3 Manfaat Pertanyaan Untuk Persiapan dan Penyampaian Presentasi Bagi Anda

Kemampuan untuk mempersiapkan dan mempresentasikan ide-ide Anda dengan cara yang jelas, percaya diri, dan otentik dapat membuat perbedaan besar dalam kesuksesan bisnis dan pribadi Anda. Namun, banyak orang yang cemas dalam melakukan presentasi yang efektif.

Dari semua alat yang dapat digunakan oleh presenter untuk membuat presentasi yang efektif, maka pertanyaan adalah alat yang sangat berguna.

Pertanyaan yang digunakan dalam waktu yang tepat dapat menyelesaikan berbagai tugas komunikasi mulai dari membangun keterlibatan dengan audiens Anda hingga menenangkan kecemasan saat Anda berbicara.

Manfaatkanlah pertanyaan. Dan Anda bisa menjadi presenter yang lebih menarik dan percaya diri.

Ada 3 manfaat pertanyaan untuk persiapan dan penyampaian presentasi yang dapat Anda peroleh.

Mari kita bahas satu per satu.

Manfaat # 1 : Alat Untuk Menyiapkan Pesan Presentasi

Menggunakan pertanyaan dalam perencanaan presentasi akan membantu Anda menyusun isi atau pesan presentasi Anda dan bahkan meningkatkan penyampaian presentasi Anda.

Untuk menyusun isi presentasi tentu Anda perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh audiens Anda.

Maka, Anda dapat menanyakan pada diri Anda sebuah pertanyaan, “Apa yang ingin didengar oleh audiens dari saya ?”

Alih-alih melihat presentasi sebagai sebuah pertunjukan, maka anggaplah presentasi itu sebagai sebuah layanan untuk memenuhi kebutuhan audiens Anda. Hal ini akan mengalihkan perhatian dari Anda kepada audiens Anda.

Cara yang paling berguna untuk fokus pada audiens Anda adalah memulai dengan menanyakan pertanyaan sederhana kepada diri sendiri: “Apa yang perlu didengar audiens dari saya?”

Hal itu tidak hanya membantu Anda menyesuaikan pesan Anda dengan audiens Anda, tetapi juga mengingatkan Anda bahwa merekalah yang menjadi sorotan. Jadi, kegunaan pertanyaan merupakan pedoman bagi Anda saat Anda mempersiapkan presentasi Anda.

Selain itu, pertanyaan dapat Anda gunakan sebagai petunjuk untuk apa yang ingin Anda katakan. Misalnya, topik presentasi Anda tentang memberikan pinjaman kepada orang yang tidak mampu. Untuk membuat isi presentasi Anda, maka Anda dapat mengajukan tiga pertanyaan yang jawabannya menjadi pesan/isi dari presentasi Anda, yaitu :

  1. Mengapa Anda perlu memberikan pinjaman kepada orang yang tidak mampu ?
  2. Apa organisasi yang dapat membantu Anda memberikan pinjaman kepada orang yang tidak mampu ?
  3. Bagaimana Anda dapat memberikan pinjaman kepada orang yang tidak mampu ?

Dengan menggunakan pertanyaan dalam menyusun pesan/isi presentasi Anda, maka ada dua hal yang dapat Anda peroleh.

Pertama, penggunaan pertanyaan memungkinkan Anda untuk merasa lebih percaya diri karena Anda tahu jawaban atas pertanyaan Anda. Dan, Anda tidak perlu lagi khawatir karena Anda tahu harus berkata apa.

Kedua, Anda akan lebih komunikatif, karena Anda hanya menjawab pertanyaan yang sudah Anda siapkan jawabannya dan penyampaian percakapan sering kali lebih diingat oleh audiens.

Manfaat # 2 : Alat Untuk Melibatkan Audiens Anda

Hubungan dengan audiens adalah karakteristik utama yang membedakan presenter yang berkesan dari presenter yang biasa. Apakah audiens berpartisipasi dengan pembicara atau hanya mendengarkan pembicara ?

Pertanyaan memberikan cara yang bagus untuk mendorong keterlibatan audiens Anda.

Pertanyaan pada dasarnya bersifat dialogis. Keduanya bersifat dua arah. Anda bertanya dan audiens Anda merespons.

Ada tiga jenis pertanyaan yang dapat Anda gunakan untuk menarik perhatian audiens Anda, yaitu :

1.Pertanyaan retoris untuk membangun intrik. Mengajukan pertanyaan kepada audiens tentang sebuah efek, bukan pertanyaan yang Anda harapkan akan mereka jawab, akan mendorong mereka untuk memikirkan masalah tersebut.

Contoh: “Apakah Anda percaya bahwa perusahaan membuat robot lebah madu untuk menyerbuki tanaman di tempat dimana lebah sedang sekarat ?”

2. Pertanyaan polling membuat audiens menjadi bagian dari point Anda. Ketika meminta audiens Anda untuk menanggapi pertanyaan Anda, maka pastikan untuk memberi isyarat bagaimana Anda ingin mereka melakukannya, misalnya, model mengangkat tangan Anda saat Anda mengajukan pertanyaan Anda. 

Contoh: “Berapa banyak dari Anda yang pernah disengat lebah madu?”

3. Pertanyaan “Bagaimana jika ?”. Tanyakan tentang kemungkinan masa depan atau masa lalu sejarah dan seperti pertanyaan retoris, Anda mungkin tidak mengharapkan respons literal, tetapi Anda pasti memfokuskan perhatian audiens pada periode waktu yang Anda gambarkan.

Contoh: “Bagaimana jika semua tanaman diserbuki oleh robot lebah madu ?” Atau, “Bagaimana jika ilmu pengetahuan modern memungkinkan sayuran hasil rekayasa genetika menghasilkan lebih banyak panen?”

Manfaat # 3 : Alat Untuk Mengingatkan Pesan Presentasi Ketika Anda Blank

Apakah Anda pernah berada di tengah-tengah presentasi yang berjalan dengan baik dan tiba-tiba pikiran Anda benar-benar kosong tentang bagian selanjutnya dari presentasi Anda ?

Saat Anda berdiri disana dan mencoba mengingat apa yang akan Anda katakan selanjutnya, Anda dapat merasakan keheningan dan kecanggungan muncul di dalam ruangan.

Perasaan tersebut benar-benar mengerikan.

Bahkan, persiapan yang baik pun tidak menjamin bahwa Anda tidak akan melupakan point yang hendak Anda sampaikan.

Untuk mengingat point yang hendak Anda sampaikan selanjutnya, maka Anda dapat mengajukan pertanyaan kepada audiens Anda.

Misalnya, “Apa yang tampaknya yang menjadi point terpenting dari yang kita bicarakan dari presentasi hari ini ?”

Sebuah pertanyaan memungkinkan Anda untuk mengumpulkan pikiran Anda dan meningkatkan kepercayaan diri Anda karena Anda tahu jawabannya. Memberikan jawaban itu akan membuat Anda kembali ke alur pembicaraan Anda.

Demikianlah, 3 manfaat pertanyaan untuk persiapan dan penyampaian presentasi bagi Anda.

Pertama, alat untuk menyiapkan pesan presentasi.

Kedua, alat untuk melibatkan audiens Anda.

Ketiga, alat untuk mengingatkan pesan presentasi ketika Anda blank.

Saat Anda menghadapi persiapan dan penyampaian presentasi yang berikutnya, maka pertimbangkan untuk menggunakan alat komunikasi, yaitu : pertanyaan. Untuk hampir semua tugas yang perlu Anda lakukan dalam presentasi, maka penggunaan pertanyaan dapat menghasilkan manfaat bagi Anda dan audiens Anda.

3 Teknik + 1 Struktur Yang Dapat Anda Gunakan Untuk Memasukan Ide Anda Dalam Presentasi, Rapat Atau Percakapan

Anda mungkin pernah berada dalam situasi dimana Anda memiliki sesuatu yang penting untuk disampaikan di dalam presentasi, rapat atau percakapan, namun Anda tidak tahu bagaimana cara menyampaikan pemikiran Anda.

Bagaimana cara Anda mengutarakan ide Anda dalam presentasi, rapat atau percakapan tersebut ? Dan begitu Anda dapat melakukannya, bagaimana cara membuat ide tersebut menjadi jelas dan ringkas ?

Matt Abrahams seorang Professor yang mengajar mengenai Komunikasi Strategis di Stanford Graduate School of Business menjelaskan bahwa ada 3 teknik dan 1 struktur yang dapat Anda gunakan untuk memasukkan ide-ide Anda dalam percakapan, rapat, atau bahkan presentasi.

Mari kita bahas 3 teknik dan 1 struktur itu satu per satu.

Teknik # 1 : Melakukan Parafrase

Ketika seseorang berbicara dan Anda ingin berkontribusi, maka Anda cukup menyela dengan melakukan parafrase. Parafrase adalah alat untuk mendengarkan dan refleksi dimana Anda menyatakan kembali apa yang orang lain katakan dengan kata-kata Anda sendiri.

Parafrase adalah cara yang sopan untuk menyampaikan maksud Anda di dalam presentasi, rapat atau percakapan.

Tangkap sesuatu yang mereka katakan, tidak harus berupa parafrase besar yang Anda katakan seperti, “jadi yang Anda katakan adalah …”, tetapi Anda dapat langsung beralih ke topik tertentu.

Misalnya, ketika pembicara berkata tentang harga, maka Anda dapat melakukan parafrase dengan mengatakan, “Jadi, Anda ingin tahu tentang nilai produk kami”.

Setelah Anda bisa masuk dengan melakukan parafrase, maka selanjutnya Anda mulai menjelaskan dengan menggunakan struktur yang dibahas pada bagian selanjutnya.

Teknik # 2 : Mengajukan Pertanyaan.

Alat lainnya adalah dengan hanya mengajukan pertanyaan. Saat seseorang berbicara, Anda mungkin berkata, “Saya punya pertanyaan tentang hal itu.” Dan pertanyaan itu bisa berupa pertanyaan yang disajikan dengan cara yang sopan, perhatian, atau mungkin dengan cara yang lebih langsung. Jadi dalam mengajukan pertanyaan, maka nada yang Anda sampaikan menjadi hal yang sangat penting.

Pertanyaan pada dasarnya bersifat dialogis. Keduanya bersifat dua arah. Anda bertanya dan lawan bicara Anda meresponsnya.

Teknik # 3 : Memulai Dengan Emosi

Cara terakhir adalah memulai dengan emosi seperti, “Hal itu menjadi perhatian saya” atau “Saya senang.” Emosi itu memberi Anda izin untuk kemudian menindaklanjutinya.

Emosi itu mengikat. Orang lebih mudah mengingat pesan yang bermuatan emosional dari pada pesan berbasis fakta. Faktanya, ilmuwan modern menemukan bahwa respons emosional kita memiliki jalur yang cepat untuk masuk ke memori jangka panjang kita. Jadi bila memungkinkan, cobalah untuk membawa emosi ke dalam presentasi, rapat atau percakapan Anda baik dalam bentuk penyampaian Anda maupun konten itu sendiri.

Dengan melakukan parafrase, mengajukan pertanyaan, atau menyatakan emosi, maka Anda mempunyai pintu masuk ke dalam situasi komunikasi langsung atau virtual.

Setelah Anda memiliki pintu untuk masuk, maka Anda harus berkontribusi. Untuk berkontribusi dalam menyampaikan pesan Anda, maka Anda perlu menggunakan struktur.

Struktur # 1 : What, So What, Now What

Kita tahu dari pengalaman pribadi kita sendiri bahwa jika pesan kita tidak terstruktur dan berputar-putar, maka orang tidak akan dapat menangkap pesan yang kita sampaikan. Kita harus jelas dan ringkas dalam menyampaikan pesan. Cara agar kita menjadi jelas dan ringkas dalam menyampaikan pesan adalah dengan menggunakan struktur.

Struktur memberi kita tempat untuk memulai, mengakhiri dan menghubungkan ide-ide kita. Struktur yang dapat Anda gunakan untuk memberikan kontribusi dalam presentasi, rapat atau percakapan hanyalah tiga pertanyaan : Apa (what), jadi apa (so what), sekarang apa (now what).

Struktur ini memberi Anda panduan mengenai apa yang perlu Anda katakan. Anda mulai dengan Apa (what), yaitu : “Apa yang Anda akan bicarakan,” bisa jadi sebuah proses, produk, atau sudut pandang Anda.

Pertanyaan Jadi Apa (so what), maksudnya : “Mengapa penting” bagi orang yang Anda ajak bicara, mungkin kepada perusahaan, atau bahkan masyarakat pada umumnya.

Lalu, Sekarang Apa (now what) adalah apa yang ingin Anda lakukan selanjutnya bisa jadi item tindakan, pertemuan tindak lanjut, atau demonstrasi.

Apa (what), Jadi Apa (so what), Sekarang Apa (now what) adalah struktur pesan yang sangat baik yang jika Anda terus berlatih untuk menggunakannya, maka akan membuat Anda nyaman dengannya. Sehingga, Anda dapat benar-benar menyusun pesan Anda yang pada akhirnya pesan tersebut mudah dipahami oleh audiens Anda.

Demikianlah, 3 teknik dan 1 struktur yang dapat Anda gunakan untuk memasukan ide Anda pada saat presentasi, rapat atau percakapan.

Untuk berkontribusi dalam presentasi, rapat atau percakapan, maka Anda dapat masuk dengan menggunakan 3 teknik, yaitu parafrase, mengajukan pertanyaan, dan memulai dengan emosi. Setelah Anda masuk, maka Anda dapat menjelaskan ide Anda dengan menggunakan struktur pesan : What, So What, Now What.

Gunakanlah teknik-teknik tersebut untuk memasukkan ide-ide Anda serta rancangan pesan melalui struktur untuk membantu Anda menjadi lebih efektif dalam komunikasi Anda.

3 Langkah Menjawab Pertanyaan Yang Anda Tidak Mengetahui Jawabannya Atau Tidak Ingin Menjawabnya Pada Sesi Tanya Jawab Presentasi

 

Ketika Anda telah menyelesaikan presentasi Anda, maka tentu Anda akan menghadapi sesi tanya jawab. Dalam sesi tanya jawab itu, audiens Anda akan menanyakan beberapa pertanyaan yang mereka akan ajukan. Bisa jadi ada selusin audiens Anda yang mengangkat tangan untuk bertanya.

Ada beberapa pertanyaan dapat Anda jawab dengan mudah. Namun, ada juga kemungkinan beberapa pertanyaan yang Anda akui bahwa Anda tidak memiliki jawabannya atau tidak ingin menjawabnya. Itulah pertanyaan yang Anda takuti.

Pertanyaan-pertanyaan itu bisa terkait dengan fitur-fitur dalam rilis produk yang baru, waktu acara pendanaan seperti penawaran umum perdana (initial public offering/IPO), atau komentar pada beberapa acara yang layak diberitakan baru-baru ini yang merupakan topik yang hangat secara politik.

Dalam situasi seperti ini memberikan jawaban yang jelas dan langsung mungkin merugikan Anda dalam beberapa hal. Jadi pertanyaan sebenarnya adalah bagaimana Anda dapat menanggapi dengan cara yang dapat menjaga kredibilitas Anda dan memuaskan penanya.

Berita baiknya, Matt Abrahams yang merupakan seorang Professor yang mengajar di Sekolah Pascasarjana Bisnis Universitas Stanford dimana dia mengajar dua kelas yang sangat populer yang berhubungan dengan Komunikasi Strategis dan Presentasi Virtual yang Efektif menjelaskan bahwa ada 3 langkah yang dapat gunakan untuk menjawab pertanyaan tersebut.

Mari kita bahas ketiga langkah tersebut.

Langkah # 1 : Reframe

Saat dihadapkan dengan pertanyaan yang sulit, disarankan Anda mulai dengan memparafrasekan pertanyaan (mengungkapkan kembali pertanyaan) sebelum menjawab. Parafrase ini menegaskan bahwa Anda mendengar pertanyaan dengan benar, memvalidasi penanya, memberi Anda waktu untuk berpikir, dan memungkinkan Anda untuk mengubah pertanyaan agar Anda lebih mudah untuk menjawabnya.

Misalnya, bayangkan seorang calon klien yang penting bertanya kepada Anda tentang ketersediaan fitur tertentu dalam produk Anda yang Anda tahu tidak mungkin ada di masa mendatang. Parafrase pertanyaan yang mungkin Anda sampaikan, “Anda bertanya tentang peta jalan kami dan bagaimana kami memprioritaskan fitur produk kami.”

Parafrase ini memperluas pertanyaan, memberi Anda kesempatan untuk menetapkan visi yang lebih luas dan mungkin menyoroti fungsi yang berdekatan atau terkait dengan fitur yang dicari oleh prospek Anda. Pembingkaian ulang ini melalui parafrase memberi Anda cara untuk mengubah pertanyaan menjadi sesuatu yang lebih mudah diatur dan memungkinkan Anda memfokuskan kembali komunikasi Anda.

Langkah # 2 : Blame

Memberikan alasan yang sah untuk tidak menjawab pertanyaan secara langsung adalah alat lain untuk pertanyaan jenis ini.

Mengutip masalah hukum, pedoman peraturan, atau praktik masa lalu dapat menjadi alasan yang sah bagi Anda untuk tidak menanggapinya secara langsung.

Alternatifnya, Anda dapat menggunakan kebijakan yang ada yang melarang mengomentari pertanyaan seperti yang ditanyakan.

Terakhir, Anda dapat menyalahkan ketidakmampuan Anda untuk menanggapinya karena kurangnya informasi yang Anda miliki tentang topik tersebut. Misalnya, jika seseorang menanyakan pendapat Anda tentang arah baru pesaing, Anda dapat mengatakan bahwa Anda ingin melakukan penelitian yang lebih mendalam sebelumnya untuk memastikan tanggapan Anda benar.

Langkah # 3 : Explain

Dalam beberapa situasi, Anda dapat menyatakan bahwa Anda tidak dapat menjawab pertanyaan secara langsung, tetapi Anda dapat berbagi beberapa alasan atau kerangka kerja yang akan digunakan dalam menangani topik pertanyaan.

Misalnya, jika Anda bekerja untuk sebuah perusahaan dan ditanya tentang rencana IPO-nya, Anda dapat menjawab dengan mengatakan, “Pertanyaan Anda mengacu pada keputusan internal yang mungkin atau mungkin tidak kami buat, tetapi pilihan kami akan selalu didorong oleh keinginan kami untuk melayani klien, karyawan dan investor kami.”

Menjelaskan prinsip dibalik jawaban Anda memungkinkan Anda memenuhi kewajiban untuk menanggapi pertanyaan tanpa mengungkapkan informasi yang tidak ingin Anda bagikan.

Ketika Anda menghadapi pertanyaan yang Anda tidak mengetahui jawabannya atau tidak ingin menjawabnya, maka Anda dapat menggunakan 3 langkah tersebut.

Misalnya, Anda ditanya, “Kapan fitur ini akan dimasukan dalam produk Anda?”.

Penerapan 3 langkah tersebut adalah sebagai berikut :

Reframe : “Anda bertanya tentang proses prioritas fitur kami …”

Blame    : “Kami memiliki kebijakan perusahaan yang mencegah kami membicarakan tentang peta jalan produk kami.”

Explain  : “Meskipun saya tidak dapat membahas fitur spesifik tersebut, saya dapat memberi tahu Anda bahwa semua keputusan kami tentang fitur tersebut dipandu oleh kemudahan penggunaannya untuk klien kami.”

Demikianlah, 3 langkah menjawab pertanyaan yang Anda tidak mengetahui jawabannya atau tidak ingin menjawabnya.

Pertama, reframe.

Kedua, blame.

Ketiga, explain.

Dengan meluangkan waktu untuk berlatih menjawab pertanyaan sulit, maka Anda akan merasa lebih nyaman pada saat dihadapkan pada pertanyaan tersebut. Mulailah dengan melakukan latihan sebelum sesi tanya jawab :

  • Pikirkan tentang pertanyaan yang berpotensi menantang yang tidak dapat atau tidak ingin Anda jawab.
  • Identifikasi kemungkinan jalur pembingkaian ulang (parafrase). Contoh: Fitur adalah tentang prioritas peta jalan, harga tentang nilai, dan lain sebagainya.
  • Persiapkan alasan mengapa Anda tidak bisa atau tidak harus merespons. Contoh: Peraturan, mengikuti pedoman perusahaan, dan lain-lain.
  • Kumpulkan penjelasan untuk komentar Anda. Contoh: Pelanggan dan mitra yang menyenangkan akan selalu memandu pengambilan keputusan kita; kualitas adalah yang terpenting dalam segala hal yang kami lakukan, dan lain sebagainya.

Selanjutnya, berlatihlah menanggapi pertanyaan yang berpotensi menantang dengan suara yang lantang. Anda bahkan mungkin ingin merekam tanggapan Anda secara digital. Terakhir, validasi ide Anda dengan membagikan jawaban potensial Anda kepada kolega untuk memastikan konsistensi dan dukungan untuk pendekatan Anda.

Setelah Anda bersiap untuk jenis pertanyaan ini, maka Anda dapat mempertahankan ketenangan dan kredibilitas Anda sambil tetap menguasai ruangan selama sesi tanya jawab.

 

3 Teknik Jitu Yang Dapat Anda Gunakan Ketika Anda Tidak Dapat Menjawab Pertanyaan Audiens Pada Sesi Tanya Jawab Presentasi

Pada akhir sesi presentasi, biasanya seorang presenter mesti menghadapi sesi tanya jawab. Sesi ini bisa jadi merupakan sesi yang paling menegangkan bagi Anda sebagai seorang presenter.  

Mengapa ?

Alasannya adalah Anda kawatir karena ada kemungkinan Anda tidak memiliki jawaban atas apa yang ditanyakan oleh audiens Anda. Selain itu, Anda juga dapat mengalami kebingungan untuk menjawabnya karena Anda tidak tahu jawabannya.

Namun, jika Anda sukses melalui sesi tanya jawab ini dengan baik, maka sesi ini akan menjadi faktor pengungkit yang dapat meningkatkan kredibilitas Anda. Ketika Anda mampu menjawab pertanyaan dengan baik, maka audiens akan semakin percaya dengan kemampuan Anda.

Ada kalanya pada sesi tanya jawab ini, Anda mendapatkan pertanyaan yang Anda tidak tahu jawabannya. Ketika hal ini terjadi, maka disarankan adalah Anda jangan menjawab asal-asalan.

Tentunya Anda tidak ingin memberikan informasi yang keliru kepada si penanya atau yang lebih parah lagi diinterupsi oleh audiens lain yang mengetahui jawaban yang sesungguhnya. Akibatnya, kredibilitas Anda bisa runtuh dalam sesaat.

Berita baiknya, ada 3 teknik jitu yang dapat Anda gunakan ketika Anda tidak dapat menjawab pertanyaan audiens Anda.

Mari kita ulik ketiga teknik tersebut satu per satu.

Teknik Jitu # 1 : Delay

Jika Anda belum mengetahui jawaban pertanyaan dari audiens, maka Anda dapat menunda jawaban dari pertanyaan tersebut. Ketika Anda melakukan hal ini, maka Anda tidak akan kehilangan kredibilitas Anda. Karena sebagai seorang presenter, bisa jadi Anda tidak memiliki jawaban atas segala hal yang audiens Anda tanyakan.

Dalam menunda jawaban dari pertanyaan audiens, maka Anda dapat mengatakan hal ini.

Pertama, “Saya telah mengalokasikan waktu untuk pertanyaan Anda di akhir sesi ini, sehingga saya akan membahas ide Anda nanti.” Dengan menjawab seperti ini, maka Anda akan mempunyai waktu untuk memikirkan jawabannya. Dan Anda dapat menyampaikan jawabannya pada akhir sesi dari presentasi Anda.

Atau kedua, “Saya tidak dalam posisi untuk menjawabnya sekarang, tetapi saya akan menghubungi Anda akhir minggu ini.” Dan selanjutnya, Anda dapat meminta alamat email audiens yang bertanya tersebut dan akan mencari tahu jawabannya dan mengirimkan jawabannya melalui emailnya ketika jawaban sudah diperoleh. Jika Anda melakukan hal ini, maka pastikan bahwa Anda menepati janji dan mengirimkan jawabannya melalui email ketika Anda mendapatkan jawabannya.

Teknik Jitu # 2 : Deflect

Jika Anda belum mengetahui jawaban pertanyaan dari audiens, maka Anda dapat membelokan pertanyaan dengan menanyakan pertanyaan kembali kepada si penanya atau menanyakan kepada audiens lainnya apa yang mereka pikirkan tentang jawaban pertanyaan tersebut.

Dalam membelokan pertanyaan audiens, maka Anda bisa meresponsnya dengan mengatakan hal ini.

Pertama, “Itu pertanyaan yang menarik. Sebelum saya menjawab, saya ingin tahu : apa pendapat Anda tentang ini?”

Atau kedua, “Anda telah mengangkat poin penting disini. Apa yang Bapak/Ibu lainnya pikirkan tentang ini?”

Jika Anda meresponnya dengan cara kedua, maka Anda dapat meminta audiens Anda untuk membuat suatu kelompok yang terdiri dari 3-5 orang untuk mendiskusikan jawaban dari pertanyaan audiens. Setelah mereka mendiskusikan jawabannya, maka Anda dapat meminta salah seorang dari perwakilan kelompok untuk menyampaikan jawabannya di depan seluruh audiens.

Pada saat Anda meminta perwakilan kelompok untuk sharing jawabannya di depan seluruh audiens, maka Anda dapat memikirkan jawaban dari pertanyaan tersebut. Dan Anda dapat membuat kesimpulan dari jawaban yang di-sharingkan di depan seluruh audiens.

Intinya adalah Anda tidak perlu takut untuk menerima pertanyaan yang sulit dari setiap audiens, karena Anda dapat menyampaikannya kembali kepada audiens Anda.

Teknik Jitu # 3 : Dismiss

Jika pertanyaan audiens Anda tidak relevan dengan apa yang Anda jelaskan, maka Anda dapat mengatakannya bahwa Anda tidak dapat menjawabnya.

Dalam menolak untuk menjawab pertanyaan audiens tersebut, maka Anda dapat menjelaskannya dengan mengatakan hal ini.

Pertama, “Terima kasih atas pertanyaan Anda, tetapi saya tidak melihat bagaimana hal itu berhubungan dengan apa yang saya katakan.”

Atau kedua, “Saya tidak bermaksud terus terang, tapi menurut saya hal itu tidak relevan untuk diskusi kita hari ini.”

Selanjutnya, Anda dapat menyampaikan bahwa pertanyaan tersebut bisa ditanyakan kepada orang yang memang ahli di bidang tersebut. Jika Anda mengetahui orangnya, maka Anda dapat merekomendasikan orang yang ahli tersebut kepada si penanya.

Demikianlah, 3 teknik jitu yang dapat Anda gunakan pada saat Anda tidak dapat menjawab pertanyaan audiens Anda.

Pertama, delay.

Kedua, deflect.

Ketiga, dismiss.

Terkadang dalam sesi tanya jawab, Anda bisa mendapatkan pertanyaan yang sulit untuk dijawab. Ingatlah bahwa presentasi adalah proses dua arah dan penting untuk menunjukkan bahwa Anda juga belajar dari audiens Anda.

Jika dalam presentasi Anda tidak mengetahui jawaban atas pertanyaan yang diajukan oleh audiens Anda, maka Anda dapat menggunakan 3 teknik tersebut di atas. Ingatlah 3 D, yaitu delay, deflect, dan dismiss.

 

 

3 Aspek Kunci Bagaimana Anda Dapat Menyampaikan Presentasi Online Secara Meyakinkan

Masa pandemi virus corona menuntut banyak pekerjaan untuk dilakukan secara online. Tidak terkecuali presentasi. Itulah mengapa berbagai aplikasi webinar mulai masif digunakan dalam beberapa waktu belakangan ini.

Meskipun tampak lebih mudah, presentasi online tentu berbeda dengan presentasi tatap muka. Ada tantangan tersendiri ketika Anda harus menyampaikan materi presentasi secara online, karena audiens Anda dapat terdistraksi untuk melakukan pekerjaan lainnya

Sekalipun ada tantangan yang Anda hadapi, tentu Anda ingin tampil secara meyakinkan dalam melakukan presentasi online.

Ada 3 aspek kunci yang perlu Anda ketahui dalam menyampaikan presentasi online secara meyakinkan.

Mari kita bahas satu per satu 3 aspek kunci tersebut.

Aspek Kunci # 1 : Latihan Terfokus

Matt Abrahams yang merupakan seorang Professor yang mengajar di Sekolah Pascasarjana Bisnis Universitas Stanford dimana dia mengajar dua kelas yang sangat populer yang berhubungan dengan Komunikasi Strategis dan Presentasi Virtual yang Efektif menyebutkan bahwa latihan merupakan hal yang sangat penting untuk menyampaikan presentasi yang efektif.

Namun, banyak presenter tidak berlatih dengan benar. Mereka hanya berlatih secara mental atau membolak-balik slide. Pendekatan pasif yang tidak benar-benar mensimulasikan kondisi presentasi.

Untuk berlatih secara efektif, Anda juga perlu berdiri dan menyampaikan presentasi Anda. Bahkan jika Anda melakukan presentasi secara online, Anda perlu secara fisik berdiri untuk memproyeksikan presentasi Anda secara efektif. Dari pada hanya memikirkan presentasi, berdiri dan mempraktekkan pidato Anda dapat membantu Anda mengingatnya.

Secara khusus, mendengar suara Anda sendiri dan menggunakan gerakan yang relevan dan sesuai akan dapat meningkatkan daya ingat Anda di kemudian hari. Anda akan mengingat lebih banyak karena citra mental dan latihan fisik Anda menggunakan jaringan saraf yang tumpang tindih di otak Anda, meningkatkan apa yang dikenal sebagai konsolidasi memori, atau proses dimana sebuah pikiran disatukan ke dalam memori jangka panjang Anda.

Salah satu teknik yang sangat berguna adalah latihan terfokus. Latihan ini dilakukan dengan melibatkan pengambilan satu aspek presentasi Anda secara bergantian. Misalnya, dimulai dari bagian pendahuluan. Bagian pendahuluan ini Anda latih berulang kali hingga Anda menjadi sangat terbiasa dan nyaman dengannya.

Anda jangan menghafal presentasi Anda, karena menghafal presentasi bisa membuat Anda blank.

Selanjutnya, jika Anda sudah menyelesaikan latihan di bagian pendahuluan, maka Anda dapat beralih ke aspek lain dari presentasi Anda, seperti bagian isi dan penutup.

Latihan terfokus memungkinkan Anda untuk merasa tidak terlalu cemas, karena Anda tidak harus mengeluarkan upaya mental yang berharga untuk memikirkan semua aspek tertentu dari presentasi Anda sekaligus.

Selain itu, lokasi tempat Anda berlatih presentasi perlu diupayakan di tempat dimana Anda akan melakukan presentasi atau setidaknya di tempat yang serupa. Misalnya, jika Anda akan memberikan presentasi di ruangan yang besar dengan jendela besar dimana orang-orang diam dan penuh perhatian, maka Anda perlu berlatih memberikan presentasi di ruangan besar dengan jendela.

Konteks dimana Anda berlatih membantu Anda mengingat dan akan meningkatkan kepercayaan diri Anda, karena lingkungan sekitar Anda akan terasa nyaman. Saran ini juga dapat digunakan untuk presentasi melalui Web atau telekonferensi. Berlatihlah di dalam ruangan dengan teknologi yang akan Anda gunakan. Faktanya, berlatih dengan teknologi terlebih dahulu selalu merupakan ide yang bagus.

Aspek Kunci # 2 : Antisipasi Pertanyaan

Pertanyaan yang muncul dari audiens pada saat sesi tanya jawab ketika Anda melakukan presentasi merupakan sesuatu hal yang mesti Anda hadapi. Sesi ini bisa jadi merupakan sesi yang paling menegangkan bagi Anda sebagai seorang presenter.  

Kenapa ?

Karena Anda kawatir jika Anda tidak memiliki jawaban atas apa yang ditanyakan oleh audiens Anda. Selain itu, Anda juga dapat mengalami kebingungan untuk menjawabnya karena Anda tidak tahu jawabannya.

Namun, jika Anda sukses melalui sesi tanya jawab ini dengan baik, maka sesi ini akan menjadi faktor pengungkit yang dapat meningkatkan kredibilitas Anda. Ketika Anda mampu menjawab pertanyaan dengan baik, maka audiens akan semakin percaya dengan kemampuan Anda.

Untuk menghadapi sesi tanya jawab, Anda perlu melakukan perkiraan pertanyaan-pertanyaan yang mungkin ditanyakan oleh audiens Anda dan Anda juga perlu menyiapkan jawabannya. Dalam mempersiapkan jawaban terhadap pertanyaan yang Anda perkirakan, maka Anda dapat menggunakan Teknik PREP (position, reason, elaboration, position).

Contohnya, topik presentasi Anda tentang “meningkatkan pertumbuhan bisnis”.

Jika Anda memperkirakan audiens Anda akan menanyakan “Apakah faktor yang sangat penting dalam meningkatkan pertumbuhan bisnis untuk dekade berikutnya ?, maka bentuk jawabannya dengan menggunakan teknik PREP akan terlihat seperti berikut ini :

Position :

Strategi membangun pengalaman pelanggan menjadi faktor yang sangat penting untuk pertumbuhan bisnis setidaknya untuk dekade berikutnya.

Reason :

Banyak laporan penelitian terbaru telah mengidentifikasi bahwa pengalaman pelanggan merupakan peluang yang paling menarik untuk bisnis di tahun-tahun mendatang.

Elaboration :

Laporan Tren Pemasaran Digital oleh Econsultancy menemukan bahwa pengalaman pelanggan adalah satu-satunya peluang paling menarik untuk pertumbuhan bisnis di tahun 2019.

Position :

Meluangkan waktu untuk membangun strategi pengalaman pelanggan yang efektif adalah peluang yang tidak boleh dilewatkan begitu saja. Dengan demikian, Anda dapat mengembangkan citra merek yang kuat dan memberikan pengalaman luar biasa yang membedakan Anda dari pesaing.

Dengan melakukan ini, maka Anda telah mengantisipasi pelaksanaan presentasi Anda yang juga tentu dapat mengurangi kecemasan Anda dalam menghadapi presentasi yang akan Anda lakukan.

Ketika Anda melakukan presentasi dan masuk ke dalam sesi tanya jawab, ada 3 tips yang dapat Anda gunakan dalam menjawab pertanyaan yang diajukan oleh audiens Anda.

Aspek Kunci # 3 : Persiapkan dan Kuasai Teknologi

Untuk kelancaran presentasi online Anda, maka mempersiapkan konektivitas dengan mengecek koneksi jaringan internet adalah hal yang sangat krusial yang perlu Anda lakukan. Sebelum melakukan presentasi, pastikan kualitas jaringan internet sudah memadai.

Jika ragu, lakukan pengetesan dengan melakukan video konferensi bersama tim Anda sebelum Anda benar-benar tampil pada presentasi online.

Selain jaringan internet, Anda juga perlu memeriksa kesiapan pendukung lainnya seperti earphone atau headset yang dilengkapi dengan microphone untuk menghasilkan suara yang lebih jernih. Jika Anda menggunakan laptop, maka daya baterai laptop Anda juga harus dalam kondisi terisi penuh.

Tambahan pula, untuk kelancaran presentasi online Anda, maka Anda perlu memahami perangkat lunak atau aplikasi yang Anda gunakan. Pahami berbagai fitur-fitur yang akan sangat berguna untuk mendukung presentasi online Anda. Selama presentasi online, fitur video Anda harus dinyalakan agar semua audiens bisa melihat Anda sebagai pembicara. Dengan melihat secara visual, maka materi yang disampaikan akan lebih mudah dipahami.

Demikianlah, 3 aspek kunci bagaimana Anda dapat menyampaikan presentasi online secara meyakinkan.

Pertama, Latihan Terfokus.

Kedua, Antisipasi Pertanyaan.

Ketiga, Persiapkan dan Kuasai Teknologi.

Intinya, agar presentasi online Anda terlihat meyakinkan, maka Anda harus menyiapkan semuanya dengan baik. Dengan melakukan persiapan tersebut, maka kecemasan Anda dalam menghadapi presentasi dapat berkurang. Akibatnya, kesuksesan presentasi online Anda bisa terwujud karena Anda telah memiliki keyakinan yang tinggi.