Menampilkan Pesan Presentasi Penting Dari Sebuah Data

Menampilkan sebuah data yang efektif dalam slide presentasi merupakan keahlian yang perlu Anda kuasai.

Kenapa ?

Karena jika Anda tidak dapat menampilkan data secara efektif pada slide presentasi yang Anda buat, maka audiens Anda akan sulit menangkap pesan yang ingin Anda sampaikan.

Oleh karena itu, menyoroti informasi kunci dalam visual presentasi adalah hal yang sangat penting. Hal itu dapat memandu audiens Anda untuk fokus pada area atau konten tertentu selama penyampaian presentasi Anda. Dengan melakukan hal tersebut, maka Anda membantu audiens untuk melihat informasi yang penting yang akan Anda sampaikan.

Informasi yang disorot dapat berupa gambar, kata, kalimat, bagian bagan, atau bagian diagram. Hal tersebut juga akan membantu Anda sebagai presenter untuk segera mengidentifikasi informasi penting selama penyampaian presentasi Anda dan memungkinkan Anda untuk langsung ke intinya.

Jika Anda ingin menampilkan sebuah data dalam slide presentasi, maka ada dua hal yang perlu Anda perhatikan.

Pertama, Anda letakkan pesan penting yang ingin Anda sampaikan pada judul presentasi Anda. Kedua, jika Anda menggunakan, misalnya, diagram batang, maka soroti diagram batang yang menggambarkan pesan penting yang ingin Anda sampaikan.

Untuk memberikan contoh penerapannya, digunakan data yang bukan sebenarnya.

Mari kita lihat contoh slide before dan after berikut ini.

Slide before :

Jika Anda perhatikan slide before di atas, maka ada beberapa hal yang dapat kita ulas, yaitu :

  1. Judul slide memberikan informasi yang umum tentang tingkat konektivitas internet. Audiens sulit menangkap pesan dari slide tersebut dengan cepat.
  2. Tampilan slide di atas langsung di-copy dari aplikasi excel dan di-paste ke slide power point.
  3. Tampilan gridlines (garis vertikal) dan legend membuat grafik terlihat sibuk.
  4. Penggunaan warna yang bermacam-macam dapat menarik, tetapi sulit untuk dibaca. Dengan berbagai warna yang digunakan dalam diagram batang tersebut, maka tidak ada fokus tertentu kemana mata audiens akan diarahkan.

Slide after :

Sekarang jika Anda perhatikan slide after di atas, maka ada beberapa hal yang dapat kita uraikan, yaitu :

  1. Dengan judul slide yang ditampilkan, maka audiens Anda akan mudah menangkap pesan yang ingin Anda sampaikan, karena judulnya fokus pada negara tertentu, yaitu Jepang yang dijadikan penekanan.
  2. Tampilan slide dibuat secara manual dengan menggunakan shape rectangle untuk menggambarkan diagram batang dan teks yang juga ditulis secara manual pada slide presentasi.
  3. Gridlines (garis vertikal), angka sumbu x dan legend seperti yang ditampilkan pada slide before dihapus, agar grafik tidak tampak sibuk. Penambahan gridlines, angka sumbu x dan legend akan menambah beban kognitif bagi audiens Anda, yaitu : usaha mental yang harus dilakukan oleh memori audiens Anda untuk memproses informasi yang diterima pada selang waktu tertentu.
  4. Penekanan data untuk Jepang yang menggunakan warna yang berbeda dan angkanya dibuat lebih besar dan diberi bold, ditampilkan agar audiens cepat menangkap pesannya.

Dengan demikian, maka dapat dikatakan bahwa slide after lebih baik dari pada slide before, karena slide after mampu menampilkan pesan yang jelas kepada audiens Anda, mengarahkan mata audiens kepada pesan yang ingin disampaikan dengan memberikan warna yang berbeda dan angka yang dicetak tebal serta enak dipandang oleh mata audiens Anda.

Satu Slide Presentasi, Satu Pesan

Dalam melakukan presentasi tentu Anda ingin audiens Anda dapat memahami dan mengingat apa yang Anda sampaikan. Pesan yang mereka ingat itulah yang perlu menjadi perhatian Anda sebagai seorang presenter.

Oleh karena itu, dalam satu slide hendaknya Anda fokus pada satu ide/pesan.

Jadi, tiap slide mewakili sebuah ide yang ingin Anda sampaikan. Jangan mencampur beberapa ide berbeda ke dalam satu slide.

Audiens akan bingung dan sulit memahaminya. 

Slide yang fokus pada satu pesan akan lebih mudah diingat dan mampu menjadi alat komunikasi yang efektif.

Berikut ini contoh penerapannya yang mana data-data yang digunakan bukanlah data yang sebenarnya. Contoh yang diberikan hanya untuk menunjukkan penerapan prinsip satu slide presentasi, satu pesan.

Slide before di bawah ini berisi lima pesan. Kemudian, slide after dipecah menjadi 5 slide yang masing-masing slide fokus pada satu pesan.

Slide before :

Slide after :

 

 

 

 

 

 

6 Pelajaran Bercerita Dengan Data : Panduan Untuk Dosen, Mahasiswa, Analis, Pegawai Pemerintah dan Swasta Untuk Mengkomunikasikan Data Secara Efektif

Cole (2015) yang menulis buku “Storytelling with Data : a Data Visualization Guide for Business Professionals” menyampaikan bahwa grafik yang jelek bertebaran dimana-mana.

Salah satu contohnya yang dapat Anda lihat pada slide di bawah ini.

Jika Anda melihat grafik di atas, maka Anda akan sulit untuk memahami apa makna grafik di atas. Grafik tersebut hanya sekedar menampilkan data. Tidak memberikan sebuah informasi yang diharapkan mampu untuk menggerakkan seseorang, utamanya pengambil keputusan.

Slide di atas yang disajikan kepada audiens tidak mampu menjadi “sesuatu yang dicari” dan menguatkan pesan yang ingin disampaikan.

Anda mungkin banyak menemukan slide seperti di atas dalam aktivitas yang Anda jalankan sehari-hari. Apakah Anda sebagai dosen, mahasiswa, analis, pegawai pemerintah atau swasta.

Anda tentu tidak ingin menyajikan grafik yang buruk seperti itu. Tetapi, hal itu sering terjadi. Lagi dan lagi di setiap kantor, perguruan tinggi, perusahaan, industri dan oleh semua jenis orang. Hal itu juga terjadi di media. Tambahan pula, hal itu terjadi di tempat dimana Anda mengharapkan orang tahu lebih baik untuk menyajikan data menjadi informasi yang berharga bagi pengambilan keputusan.

Pertanyaannya adalah kenapa hal itu bisa terjadi ?

Cole (2015) menyebutkan bahwa hal itu terjadi, karena kita secara alami tidak pandai dalam bercerita dengan data.

Di sekolah, kita belajar banyak tentang bahasa dan matematika. Pada sisi bahasa, kita belajar bagaimana merangkai kata menjadi kalimat dan cerita. Sedangkan, dengan matematika, kita belajar memahami angka.

Tapi, jarang sekali aspek bahasa dan matematika secara bersama-sama kita kuasai. Tidak ada orang yang mengajari kita cara bercerita dengan angka. Semakin menambah tantangan yang kita hadapi adalah sangat sedikit orang yang mahir secara alami pada aspek bahasa dan matematika secara bersamaan.

Kurangnya ketrampilan ini membuat kita kurang siap untuk mengerjakan tugas penting dalam menyajikan data secara efektif. Teknologi yang kita miliki telah memungkinkan kita untuk mengumpulkan data dalam jumlah yang lebih besar dan banyak.

Keinginan yang berkembang untuk memahami semua data ini, sehingga kemampuan memvisualisasikan data dan menceritakan kisahnya adalah kunci untuk mengubahnya menjadi informasi yang dapat digunakan untuk mendorong pengambilan keputusan yang lebih baik.

Dengan tidak adanya keterampilan atau pelatihan dalam bidang ini, maka kita sering kali akhirnya mengandalkan alat yang kita gunakan seperti Excel untuk memahami praktik terbaik. Kemajuan teknologi, selain meningkatkan jumlah dan akses ke data, juga membuat alat bekerja dengan data.

Hampir semua orang dapat memasukkan beberapa data ke dalam aplikasi grafik, misalnya Excel dan membuat grafik.

Dan yang menakutkan, karena tanpa arah yang jelas untuk diikuti, maka niat dan upaya terbaik kita dapat membawa kita ke beberapa arah yang sangat buruk seperti : warna tampilan data yang tidak memiliki makna.

Sementara teknologi telah meningkatkan akses dan kemahiran agar alat yang kita gunakan dapat bekerja dengan data, namun masih ada kesenjangan dalam hal kemampuan. Anda dapat memasukkan beberapa data ke dalam Excel dan membuat grafik. Namun, bagi banyak orang, proses visualisasi data berakhir disana.

Hal ini dapat membuat cerita yang paling menarik benar-benar mengecewakan atau lebih buruk lagi sulit atau tidak mungkin untuk dipahami. Alat yang kita gunakan untuk mengolah data  tidak mampu menceritakan data tersebut.

Sesungguhnya, ada cerita di dalam data yang Anda miliki. Akan tetapi, alat pengolah data yang Anda gunakan tidak tahu apa cerita itu. Di situlah Anda sebagai analis atau komunikator informasi harus berupaya untuk menghidupkan cerita itu secara visual dan kontekstual.

Proses menghidupkan cerita secara visual dan kontekstual itulah yang menjadi fokus untuk Anda kuasai keahliannya.

Berikut ini adalah contoh slide (sebelum) dan (sesudah) yang dapat memberikan gambaran kepada Anda apa yang perlu Anda pelajari.

Slide (sebelum) di bawah ini hanya menunjukan data.

Sementara itu, slide (sesudah) di bawah ini bercerita dengan data.

Jika Anda perhatikan slide (sesudah) di atas, maka ada insight yang disajikan, yaitu “ada 2 karyawan yang berhenti pada bulan Mei. Kita hanya dapat menyelesaikan jumlah tiket yang masuk dalam dua bulan berikutnya, tetapi tidak mampu menyelesaikannya dengan peningkatan di bulan Agustus dan tidak dapat mengatasinya sejak saat itu”. Disamping itu, judul slide nya pun lebih menggerakan audiens untuk bertindak yang didukung oleh data yang disajikan dan insight yang dipaparkan.

Pelajaran yang Anda dapat Anda petik dari dua slide di atas—slide (sebelum) dan slide (sesudah) adalah Anda dapat merubah dari hanya menunjukan data menjadi bercerita dengan data.

Cole (2015) menjelaskan bahwa ada enam pelajaran yang perlu Anda perhatikan untuk bercerita dengan data.

Pelajaran # 1 : Memahami Konteks

Sebelum Anda memulai visualisasi, ada 3 pertanyaan yang mesti Anda jawab. Pertama, kepada siapa Anda ingin mengkomunikasikan data Anda. Kedua, bagaimana Anda mengkomunikasikannya. Ketiga, apa yang audiens Anda perlu ketahui dan lakukan. Selain itu, menerapkan konsep seperti : tiga menit cerita, ide besar (big idea), dan storyboarding juga menjadi hal yang penting untuk dilakukan untuk mengartikulasikan cerita Anda dan merencanakan pesan dan alur yang diinginkan.

Pelajaran # 2 : Memilih Tampilan Visual Yang Tepat

Apa cara terbaik untuk menunjukkan data yang Anda ingin komunikasikan ? Cole (2015) memperkenalkan tipe visual yang paling banyak digunakan untuk mengkomunikasikan data dalam tataran bisnis. Jenis visual spesifik yang diperkenalkan mencakup : teks yang sederhana, tabel, heatmap, grafik garis, slopegraph, diagram batang vertikal, diagram batang bertumpuk vertikal, waterfall chart, diagram batang horisonal, diagram batang bertumpuk horisontal dan square area graph. Disamping itu, Cole (2015) juga menjelaskan tampilan visual yang perlu dihindari seperti diagram lingkaran, diagram donat dan tiga dimensi.

Pelajaran # 3 : Menghilangkan Tampilan Yang Mengacaukan

Setiap elemen yang Anda tambahkan ke dalam slide akan mengambil beban kognitif (usaha mental yang harus dilakukan dalam memori Anda untuk memproses informasi yang diterima pada selang waktu tertentu) bagi audiens Anda. Itu berarti Anda harus memperhatikan dengan cermat elemen-elemen yang Anda perlu masukan ke dalam slide Anda. Anda perlu mengidentifikasi hal-hal yang dapat membebani otak audiens Anda untuk hal-hal yang mereka tidak perlu untuk memprosesnya.

Oleh karena itu, identifikasi dan hilangkan tampilan yang mengacaukan. Untuk itu, Anda perlu mengetahui Prinsip Gestalt dari Persepsi Visual dan bagaimana Anda dapat menerapkannya kepada tampilan visual seperti tabel dan grafik. Anda juga perlu mengetahui perataan (alignment), penggunaan white space, dan kontras sebagai komponen penting dari desain.

Pelajaran # 4 : Memfokuskan Perhatian Kemana Arah Yang Anda Inginkan

Mengetahui bagaimana orang melihat dan bagaimana Anda memanfaatkan hal itu sangat berguna ketika Anda membuat visualisasi. Untuk itu, Anda perlu mengetahui pembahasan mengenai pandangan dan memori yang dapat berguna untuk membingkai pentingnya atribut yang dapat mencari perhatian (preattentive attribute) seperti ukuran, warna dan posisi.

Atribut yang dapat mencari perhatian bisa digunakan secara strategik untuk membantu mengarahkan perhatian audiens Anda kemana Anda ingin mereka untuk berfokus. Selain itu, atribut yang dapat mencari perhatian bisa menciptakan hirarki visual untuk membantu mengarahkan audiens Anda melalui informasi yang Anda ingin komunikasikan dalam cara bagaimana Anda ingin mereka memprosesnya.

Pelajaran # 5 : Berpikir Seperti Seorang Designer

Bentuk mengikuti fungsi. Pepatah desain produk ini memiliki aplikasi yang jelas untuk komunikasi dengan data. Ketika masuk ke dalam bentuk dan fungsi untuk visualisasi data, maka pertama-tama kita perlu memikirkan apa yang kita ingin audiens kita dapat lakukan dengan data (fungsi) dan membuat visualisasi (bentuk) yang memungkinkan untuk melakukannya dengan mudah.

Terapkan keterjangkauan visual audiens Anda sebagai petunjuk untuk cara berinteraksi dengan komunikasi visual Anda seperti : soroti hal-hal yang penting, hilangkan gangguan, dan buat hierarki informasi visual. Jadikan desain Anda dapat dipahami dengan mudah dan manfaatkan teks untuk memberi label dan penjelasan. Tingkatkan toleransi audiens Anda terhadap masalah desain dengan membuat visual Anda menyenangkan secara estetika (keindahan). Bekerjalah untuk mendapatkan penerimaan audiens untuk desain visual Anda.

Pelajaran # 6 : Menjelaskan Sebuah Cerita

Konsep bercerita dapat Anda gunakan untuk mengkomunikasikan data. Buat cerita mulai dari awal (plot), tengah (twist), dan akhir yang jelas (ajakan untuk bertindak). Kerangka ini dapat Anda gunakan ketika Anda membangun presentasi bisnis. Manfaatkan konflik dan ketegangan untuk menarik dan mempertahankan perhatian audiens Anda. Pertimbangkan urutan dan cara menyampaikan narasi Anda.

Manfaatkan kekuatan pengulangan untuk membantu cerita Anda tetap diingat. Gunakan taktik seperti logika vertikal dan horisontal, storyboarding yang terbalik, dan cari perspektif baru untuk memastikan bahwa cerita Anda muncul dengan jelas dalam komunikasi Anda.

Demikianlah, 6 pelajaran bercerita dengan data yang dapat digunakan sebagai panduan bagi dosen, mahasiswa, analis dan pegawai pemerintah dan swasta untuk mengkomunikasikan data secara efektif.

Gunakanlah pelajaran tersebut untuk membuat cerita Anda jelas bagi audiens Anda. Bantu audiens Anda untuk menghasilkan pembuatan keputusan yang tepat dan motivasi audiens Anda untuk bertindak.

Anda jangan pernah lagi hanya menunjukan data. Akan tetapi, Anda harus menyajikan visualisasi data yang menghasilkan informasi yang mendorong audiens Anda untuk bertindak.

 

 

3 Elemen Penting Presentasi Virtual Yang Berdampak Pada Audiens Anda

Walaupun ada banyak kesamaan antara presentasi virtual dan presentasi langsung, namun ada perbedaan yang patut diperhatikan.

Presentasi yang disampaikan secara virtual sebenarnya bergantung pada internet sebagai pengganti ruang pertemuan fisik yang memungkinkan individu atau kelompok untuk menghadiri presentasi dari jarak jauh.

Selain itu, memiliki peserta yang terletak di tempat lain seringkali menyebabkan kesulitan untuk mempertahankan perhatian mereka. Dengan audiens daring, ada risiko gangguan yang lebih tinggi dibandingkan dengan audiens yang datang secara langsung pada saat Anda melakukan presentasi.

Continue reading

3 Komponen Utama Untuk Membuat Template Slide Presentasi Anda Tampil Beda

Dengan power point versi 93-2007, saya tidak menemukan template yang bagus. Apakah itu template dengan tema kertas seperti papirus atau titik-titik ? Itu adalah pilihan yang sulit bagi saya untuk menggunakannya.

Frustrasi bahwa tidak ada template yang benar-benar sesuai dengan keinginan saya, maka saya biasanya memilih yang titik-titik.

Kemudian, seorang yang bernama Ricky dengan tampilan presentasi yang menarik yang datang pada acara seminar benar-benar mengubah hidup saya.

Dalam hati saya berkata bahwa dia membuat template-nya sendiri. Saya
saya langsung terkesan dengan desain yang bersih dan bentuk yang sederhana yang digunakannya.

Continue reading