia yang akan memperkuat pesan Anda ? Apakah audiens familiar dengan data tersebut atau data tersebut baru bagi mereka ?
  • Apa faktor yang dapat melemahkan pesan Anda dan apakah Anda perlu secara proaktif untuk menanganinya ?
  • Seperti apa hasil yang diinginkan dari presentasi yang akan disampaikan ?
  • Jika Anda hanya memiliki waktu yang terbatas atau sebuah kalimat yang perlu disampaikan kepada audiens Anda yang perlu mereka ketahui, maka apa yang akan Anda katakan ?

Cole (2015) mengatakan bahwa dua pertanyaan terakhir yang akan membawa kepada percakapan yang mendalam. Mengetahui apa hasil yang diinginkan sebelum Anda mulai menyiapkan presentasi atau komunikasi adalah penting untuk menstrukturkan presentasi atau komunikasi. Menempatkan batasan yang signifikan pada pesan yang ingin disampaikan seperti ketersediaan waktu yang terbatas atau kalimat tunggal yang perlu disampaikan kepada audiens Anda dapat membantu Anda untuk menyatukan keseluruhan presentasi yang ingin Anda sampaikan menjadi satu pesan yang paling penting.

Oleh karena itu, ada 3 alat yang powerful yang perlu Anda ketahui untuk menyiapkan presentasi dengan pendekatan bercerita dengan data.

Mari kita bahas satu per satu ketiga alat tersebut.

Alat # 1 : 3-Minute Story (Cerita 3 Menit)

Cerita 3 menit adalah bahwa jika Anda hanya punya waktu tiga menit untuk memberi tahu audiens Anda apa yang perlu mereka ketahui, maka apa yang akan Anda katakan ?

Hal ini adalah cara yang bagus untuk memastikan bahwa Anda dapat mengartikulasikan akhir cerita yang ingin Anda sampaikan.

Mampu melakukan ini akan menghilangkan Anda dari ketergantungan pada slide visual Anda untuk presentasi.

Cerita 3 Menit itu sangat berguna dalam situasi dimana atasan Anda menanyakan apa yang sedang Anda kerjakan atau jika Anda berada di lift dengan salah satu dari pemangku kepentingan Anda dan Anda ingin memberinya informasi dengan cepat.

Atau jika Anda sebelumnya diminta untuk memberikan presentasi dalam waktu setengah jam kemudian dipersingkat menjadi sepuluh menit atau menjadi lima menit. Jika Anda tahu persis apa yang ingin Anda komunikasikan, maka Anda bisa membuatnya sesuai dengan slot waktu yang diberikan.

Alat # 2 : Big Idea (Ide Besar)

Ide Besar merupakan sebuah kalimat yang Anda ingin audiens Anda ketahui atau lakukan. Ide Besar itulah konsep yang dibahas oleh Nancy Duarte dalam bukunya, Resonate (2010).

Dia mengatakan Ide Besar memiliki tiga komponen, yaitu :

  1. Mengartikulasikan sudut pandang unik Anda.
  2. Menyampaikan apa yang dipertaruhkan; dan
  1. Berupa sebuah kalimat lengkap.

Untuk memahami mengenai Cerita 3 Menit dan Ide Besar, maka mari kita lihat contoh berikut ini yang menggunakan program percontohan kelas liburan sekolah yang memberikan anak-anak kelas empat SD mata pelajaran tentang sains seperti yang dijelaskan pada postingan minggu sebelumnya.

Cerita 3 Menit :

Grup kami pada departemen sains sedang bertukar pikiran tenang bagaimana menyelesaikan isu yang dihadapi oleh murid kelas empat SD. Tampaknya ketika anak-anak tersebut masuk ke kelas pertama untuk belajar sains, mereka masuk ke kelas dengan sikap bahwa belajar sains itu sulit dan mereka tidak menyukainya. Dibutuhkan banyak waktu di awal tahun ajaran untuk membuat pelajaran sains tersebut menyenangkan.

Jadi, kami berpikir, bagaimana jika kami memberikan pengenalan pelajaran sains lebih cepat ? Dapatkah kami mempengaruhi persepsi mereka ?

Kami melakukan uji coba program pembelajaran sains pada liburan sekolah. Kami mengundang sekelompok murid kelas dua dan tiga SD.

Tujuan kami adalah memberikan mereka paparan pembelajaran sains lebih awal dengan harapan dapat membentuk persepsi positif mereka.

Untuk menguji apakah kami berhasil, maka kami melakukan survei kepada murid kelas dua dan tiga SD tersebut sebelum dan sesudah program dijalankan. Kami menemukan bahwa sebelum program pembelajaran, murid kelas dua dan tiga SD tersebut sebanyak 40 % merasa OK tentang pembelajaran sains. Sementara itu, setelah program sebanyak 70 % murid tersebut mempunyai mempunyai persepsi yang postif terhadap pembelajaran sains.

Kami merasa bahwa hal tersebut menunjukkan keberhasilan program. Kami seharusnya tidak hanya terus menawarkan untuk kelanjutan program pembelajaran sains tersebut, tetapi juga memperluas jangkauannya ke depan.

Ide Besar :

Program pembelajaran sains pada liburan sekolah berhasil meningkatkan persepsi murid kelas dua dan tiga SD tentang sains. Karena program tersebut sukses, kami sarankan untuk meneruskan program ini ke depannya. Mohon persetujuan anggaran untuk keberlanjutan program tersebut.

Alat # 3 : Storyboard (Papan Cerita)

Storyboard adalah alat yang sangat penting yang perlu Anda gunakan di awal untuk memastikan bahwa presentasi atau komunikasi yang Anda ingin lakukan dapat tepat sasaran. Storyboard akan membentuk struktur untuk presentasi atau komunikasi Anda.

Storyboard adalah sebuah sebuah outline visual dari pesan presentasi yang Anda rencanakan untuk Anda buat. Storyboard yang Anda buat dapat berubah sewaktu Anda mengerjakan rinciannya, tetapi membangun struktur presentasi atau komunikasi dari awal melalui storyboard akan membuat Anda berhasil.

Dapatkan penerimaan dari klien atau bos Anda ketika mereka meminta Anda untuk membuat bahan presentasi mereka pada storyboard tersebut. Hal itu akan membantu memastikan bahwa apa yang Anda rencanakan sesuai dengan kebutuhannya.

Cole (2015) mengatakan bahwa ketika berbicara tentang storyboarding, sarannya adalah jangan memulainya dengan perangkat lunak presentasi. Hal ini karena akan membuat Anda untuk masuk kepada pembuatan slide tanpa memikirkan potongan-potongan slidenya sesuai dengan gambaran besar yang ingin disampaikan.

Anda dapat menggunakan papan tulis, post-it atau kertas biasa. Jauh lebih mudah untuk menempatkan ide apa yang ingin Anda sampaikan untuk presentasi yang ingin Anda lakukan pada selembar kertas atau pada post-it. Jika Anda menggunakan post-it dalam membuat struktur presentasi Anda, maka Anda dapat merubah post-it yang telah Anda buat atau merubah susunannya untuk mendapatkan alur cerita yang meyakinkan.

Jika kita meneruskan cerita tentang program pembelajaran sains, maka storyboard nya dapat berbentuk seperti di bawah ini.

Demikianlah, 3 alat powerful yang dapat Anda gunakan untuk menyiapkan presentasi dengan pendekatan bercerita dengan data. Pertama, 3-Minute Story. Kedua, Big Idea. Ketiga, Storyboard.

Memahami dan menggunakan 3 alat tersebut akan memungkinkan Anda untuk menyampaikan cerita Anda dengan jelas dan ringkas serta mengidentifikasi alur cerita yang diinginkan.

Memahami Konteks Dalam Bercerita Dengan Data : 3 Pertanyaan Penting Yang Perlu Anda Ketahui

Kesuksesan dalam bercerita dengan data tidak dimulai dari visualisasi data. Tetapi, perhatian Anda harus diberikan untuk memahami konteks mengenai perlunya Anda melakukan komunikasi ataupun presentasi.

Konteks merupakan kondisi yang Anda hadapi dalam presentasi Anda. Pemahaman konteks tersebut akan memberikan panduan bagi Anda untuk bercerita dengan data.

Cole (2015) menyebutkan bahwa sebelum memahami konteks, Anda harus mengetahui satu perbedaan penting antara analisis eksplorasi (exploratory analysis) dan analisis penjelasan (explanation analysis).

Ketika kita melakukan analisis eksplorasi, ibaratnya seperti kita berburu mutiara pada tiram. Kita mungkin harus membuka 100 tiram untuk menemukan 2 mutiara.

Ketika kita mengkomunikasikan analisis kita kepada audiens kita, maka kita perlu berada pada ruang penjelasan. Artinya, kita perlu memiliki sesuatu hal yang spesifik yang perlu kita jelaskan. Sebuah cerita spesifik yang ingin kita katakan. Bisa tentang 2 mutiara tersebut.

Terlalu sering kita salah dan berpikir tidak apa-apa untuk menunjukkan analisis eksplorasi—hanya menunjukkan data, 100 mutiara itu ketika kita sebenarnya harus meyampaikan penjelasan.

Hal tersebut adalah kesalahan yang dapat dipahami. Setelah melakukan seluruh analisis, kita mungkin tergoda untuk menunjukkan semua data kepada audiens kita sebagai bukti dari semua pekerjaan yang kita lakukan.

Kita mesti menahan keinginan kita untuk menunjukkan semua data. Dengan melakukan hal itu, maka kita akan membuat audiens kita untuk membuka kembali semua tiram. Berkosentrasilah pada mutiara, yaitu informasi yang perlu diketahui oleh audiens kita.

Oleh karena itu, kita mesti fokus pada analisis penjelasan.

Cole (2015) menjelaskan bahwa ketika Anda melakukan analisis penjelasan, maka ada tiga pertanyaan yang perlu Anda pikirkan sebelum Anda melakukan visualisasi data apapun atau membuat pesan presentasi Anda.

Mari kita bahas satu per satu ketiga pertanyaan tersebut.

Pertanyaan # 1 : Siapa.

Anda perlu mengetahui siapa yang menjadi audiens dari presentasi Anda. Adalah sangat penting untuk memiliki pemahaman yang baik siapa yang menjadi audiens Anda dan bagaimana mereka memandang Anda. Pemahaman ini dapat membantu Anda untuk mengidentifikasi kesamaan untuk memastikan mereka mendengarkan pesan presentasi Anda.

Semakin spesifik Anda mengetahui tentang audiens Anda, semakin baik posisi Anda untuk sukses dalam komunikasi. Hindari untuk menyatakan bahwa audiens Anda adalah audiens umum seperti pemangku kepentingan internal dan eksternal atau siapa saja yang mungkin tertarik.

Anda perlu mempersempit target audiens Anda. Terkadang hal ini berarti menciptakan komunikasi yang berbeda untuk audiens yang berbeda.

Mengidentifikasi pembuat keputusan adalah salah satu cara mempersempit target audiens Anda. Semakin banyak Anda tahu tentang audiens Anda, semakin baik posisi Anda untuk memahami bagaimana Anda berhubungan dengan mereka dan membentuk komunikasi yang akan memenuhi kebutuhan mereka dan Anda.

Adalah juga penting bagi Anda untuk memikirkan hubungan yang Anda miliki dengan audiens Anda dan bagaimana mereka memandang Anda. Apakah Anda baru pertama kali bertemu melalui komunikasi yang terjadi ? atau apakah Anda sudah memiliki hubungan yang kokoh ? Apakah mereka sudah mempercayai Anda sebagai ahli ? atau apakah Anda perlu membangun kredibilitas Anda di mata audiens Anda ?

Hal tersebut merupakan pertimbangan penting ketika menentukan bagaimana menyusun komunikasi Anda untuk bercerita dengan data.

Jika Anda perlu membangun kredibilitas dengan audiens Anda atau jika Anda mengetahui bahwa mereka sangat peduli dengan proses, maka Anda dapat menyusun cerita Anda dengan Anda pendekatan secara kronologis. Pendekatan ini dimulai dengan identifikasi masalah, mengumpulkan data untuk memahami situasi dengan lebih baik, menganalisis data, dan menghasilkan solusi. Berdasarkan hal itu, Anda dapat menyampaikan tindakan yang direkomendasikan.

Pendekatan lain dalam menyusun komunikasi Anda adalah dengan memulai dari akhir. Pendekatan ini dapat bekerja dengan baik jika Anda telah membangun kepercayaan dengan audiens Anda atau Anda tahu bahwa mereka lebih tertarik dengan lalu apa (so what) dan kurang tertarik bagaimana Anda sampai pada kesimpulan. Pendekatan dengan memulai dari akhir ini dimulai dengan ajakan untuk bertindak, yaitu apa yang Anda ingin audiens Anda perlu ketahui atau lakukan. Kemudian, dukung dengan cerita yang mendukungnya.

Pertanyaan # 2 : Apa.

Pertanyaan kedua adalah Anda perlu menanyakan “apa yang Anda ingin audiens Anda ketahui atau lakukan ? Intinya adalah Anda mesti memikirkan apa yang Anda komunikasikan relevan bagi audiens Anda dan membentuk sebuah pemahaman yang jelas mengapa mereka harus peduli mengenai apa yang Anda katakan.

Anda perlu selalu memikirkan apa yang audiens Anda ketahui atau lakukan. Jika Anda tidak dapat mengarikulasikannya secara ringkas, maka Anda perlu melakukan revisi mengenai apa yang perlu Anda sampaikan.

Hal itu sering kali menjadi hal yang tidak nyaman bagi banyak orang. Seringkali, ketidaknyamanan ini tampaknya didorong oleh keyakinan bahwa audiens Anda lebih tahu dari Anda sebagai presenter dan karena itu audiens Anda harus memilih apakah dan bagaimana untuk bertindak berdasarkan informasi yang disajikan. Asumsi ini tidak benar.

Jika Anda adalah orang yang menganalisis dan mengkomunikasikan data, maka Anda mungkin tahu hal yang terbaik. Anda adalah ahli dalam subyek tersebut. Hal ini menempatkan Anda pada posisi yang unik untuk menginterpretasikan data dan membantu mengarahkan audiens Anda untuk memahami dan mengambil tindakan.

Secara umum, Anda yang bercerita dengan data perlu mengambil sikap yang lebih percaya diri ketika menyampaikan rekomendasi berdasarkan analisis Anda. Hal ini akan terasa di luar zona nyaman Anda jika Anda belum terbiasa melakukannya.

Mulailah Anda melakukannya sekarang. Hal itu akan menjadi lebih mudah bagi Anda untuk bercerita dengan data seiring berjalannya waktu. Dan ketahuilah bahkan jika Anda menyoroti atau merekomendasikan hal yang salah, maka hal itu akan mendorong percakapan yang benar yang berfokus pada tindakan.

Ketika Anda benar-benar tidak tepat merekomendasikan suatu tindakan secara eksplisit, doronglah diskusi ke arah bagaimana menghasilkan tindakan dengan audiens Anda. Menyarankan langkah lebih lanjut yang memungkinkan bisa menjadi sebuah cara yang bagus untuk membuat percakapan berjalan, karena hal itu akan memberikan audiens Anda sesuatu untuk bereaksi dari pada memulai dengan sesuatu yang kosong.

Jika Anda hanya menyajikan data, maka hal itu mudah bagi audiens Anda untuk mengatakan, “oh itu menarik” dan beralih ke hal selanjutnya.

Akan tetapi, jika Anda meminta audiens Anda untuk mengambil suatu tindakan, maka audiens Anda harus membuat keputusan apakah akan memenuhinya atau tidak. Hal ini akan memunculkan reaksi yang lebih produktif dari audiens Anda yang dapat mengarahkan percakapan yang lebih produktif. Percakapan yang produktif tersebut tidak mungkin akan terjadi jika Anda tidak merekomendasikan suatu tindakan.

Selain itu, Anda perlu juga memperhatikan apa mekanisme atau metode yang Anda gunakan untuk bercerita dengan data untuk audiens Anda. Hal itu akan berimplikasi pada kendali yang Anda punyai bagaimana audiens akan mengambil informasi Anda dan tingkat rincian pesan yang perlu dieksplisitkan.

Ada tiga metode yang dapat Anda gunakan untuk bercerita dengan data.

Pertama, melalui presentasi. Dengan memberikan presentasi langsung, maka Anda sebagai penyaji mempunyai kontrol secara penuh. Anda dapat menentukan apa yang akan dilihat oleh audiens Anda dan kapan mereka akan melihatnya. Anda dapat menanggapi isyarat visual untuk mempercepat, memperlambat atau masuk ke pesan tertentu dengan lebih atau kurang rinci. Tidak perlu semua rincian disampaikan secara langsung, karena Anda ada disana dapat menjawab pertanyaan yang muncul selama presentasi. Anda harus mampu dan siap untuk meresponsnya apakah rincian itu ada dalam presentasi Anda atau tidak.

Kedua, dokumen tertulis atau email. Anda sebagai pembuat dokumen tertulis atau email kurang memiliki kendali. Dalam hal ini, audiens Anda memegang kendali bagaimana mereka mengkonsumsi informasi. Tingkat rincian informasi diperlukan disini karena Anda tidak berada bersama audiens Anda. Malahan, dokumen tertulis tersebut perlu secara langsung menangani lebih banyak potensi pertanyaan yang mungkin diajukan oleh audiens Anda.

Ketiga, slide yang dipaksa menjadi dokumen (slideument). Slideument adalah slide yang jarang digunakan untuk presentasi langsung dan lebih padat informasinya ketika audiens dibiarkan mengkonsumsinya sendiri. Slideument ditujukan bagi audiens dimana Anda tidak berada bersama audiens ketika mereka mengkonsumsi informasi yang Anda berikan.

Selain tindakan dan metode, Anda juga perlu mempertimbangan nada (tone) apa yang Anda ingin sampaikan dalam komunikasi Anda ? Apakah Anda ingin menyampaikan kesuksesan ? Apakah Anda mencoba membakar semangat audiens Anda untuk mendorong sebuah tindakan ? Apakah Anda menyampaikan secara ringan atau serius ?

Nada yang Anda sampaikan kepada audiens Anda akan memiliki implikasi pada isyarat visual yang Anda pilih untuk bercerita dengan data.

Pertanyaan # 3 : Bagaimana.

Akhirnya, setelah kita dapat dengan jelas mengartikulasikan siapa audiens kita dan apa yang perlu mereka ketahui atau lakukan, maka kita beralih ke data. Anda perlu mengajukan pertanyaan, “data apa yang tersedia yang akan membantu Anda untuk menjelaskan maksud Anda ?’. Data tersebut menjadi bukti pendukung dari cerita yang Anda bangun dan jelaskan.

Untuk memahami penerapan dari tiga pertanyaan tersebut, mari kita lihat contoh berikut ini.

Bayangkan Anda adalah seorang guru sains kelas empat SD. Anda baru saja menyelesaikan program percontohan kelas liburan sekolah yang memberikan anak-anak kelas empat SD tersebut mata pelajaran tentang sains.

Anda melakukan survei kepada anak-anak tersebut pada awal dan akhir program untuk memahami bagaimana persepsi terhadap sains berubah. Anda yakin bahwa data menunjukkan kisah sukses yang luar biasa. Anda ingin terus menawarkan program pembelajaran kelas liburan sekolah tentang sains di masa mendatang.

Mari kita mulai dengan mengidentifikasi siapa audiens kita. Ada sejumlah audiens potensial yang berbeda yang mungkin tertarik dengan informasi yang kita miliki, yaitu : orang tua siswa yang berpartisipasi dalam program, anak murid sendiri, guru lain yang mungkin berminat melakukan hal serupa atau komite anggaran yang mengendalikan dana yang kita butuhkan untuk melanjutkan program.

Anda dapat membayangkan bagaimana cerita yang Anda sampaikan kepada masing-masing audiens bisa berbeda. Penekanan cerita yang Anda sampaikan bisa berbeda. Ajakan untuk bertindak berbeda untuk masing-masing audiens. Data yang Anda tunjukkan juga dapat berbeda untuk masing-masing audiens.

Anda bisa bayangkan bagaimana, jika Anda membuat sebuah komunikasi yang dimaksudkan untuk mengatasi semua kebutuhan yang berbeda tersebut. maka kemungkinan Anda tidak akan tepat memenuhi kebutuhan audiens tunggal. Hal ini menggambarkan pentingnya mengidentifikasi audiens tertentu dan menyusun sebuah komunikasi dengan audiens tertentu dalam pikiran Anda.

Mari kita asumsikan dalam hal ini bahwa audiens yang ingin kita ajak berkomunikasi adalah komite anggaran yang dapat mengendalikan pendanaan yang kita perlukan untuk melanjutkan program.

Dengan menentukan komite anggaran sebagai audiens kita, maka kita telah menjawab pertanyaan tentang siapa.

Kemudian, kita perlu menjawab pertanyaan apa yang kita ingin komite anggaran untuk ketahui dan lakukan. Jika kita berbicara dengan komite anggaran, maka fokus yang perlu kita sampaikan adalah menunjukkan keberhasilan program dan meminta sejumlah anggaran tertentu untuk melanjutkan program pembelajaran sains untuk kelas liburan sekolah bagi anak kelas empat SD.

Setelah kita mengidentifikasi siapa audiens kita dan apa yang kita butuhkan dari mereka, maka selanjutnya kita dapat memikirkan data apa yang kita miliki atau yang perlu disediakan yang akan membuat audiens kita bertindak dari cerita yang akan kita sampaikan.

Kita dapat memanfaatkan data yang dikumpulkan melalui survei di awal dan akhir program untuk menggambarkan meningkatnya persepsi positif terhadap sains sebelum dan sesudah  program percontohan pembelajaran sains pada kelas liburan sekolah.

Mari kita ringkas siapa yang telah kita identifikasi sebagai audiens kita, apa yang kita inginkan mereka perlu ketahui dan lakukan, dan data yang diperlukan yang akan membantu kita menyusun cerita kita, yaitu :

  • Siapa : komite anggaran yang dapat menyetujui pendanaan untuk melanjutkan program pembelajaran sains untuk kelas liburan sekolah.
  • Apa : program pembelajaran sains untuk kelas liburan sekolah yang berhasil dan permintaan sejumlah anggaran tertentu untuk melanjutkan program.
  • Bagaimana : ilustrasikan keberhasilan program dengan data yang dikumpulkan melalui survei yang dilakukan sebelum dan sesudah program percontohan.

Demikianlah, 3 pertanyaan penting yang perlu Anda ketahui untuk memahami konteks dalam bercerita dengan data.

Ketika Anda masuk kepada analisis penjelasan, maka kemampuan untuk mengidentifikasi siapa yang menjadi audiens Anda, apa yang perlu mereka ketahui dan lakukan dan data apa yang diperlukan untuk menjelaskan cerita Anda adalah kemampuan yang perlu Anda bangun terus untuk menguasai bercerita dengan data.