Briefing Note: Jembatan Informasi Vital Untuk Komunikasi Dalam Pemerintahan

Bayangkan Anda sedang duduk di kursi ruang rapat. Di hadapan Anda, seorang pejabat tinggi pemerintah tampak sibuk membolak-balik tumpukan kertas. Tiba-tiba, ia berhenti dan tersenyum lebar. “Ini dia yang saya cari!” serunya sambil mengangkat selembar kertas. Apa yang membuatnya begitu senang? Jawabannya sederhana: sebuah briefing note yang ringkas, jelas, dan tepat sasaran.

Pentingnya briefing note seperti ini semakin disadari oleh instansi pemerintah di Indonesia. Sebagai contoh, pada hari Sabtu, tanggal 21 Desember 2024 yang lalu, saya mendapat kehormatan diundang pada acara yang diselenggarakan oleh Bapak Dr. Mohammad Mustafa Sarinanto, M.Eng, Kepala Pusat Perencanaan Ketenagakerjaan, Kementerian Ketenagakerjaan.

Acara tersebut bertajuk “Pengukuran Kinerja Tahun 2024 dan Penyusunan Matriks Pembagian Peran dan Hasil (MPPH) JPT Pratama Pusat Perencanaan Ketenagakerjaan tahun 2025”.

Pada acara tersebut, saya diminta untuk berbagi pengetahuan tentang briefing note sebagai alat komunikasi di pemerintahan. Inisiatif yang dilakukan oleh Bapak Dr. Mohammad Mustafa Sarinanto, M.Eng ini merupakan tindak lanjut dari arahan Bapak Menteri Ketenagakerjaan, Prof. Yassierli, S.T., M.T., Ph.D., yang mendorong pegawai Kementerian Ketenagakerjaan untuk terus belajar, meningkatkan dan mengaplikasikan kompetensinya demi kelancaran tugas yang diembannya.

Jadi, apa sebenarnya briefing note itu? Menurut Fonberg (2020), briefing note adalah alat penting untuk menyampaikan informasi dan berkontribusi dalam proses pengambilan keputusan di seluruh departemen dan lembaga pemerintah.

Fungsinya? Menjelaskan ide, menganalisis masalah, memberikan saran, dan meminta keputusan. Semua dalam format yang ringkas dan mudah dicerna sebanyak dua halaman!

Di negara maju seperti Kanada, briefing note sudah menjadi “senjata rahasia” komunikasi pemerintahan. Mengapa? Karena briefing note memungkinkan pejabat tinggi mendapatkan informasi kunci dengan cepat.

Bayangkan Anda adalah Menteri/Kepala Lembaga atau Wamen/Wakil Kepala Lembaga atau Sesjen/Sestama/Dirjen/Deputi/Irjen/Irtama atau Direktur/Asdep/Kepala Pusat yang harus membuat keputusan penting dalam waktu singkat. Mana yang lebih Anda sukai: membaca laporan 60 halaman atau briefing note dua halaman yang langsung ke inti masalah?

Briefing note membantu memastikan akuntabilitas. Semua keputusan pemerintah sejatinya harus berdasarkan dokumen tertulis. Dengan briefing note, jejak pengambilan keputusan menjadi jelas dan terstruktur.

Briefing note digunakan secara luas dalam pemerintahan dengan beberapa tujuan utama, yaitu :

1. Pengambilan Keputusan. Briefing note ini membantu penentu kebijakan untuk membuat keputusan tentang hal-hal spesifik yang memerlukan persetujuan, atau menentukan arah umum dan strategi penanganan suatu masalah. Jenis briefing note ini juga dapat mencakup tinjauan ringkas tentang proposal kebijakan yang didukung oleh ringkasan kebijakan (policy brief) di mana briefing note tersebut berfungsi sebagai ringkasan dari policy brief Misalnya, briefing note tentang “Usulan Program Magang Nasional Untuk Mengurangi Pengangguran Usia Muda” yang bisa membantu Menteri Ketenagakerjaan memutuskan apakah program tersebut layak dilaksanakan atau tidak.
2. Update Perkembangan. Briefing note ini digunakan untuk memberikan informasi terbaru tentang kejadian, atau program pemerintah yang sedang berlangsung. Contohnya, briefing note mengenai “Update Pelaksanaan Bantuan Langsung Tunai 2024” yang dapat menginformasikan Sekretaris Jenderal tentang progres dan tantangan terkini program tersebut.
3. Respons terhadap Permintaan. Briefing note ini dapat digunakan untuk menanggapi permintaan informasi dari pemangku kepentingan internal atau eksternal terhadap suatu isu atau insiden oleh media. Misalnya, briefing note “Tanggapan Kementerian Ketenagakerjaan terhadap Kenaikan Upah Minimum Provinsi 2025” yang disiapkan untuk Menteri Ketenagakerjaan dalam rangka pertemuan dengan wartawan.
4. Persiapan Rapat/Pertemuan. Briefing note ini dapat digunakan untuk mempersiapkan informasi bagi pengambil kebijakan sebelum menghadiri rapat atau pertemuan penting. Hal ini dapat membantu mereka memahami isu-isu utama dan poin-poin kunci yang perlu dibahas. Contohnya, briefing note “Rapat Koordinasi Pembangunan Ketenagakerjaan 2025” yang dapat membekali informasi bagi Sekretaris Jenderal Kementerian Ketenagakerjaan terkait dengan agenda-agenda yang dibahas sebelum menghadiri pertemuan tersebut.

Salah satu contoh bentuk briefing note, yaitu briefing note untuk pengambilan keputusan dapat terdiri dari beberapa bagian penting, yaitu :

1. Prepared For: Di sini Anda mencantumkan nama dan jabatan penerima briefing note.
2. Title: Judul yang ringkas namun informatif.
3. Purpose: Tujuan briefing note, misalya untuk pengambilan keputusan.
4. Summary: Ringkasan singkat isi briefing note.
5. Background: Latar belakang masalah atau situasi yang dibahas.
6. Discussion: Analisis mendalam untuk penyelesaian masalah yang berisi alternatif kebijakan yang dapat diambil, termasuk pro dan kontra dari masing-masing alternatif kebijakan tersebut.
7. Recommendation: Saran atau rekomendasi yang diusulkan dan langkah-langkah yang perlu diambil untuk menjalankan rekomendasi.

Mari kita lihat contoh konkretnya. Misalnya, Anda adalah pegawai Kementerian Ketenagakerjaan yang ditugaskan membuat briefing note tentang program magang untuk fresh graduate. Anda bisa mulai dengan tulisan Prepared For : Menteri Ketenagakerjaan Republik Indonesia, Title : “Usulan Program Magang Nasional Untuk Mengurangi Pengangguran Usia Muda”, dan Purpose : Untuk Pengambilan Keputusan Program Magang Nasional.

Dalam bagian Summary, Anda bisa menulis: “Program Magang Nasional diusulkan sebagai solusi untuk mengurangi tingkat pengangguran lulusan baru. Program ini akan melibatkan 1.000 perusahaan dan 10.000 peserta dalam tahun pertama.”

Pada bagian Background, Anda bisa menyebutkan data pengangguran terkini dan tantangan yang dihadapi oleh fresh graduate dalam mencari pekerjaan. Di bagian Discussion, Anda bisa membahas program magang dan alternatif program lainnya untuk mengurangi pengangguran usia muda. Pada bagian ini, anda jelaskan pro dan kontranya. Dan, anda bisa memberikan perbandingan dengan program serupa yang ada di negara lain.

Akhirnya, di bagian Recommendation, Anda bisa memberikan rekomendasi pilihan solusi yang dapat diambil dan langkah-langkah konkret untuk memulai program, misalnya: “Disarankan untuk membuat program magang nasional. Untuk itu, langkah-langkah yang perlu diambil adalah membentuk tim khusus yang akan merancang detail program, melakukan sosialisasi ke perusahaan, dan memulai pendaftaran peserta dalam tiga bulan ke depan.”

Ingat, kunci briefing note yang efektif adalah kejelasan dan keringkasan. Jangan tergoda untuk menjelaskan segala hal. Fokus pada informasi yang benar-benar dibutuhkan pembaca untuk membuat keputusan atau memahami situasi.

Beberapa tips untuk menulis briefing note yang efektif:

1. Kenali audiens Anda: Sesuaikan gaya dan tingkat detail dengan kebutuhan dan preferensi penerima.
2. Mulai dengan yang penting: Letakkan informasi kunci di awal dokumen.
3. Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas: Hindari jargon yang tidak perlu.
4. Struktur yang baik: Gunakan heading, bullet points, dan paragraf pendek untuk memudahkan pembacaan.
5. Berikan konteks: Pastikan pembaca memahami latar belakang isu yang dibahas.
6. Sajikan analisis yang seimbang: Tunjukkan pro dan kontra dari setiap opsi.
7. Berikan rekomendasi yang jelas: Jangan ragu untuk memberikan saran spesifik.
8. Selalu cek fakta: Pastikan semua informasi akurat dan up-to-date.
9. Revisi dan edit: Luangkan waktu untuk memeriksa dan memperbaiki draft
10. Minta umpan balik: Minta kolega untuk membaca dan memberi masukan.

Briefing note bukan hanya sekadar dokumen. Ia adalah jembatan komunikasi yang efektif antara berbagai level di pemerintahan. Bagi para pegawai pemerintah, menguasai seni menulis briefing note bisa menjadi keterampilan yang membedakan Anda dari yang lain. Ini adalah cara Anda menunjukkan kemampuan berpikir kritis, kreatif, strategis, dan komunikasi dalam satu paket.

Untuk para pengambil kebijakan, briefing note adalah alat yang bisa membantu Anda membuat keputusan lebih cepat dan lebih baik. Dengan informasi yang terstruktur dan mudah dicerna, maka Anda bisa fokus pada hal-hal penting tanpa tenggelam dalam lautan data.

Di era digital ini, mungkin ada yang berpikir bahwa briefing note sudah ketinggalan zaman. Namun, justru sebaliknya. Di tengah banjir informasi, kemampuan untuk menyaring, meringkas, dan menyajikan informasi kunci menjadi semakin berharga. Briefing note adalah manifestasi dari keterampilan ini.

Lebih jauh lagi, briefing note bisa menjadi alat untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas pemerintah. Dengan mendokumentasikan proses pengambilan keputusan dalam format yang jelas dan terstruktur, briefing note membantu memastikan bahwa kebijakan publik didasarkan pada analisis yang matang dan pertimbangan yang cermat.

Jadi, tunggu apa lagi? Mulailah berlatih menulis briefing note hari ini. Siapa tahu, briefing note Anda berikutnya bisa menjadi kunci perubahan besar di instansi Anda. Ingat, perubahan besar sering dimulai dari hal-hal kecil─bahkan dari dua halaman briefing note yang ditulis dengan baik!

Sebagai langkah awal, cobalah untuk mengidentifikasi satu isu penting di instansi Anda yang memerlukan perhatian pimpinan. Buatlah briefing note tentang isu tersebut, sesuaikan struktur briefing note tersebut dengan tujuannya, dan lihat bagaimana dokumen sederhana ini bisa membuka pintu diskusi dan aksi yang berarti.

Akhir kata, mari kita bersama-sama meningkatkan kualitas komunikasi dan pengambilan keputusan pemerintah di Indonesia melalui penggunaan briefing note yang efektif. Dengan keterampilan ini, kita bisa membantu menciptakan pemerintahan yang lebih responsif, efisien, efektif, dan berorientasi pada hasil.

Kalau Anda merasa tulisan ini bermanfaat, jangan lupa tinggalkan komentar, ya! Dan jangan ragu untuk share ke teman-teman Anda agar mereka juga bisa belajar dari postingan ini. Terima kasih atas dukungan Anda untuk blog ini!