4 Jenis Komunikasi Beracun Yang Perlu Anda Hindari dan Penangkalnya Untuk Membangun Komunikasi Yang Produktif

Anda tahu bahwa kata-kata yang Anda ucapkan dapat berdampak pada audiens atau partner bicara Anda.

Misalnya, Anda mengatakan kepada rekan kerja Anda, “Kamu selalu terlambat untuk menyampaikan laporan yang telah kita sepakati. Kamu tidak dapat diandalkan”.

Contoh komunikasi yang Anda lakukan itu disebut sebagai komunikasi beracun.

Kenapa disebut sebagai komunikasi beracun ?

Karena apa yang Anda sampaikan itu dapat menimbulkan konflik dalam hubungan Anda sebagai hubungan antar manusia. Kata-kata yang Anda sampaikan dapat menimbulkan sakit hati pada partner bicara Anda dan keretakan hubungan antara Anda dengan dia.

Semua hubungan, bahkan yang paling sukses sekalipun, memiliki konflik. Itu tidak bisa dihindari. Yang penting adalah bagaimana Anda dapat mengelola konflik yang dapat memprediksi keberhasilan atau kegagalan suatu hubungan.

Hal yang sangat penting dalam mengelola konflik secara efektif adalah mengidentifikasi komunikasi beracun dan menemukan penangkalnya.

Untungnya, Dr. John Gottman, Professor Psikologi dari University of Washington telah melakukan penelitian selama lebih dari 40 tahun dan mewancarai lebih dari 3000 pasangan yang menemukan indikator yang menyebabkan kerusakan dari suatu hubungan.

Sekalipun penelitian dari Dr John Gottman dilakukan pada pasangan suami istri, tetapi hasil penelitiannya dapat Anda terapkan ketika Anda melakukan komunikasi dengan partner bicara Anda.

Ada empat hal yang dapat merusak suatu hubungan yang masuk dalam kategori komunikasi beracun dan cara menangkalnya.

Mari kita bahas satu per satu sambil menikmati secangkir kopi yang hangat.

Jenis Komunikasi Beracun dan Penangkal # 1 : Kritikan dan Gunakan Permulaan Yang Lembut

Keluhan berfokus pada perilaku tertentu, tetapi kritikan menyerang karakter seseorang. Kritikan dicirikan dengan penggunaan pernyataan “Kamu”.

Pernyataan ‘Kamu’ seringkali terdengar kasar. Sering kali terdengar seperti “Kamu selalu ….” atau “Kamu tidak pernah ….” atau “Kamu tidak …”

Ketika pernyataan “Kamu” digunakan, sering kali pernyataan tersebut terasa seperti serangan terhadap kepribadian Anda. Misalnya, “Kamu sangat malas!” “Kamu bukan orang yang baik!” “Kamu tidak pernah memikirkan siapa pun kecuali dirimu sendiri. Kamu egois.” “Kamu selalu terlambat. Kamu sangat tidak pengertian.”

Penangkal kritikan adalah mengeluh tanpa menyalahkan dengan menggunakan permulaan yang lembut. Hindari mengatakan “Anda” yang dapat menunjukkan kesalahan. Sebaliknya, bicarakan perasaan Anda menggunakan pernyataan “Saya” dan ungkapkan apa yang Anda butuhkan dengan cara yang positif.

Sederhananya, pikirkan dua hal berikut untuk merumuskan permulaan yang lembut, yaitu Apa yang saya rasakan ? dan Apa yang saya butuhkan ?

Dr. John Gottman menyarankan format “Saya merasa (menyisipkan kata emosi) tentang (masukkan deskripsi situasi – bukan deskripsi partner bicara Anda), dan yang saya butuhkan adalah (masukkan permintaan tindakan).”

Contoh kritikan dan penangkalnya :

Kritikan : “Kamu malas menyelesaikan laporan penjualan ini”

Penangkal : “Saya merasa bahwa laporan penjualan ini tidak diselesaikan dengan tepat waktu. Yang saya butuhkan adalah agar kita berbicara tentang bagaimana dapat menyelesaikan laporan penjualan ini dengan lebih cepat”.

Perhatikan bahwa penawarnya dimulai dengan “Saya merasa,” mengarah kepada “Saya membutuhkan”, dan kemudian dengan hormat meminta untuk memenuhi kebutuhan itu. Tidak ada kesalahan atau kritikan yang mencegah diskusi meningkat menjadi argumen.

Jenis Komunikasi Beracun dan Penangkal # 2 : Pembelaan Diri dan Ambil Tanggung Jawab

Pembelaan diri (defensive) didefinisikan sebagai perlindungan diri dalam upaya menangkal serangan yang dirasakan. Banyak orang menjadi defensive ketika dikritik. Tetapi, masalahnya adalah bersikap defensive tidak pernah membantu menyelesaikan masalah yang dihadapi.

Pembelaan diri dapat dilakukan dalam dua cara.

Pertama, serangan balik. Menghadapi kritikan dengan kritikan balasan. Misalnya, partner bicara Anda berkata, “Analisis penjualan kamu banyak yang tidak benar”. Anda melakukan serangan balik dengan mengatakan, “Anda seharusnya dapat memberikan data yang benar”.

Kedua, mengambil sikap korban dengan nada cengeng. Misalnya, rekan Anda berkata, “Analisis penjualan kamu banyak yang tidak benar”. Anda meresponsnya dengan berkata dengan nada cengeng, “Itu tidak adil. Saya dapat data dari Anda baru kemarin sore. Padahal, untuk mendapat analisis yang benar, saya butuh 2 hari untuk mengerjakannya”

Sikap defensive adalah cara menyalahkan partner bicara Anda. Anda mengatakan bahwa masalahnya bukan aku, tetapi masalahnya adalah kamu. Akibatnya, masalah tidak terselesaikan dan konflik semakin meningkat. Penawarnya adalah menerima tanggung jawab, meskipun hanya untuk sebagian konflik.

Contoh pembelaan diri dan penangkalnya :

Pembelaan diri (defensive) : “Bukan salahku kalau analisis penjualan yang saya hasilkan tidak benar. Itu salahmu, karena kamu memberikan memberikan data yang tidak valid”.

Penangkal : “Saya tidak suka menghasilkan analisis penjualan yang tidak benar. Saya akan berupaya untuk memeriksa apakah data yang digunakan valid atau tidak”.

Dengan mengambil tanggung jawab atas sebagian konflik, yaitu memeriksa validitas data, maka komunikasi yang akan mencegah konflik dapat dihindari dengan mengakui peran masing-masing dalam konflik tersebut. Dari sini, Anda dan partner bicara Anda dapat bekerja menuju suatu kompromi.

Jenis Komunikasi Beracun dan Penangkal # 3 : Penghinaan dan Bangun Budaya Penghargaan dan Respek

Penghinaan muncul dalam pernyataan yang berasal dari posisi superioritas dari partner bicara. Beberapa contoh penghinaan termasuk sarkasme, sinisme, menyebut nama, memutar mata, mencibir, ejekan, dan humor yang tidak menyenangkan. Penghinaan itu merusak hubungan. Karena itu, penghinaan harus dihindari dengan segala cara.

Penangkal penghinaan adalah dengan membangun budaya penghargaan dan rasa hormat dalam hubungan Anda.

Ada beberapa cara untuk melakukannya. Salah satunya adalah melakukan hal-hal kecil dengan sering. Jika Anda secara teratur mengungkapkan penghargaan, dan rasa hormat untuk partner bicara, maka Anda akan menciptakan perspektif positif dalam hubungan Anda yang bertindak sebagai penyangga perasaan negatif. Semakin positif perasaan Anda, semakin kecil kemungkinan Anda akan merasa atau mengungkapkan penghinaan.

Cara lainnya adalah tentang “rasio ajaib 5:1” dari interaksi positif ke negatif yang harus dimiliki dalam sebuah hubungan agar berhasil. Jika Anda memiliki lima interaksi positif untuk setiap satu interaksi negatif, maka Anda melakukan setoran rutin ke rekening bank emosional partner bicara Anda yang dapat menjaga hubungan Anda tetap baik dengannya.

Contoh penghinaan dan penangkalnya :

Penghinaan: “Anda lupa lagi untuk menyerahkan laporan dengan tepat waktu ? Ugh. Kamu sangat malas” (Memutar mata).

Penangkal: “Saya mengerti bahwa Anda sibuk akhir-akhir ini, tetapi bisakah Anda ingat untuk menyampaikan laporan dengan tepat waktu. Saya sangat menghargainya ketika Anda melakukan hal itu”.

Penangkal disini bekerja dengan sangat baik, karena mengungkapkan pemahaman langsung.  Anda menunjukkan bagaimana partner bicara Anda terlambat menyerahkan laporan, bukan karena kemalasannya, tetapi karena kesibukannya. Anda tidak membuat pernyataan menghina tentang partner bicara Anda atau mengambil posisi superior terhadap partner bicara Anda.

Sebaliknya, penawar ini adalah permintaan dengan hormat dan diakhiri dengan pernyataan penghargaan.

Jenis Komunikasi Beracun dan Penangkal # 4 : Penutupan Diri dan Lakukan Penenangan Diri

Menutup diri (stonewalling) adalah ketika seseorang menarik diri sepenuhnya dari pembicaraan dan tidak lagi menanggapi partner bicaranya. Ini biasanya terjadi ketika Anda merasa kewalahan secara emosional, sehingga reaksi Anda adalah menutup diri, berhenti berbicara, dan melepaskan diri.

Pada titik ini, Anda tidak dapat berpikir secara rasional atau logis. Apapun yang dikatakan pada saat ini hanya akan merusak percakapan dan hubungan Anda.

Penangkal dari menutup diri (stonewalling) adalah menenangkan diri secara fisiologis. Ini adalah upaya untuk menenangkan diri sendiri dan mungkin memperlambat percakapan saat Anda melakukan pernafasan yang dalam. Anda dapat melakukan istirahat selama 20 hingga 40 menit dimana Anda dapat berjalan-jalan, mendengarkan musik, membaca, berolahraga, bermeditasi atau meluangkan waktu untuk berpikir tentang apa yang sebenarnya ingin Anda ungkapkan.

Setelah Anda tenang adalah sangat penting untuk terhubung kembali dengan partner bicara Anda. Anda tidak harus melanjutkan percakapan Anda. Anda hanya perlu terhubung kembali.

Anda bisa mengatakan sesuatu seperti, “Maaf saya perlu istirahat dulu. Bisakah kita melakukan percakapan itu lagi setelah kita selesai makan siang ?”.

Kuncinya adalah terhubung kembali, bukan menghindari percakapan. Terhubung kembali menunjukkan kesediaan Anda untuk terus mengupayakan perbaikan komunikasi dan hubungan.

Demikianlah, 4 jenis komunikasi beracun yang perlu Anda hindari dan penawarnya untuk membangun komunikasi yang produktif.

Pertama, Kritikan dan Gunakan Permulaan Yang Lembut.

Kedua, Pembelaan Diri dan Ambil Tanggung Jawab.

Ketiga, Penghinaan dan Bangun Budaya Penghargaan dan Respek.

Keempat, Penutupan Diri dan Lakukan Penenangan Diri.

Keempat komunikasi beracun itu merupakan vicious cycle alias siklus yang berkelanjutan. Kritikan Anda menimbulkan sikap defensif dari partner bicara Anda. Sikap defensif dia membuat dia memandang rendah Anda yang kemudian berlanjut pada silent treatment alias partner bicara Anda tidak bicara dengan Anda. 

Ketika Anda dan partner bicara Anda menggunakan 4 komunikasi beracun tersebut selama percakapan, maka konflik menjadi lebih memanas dan menyakitkan.

Sebaliknya, ketika Anda dan partner bicara Anda menggunakan penangkal sebagai gantinya, maka pembicaraan Anda menjadi lebih tenang dan partner bicara Anda merasa lebih terhubung di akhir pembicaraan. Oleh karena itu, gunakanlah penangkal tersebut dalam komunikasi agar Anda dapat mengelola konflik dalam komunikasi dengan partner bicara Anda.

Misalnya, segera setelah Anda mendapat kritikan atau penghinaan, maka ingatlah penawarnya. Waspadalah. Semakin Anda bisa menahan diri untuk melakukan 4 komunikasi beracun dan menggunakan penangkalnya sebagai gantinya, maka semakin besar kemungkinan Anda memiliki hubungan yang sehat dan bahagia dengan partner bicara Anda.

 

1 Struktur Komunikasi Jitu Yang Dapat Anda Gunakan Untuk 4 Situasi Komunikasi Yang Berbeda

Pernahkah Anda memperhatikan seseorang melakukan komunikasi dalam suatu situasi tertentu, misalnya memperkenalkan seseorang/sesuatu atau menjawab pertanyaan ?

Dalam aktivitas sehari-hari, tentu saja Anda tidak terlepas dari yang namanya komunikasi, namun seringkali tidak mudah untuk menyampaikan pesan Anda dengan jelas dalam situasi komunikasi tertentu. Apakah itu komunikasi untuk memperkenalkan seseorang/sesuatu sampai kepada menjawab pertanyaan.

Karena kesulitan tersebut, Anda tidak dapat menyampaikan pesan komunikasi Anda dengan mudah dimengerti. Akibatnya, audiens Anda tidak dapat menangkap maksud pembicaraan Anda dengan baik. Sehingga, tujuan Anda melakukan komunikasi tidak tercapai, karena sesungguhnya tujuan Anda melakukan komunikasi adalah agar audiens Anda dapat memahami pesan yang Anda sampaikan.

Prof. Matt Abrahams yang mengajarkan Komunikasi Strategik pada Sekolah Pascasarjana Bisnis di Stanford University dan Keterampilan Presentasi untuk Program Studi Berkelanjutan di Stanford University menjelaskan bahwa menerapkan struktur komunikasi dapat membantu membuat percakapan menjadi lebih efisien dan efektif.

Memanfaatkan struktur komunikasi adalah kunci untuk mengelola berbagai jenis komunikasi. Struktur komunikasi berfungsi sebagai pengarah untuk pesan Anda. Struktur komunikasi memungkinkan Anda untuk memulai pesan dari titik awal yang mudah, transisi, dan akhir yang jelas. Struktur komunikasi membantu Anda dalam menyusun pesan yang ringkas dan relevan. Informasi yang terstruktur lebih mudah diproses dan diingat oleh audiens Anda.

Berita baiknya, ada satu struktur komunikasi yang dapat Anda gunakan untuk 4 situasi komunikasi yang berbeda, yaitu : memperkenalkan seseorang/sesuatu, memulai percakapan kecil, memberikan umpan balik, dan menjawab pertanyaan.

Struktur komunikasi tersebut adalah : What ? So What ? Now What ?

Berikut ini uraian dari struktur komunikasi : What ? So What ? Now What ?

What ?

Pertama, tentukan atau jelaskan ide atau argumen utama Anda. Lakukan dengan cara yang jelas dan ringkas tanpa jargon (kata-kata teknis yang digunakan secara terbatas dalam bidang ilmu, profesi, atau kelompok tertentu). Tanyakan pada diri Anda, “Apa informasi penting yang perlu saya sampaikan ?”

So What ?

Bagian kedua ini membuat Anda berfokus pada relevansi ide atau argumen Anda yang berhubungan audiens Anda, yaitu manfaatnya untuk audiens Anda. Anda harus mempertimbangkannya dari perspektif audiens Anda. Ingat, jika Anda ingin memaksimalkan pesan komunikasi Anda untuk diingat, maka hal itu bukan tentang apa yang ingin Anda katakan, melainkan lebih banyak tentang apa yang perlu didengar audiens Anda. Katakan pada diri sendiri: “Intinya bagi audiens saya adalah …”

Now What ?

Terakhir, Anda menyoroti pikiran, perasaan, dan tindakan yang Anda inginkan agar dipegang atau dilakukan oleh audiens Anda. Berkatalah dengan jelas dan langsung yang ditujukan untuk menghilangkan makna pesan yang lebih dari satu penafsiran (ambigu). Perhatikan nada yang Anda gunakan untuk menyampaikan pesan tersebut, misalnya, urgensi, kepercayaan diri, kegembiraan, dan lain-lain yang secara langsung memengaruhi persepsi audiens tentang Anda dan pesan Anda.

Mari kita bahas penerapan struktur komunikasi What ? So What ? Now What ? pada 4 situasi komunikasi yang berbeda.

Situasi Komunikasi # 1 : Memperkenalkan Seseorang/Sesuatu

Memperkenalkan seseorang/sesuatu sering kali bertele-tele dan membingungkan. Menggunakan struktur ini dapat membantu Anda menjelaskan dan menetapkan ekspektasi untuk apa yang ingin Anda katakan selanjutnya.

Memperkenalkan seseorang :

  • What ? Saya merasa terhormat untuk memperkenalkan Dr. Imam yang hadir untuk mendiskusikan wawasannya tentang teori permainan.
  • So What ? Karyanya telah mengubah cara banyak orang membuat keputusan sehari-hari. Saya yakin Anda akan berpikir secara berbeda ketika Anda selesai mengikuti acara ini pada malam hari ini.
  • Now What ? Tanpa basa-basi, bergabunglah dengan saya untuk menyambut Dr. Imam.

Memperkenalkan sesuatu :

  • What ? Saya sangat senang memperkenalkan versi terbaru dari produk kami. Dalam rilis kali ini, kami telah menambahkan banyak peningkatan kegunaan dan meningkatkan kecepatannya dalam menyelesaikan pekerjaan.
  • So What ? Sekarang klien kami dapat lebih mudah menyelesaikan tugas mereka dan menghemat waktu dan uang.
  • Now What ? Jika Anda keluar dari sesi konferensi ini, maka cobalah produk kami ini.

Situasi Komunikasi # 2 : Memulai Percakapan Kecil

Banyak dari kita berjuang untuk terlibat dalam obrolan ringan terutama dengan orang yang tidak kita kenal dengan baik. Struktur ini dapat membantu Anda terlibat dan mempertahankan percakapan awal. Cukup gunakan tiga pertanyaan untuk membuat audiens Anda mengekspresikan dirinya.

  • What ? Apa yang Anda ketahui tentang upaya terbaru untuk mengurangi konsumsi energi ?
  • So What ? Menurut Anda, mengapa sangat penting untuk mengurangi energi ?
  • Now What ? Apa yang dapat Anda lakukan untuk membantu mengurangi penggunaan energi saya ?

Situasi Komunikasi # 3 : Memberikan Umpan Balik

Memberikan umpan balik yang membangun dapat memanfaatkan struktur ini. Misalnya, Anda memiliki rekan kerja yang gagal menyelesaikan laporannya tepat waktu.

  • What ? Saya melihat bahwa laporan Anda tidak dikirimkan dalam waktu yang telah kita sepakati.
  • So What ? Hal ini menempatkan kita pada posisi yang kurang menguntungkan dalam membicarakan usulan kita pada klien kita dan mungkin membahayakan pertemuan kita dengan klien kita.
  • Now What ? Saya ingin Anda menyelesaikan laporan ini besok pagi. Tolong beritahu saya apa yang bisa saya lakukan untuk membantu Anda.

Situasi Komunikasi # 4 : Menjawab Pertanyaan

Menjawab pertanyaan adalah peluang yang bagus untuk menerapkan struktur ini. Misalnya, bayangkan dalam wawancara kerja dimana Anda ditanya: “Mengapa Anda memenuhi syarat untuk pekerjaan ini?”

  • What ? Saya memiliki lebih dari 12 tahun pengalaman kerja dalam menghadapi pelanggan untuk mengatasi tantangan seperti bermigrasi ke sistem baru dan menerapkan proses baru.
  • So What ? Pengalaman ini akan membantu saya memberikan hasil yang berkualitas tinggi kepada pelanggan Anda, sekaligus membantu Anda menyederhanakan proses penerapannya.
  • Now What ? Saya senang Anda mendiskusikan kualifikasi saya dengan beberapa mantan klien saya.

Demikianlah, struktur komunikasi What ? So What ? Now What ? yang dapat Anda gunakan untuk 4 situasi komunikasi yang berbeda.

Pertama, memperkenalkan seseorang/sesuatu.

Kedua, memulai percakapan kecil.

Ketiga, memberikan umpan balik.

Keempat, menjawab pertanyaan.

Struktur Komunikasi : What ? So What ? Now What ? memberikan Anda cara untuk menyampaikan pesan dengan jelas, sehingga Anda dapat fokus pada rincian spesifik dari apa yang ingin Anda katakan. Dengan sering berlatih, maka Anda dapat belajar untuk mengelola rentetan situasi komunikasi yang Anda hadapi dengan menggunakan struktur komunikasi tersebut.

Apabila Anda menilai tulisan ini bermanfaat, mohon kiranya tulisan ini dapat disebarkan ke Grup WA atau Social Media yang Anda ikuti, agar semakin banyak orang yang mendapatkan manfaatnya.

Dan, jika Anda memiliki komentar atau pertanyaan, jangan sungkan untuk menuliskannya di kolom komentar di bawah ini.

Sharing knowledge for a better presentation/communication.

 

 

 

6 Bentuk Komunikasi Selain Penjelasan Yang Dapat Membantu Peningkatan Pemahaman Pesan Presentasi Untuk Audiens Anda

Kita kadang melakukan sesuatu seperti apa adanya. Misalnya, berlari. Kita berlari seperti apa adanya. Tetapi, pernahkah kita berpikir tentang bagaimana kita berlari ? Dan, apa yang perlu kita lakukan untuk berlari lebih baik ?

Seperti kegiatan lainnya, ada seni dan skill untuk berlari. Dan untuk mendapatkan apa yang kita inginkan, kita perlu mengetahui bagaimana berlari dengan benar.

Seperti berlari, dalam memberikan presentasi, kadang kita juga melakukannya seperti apa adanya. Sering kali, kita tidak berupaya untuk membuat audiens presentasi kita memahami apa yang kita sampaikan. Tentu dalam melakukan presentasi, niatnya adalah agar audiens mengerti apa yang kita sampaikan. Oleh karena itu, penjelasan (explanation) menjadi kata yang sangat penting dalam presentasi.

Karena penjelasan adalah suatu hal yang alami tentang bagaimana kita berkomunikasi, maka kita tidak pernah berpikir bahwa memberikan penjelasan adalah sebuah skill yang kita dapat perbaiki dan membuatnya bekerja untuk mencapai tujuan kita.

Dalam hal ini, berlari dan penjelasan mempunyai kesamaan, yaitu : kita mempunyai kemampuan untuk melakukannya; kita melakukannya dengan sering sehingga kita tidak pernah memikirnya; kita berpikir cara kita melakukannya adalah sesuatu yang normal; kita tidak pernah mempertimbangkan bahwa kita dapat memperbaiki cara kita melakukannya; perbaikan adalah sesuatu yang mungkin untuk dilakukan untuk menciptakan hasil yang positif.

Karena penjelasan adalah sebuah skill yang dapat kita perbaiki dan kita melakukannya pada hampir di setiap kehidupan kita, maka kita perlu memahami arti penjelasan dengan baik.

Mengapa kita perlu memahami arti penjelasan dengan baik ?

Penjelasan perlu didefinisikan dengan baik, karena definisi tersebut menciptakan suatu bentuk yang terstandar. Hanya dengan mendifinisikan standar dari penjelasan, maka kita dapat memperbaikinya.

Lee Lefever dalam bukunya yang berjudul The Art of Explanation : Making Your Ideas, Products, and Services Easier to Understand mengatakan bahwa penjelasan merupakan sebuah cara untuk mengkemas ide. Mengkemas ide adalah sebuah proses yang memerlukan seseorang mempresentasikan idenya untuk kebutuhan audiensnya. Tujuan dari penjelasan adalah untuk meningkatkan pemahaman dari audiens.

Selain penjelasan, Lee Lefever menyebutkan bahwa ada 6 bentuk komunikasi lain yang mempunyai peranan yang sangat penting untuk membantu peningkatan pemahaman audiens ketika Anda memberikan penjelasan kepada mereka.

Mari kita bedah satu per satu keenam bentuk komunikasi tersebut.

Bentuk Komunikasi # 1 : Deskripsi

Deskripsi adalah suatu bentuk komunikasi dengan maksud untuk membantu seseorang membayangkan sesuatu melalui kata-kata. Misalnya, jika Anda menggambarkan cangkir kopi, maka intensi Anda adalah memberikan rincian yang dapat membantu orang lain membayangkannya. Sebuah deskripsi dari cangkir kopi adalah putih, tinggi 10 cm, mempunyai pegangan setengah melingkar, dan terbuat dari keramik.

Bentuk Komunikasi # 2 : Definisi

Definisi adalah sebuah deskripsi yang tepat dari arti sesuatu. Sebuah definisi dimaksudkan untuk membuat lebih jelas apa arti dari sesuatu. Jika Anda mendefinisikan sebuah kata, maka Anda memberikan pernyataan yang dapat membantu orang lain untuk melihat arti yang tepat dari kata itu. Anda mungkin mendefinisikan kopi sebagai sebuah minuman yang terbuat dari biji tanaman kopi yang dipanggang dan digiling.

Bentuk Komunikasi # 3 : Instruksi

Instruksi adalah sebuah arahan atau perintah untuk melakukan sesuatu. Maksud dari instruksi adalah untuk membuat jelas apa yang diharapkan dan bagaimana memprosesnya. Jika Anda memberikan instruksi bagaimana membuat kopi, maka Anda menyampaikan proses atau urutan dari kejadian yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Instruksi dapat berkaitan dengan kalimat yang pendek seperti masukan penyaring ke dalam pembuat kopi. Tuangkan kopi ke dalam penyaring. Tuangkan air ke dalam  penampung pembuat kopi. Tekan tombol mulai (start).

Bentuk Komunikasi # 4 : Elaborasi

Elaborasi adalah presentasi informasi dengan rincian dengan maksud untuk memberikan gambaran yang komprehensif dari sebuah konsep, ide, teori dan lainnya. Jika Anda mengelaborasi konsep kunci dari produksi kopi, maka Anda akan mencoba untuk menjelaskan setiap rincian. Jika Anda menguraikan lebih lanjut (mengelaborasi) tentang perkebunan kopi, maka Anda menjelaskan kandungan spesifik dari tanah tempat kopi ditanam, cara menguji tanah, dan tingkat nitrogen yang akan menghasilkan produk yang terbaik untuk wilayah geografi tertentu.

Bentuk Komunikasi # 5 : Laporan

Laporan adalah komunikasi lisan atau tertulis dari suatu kejadian dan dimaksudkan untuk menyampaikan fakta dan rincian kepada orang lain. Jika Anda mengunjungi perkebunan kopi di Kolumbia, maka Anda akan melaporkan pengalaman Anda kesana. Ini bisa muncul dalam bentuk sebuah cerita atau artikel majalah seperti : Ketika saya tiba di perkebunan kopi, saya ditawari contoh dari produk terbaik mereka yang saya minum dengan nikmat. Perusahaan memanggang biji kopi dengan jarak 1,6 km dan saya dapat mencium bau biji kopi yang dipanggang di udara.

Bentuk Komunikasi # 6 : Ilustrasi

Ilustrasi adalah contoh yang berfungsi untuk menjelaskan sebuah ide. Maksud dari sebuah ilustrasi adalah untuk membantu membuat sebuah ide menjadi lebih konkrit dengan memberikan sebuah contoh. Anda dapat mengatakan bahwa ukuran perkebunan merupakan sebuah ilustrasi kekuatan perusahaan kopi dalam suatu wilayah.

Demikianlah, 6 bentuk komunikasi lain selain penjelasan yang dapat membantu Anda dalam menyampaikan pesan presentasi kepada audiens Anda. Pertama, deskripsi. Kedua, definisi. Ketiga, instruksi. Keempat, eloborasi. Kelima, laporan. Keenam, ilustrasi.

Keenam bentuk komunikasi tersebut mempunyai kontribusi dalam memberikan penjelasan yang baik kepada audiens Anda. Keenam bentuk komunikasi tersebut berkaitan dengan ide dan informasi yang ingin Anda sampaikan kepada audiens Anda. Penggunaannya dapat membantu peningkatan pemahaman audiens Anda ketika Anda memberikan penjelasan kepada mereka.

 

 

 

 

6 Elemen Yang Perlu Anda Ketahui Untuk Menyusun Pesan Presentasi Yang Mudah Dipahami Oleh Audiens Anda

Dalam melakukan presentasi, kadang kita melakukannya seperti apa adanya saja. Sering kali, kita tidak berupaya untuk membuat audiens presentasi kita memahami apa yang kita sampaikan.

Tentu dalam melalukan presentasi, niatnya adalah agar audiens mengerti apa yang kita sampaikan.

Oleh karena itu, penjelasan (explanation) menjadi kata yang sangat penting dalam presentasi.

Lee Lefever dalam bukunya yang berjudul The Art of Explanation : Making Your Ideas, Products, and Services Easier to Understand menyebutkan bahwa pejelasan (explanation) menggambarkan fakta dalam suatu cara yang dapat membuat audiens kita lebih memahami apa yang kita sampaikan. Tujuan dari penjelasan adalah untuk meningkatkan pemahaman dari audiens.

Lee Lefever juga mengatakan bahwa penjelasan merupakan sebuah cara untuk mengkemas ide. Mengkemas ide adalah sebuah proses yang memerlukan seseorang mempresentasikan idenya untuk kebutuhan audiensnya. Dan, karena setiap audiens dan ide berbeda, maka ada berbagai cara untuk mengkemas ide tersebut. Namun, pengemasan ide semuanya fokus pada beberapa elemen.

Ada 6 elemen yang diperlukan dalam mengkemas ide agar pesannya dapat mudah dipahami oleh audiens Anda.

Mari kita bahas satu per satu dari keenam elemen tersebut.

Elemen Pesan Presentasi Mudah Dipahami # 1 : Persetujuan

Persetujuan dilakukan melalui penyampaian pernyataan tentang gambaran besar yang semua orang menerimanya.

Idenya adalah memulai penyampaian pesan dengan membuat penerimaan (sense of agreement). Kita ingin audiens merasakan bahwa mereka setuju dengan pernyataan yang kita sampaikan dan yakin bahwa penjelasan pesan kita menuju arah yang mereka dapat pahami.

Persetujuan ini adalah ide tentang dimana Anda dapat mengatakan sesuatu seperti, “Kita semua setuju bahwa harga bahan bakar meningkat”.

Elemen Pesan Presentasi Mudah Dipahami # 2 : Konteks

Konteks merupakan elemen dari bahasa kita sehari-hari. Konteks adalah sebuah elemen penting yang membuat ide dan fakta lebih mudah dapat dipahami dan berguna. Konteks yang merupakan elemen dasar dari komunikasi memberikan sebuah tempat bagi orang-orang dan ide untuk bertemu bersama.

Jika diterapkan dengan benar, maka konteks akan memberikan ide Anda menjadi lebih hidup.

Kita sering mengabaikan untuk memasukkan konteks ketika kita membicarakan sebuah ide. Di dalam komunitas kita, jika kita membicarakan sebuah ide bisa jadi mereka sudah mengetahui. Misalnya, di dalam komunitas social media, maka rekan-rekan Anda sudah mengetahui tentang twitter. Tetapi, di luar komunitas tersebut, bisa jadi orang-orang yang Anda ajak bicara belum tentu mengetahuinya. Oleh karena itu, konteks menjadi hal yang sangat penting untuk Anda sampaikan agar ide Anda tentang twitter lebih mudah untuk dipahami.

Konteks menggerakkan point yang kita setujui kepada sesuatu yang lebih spesifik. Konteks memberikan audiens fondasi untuk penjelasan dan memberitahukan mereka mengapa ide tersebut penting bagi mereka. Sebagai contoh, jika dikaitkan dengan contoh yang telah disampaikan pada elemen persetujuan di atas, maka dalam hubungannya dengan konteks, Anda dapat mengatakan, “Lebih banyak pendapatan yang Anda peroleh dengan bekerja keras adalah untuk membayar biaya transportasi”.

Elemen Pesan Presentasi Mudah Dipahami # 3 : Cerita

Mengapa cerita diperlukan dalam penyampaian pesan presentasi ?

Karena pesan presentasi mengandung fakta yang dapat dijelaskan dengan lebih efektif dalam bentuk sebuah cerita.

Jika fakta memberikan cerita sebuah substansi, maka cerita memberikan fakta sebuah arti. Subtansi dan arti merupakan faktor yang sangat penting dalam penyampaian pesan presentasi. Akan tetapi, kita lebih mengandalkan pada penyampaian fakta (fact telling) dari pada kekuatan penyampaian cerita (storytelling).

Kita hidup dalam dunia fakta dan penyampaian fakta. Ide menggunakan penyampaian cerita dalam penjelasan pesan presentasi adalah untuk memasukan fakta dalam sebuah bentuk yang melibatkan pengalaman manusia. Memasukkan pengalaman manusia tersebut dapat membuat perbedaan yang besar dan mengundang audiens Anda untuk melihat pesan Anda dari persepektif yang baru yang lebih natural.

Cerita menerapkan penjelasan sebuah ide ke dalam sebuah narasi yang menunjukkan seseorang yang mengalami perubahan dalam perspektif dan emosi yang berkaitan perubahan tersebut. Contohnya yang dikaitkan dengan lanjutan contoh yang diberikan pada elemen no 1 dan 2 di atas adalah : “Temui Sely; ia seperti Anda. Sely membayar sangat banyak untuk bahan bakar. Sekarang, ia telah menemukan sebuah solusi dan ia merasa lebih baik. Naik bis merupakan solusi yang ia jalani. Tidakkah Anda ingin seperti Sely ?”.

Elemen Pesan Presentasi Mudah Dipahami # 4 : Koneksi

Koneksi sangat berguna dalam konteks penyampaian pesan kepada audiens Anda ketika Anda mencoba untuk membuat sebuah ide mudah untuk dipahami atau menunjukkan mengapa ide tersebut masuk akal, karena koneksi menjelaskan ide tersebut dari sesuatu yang telah audiens Anda ketahui.

Koneksi sering menemani cerita. Alat yang dapat digunakan untuk membuat koneksi adalah analogi. Analogi menghubungkan ide baru kepada sesuatu hal yang audiens Anda sudah kenal. Sebagai contoh sebagai lanjutan dari contoh pada elemen no 3 di atas, “Sely dapat melihat bahwa naik bis seperti multitasking (melakukan berbagai hal pada waktu yang sama), karena ia dapat bekerja dan berpergian pada waktu yang sama”.

Elemen Pesan Presentasi Mudah Dipahami # 5 : Deskripsi

Ketika audiens Anda sudah nyaman dengan sebuah konsep atau ide, mereka membutuhkan jenis lainnya dari penjelasan, yaitu deskripsi yang fokus pada “bagaimana” dari pada “mengapa”. Deskripsi adalah situasi dimana Anda memberikan obat dari suatu masalah yang dihadapi. Deskripsi mengatakan kepada audiens Anda bagaimana melakukan sesuatu.

Deskripsi merupakan komunikasi langsung yang lebih fokus pada “bagaimana” dibanding dengan “mengapa”. Contohnya sebagai kelanjutan contoh elemen no 4 di atas, “Sely menemukan bahwa ia dapat menghemat lebih dari Rp 300.000 per minggu dengan naik bis 3 kali seminggu.

Elemen Pesan Presentasi Mudah Dipahami # 6 : Kesimpulan

Kesimpulan menyarikan pengkemas ide dengan ringkasan yang telah dipelajari dan memberikan langkah lebih lanjut dengan fokus pada audiens. Sebagai contoh, “Selanjutnya ketika harga bahan bakar naik, ingat untuk menggunakan …”.

Demikianlah, 6 elemen yang perlu Anda ketahui untuk menyusun pesan  presentasi yang mudah dipahami oleh audiens Anda. Pertama, persetujuan. Kedua, konteks. Ketiga, cerita. Keempat, koneksi. Kelima, deskripsi. Keenam, kesimpulan.

Gunakanlah 6 elemen tersebut sebagai batu pijakan (stepping stones) dalam menjelaskan pesan presentasi kepada audiens Anda. Anda dapat membuat pesan presentasi Anda menjadi lebih hidup, mengundang audiens Anda untuk lebih peduli, dan memotivasi mereka untuk mempelajarinya lebih lanjut.

Dengan perpektif yang Anda miliki terkait pesan yang ingin Anda sampaikan, maka penggunaan 6 elemen tersebut dalam menjelaskan pesan presentasi akan membuatnya menjadi lebih efektif. Akibatnya, Anda dapat mengatasi tantangan komunikasi yang Anda miliki ketika menyampaikan pesan presentasi kepada audiens Anda.

 

 

 

 

 

 

3 Tips Sederhana Menyusun Pesan Presentasi Yang Mudah Dipahami Oleh Audiens Anda

Ada sebuah ungkapan yang mengatakan bahwa Content is the King. Konten adalah raja. Konten presentasi ini saya istilahkan dengan pesan presentasi.

Pesan presentasi ini adalah hal yang penting dan tidak bisa diabaikan.

Mengapa demikian ?

Coba Anda bayangkan ada seorang teman yang mengajak Anda untuk menghadiri sebuah seminar. Hal pertama yang akan Anda tanyakan adalah “Apakah isi presentasinya ?”. Hal ini menunjukkan bahwa konten atau pesan presentasi merupakan hal yang sangat penting bagi Anda untuk menghadiri seminar tersebut atau tidak.

Terkait dengan pesan presentasi ini, ketika saya memberikan webinar mengenai kiat sukses presentasi dan public speaking di hadapan dosen dan mahasiswa pascasarjana Universitas Negeri Semarang pada hari Sabtu tanggal 21 November 2020, ada sebuah pertanyaan yang sangat menarik dari salah seorang audiens.

Pertanyaannya adalah apakah ada tips yang dapat digunakan untuk menyusun pesan presentasi yang mudah dipahami oleh audiens ?

Berita baiknya, ada 3 tips yang dapat Anda gunakan untuk membuat pesan presentasi yang mudah dipahami oleh audiens Anda.

Mari kita bahas satu per satu dari ketiga tips tersebut.

Tips Menyusun Pesan Presentasi Mudah Dipahami # 1 : Kenali Audiens Presentasi Anda

Coba luangkan waktu Anda untuk mendapatkan informasi tentang audiens Anda. Cari tahu tentang background pendidikannya. Dengan mengetahui background pendidikannya, maka Anda dapat menggunakan bahasa yang sesuai ketika Anda menyampaikan pesan presentasi kepada mereka. Misalnya, jika Anda menyampaikan presentasi kepada anak SMA tentu bahasa yang Anda gunakan berbeda dengan penyampaian presentasi kepada dosen ataupun pegawai kantoran.

Selain itu, Anda juga perlu mengenali tingkat pengetahuan audiens Anda. Jika Anda memberikan presentasi kepada orang awam terkait bidang keahlian Anda yang mempunyai istilah-istilah tertentu yang sudah sangat Anda pahami, maka tentu Anda perlu menyesuaikan bahasa yang Anda gunakan dalam menyampaikan pesan presentasi Anda.

Dengan melakukan hal tersebut, maka Anda telah mempunyai mindset bahwa bahasa yang Anda gunakan harus sesuai dengan background pendidikan dan tingkat pengetahuan audiens Anda. Mindset tersebut perlu Anda miliki sedari awal ketika Anda melakukan persiapan dalam menyusun pesan presentasi agar pesan presentasi yang akan sampaikan dapat dengan mudah dipahami oleh audiens Anda.

Tips Menyusun Pesan Presentasi Mudah Dipahami # 2 : Susunlah Struktur Presentasi Anda

Apakah Anda pernah merasakan kebingungan yang dihadapi oleh audiens Anda ketika Anda memberikan presentasi ? Mereka bingung sampai dimana ya sekarang ini presentasi yang mereka dengarkan ? Apa kaitan antara slide yang baru disampaikan oleh Anda dengan slide  sebelumnya ? Sampai di akhir presentasi mereka juga masih bertanya, “Apa yang sebetulnya ingin disampaikan oleh Anda ?”

Jika audiens Anda mengalami hal tersebut, maka besar kemungkinan presentasi yang Anda susun tidak memiliki struktur presentasi yang baik.

Mengapa struktur presentasi atau cara pengorganisasian materi dari suatu presentasi itu sangat penting ?

Karena agar pesan presentasi bisa diterima dengan baik oleh audiens Anda. Untuk itu, maka pesan tersebut harus disajikan dengan runtut dan rasional.

Audiens harus mampu memahami runtutan cara berpikir Anda dan merasa bahwa apa yang Anda sampaikan adalah rasional.

Kory Kogon, Breck England, dan Julie Schmidt dalam bukunya Presentation Advantage: How to Inform and Persuade any Audience dan Jill Schiefelbein dalam bukunya Dynamic Communication : 27 Strategies to Grow, Lead & Manage Your Business menjelaskan bahwa ada 3 komponen struktur presentasi, yaitu :

Namun, saya menambahkan satu komponen lagi, yaitu transition (transisi).

Tips Menyusun Pesan Presentasi Mudah Dipahami # 3 : Gunakanlah Analogi Untuk Menyusun Pesan  Presentasi Anda

Lee Lefever dalam bukunya yang berjudul The Art of Explanation : Making Your Ideas, Products, and Services Easier to Understand menyebutkan bahwa penggunaan analogi adalah kunci untuk membuat ide yang Anda sampaikan mudah untuk dipahami oleh audiens Anda.

Lebih lanjut, Lee Lefever mengatakan bahwa analogi adalah sebuah pendekatan untuk memecahkan masalah komunikasi. Analogi menunjukkan sebuah hubungan antara dua ide untuk membuat sesuatu menjadi lebih jelas. Penekanannya adalah pada niat Anda untuk membuat sebuah hubungan antara sebuah ide yang baru bagi audiens Anda dengan ide yang mereka sudah ketahui.

David Pranata dalam bukunya Speak With Power menerangkan bahwa analogi adalah teknik menjelaskan dengan menggunakan hal atau konsep yang sudah diketahui sebelumnya oleh audiens. Bisa juga dikatakan kalau analogi ini adalah semacam perumpamaan. Audiens akan lebih mudah menerima suatu hal atau informasi baru jika Anda mengkaitkannya dengan konsep yang sudah ada di pikiran mereka sebelumnya.

Sebagai contoh, Anda memberikan presentasi mengenai fungsi hard disk kepada audiens yang benar-benar baru dalam dunia komputer. Akan lebih membantu jika Anda menggunakan analogi bahwa sebetulnya hard disk itu seperti sebuah gudang yang mana gudang merupakan konsep yang telah diketahui oleh audiens Anda.

Anda dapat menerangkan bahwa jika gudang yang disimpan adalah barang, maka hard disk yang disimpan adalah data. Dengan cara ini, maka audiens Anda akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik.

Demikianlah, 3 tips sederhana menyusun pesan presentasi yang mudah dipahami oleh audiens Anda.

Pertama, kenali audiens presentasi Anda.

Kedua, susunlah struktur presentasi Anda.

Ketiga, gunakanlah analogi untuk menyusun pesan presentasi Anda.

Terapkanlah 3 tips tersebut ketika Anda akan menyusun pesan presentasi. Sebagai dampaknya, Anda akan merasakan bahwa audiens presentasi Anda akan lebih mudah memahami apa yang Anda sampaikan kepada mereka.