6 Pelajaran Bercerita Dengan Data : Panduan Untuk Dosen, Mahasiswa, Analis, Pegawai Pemerintah dan Swasta Untuk Mengkomunikasikan Data Secara Efektif

Cole (2015) yang menulis buku “Storytelling with Data : a Data Visualization Guide for Business Professionals” menyampaikan bahwa grafik yang jelek bertebaran dimana-mana.

Salah satu contohnya yang dapat Anda lihat pada slide di bawah ini.

Jika Anda melihat grafik di atas, maka Anda akan sulit untuk memahami apa makna grafik di atas. Grafik tersebut hanya sekedar menampilkan data. Tidak memberikan sebuah informasi yang diharapkan mampu untuk menggerakkan seseorang, utamanya pengambil keputusan.

Slide di atas yang disajikan kepada audiens tidak mampu menjadi “sesuatu yang dicari” dan menguatkan pesan yang ingin disampaikan.

Anda mungkin banyak menemukan slide seperti di atas dalam aktivitas yang Anda jalankan sehari-hari. Apakah Anda sebagai dosen, mahasiswa, analis, pegawai pemerintah atau swasta.

Anda tentu tidak ingin menyajikan grafik yang buruk seperti itu. Tetapi, hal itu sering terjadi. Lagi dan lagi di setiap kantor, perguruan tinggi, perusahaan, industri dan oleh semua jenis orang. Hal itu juga terjadi di media. Tambahan pula, hal itu terjadi di tempat dimana Anda mengharapkan orang tahu lebih baik untuk menyajikan data menjadi informasi yang berharga bagi pengambilan keputusan.

Pertanyaannya adalah kenapa hal itu bisa terjadi ?

Cole (2015) menyebutkan bahwa hal itu terjadi, karena kita secara alami tidak pandai dalam bercerita dengan data.

Di sekolah, kita belajar banyak tentang bahasa dan matematika. Pada sisi bahasa, kita belajar bagaimana merangkai kata menjadi kalimat dan cerita. Sedangkan, dengan matematika, kita belajar memahami angka.

Tapi, jarang sekali aspek bahasa dan matematika secara bersama-sama kita kuasai. Tidak ada orang yang mengajari kita cara bercerita dengan angka. Semakin menambah tantangan yang kita hadapi adalah sangat sedikit orang yang mahir secara alami pada aspek bahasa dan matematika secara bersamaan.

Kurangnya ketrampilan ini membuat kita kurang siap untuk mengerjakan tugas penting dalam menyajikan data secara efektif. Teknologi yang kita miliki telah memungkinkan kita untuk mengumpulkan data dalam jumlah yang lebih besar dan banyak.

Keinginan yang berkembang untuk memahami semua data ini, sehingga kemampuan memvisualisasikan data dan menceritakan kisahnya adalah kunci untuk mengubahnya menjadi informasi yang dapat digunakan untuk mendorong pengambilan keputusan yang lebih baik.

Dengan tidak adanya keterampilan atau pelatihan dalam bidang ini, maka kita sering kali akhirnya mengandalkan alat yang kita gunakan seperti Excel untuk memahami praktik terbaik. Kemajuan teknologi, selain meningkatkan jumlah dan akses ke data, juga membuat alat bekerja dengan data.

Hampir semua orang dapat memasukkan beberapa data ke dalam aplikasi grafik, misalnya Excel dan membuat grafik.

Dan yang menakutkan, karena tanpa arah yang jelas untuk diikuti, maka niat dan upaya terbaik kita dapat membawa kita ke beberapa arah yang sangat buruk seperti : warna tampilan data yang tidak memiliki makna.

Sementara teknologi telah meningkatkan akses dan kemahiran agar alat yang kita gunakan dapat bekerja dengan data, namun masih ada kesenjangan dalam hal kemampuan. Anda dapat memasukkan beberapa data ke dalam Excel dan membuat grafik. Namun, bagi banyak orang, proses visualisasi data berakhir disana.

Hal ini dapat membuat cerita yang paling menarik benar-benar mengecewakan atau lebih buruk lagi sulit atau tidak mungkin untuk dipahami. Alat yang kita gunakan untuk mengolah data  tidak mampu menceritakan data tersebut.

Sesungguhnya, ada cerita di dalam data yang Anda miliki. Akan tetapi, alat pengolah data yang Anda gunakan tidak tahu apa cerita itu. Di situlah Anda sebagai analis atau komunikator informasi harus berupaya untuk menghidupkan cerita itu secara visual dan kontekstual.

Proses menghidupkan cerita secara visual dan kontekstual itulah yang menjadi fokus untuk Anda kuasai keahliannya.

Berikut ini adalah contoh slide (sebelum) dan (sesudah) yang dapat memberikan gambaran kepada Anda apa yang perlu Anda pelajari.

Slide (sebelum) di bawah ini hanya menunjukan data.

Sementara itu, slide (sesudah) di bawah ini bercerita dengan data.

Jika Anda perhatikan slide (sesudah) di atas, maka ada insight yang disajikan, yaitu “ada 2 karyawan yang berhenti pada bulan Mei. Kita hanya dapat menyelesaikan jumlah tiket yang masuk dalam dua bulan berikutnya, tetapi tidak mampu menyelesaikannya dengan peningkatan di bulan Agustus dan tidak dapat mengatasinya sejak saat itu”. Disamping itu, judul slide nya pun lebih menggerakan audiens untuk bertindak yang didukung oleh data yang disajikan dan insight yang dipaparkan.

Pelajaran yang Anda dapat Anda petik dari dua slide di atas—slide (sebelum) dan slide (sesudah) adalah Anda dapat merubah dari hanya menunjukan data menjadi bercerita dengan data.

Cole (2015) menjelaskan bahwa ada enam pelajaran yang perlu Anda perhatikan untuk bercerita dengan data.

Pelajaran # 1 : Memahami Konteks

Sebelum Anda memulai visualisasi, ada 3 pertanyaan yang mesti Anda jawab. Pertama, kepada siapa Anda ingin mengkomunikasikan data Anda. Kedua, bagaimana Anda mengkomunikasikannya. Ketiga, apa yang audiens Anda perlu ketahui dan lakukan. Selain itu, menerapkan konsep seperti : tiga menit cerita, ide besar (big idea), dan storyboarding juga menjadi hal yang penting untuk dilakukan untuk mengartikulasikan cerita Anda dan merencanakan pesan dan alur yang diinginkan.

Pelajaran # 2 : Memilih Tampilan Visual Yang Tepat

Apa cara terbaik untuk menunjukkan data yang Anda ingin komunikasikan ? Cole (2015) memperkenalkan tipe visual yang paling banyak digunakan untuk mengkomunikasikan data dalam tataran bisnis. Jenis visual spesifik yang diperkenalkan mencakup : teks yang sederhana, tabel, heatmap, grafik garis, slopegraph, diagram batang vertikal, diagram batang bertumpuk vertikal, waterfall chart, diagram batang horisonal, diagram batang bertumpuk horisontal dan square area graph. Disamping itu, Cole (2015) juga menjelaskan tampilan visual yang perlu dihindari seperti diagram lingkaran, diagram donat dan tiga dimensi.

Pelajaran # 3 : Menghilangkan Tampilan Yang Mengacaukan

Setiap elemen yang Anda tambahkan ke dalam slide akan mengambil beban kognitif (usaha mental yang harus dilakukan dalam memori Anda untuk memproses informasi yang diterima pada selang waktu tertentu) bagi audiens Anda. Itu berarti Anda harus memperhatikan dengan cermat elemen-elemen yang Anda perlu masukan ke dalam slide Anda. Anda perlu mengidentifikasi hal-hal yang dapat membebani otak audiens Anda untuk hal-hal yang mereka tidak perlu untuk memprosesnya.

Oleh karena itu, identifikasi dan hilangkan tampilan yang mengacaukan. Untuk itu, Anda perlu mengetahui Prinsip Gestalt dari Persepsi Visual dan bagaimana Anda dapat menerapkannya kepada tampilan visual seperti tabel dan grafik. Anda juga perlu mengetahui perataan (alignment), penggunaan white space, dan kontras sebagai komponen penting dari desain.

Pelajaran # 4 : Memfokuskan Perhatian Kemana Arah Yang Anda Inginkan

Mengetahui bagaimana orang melihat dan bagaimana Anda memanfaatkan hal itu sangat berguna ketika Anda membuat visualisasi. Untuk itu, Anda perlu mengetahui pembahasan mengenai pandangan dan memori yang dapat berguna untuk membingkai pentingnya atribut yang dapat mencari perhatian (preattentive attribute) seperti ukuran, warna dan posisi.

Atribut yang dapat mencari perhatian bisa digunakan secara strategik untuk membantu mengarahkan perhatian audiens Anda kemana Anda ingin mereka untuk berfokus. Selain itu, atribut yang dapat mencari perhatian bisa menciptakan hirarki visual untuk membantu mengarahkan audiens Anda melalui informasi yang Anda ingin komunikasikan dalam cara bagaimana Anda ingin mereka memprosesnya.

Pelajaran # 5 : Berpikir Seperti Seorang Designer

Bentuk mengikuti fungsi. Pepatah desain produk ini memiliki aplikasi yang jelas untuk komunikasi dengan data. Ketika masuk ke dalam bentuk dan fungsi untuk visualisasi data, maka pertama-tama kita perlu memikirkan apa yang kita ingin audiens kita dapat lakukan dengan data (fungsi) dan membuat visualisasi (bentuk) yang memungkinkan untuk melakukannya dengan mudah.

Terapkan keterjangkauan visual audiens Anda sebagai petunjuk untuk cara berinteraksi dengan komunikasi visual Anda seperti : soroti hal-hal yang penting, hilangkan gangguan, dan buat hierarki informasi visual. Jadikan desain Anda dapat dipahami dengan mudah dan manfaatkan teks untuk memberi label dan penjelasan. Tingkatkan toleransi audiens Anda terhadap masalah desain dengan membuat visual Anda menyenangkan secara estetika (keindahan). Bekerjalah untuk mendapatkan penerimaan audiens untuk desain visual Anda.

Pelajaran # 6 : Menjelaskan Sebuah Cerita

Konsep bercerita dapat Anda gunakan untuk mengkomunikasikan data. Buat cerita mulai dari awal (plot), tengah (twist), dan akhir yang jelas (ajakan untuk bertindak). Kerangka ini dapat Anda gunakan ketika Anda membangun presentasi bisnis. Manfaatkan konflik dan ketegangan untuk menarik dan mempertahankan perhatian audiens Anda. Pertimbangkan urutan dan cara menyampaikan narasi Anda.

Manfaatkan kekuatan pengulangan untuk membantu cerita Anda tetap diingat. Gunakan taktik seperti logika vertikal dan horisontal, storyboarding yang terbalik, dan cari perspektif baru untuk memastikan bahwa cerita Anda muncul dengan jelas dalam komunikasi Anda.

Demikianlah, 6 pelajaran bercerita dengan data yang dapat digunakan sebagai panduan bagi dosen, mahasiswa, analis dan pegawai pemerintah dan swasta untuk mengkomunikasikan data secara efektif.

Gunakanlah pelajaran tersebut untuk membuat cerita Anda jelas bagi audiens Anda. Bantu audiens Anda untuk menghasilkan pembuatan keputusan yang tepat dan motivasi audiens Anda untuk bertindak.

Anda jangan pernah lagi hanya menunjukan data. Akan tetapi, Anda harus menyajikan visualisasi data yang menghasilkan informasi yang mendorong audiens Anda untuk bertindak.

 

 

3 Manfaat Pertanyaan Untuk Persiapan dan Penyampaian Presentasi Bagi Anda

Kemampuan untuk mempersiapkan dan mempresentasikan ide-ide Anda dengan cara yang jelas, percaya diri, dan otentik dapat membuat perbedaan besar dalam kesuksesan bisnis dan pribadi Anda. Namun, banyak orang yang cemas dalam melakukan presentasi yang efektif.

Dari semua alat yang dapat digunakan oleh presenter untuk membuat presentasi yang efektif, maka pertanyaan adalah alat yang sangat berguna.

Pertanyaan yang digunakan dalam waktu yang tepat dapat menyelesaikan berbagai tugas komunikasi mulai dari membangun keterlibatan dengan audiens Anda hingga menenangkan kecemasan saat Anda berbicara.

Manfaatkanlah pertanyaan. Dan Anda bisa menjadi presenter yang lebih menarik dan percaya diri.

Ada 3 manfaat pertanyaan untuk persiapan dan penyampaian presentasi yang dapat Anda peroleh.

Mari kita bahas satu per satu.

Manfaat # 1 : Alat Untuk Menyiapkan Pesan Presentasi

Menggunakan pertanyaan dalam perencanaan presentasi akan membantu Anda menyusun isi atau pesan presentasi Anda dan bahkan meningkatkan penyampaian presentasi Anda.

Untuk menyusun isi presentasi tentu Anda perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh audiens Anda.

Maka, Anda dapat menanyakan pada diri Anda sebuah pertanyaan, “Apa yang ingin didengar oleh audiens dari saya ?”

Alih-alih melihat presentasi sebagai sebuah pertunjukan, maka anggaplah presentasi itu sebagai sebuah layanan untuk memenuhi kebutuhan audiens Anda. Hal ini akan mengalihkan perhatian dari Anda kepada audiens Anda.

Cara yang paling berguna untuk fokus pada audiens Anda adalah memulai dengan menanyakan pertanyaan sederhana kepada diri sendiri: “Apa yang perlu didengar audiens dari saya?”

Hal itu tidak hanya membantu Anda menyesuaikan pesan Anda dengan audiens Anda, tetapi juga mengingatkan Anda bahwa merekalah yang menjadi sorotan. Jadi, kegunaan pertanyaan merupakan pedoman bagi Anda saat Anda mempersiapkan presentasi Anda.

Selain itu, pertanyaan dapat Anda gunakan sebagai petunjuk untuk apa yang ingin Anda katakan. Misalnya, topik presentasi Anda tentang memberikan pinjaman kepada orang yang tidak mampu. Untuk membuat isi presentasi Anda, maka Anda dapat mengajukan tiga pertanyaan yang jawabannya menjadi pesan/isi dari presentasi Anda, yaitu :

  1. Mengapa Anda perlu memberikan pinjaman kepada orang yang tidak mampu ?
  2. Apa organisasi yang dapat membantu Anda memberikan pinjaman kepada orang yang tidak mampu ?
  3. Bagaimana Anda dapat memberikan pinjaman kepada orang yang tidak mampu ?

Dengan menggunakan pertanyaan dalam menyusun pesan/isi presentasi Anda, maka ada dua hal yang dapat Anda peroleh.

Pertama, penggunaan pertanyaan memungkinkan Anda untuk merasa lebih percaya diri karena Anda tahu jawaban atas pertanyaan Anda. Dan, Anda tidak perlu lagi khawatir karena Anda tahu harus berkata apa.

Kedua, Anda akan lebih komunikatif, karena Anda hanya menjawab pertanyaan yang sudah Anda siapkan jawabannya dan penyampaian percakapan sering kali lebih diingat oleh audiens.

Manfaat # 2 : Alat Untuk Melibatkan Audiens Anda

Hubungan dengan audiens adalah karakteristik utama yang membedakan presenter yang berkesan dari presenter yang biasa. Apakah audiens berpartisipasi dengan pembicara atau hanya mendengarkan pembicara ?

Pertanyaan memberikan cara yang bagus untuk mendorong keterlibatan audiens Anda.

Pertanyaan pada dasarnya bersifat dialogis. Keduanya bersifat dua arah. Anda bertanya dan audiens Anda merespons.

Ada tiga jenis pertanyaan yang dapat Anda gunakan untuk menarik perhatian audiens Anda, yaitu :

1.Pertanyaan retoris untuk membangun intrik. Mengajukan pertanyaan kepada audiens tentang sebuah efek, bukan pertanyaan yang Anda harapkan akan mereka jawab, akan mendorong mereka untuk memikirkan masalah tersebut.

Contoh: “Apakah Anda percaya bahwa perusahaan membuat robot lebah madu untuk menyerbuki tanaman di tempat dimana lebah sedang sekarat ?”

2. Pertanyaan polling membuat audiens menjadi bagian dari point Anda. Ketika meminta audiens Anda untuk menanggapi pertanyaan Anda, maka pastikan untuk memberi isyarat bagaimana Anda ingin mereka melakukannya, misalnya, model mengangkat tangan Anda saat Anda mengajukan pertanyaan Anda. 

Contoh: “Berapa banyak dari Anda yang pernah disengat lebah madu?”

3. Pertanyaan “Bagaimana jika ?”. Tanyakan tentang kemungkinan masa depan atau masa lalu sejarah dan seperti pertanyaan retoris, Anda mungkin tidak mengharapkan respons literal, tetapi Anda pasti memfokuskan perhatian audiens pada periode waktu yang Anda gambarkan.

Contoh: “Bagaimana jika semua tanaman diserbuki oleh robot lebah madu ?” Atau, “Bagaimana jika ilmu pengetahuan modern memungkinkan sayuran hasil rekayasa genetika menghasilkan lebih banyak panen?”

Manfaat # 3 : Alat Untuk Mengingatkan Pesan Presentasi Ketika Anda Blank

Apakah Anda pernah berada di tengah-tengah presentasi yang berjalan dengan baik dan tiba-tiba pikiran Anda benar-benar kosong tentang bagian selanjutnya dari presentasi Anda ?

Saat Anda berdiri disana dan mencoba mengingat apa yang akan Anda katakan selanjutnya, Anda dapat merasakan keheningan dan kecanggungan muncul di dalam ruangan.

Perasaan tersebut benar-benar mengerikan.

Bahkan, persiapan yang baik pun tidak menjamin bahwa Anda tidak akan melupakan point yang hendak Anda sampaikan.

Untuk mengingat point yang hendak Anda sampaikan selanjutnya, maka Anda dapat mengajukan pertanyaan kepada audiens Anda.

Misalnya, “Apa yang tampaknya yang menjadi point terpenting dari yang kita bicarakan dari presentasi hari ini ?”

Sebuah pertanyaan memungkinkan Anda untuk mengumpulkan pikiran Anda dan meningkatkan kepercayaan diri Anda karena Anda tahu jawabannya. Memberikan jawaban itu akan membuat Anda kembali ke alur pembicaraan Anda.

Demikianlah, 3 manfaat pertanyaan untuk persiapan dan penyampaian presentasi bagi Anda.

Pertama, alat untuk menyiapkan pesan presentasi.

Kedua, alat untuk melibatkan audiens Anda.

Ketiga, alat untuk mengingatkan pesan presentasi ketika Anda blank.

Saat Anda menghadapi persiapan dan penyampaian presentasi yang berikutnya, maka pertimbangkan untuk menggunakan alat komunikasi, yaitu : pertanyaan. Untuk hampir semua tugas yang perlu Anda lakukan dalam presentasi, maka penggunaan pertanyaan dapat menghasilkan manfaat bagi Anda dan audiens Anda.

3 Teknik + 1 Struktur Yang Dapat Anda Gunakan Untuk Memasukan Ide Anda Dalam Presentasi, Rapat Atau Percakapan

Anda mungkin pernah berada dalam situasi dimana Anda memiliki sesuatu yang penting untuk disampaikan di dalam presentasi, rapat atau percakapan, namun Anda tidak tahu bagaimana cara menyampaikan pemikiran Anda.

Bagaimana cara Anda mengutarakan ide Anda dalam presentasi, rapat atau percakapan tersebut ? Dan begitu Anda dapat melakukannya, bagaimana cara membuat ide tersebut menjadi jelas dan ringkas ?

Matt Abrahams seorang Professor yang mengajar mengenai Komunikasi Strategis di Stanford Graduate School of Business menjelaskan bahwa ada 3 teknik dan 1 struktur yang dapat Anda gunakan untuk memasukkan ide-ide Anda dalam percakapan, rapat, atau bahkan presentasi.

Mari kita bahas 3 teknik dan 1 struktur itu satu per satu.

Teknik # 1 : Melakukan Parafrase

Ketika seseorang berbicara dan Anda ingin berkontribusi, maka Anda cukup menyela dengan melakukan parafrase. Parafrase adalah alat untuk mendengarkan dan refleksi dimana Anda menyatakan kembali apa yang orang lain katakan dengan kata-kata Anda sendiri.

Parafrase adalah cara yang sopan untuk menyampaikan maksud Anda di dalam presentasi, rapat atau percakapan.

Tangkap sesuatu yang mereka katakan, tidak harus berupa parafrase besar yang Anda katakan seperti, “jadi yang Anda katakan adalah …”, tetapi Anda dapat langsung beralih ke topik tertentu.

Misalnya, ketika pembicara berkata tentang harga, maka Anda dapat melakukan parafrase dengan mengatakan, “Jadi, Anda ingin tahu tentang nilai produk kami”.

Setelah Anda bisa masuk dengan melakukan parafrase, maka selanjutnya Anda mulai menjelaskan dengan menggunakan struktur yang dibahas pada bagian selanjutnya.

Teknik # 2 : Mengajukan Pertanyaan.

Alat lainnya adalah dengan hanya mengajukan pertanyaan. Saat seseorang berbicara, Anda mungkin berkata, “Saya punya pertanyaan tentang hal itu.” Dan pertanyaan itu bisa berupa pertanyaan yang disajikan dengan cara yang sopan, perhatian, atau mungkin dengan cara yang lebih langsung. Jadi dalam mengajukan pertanyaan, maka nada yang Anda sampaikan menjadi hal yang sangat penting.

Pertanyaan pada dasarnya bersifat dialogis. Keduanya bersifat dua arah. Anda bertanya dan lawan bicara Anda meresponsnya.

Teknik # 3 : Memulai Dengan Emosi

Cara terakhir adalah memulai dengan emosi seperti, “Hal itu menjadi perhatian saya” atau “Saya senang.” Emosi itu memberi Anda izin untuk kemudian menindaklanjutinya.

Emosi itu mengikat. Orang lebih mudah mengingat pesan yang bermuatan emosional dari pada pesan berbasis fakta. Faktanya, ilmuwan modern menemukan bahwa respons emosional kita memiliki jalur yang cepat untuk masuk ke memori jangka panjang kita. Jadi bila memungkinkan, cobalah untuk membawa emosi ke dalam presentasi, rapat atau percakapan Anda baik dalam bentuk penyampaian Anda maupun konten itu sendiri.

Dengan melakukan parafrase, mengajukan pertanyaan, atau menyatakan emosi, maka Anda mempunyai pintu masuk ke dalam situasi komunikasi langsung atau virtual.

Setelah Anda memiliki pintu untuk masuk, maka Anda harus berkontribusi. Untuk berkontribusi dalam menyampaikan pesan Anda, maka Anda perlu menggunakan struktur.

Struktur # 1 : What, So What, Now What

Kita tahu dari pengalaman pribadi kita sendiri bahwa jika pesan kita tidak terstruktur dan berputar-putar, maka orang tidak akan dapat menangkap pesan yang kita sampaikan. Kita harus jelas dan ringkas dalam menyampaikan pesan. Cara agar kita menjadi jelas dan ringkas dalam menyampaikan pesan adalah dengan menggunakan struktur.

Struktur memberi kita tempat untuk memulai, mengakhiri dan menghubungkan ide-ide kita. Struktur yang dapat Anda gunakan untuk memberikan kontribusi dalam presentasi, rapat atau percakapan hanyalah tiga pertanyaan : Apa (what), jadi apa (so what), sekarang apa (now what).

Struktur ini memberi Anda panduan mengenai apa yang perlu Anda katakan. Anda mulai dengan Apa (what), yaitu : “Apa yang Anda akan bicarakan,” bisa jadi sebuah proses, produk, atau sudut pandang Anda.

Pertanyaan Jadi Apa (so what), maksudnya : “Mengapa penting” bagi orang yang Anda ajak bicara, mungkin kepada perusahaan, atau bahkan masyarakat pada umumnya.

Lalu, Sekarang Apa (now what) adalah apa yang ingin Anda lakukan selanjutnya bisa jadi item tindakan, pertemuan tindak lanjut, atau demonstrasi.

Apa (what), Jadi Apa (so what), Sekarang Apa (now what) adalah struktur pesan yang sangat baik yang jika Anda terus berlatih untuk menggunakannya, maka akan membuat Anda nyaman dengannya. Sehingga, Anda dapat benar-benar menyusun pesan Anda yang pada akhirnya pesan tersebut mudah dipahami oleh audiens Anda.

Demikianlah, 3 teknik dan 1 struktur yang dapat Anda gunakan untuk memasukan ide Anda pada saat presentasi, rapat atau percakapan.

Untuk berkontribusi dalam presentasi, rapat atau percakapan, maka Anda dapat masuk dengan menggunakan 3 teknik, yaitu parafrase, mengajukan pertanyaan, dan memulai dengan emosi. Setelah Anda masuk, maka Anda dapat menjelaskan ide Anda dengan menggunakan struktur pesan : What, So What, Now What.

Gunakanlah teknik-teknik tersebut untuk memasukkan ide-ide Anda serta rancangan pesan melalui struktur untuk membantu Anda menjadi lebih efektif dalam komunikasi Anda.

3 Langkah Menjawab Pertanyaan Yang Anda Tidak Mengetahui Jawabannya Atau Tidak Ingin Menjawabnya Pada Sesi Tanya Jawab Presentasi

 

Ketika Anda telah menyelesaikan presentasi Anda, maka tentu Anda akan menghadapi sesi tanya jawab. Dalam sesi tanya jawab itu, audiens Anda akan menanyakan beberapa pertanyaan yang mereka akan ajukan. Bisa jadi ada selusin audiens Anda yang mengangkat tangan untuk bertanya.

Ada beberapa pertanyaan dapat Anda jawab dengan mudah. Namun, ada juga kemungkinan beberapa pertanyaan yang Anda akui bahwa Anda tidak memiliki jawabannya atau tidak ingin menjawabnya. Itulah pertanyaan yang Anda takuti.

Pertanyaan-pertanyaan itu bisa terkait dengan fitur-fitur dalam rilis produk yang baru, waktu acara pendanaan seperti penawaran umum perdana (initial public offering/IPO), atau komentar pada beberapa acara yang layak diberitakan baru-baru ini yang merupakan topik yang hangat secara politik.

Dalam situasi seperti ini memberikan jawaban yang jelas dan langsung mungkin merugikan Anda dalam beberapa hal. Jadi pertanyaan sebenarnya adalah bagaimana Anda dapat menanggapi dengan cara yang dapat menjaga kredibilitas Anda dan memuaskan penanya.

Berita baiknya, Matt Abrahams yang merupakan seorang Professor yang mengajar di Sekolah Pascasarjana Bisnis Universitas Stanford dimana dia mengajar dua kelas yang sangat populer yang berhubungan dengan Komunikasi Strategis dan Presentasi Virtual yang Efektif menjelaskan bahwa ada 3 langkah yang dapat gunakan untuk menjawab pertanyaan tersebut.

Mari kita bahas ketiga langkah tersebut.

Langkah # 1 : Reframe

Saat dihadapkan dengan pertanyaan yang sulit, disarankan Anda mulai dengan memparafrasekan pertanyaan (mengungkapkan kembali pertanyaan) sebelum menjawab. Parafrase ini menegaskan bahwa Anda mendengar pertanyaan dengan benar, memvalidasi penanya, memberi Anda waktu untuk berpikir, dan memungkinkan Anda untuk mengubah pertanyaan agar Anda lebih mudah untuk menjawabnya.

Misalnya, bayangkan seorang calon klien yang penting bertanya kepada Anda tentang ketersediaan fitur tertentu dalam produk Anda yang Anda tahu tidak mungkin ada di masa mendatang. Parafrase pertanyaan yang mungkin Anda sampaikan, “Anda bertanya tentang peta jalan kami dan bagaimana kami memprioritaskan fitur produk kami.”

Parafrase ini memperluas pertanyaan, memberi Anda kesempatan untuk menetapkan visi yang lebih luas dan mungkin menyoroti fungsi yang berdekatan atau terkait dengan fitur yang dicari oleh prospek Anda. Pembingkaian ulang ini melalui parafrase memberi Anda cara untuk mengubah pertanyaan menjadi sesuatu yang lebih mudah diatur dan memungkinkan Anda memfokuskan kembali komunikasi Anda.

Langkah # 2 : Blame

Memberikan alasan yang sah untuk tidak menjawab pertanyaan secara langsung adalah alat lain untuk pertanyaan jenis ini.

Mengutip masalah hukum, pedoman peraturan, atau praktik masa lalu dapat menjadi alasan yang sah bagi Anda untuk tidak menanggapinya secara langsung.

Alternatifnya, Anda dapat menggunakan kebijakan yang ada yang melarang mengomentari pertanyaan seperti yang ditanyakan.

Terakhir, Anda dapat menyalahkan ketidakmampuan Anda untuk menanggapinya karena kurangnya informasi yang Anda miliki tentang topik tersebut. Misalnya, jika seseorang menanyakan pendapat Anda tentang arah baru pesaing, Anda dapat mengatakan bahwa Anda ingin melakukan penelitian yang lebih mendalam sebelumnya untuk memastikan tanggapan Anda benar.

Langkah # 3 : Explain

Dalam beberapa situasi, Anda dapat menyatakan bahwa Anda tidak dapat menjawab pertanyaan secara langsung, tetapi Anda dapat berbagi beberapa alasan atau kerangka kerja yang akan digunakan dalam menangani topik pertanyaan.

Misalnya, jika Anda bekerja untuk sebuah perusahaan dan ditanya tentang rencana IPO-nya, Anda dapat menjawab dengan mengatakan, “Pertanyaan Anda mengacu pada keputusan internal yang mungkin atau mungkin tidak kami buat, tetapi pilihan kami akan selalu didorong oleh keinginan kami untuk melayani klien, karyawan dan investor kami.”

Menjelaskan prinsip dibalik jawaban Anda memungkinkan Anda memenuhi kewajiban untuk menanggapi pertanyaan tanpa mengungkapkan informasi yang tidak ingin Anda bagikan.

Ketika Anda menghadapi pertanyaan yang Anda tidak mengetahui jawabannya atau tidak ingin menjawabnya, maka Anda dapat menggunakan 3 langkah tersebut.

Misalnya, Anda ditanya, “Kapan fitur ini akan dimasukan dalam produk Anda?”.

Penerapan 3 langkah tersebut adalah sebagai berikut :

Reframe : “Anda bertanya tentang proses prioritas fitur kami …”

Blame    : “Kami memiliki kebijakan perusahaan yang mencegah kami membicarakan tentang peta jalan produk kami.”

Explain  : “Meskipun saya tidak dapat membahas fitur spesifik tersebut, saya dapat memberi tahu Anda bahwa semua keputusan kami tentang fitur tersebut dipandu oleh kemudahan penggunaannya untuk klien kami.”

Demikianlah, 3 langkah menjawab pertanyaan yang Anda tidak mengetahui jawabannya atau tidak ingin menjawabnya.

Pertama, reframe.

Kedua, blame.

Ketiga, explain.

Dengan meluangkan waktu untuk berlatih menjawab pertanyaan sulit, maka Anda akan merasa lebih nyaman pada saat dihadapkan pada pertanyaan tersebut. Mulailah dengan melakukan latihan sebelum sesi tanya jawab :

  • Pikirkan tentang pertanyaan yang berpotensi menantang yang tidak dapat atau tidak ingin Anda jawab.
  • Identifikasi kemungkinan jalur pembingkaian ulang (parafrase). Contoh: Fitur adalah tentang prioritas peta jalan, harga tentang nilai, dan lain sebagainya.
  • Persiapkan alasan mengapa Anda tidak bisa atau tidak harus merespons. Contoh: Peraturan, mengikuti pedoman perusahaan, dan lain-lain.
  • Kumpulkan penjelasan untuk komentar Anda. Contoh: Pelanggan dan mitra yang menyenangkan akan selalu memandu pengambilan keputusan kita; kualitas adalah yang terpenting dalam segala hal yang kami lakukan, dan lain sebagainya.

Selanjutnya, berlatihlah menanggapi pertanyaan yang berpotensi menantang dengan suara yang lantang. Anda bahkan mungkin ingin merekam tanggapan Anda secara digital. Terakhir, validasi ide Anda dengan membagikan jawaban potensial Anda kepada kolega untuk memastikan konsistensi dan dukungan untuk pendekatan Anda.

Setelah Anda bersiap untuk jenis pertanyaan ini, maka Anda dapat mempertahankan ketenangan dan kredibilitas Anda sambil tetap menguasai ruangan selama sesi tanya jawab.

 

3 Teknik Jitu Yang Dapat Anda Gunakan Ketika Anda Tidak Dapat Menjawab Pertanyaan Audiens Pada Sesi Tanya Jawab Presentasi

Pada akhir sesi presentasi, biasanya seorang presenter mesti menghadapi sesi tanya jawab. Sesi ini bisa jadi merupakan sesi yang paling menegangkan bagi Anda sebagai seorang presenter.  

Mengapa ?

Alasannya adalah Anda kawatir karena ada kemungkinan Anda tidak memiliki jawaban atas apa yang ditanyakan oleh audiens Anda. Selain itu, Anda juga dapat mengalami kebingungan untuk menjawabnya karena Anda tidak tahu jawabannya.

Namun, jika Anda sukses melalui sesi tanya jawab ini dengan baik, maka sesi ini akan menjadi faktor pengungkit yang dapat meningkatkan kredibilitas Anda. Ketika Anda mampu menjawab pertanyaan dengan baik, maka audiens akan semakin percaya dengan kemampuan Anda.

Ada kalanya pada sesi tanya jawab ini, Anda mendapatkan pertanyaan yang Anda tidak tahu jawabannya. Ketika hal ini terjadi, maka disarankan adalah Anda jangan menjawab asal-asalan.

Tentunya Anda tidak ingin memberikan informasi yang keliru kepada si penanya atau yang lebih parah lagi diinterupsi oleh audiens lain yang mengetahui jawaban yang sesungguhnya. Akibatnya, kredibilitas Anda bisa runtuh dalam sesaat.

Berita baiknya, ada 3 teknik jitu yang dapat Anda gunakan ketika Anda tidak dapat menjawab pertanyaan audiens Anda.

Mari kita ulik ketiga teknik tersebut satu per satu.

Teknik Jitu # 1 : Delay

Jika Anda belum mengetahui jawaban pertanyaan dari audiens, maka Anda dapat menunda jawaban dari pertanyaan tersebut. Ketika Anda melakukan hal ini, maka Anda tidak akan kehilangan kredibilitas Anda. Karena sebagai seorang presenter, bisa jadi Anda tidak memiliki jawaban atas segala hal yang audiens Anda tanyakan.

Dalam menunda jawaban dari pertanyaan audiens, maka Anda dapat mengatakan hal ini.

Pertama, “Saya telah mengalokasikan waktu untuk pertanyaan Anda di akhir sesi ini, sehingga saya akan membahas ide Anda nanti.” Dengan menjawab seperti ini, maka Anda akan mempunyai waktu untuk memikirkan jawabannya. Dan Anda dapat menyampaikan jawabannya pada akhir sesi dari presentasi Anda.

Atau kedua, “Saya tidak dalam posisi untuk menjawabnya sekarang, tetapi saya akan menghubungi Anda akhir minggu ini.” Dan selanjutnya, Anda dapat meminta alamat email audiens yang bertanya tersebut dan akan mencari tahu jawabannya dan mengirimkan jawabannya melalui emailnya ketika jawaban sudah diperoleh. Jika Anda melakukan hal ini, maka pastikan bahwa Anda menepati janji dan mengirimkan jawabannya melalui email ketika Anda mendapatkan jawabannya.

Teknik Jitu # 2 : Deflect

Jika Anda belum mengetahui jawaban pertanyaan dari audiens, maka Anda dapat membelokan pertanyaan dengan menanyakan pertanyaan kembali kepada si penanya atau menanyakan kepada audiens lainnya apa yang mereka pikirkan tentang jawaban pertanyaan tersebut.

Dalam membelokan pertanyaan audiens, maka Anda bisa meresponsnya dengan mengatakan hal ini.

Pertama, “Itu pertanyaan yang menarik. Sebelum saya menjawab, saya ingin tahu : apa pendapat Anda tentang ini?”

Atau kedua, “Anda telah mengangkat poin penting disini. Apa yang Bapak/Ibu lainnya pikirkan tentang ini?”

Jika Anda meresponnya dengan cara kedua, maka Anda dapat meminta audiens Anda untuk membuat suatu kelompok yang terdiri dari 3-5 orang untuk mendiskusikan jawaban dari pertanyaan audiens. Setelah mereka mendiskusikan jawabannya, maka Anda dapat meminta salah seorang dari perwakilan kelompok untuk menyampaikan jawabannya di depan seluruh audiens.

Pada saat Anda meminta perwakilan kelompok untuk sharing jawabannya di depan seluruh audiens, maka Anda dapat memikirkan jawaban dari pertanyaan tersebut. Dan Anda dapat membuat kesimpulan dari jawaban yang di-sharingkan di depan seluruh audiens.

Intinya adalah Anda tidak perlu takut untuk menerima pertanyaan yang sulit dari setiap audiens, karena Anda dapat menyampaikannya kembali kepada audiens Anda.

Teknik Jitu # 3 : Dismiss

Jika pertanyaan audiens Anda tidak relevan dengan apa yang Anda jelaskan, maka Anda dapat mengatakannya bahwa Anda tidak dapat menjawabnya.

Dalam menolak untuk menjawab pertanyaan audiens tersebut, maka Anda dapat menjelaskannya dengan mengatakan hal ini.

Pertama, “Terima kasih atas pertanyaan Anda, tetapi saya tidak melihat bagaimana hal itu berhubungan dengan apa yang saya katakan.”

Atau kedua, “Saya tidak bermaksud terus terang, tapi menurut saya hal itu tidak relevan untuk diskusi kita hari ini.”

Selanjutnya, Anda dapat menyampaikan bahwa pertanyaan tersebut bisa ditanyakan kepada orang yang memang ahli di bidang tersebut. Jika Anda mengetahui orangnya, maka Anda dapat merekomendasikan orang yang ahli tersebut kepada si penanya.

Demikianlah, 3 teknik jitu yang dapat Anda gunakan pada saat Anda tidak dapat menjawab pertanyaan audiens Anda.

Pertama, delay.

Kedua, deflect.

Ketiga, dismiss.

Terkadang dalam sesi tanya jawab, Anda bisa mendapatkan pertanyaan yang sulit untuk dijawab. Ingatlah bahwa presentasi adalah proses dua arah dan penting untuk menunjukkan bahwa Anda juga belajar dari audiens Anda.

Jika dalam presentasi Anda tidak mengetahui jawaban atas pertanyaan yang diajukan oleh audiens Anda, maka Anda dapat menggunakan 3 teknik tersebut di atas. Ingatlah 3 D, yaitu delay, deflect, dan dismiss.