3 Manfaat Pertanyaan Untuk Persiapan dan Penyampaian Presentasi Bagi Anda

Kemampuan untuk mempersiapkan dan mempresentasikan ide-ide Anda dengan cara yang jelas, percaya diri, dan otentik dapat membuat perbedaan besar dalam kesuksesan bisnis dan pribadi Anda. Namun, banyak orang yang cemas dalam melakukan presentasi yang efektif.

Dari semua alat yang dapat digunakan oleh presenter untuk membuat presentasi yang efektif, maka pertanyaan adalah alat yang sangat berguna.

Pertanyaan yang digunakan dalam waktu yang tepat dapat menyelesaikan berbagai tugas komunikasi mulai dari membangun keterlibatan dengan audiens Anda hingga menenangkan kecemasan saat Anda berbicara.

Manfaatkanlah pertanyaan. Dan Anda bisa menjadi presenter yang lebih menarik dan percaya diri.

Ada 3 manfaat pertanyaan untuk persiapan dan penyampaian presentasi yang dapat Anda peroleh.

Mari kita bahas satu per satu.

Manfaat # 1 : Alat Untuk Menyiapkan Pesan Presentasi

Menggunakan pertanyaan dalam perencanaan presentasi akan membantu Anda menyusun isi atau pesan presentasi Anda dan bahkan meningkatkan penyampaian presentasi Anda.

Untuk menyusun isi presentasi tentu Anda perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh audiens Anda.

Maka, Anda dapat menanyakan pada diri Anda sebuah pertanyaan, “Apa yang ingin didengar oleh audiens dari saya ?”

Alih-alih melihat presentasi sebagai sebuah pertunjukan, maka anggaplah presentasi itu sebagai sebuah layanan untuk memenuhi kebutuhan audiens Anda. Hal ini akan mengalihkan perhatian dari Anda kepada audiens Anda.

Cara yang paling berguna untuk fokus pada audiens Anda adalah memulai dengan menanyakan pertanyaan sederhana kepada diri sendiri: “Apa yang perlu didengar audiens dari saya?”

Hal itu tidak hanya membantu Anda menyesuaikan pesan Anda dengan audiens Anda, tetapi juga mengingatkan Anda bahwa merekalah yang menjadi sorotan. Jadi, kegunaan pertanyaan merupakan pedoman bagi Anda saat Anda mempersiapkan presentasi Anda.

Selain itu, pertanyaan dapat Anda gunakan sebagai petunjuk untuk apa yang ingin Anda katakan. Misalnya, topik presentasi Anda tentang memberikan pinjaman kepada orang yang tidak mampu. Untuk membuat isi presentasi Anda, maka Anda dapat mengajukan tiga pertanyaan yang jawabannya menjadi pesan/isi dari presentasi Anda, yaitu :

  1. Mengapa Anda perlu memberikan pinjaman kepada orang yang tidak mampu ?
  2. Apa organisasi yang dapat membantu Anda memberikan pinjaman kepada orang yang tidak mampu ?
  3. Bagaimana Anda dapat memberikan pinjaman kepada orang yang tidak mampu ?

Dengan menggunakan pertanyaan dalam menyusun pesan/isi presentasi Anda, maka ada dua hal yang dapat Anda peroleh.

Pertama, penggunaan pertanyaan memungkinkan Anda untuk merasa lebih percaya diri karena Anda tahu jawaban atas pertanyaan Anda. Dan, Anda tidak perlu lagi khawatir karena Anda tahu harus berkata apa.

Kedua, Anda akan lebih komunikatif, karena Anda hanya menjawab pertanyaan yang sudah Anda siapkan jawabannya dan penyampaian percakapan sering kali lebih diingat oleh audiens.

Manfaat # 2 : Alat Untuk Melibatkan Audiens Anda

Hubungan dengan audiens adalah karakteristik utama yang membedakan presenter yang berkesan dari presenter yang biasa. Apakah audiens berpartisipasi dengan pembicara atau hanya mendengarkan pembicara ?

Pertanyaan memberikan cara yang bagus untuk mendorong keterlibatan audiens Anda.

Pertanyaan pada dasarnya bersifat dialogis. Keduanya bersifat dua arah. Anda bertanya dan audiens Anda merespons.

Ada tiga jenis pertanyaan yang dapat Anda gunakan untuk menarik perhatian audiens Anda, yaitu :

1.Pertanyaan retoris untuk membangun intrik. Mengajukan pertanyaan kepada audiens tentang sebuah efek, bukan pertanyaan yang Anda harapkan akan mereka jawab, akan mendorong mereka untuk memikirkan masalah tersebut.

Contoh: “Apakah Anda percaya bahwa perusahaan membuat robot lebah madu untuk menyerbuki tanaman di tempat dimana lebah sedang sekarat ?”

2. Pertanyaan polling membuat audiens menjadi bagian dari point Anda. Ketika meminta audiens Anda untuk menanggapi pertanyaan Anda, maka pastikan untuk memberi isyarat bagaimana Anda ingin mereka melakukannya, misalnya, model mengangkat tangan Anda saat Anda mengajukan pertanyaan Anda. 

Contoh: “Berapa banyak dari Anda yang pernah disengat lebah madu?”

3. Pertanyaan “Bagaimana jika ?”. Tanyakan tentang kemungkinan masa depan atau masa lalu sejarah dan seperti pertanyaan retoris, Anda mungkin tidak mengharapkan respons literal, tetapi Anda pasti memfokuskan perhatian audiens pada periode waktu yang Anda gambarkan.

Contoh: “Bagaimana jika semua tanaman diserbuki oleh robot lebah madu ?” Atau, “Bagaimana jika ilmu pengetahuan modern memungkinkan sayuran hasil rekayasa genetika menghasilkan lebih banyak panen?”

Manfaat # 3 : Alat Untuk Mengingatkan Pesan Presentasi Ketika Anda Blank

Apakah Anda pernah berada di tengah-tengah presentasi yang berjalan dengan baik dan tiba-tiba pikiran Anda benar-benar kosong tentang bagian selanjutnya dari presentasi Anda ?

Saat Anda berdiri disana dan mencoba mengingat apa yang akan Anda katakan selanjutnya, Anda dapat merasakan keheningan dan kecanggungan muncul di dalam ruangan.

Perasaan tersebut benar-benar mengerikan.

Bahkan, persiapan yang baik pun tidak menjamin bahwa Anda tidak akan melupakan point yang hendak Anda sampaikan.

Untuk mengingat point yang hendak Anda sampaikan selanjutnya, maka Anda dapat mengajukan pertanyaan kepada audiens Anda.

Misalnya, “Apa yang tampaknya yang menjadi point terpenting dari yang kita bicarakan dari presentasi hari ini ?”

Sebuah pertanyaan memungkinkan Anda untuk mengumpulkan pikiran Anda dan meningkatkan kepercayaan diri Anda karena Anda tahu jawabannya. Memberikan jawaban itu akan membuat Anda kembali ke alur pembicaraan Anda.

Demikianlah, 3 manfaat pertanyaan untuk persiapan dan penyampaian presentasi bagi Anda.

Pertama, alat untuk menyiapkan pesan presentasi.

Kedua, alat untuk melibatkan audiens Anda.

Ketiga, alat untuk mengingatkan pesan presentasi ketika Anda blank.

Saat Anda menghadapi persiapan dan penyampaian presentasi yang berikutnya, maka pertimbangkan untuk menggunakan alat komunikasi, yaitu : pertanyaan. Untuk hampir semua tugas yang perlu Anda lakukan dalam presentasi, maka penggunaan pertanyaan dapat menghasilkan manfaat bagi Anda dan audiens Anda.

3 Teknik + 1 Struktur Yang Dapat Anda Gunakan Untuk Memasukan Ide Anda Dalam Presentasi, Rapat Atau Percakapan

Anda mungkin pernah berada dalam situasi dimana Anda memiliki sesuatu yang penting untuk disampaikan di dalam presentasi, rapat atau percakapan, namun Anda tidak tahu bagaimana cara menyampaikan pemikiran Anda.

Bagaimana cara Anda mengutarakan ide Anda dalam presentasi, rapat atau percakapan tersebut ? Dan begitu Anda dapat melakukannya, bagaimana cara membuat ide tersebut menjadi jelas dan ringkas ?

Matt Abrahams seorang Professor yang mengajar mengenai Komunikasi Strategis di Stanford Graduate School of Business menjelaskan bahwa ada 3 teknik dan 1 struktur yang dapat Anda gunakan untuk memasukkan ide-ide Anda dalam percakapan, rapat, atau bahkan presentasi.

Mari kita bahas 3 teknik dan 1 struktur itu satu per satu.

Teknik # 1 : Melakukan Parafrase

Ketika seseorang berbicara dan Anda ingin berkontribusi, maka Anda cukup menyela dengan melakukan parafrase. Parafrase adalah alat untuk mendengarkan dan refleksi dimana Anda menyatakan kembali apa yang orang lain katakan dengan kata-kata Anda sendiri.

Parafrase adalah cara yang sopan untuk menyampaikan maksud Anda di dalam presentasi, rapat atau percakapan.

Tangkap sesuatu yang mereka katakan, tidak harus berupa parafrase besar yang Anda katakan seperti, “jadi yang Anda katakan adalah …”, tetapi Anda dapat langsung beralih ke topik tertentu.

Misalnya, ketika pembicara berkata tentang harga, maka Anda dapat melakukan parafrase dengan mengatakan, “Jadi, Anda ingin tahu tentang nilai produk kami”.

Setelah Anda bisa masuk dengan melakukan parafrase, maka selanjutnya Anda mulai menjelaskan dengan menggunakan struktur yang dibahas pada bagian selanjutnya.

Teknik # 2 : Mengajukan Pertanyaan.

Alat lainnya adalah dengan hanya mengajukan pertanyaan. Saat seseorang berbicara, Anda mungkin berkata, “Saya punya pertanyaan tentang hal itu.” Dan pertanyaan itu bisa berupa pertanyaan yang disajikan dengan cara yang sopan, perhatian, atau mungkin dengan cara yang lebih langsung. Jadi dalam mengajukan pertanyaan, maka nada yang Anda sampaikan menjadi hal yang sangat penting.

Pertanyaan pada dasarnya bersifat dialogis. Keduanya bersifat dua arah. Anda bertanya dan lawan bicara Anda meresponsnya.

Teknik # 3 : Memulai Dengan Emosi

Cara terakhir adalah memulai dengan emosi seperti, “Hal itu menjadi perhatian saya” atau “Saya senang.” Emosi itu memberi Anda izin untuk kemudian menindaklanjutinya.

Emosi itu mengikat. Orang lebih mudah mengingat pesan yang bermuatan emosional dari pada pesan berbasis fakta. Faktanya, ilmuwan modern menemukan bahwa respons emosional kita memiliki jalur yang cepat untuk masuk ke memori jangka panjang kita. Jadi bila memungkinkan, cobalah untuk membawa emosi ke dalam presentasi, rapat atau percakapan Anda baik dalam bentuk penyampaian Anda maupun konten itu sendiri.

Dengan melakukan parafrase, mengajukan pertanyaan, atau menyatakan emosi, maka Anda mempunyai pintu masuk ke dalam situasi komunikasi langsung atau virtual.

Setelah Anda memiliki pintu untuk masuk, maka Anda harus berkontribusi. Untuk berkontribusi dalam menyampaikan pesan Anda, maka Anda perlu menggunakan struktur.

Struktur # 1 : What, So What, Now What

Kita tahu dari pengalaman pribadi kita sendiri bahwa jika pesan kita tidak terstruktur dan berputar-putar, maka orang tidak akan dapat menangkap pesan yang kita sampaikan. Kita harus jelas dan ringkas dalam menyampaikan pesan. Cara agar kita menjadi jelas dan ringkas dalam menyampaikan pesan adalah dengan menggunakan struktur.

Struktur memberi kita tempat untuk memulai, mengakhiri dan menghubungkan ide-ide kita. Struktur yang dapat Anda gunakan untuk memberikan kontribusi dalam presentasi, rapat atau percakapan hanyalah tiga pertanyaan : Apa (what), jadi apa (so what), sekarang apa (now what).

Struktur ini memberi Anda panduan mengenai apa yang perlu Anda katakan. Anda mulai dengan Apa (what), yaitu : “Apa yang Anda akan bicarakan,” bisa jadi sebuah proses, produk, atau sudut pandang Anda.

Pertanyaan Jadi Apa (so what), maksudnya : “Mengapa penting” bagi orang yang Anda ajak bicara, mungkin kepada perusahaan, atau bahkan masyarakat pada umumnya.

Lalu, Sekarang Apa (now what) adalah apa yang ingin Anda lakukan selanjutnya bisa jadi item tindakan, pertemuan tindak lanjut, atau demonstrasi.

Apa (what), Jadi Apa (so what), Sekarang Apa (now what) adalah struktur pesan yang sangat baik yang jika Anda terus berlatih untuk menggunakannya, maka akan membuat Anda nyaman dengannya. Sehingga, Anda dapat benar-benar menyusun pesan Anda yang pada akhirnya pesan tersebut mudah dipahami oleh audiens Anda.

Demikianlah, 3 teknik dan 1 struktur yang dapat Anda gunakan untuk memasukan ide Anda pada saat presentasi, rapat atau percakapan.

Untuk berkontribusi dalam presentasi, rapat atau percakapan, maka Anda dapat masuk dengan menggunakan 3 teknik, yaitu parafrase, mengajukan pertanyaan, dan memulai dengan emosi. Setelah Anda masuk, maka Anda dapat menjelaskan ide Anda dengan menggunakan struktur pesan : What, So What, Now What.

Gunakanlah teknik-teknik tersebut untuk memasukkan ide-ide Anda serta rancangan pesan melalui struktur untuk membantu Anda menjadi lebih efektif dalam komunikasi Anda.

3 Langkah Menjawab Pertanyaan Yang Anda Tidak Mengetahui Jawabannya Atau Tidak Ingin Menjawabnya Pada Sesi Tanya Jawab Presentasi

 

Ketika Anda telah menyelesaikan presentasi Anda, maka tentu Anda akan menghadapi sesi tanya jawab. Dalam sesi tanya jawab itu, audiens Anda akan menanyakan beberapa pertanyaan yang mereka akan ajukan. Bisa jadi ada selusin audiens Anda yang mengangkat tangan untuk bertanya.

Ada beberapa pertanyaan dapat Anda jawab dengan mudah. Namun, ada juga kemungkinan beberapa pertanyaan yang Anda akui bahwa Anda tidak memiliki jawabannya atau tidak ingin menjawabnya. Itulah pertanyaan yang Anda takuti.

Pertanyaan-pertanyaan itu bisa terkait dengan fitur-fitur dalam rilis produk yang baru, waktu acara pendanaan seperti penawaran umum perdana (initial public offering/IPO), atau komentar pada beberapa acara yang layak diberitakan baru-baru ini yang merupakan topik yang hangat secara politik.

Dalam situasi seperti ini memberikan jawaban yang jelas dan langsung mungkin merugikan Anda dalam beberapa hal. Jadi pertanyaan sebenarnya adalah bagaimana Anda dapat menanggapi dengan cara yang dapat menjaga kredibilitas Anda dan memuaskan penanya.

Berita baiknya, Matt Abrahams yang merupakan seorang Professor yang mengajar di Sekolah Pascasarjana Bisnis Universitas Stanford dimana dia mengajar dua kelas yang sangat populer yang berhubungan dengan Komunikasi Strategis dan Presentasi Virtual yang Efektif menjelaskan bahwa ada 3 langkah yang dapat gunakan untuk menjawab pertanyaan tersebut.

Mari kita bahas ketiga langkah tersebut.

Langkah # 1 : Reframe

Saat dihadapkan dengan pertanyaan yang sulit, disarankan Anda mulai dengan memparafrasekan pertanyaan (mengungkapkan kembali pertanyaan) sebelum menjawab. Parafrase ini menegaskan bahwa Anda mendengar pertanyaan dengan benar, memvalidasi penanya, memberi Anda waktu untuk berpikir, dan memungkinkan Anda untuk mengubah pertanyaan agar Anda lebih mudah untuk menjawabnya.

Misalnya, bayangkan seorang calon klien yang penting bertanya kepada Anda tentang ketersediaan fitur tertentu dalam produk Anda yang Anda tahu tidak mungkin ada di masa mendatang. Parafrase pertanyaan yang mungkin Anda sampaikan, “Anda bertanya tentang peta jalan kami dan bagaimana kami memprioritaskan fitur produk kami.”

Parafrase ini memperluas pertanyaan, memberi Anda kesempatan untuk menetapkan visi yang lebih luas dan mungkin menyoroti fungsi yang berdekatan atau terkait dengan fitur yang dicari oleh prospek Anda. Pembingkaian ulang ini melalui parafrase memberi Anda cara untuk mengubah pertanyaan menjadi sesuatu yang lebih mudah diatur dan memungkinkan Anda memfokuskan kembali komunikasi Anda.

Langkah # 2 : Blame

Memberikan alasan yang sah untuk tidak menjawab pertanyaan secara langsung adalah alat lain untuk pertanyaan jenis ini.

Mengutip masalah hukum, pedoman peraturan, atau praktik masa lalu dapat menjadi alasan yang sah bagi Anda untuk tidak menanggapinya secara langsung.

Alternatifnya, Anda dapat menggunakan kebijakan yang ada yang melarang mengomentari pertanyaan seperti yang ditanyakan.

Terakhir, Anda dapat menyalahkan ketidakmampuan Anda untuk menanggapinya karena kurangnya informasi yang Anda miliki tentang topik tersebut. Misalnya, jika seseorang menanyakan pendapat Anda tentang arah baru pesaing, Anda dapat mengatakan bahwa Anda ingin melakukan penelitian yang lebih mendalam sebelumnya untuk memastikan tanggapan Anda benar.

Langkah # 3 : Explain

Dalam beberapa situasi, Anda dapat menyatakan bahwa Anda tidak dapat menjawab pertanyaan secara langsung, tetapi Anda dapat berbagi beberapa alasan atau kerangka kerja yang akan digunakan dalam menangani topik pertanyaan.

Misalnya, jika Anda bekerja untuk sebuah perusahaan dan ditanya tentang rencana IPO-nya, Anda dapat menjawab dengan mengatakan, “Pertanyaan Anda mengacu pada keputusan internal yang mungkin atau mungkin tidak kami buat, tetapi pilihan kami akan selalu didorong oleh keinginan kami untuk melayani klien, karyawan dan investor kami.”

Menjelaskan prinsip dibalik jawaban Anda memungkinkan Anda memenuhi kewajiban untuk menanggapi pertanyaan tanpa mengungkapkan informasi yang tidak ingin Anda bagikan.

Ketika Anda menghadapi pertanyaan yang Anda tidak mengetahui jawabannya atau tidak ingin menjawabnya, maka Anda dapat menggunakan 3 langkah tersebut.

Misalnya, Anda ditanya, “Kapan fitur ini akan dimasukan dalam produk Anda?”.

Penerapan 3 langkah tersebut adalah sebagai berikut :

Reframe : “Anda bertanya tentang proses prioritas fitur kami …”

Blame    : “Kami memiliki kebijakan perusahaan yang mencegah kami membicarakan tentang peta jalan produk kami.”

Explain  : “Meskipun saya tidak dapat membahas fitur spesifik tersebut, saya dapat memberi tahu Anda bahwa semua keputusan kami tentang fitur tersebut dipandu oleh kemudahan penggunaannya untuk klien kami.”

Demikianlah, 3 langkah menjawab pertanyaan yang Anda tidak mengetahui jawabannya atau tidak ingin menjawabnya.

Pertama, reframe.

Kedua, blame.

Ketiga, explain.

Dengan meluangkan waktu untuk berlatih menjawab pertanyaan sulit, maka Anda akan merasa lebih nyaman pada saat dihadapkan pada pertanyaan tersebut. Mulailah dengan melakukan latihan sebelum sesi tanya jawab :

  • Pikirkan tentang pertanyaan yang berpotensi menantang yang tidak dapat atau tidak ingin Anda jawab.
  • Identifikasi kemungkinan jalur pembingkaian ulang (parafrase). Contoh: Fitur adalah tentang prioritas peta jalan, harga tentang nilai, dan lain sebagainya.
  • Persiapkan alasan mengapa Anda tidak bisa atau tidak harus merespons. Contoh: Peraturan, mengikuti pedoman perusahaan, dan lain-lain.
  • Kumpulkan penjelasan untuk komentar Anda. Contoh: Pelanggan dan mitra yang menyenangkan akan selalu memandu pengambilan keputusan kita; kualitas adalah yang terpenting dalam segala hal yang kami lakukan, dan lain sebagainya.

Selanjutnya, berlatihlah menanggapi pertanyaan yang berpotensi menantang dengan suara yang lantang. Anda bahkan mungkin ingin merekam tanggapan Anda secara digital. Terakhir, validasi ide Anda dengan membagikan jawaban potensial Anda kepada kolega untuk memastikan konsistensi dan dukungan untuk pendekatan Anda.

Setelah Anda bersiap untuk jenis pertanyaan ini, maka Anda dapat mempertahankan ketenangan dan kredibilitas Anda sambil tetap menguasai ruangan selama sesi tanya jawab.

 

3 Teknik Jitu Yang Dapat Anda Gunakan Ketika Anda Tidak Dapat Menjawab Pertanyaan Audiens Pada Sesi Tanya Jawab Presentasi

Pada akhir sesi presentasi, biasanya seorang presenter mesti menghadapi sesi tanya jawab. Sesi ini bisa jadi merupakan sesi yang paling menegangkan bagi Anda sebagai seorang presenter.  

Mengapa ?

Alasannya adalah Anda kawatir karena ada kemungkinan Anda tidak memiliki jawaban atas apa yang ditanyakan oleh audiens Anda. Selain itu, Anda juga dapat mengalami kebingungan untuk menjawabnya karena Anda tidak tahu jawabannya.

Namun, jika Anda sukses melalui sesi tanya jawab ini dengan baik, maka sesi ini akan menjadi faktor pengungkit yang dapat meningkatkan kredibilitas Anda. Ketika Anda mampu menjawab pertanyaan dengan baik, maka audiens akan semakin percaya dengan kemampuan Anda.

Ada kalanya pada sesi tanya jawab ini, Anda mendapatkan pertanyaan yang Anda tidak tahu jawabannya. Ketika hal ini terjadi, maka disarankan adalah Anda jangan menjawab asal-asalan.

Tentunya Anda tidak ingin memberikan informasi yang keliru kepada si penanya atau yang lebih parah lagi diinterupsi oleh audiens lain yang mengetahui jawaban yang sesungguhnya. Akibatnya, kredibilitas Anda bisa runtuh dalam sesaat.

Berita baiknya, ada 3 teknik jitu yang dapat Anda gunakan ketika Anda tidak dapat menjawab pertanyaan audiens Anda.

Mari kita ulik ketiga teknik tersebut satu per satu.

Teknik Jitu # 1 : Delay

Jika Anda belum mengetahui jawaban pertanyaan dari audiens, maka Anda dapat menunda jawaban dari pertanyaan tersebut. Ketika Anda melakukan hal ini, maka Anda tidak akan kehilangan kredibilitas Anda. Karena sebagai seorang presenter, bisa jadi Anda tidak memiliki jawaban atas segala hal yang audiens Anda tanyakan.

Dalam menunda jawaban dari pertanyaan audiens, maka Anda dapat mengatakan hal ini.

Pertama, “Saya telah mengalokasikan waktu untuk pertanyaan Anda di akhir sesi ini, sehingga saya akan membahas ide Anda nanti.” Dengan menjawab seperti ini, maka Anda akan mempunyai waktu untuk memikirkan jawabannya. Dan Anda dapat menyampaikan jawabannya pada akhir sesi dari presentasi Anda.

Atau kedua, “Saya tidak dalam posisi untuk menjawabnya sekarang, tetapi saya akan menghubungi Anda akhir minggu ini.” Dan selanjutnya, Anda dapat meminta alamat email audiens yang bertanya tersebut dan akan mencari tahu jawabannya dan mengirimkan jawabannya melalui emailnya ketika jawaban sudah diperoleh. Jika Anda melakukan hal ini, maka pastikan bahwa Anda menepati janji dan mengirimkan jawabannya melalui email ketika Anda mendapatkan jawabannya.

Teknik Jitu # 2 : Deflect

Jika Anda belum mengetahui jawaban pertanyaan dari audiens, maka Anda dapat membelokan pertanyaan dengan menanyakan pertanyaan kembali kepada si penanya atau menanyakan kepada audiens lainnya apa yang mereka pikirkan tentang jawaban pertanyaan tersebut.

Dalam membelokan pertanyaan audiens, maka Anda bisa meresponsnya dengan mengatakan hal ini.

Pertama, “Itu pertanyaan yang menarik. Sebelum saya menjawab, saya ingin tahu : apa pendapat Anda tentang ini?”

Atau kedua, “Anda telah mengangkat poin penting disini. Apa yang Bapak/Ibu lainnya pikirkan tentang ini?”

Jika Anda meresponnya dengan cara kedua, maka Anda dapat meminta audiens Anda untuk membuat suatu kelompok yang terdiri dari 3-5 orang untuk mendiskusikan jawaban dari pertanyaan audiens. Setelah mereka mendiskusikan jawabannya, maka Anda dapat meminta salah seorang dari perwakilan kelompok untuk menyampaikan jawabannya di depan seluruh audiens.

Pada saat Anda meminta perwakilan kelompok untuk sharing jawabannya di depan seluruh audiens, maka Anda dapat memikirkan jawaban dari pertanyaan tersebut. Dan Anda dapat membuat kesimpulan dari jawaban yang di-sharingkan di depan seluruh audiens.

Intinya adalah Anda tidak perlu takut untuk menerima pertanyaan yang sulit dari setiap audiens, karena Anda dapat menyampaikannya kembali kepada audiens Anda.

Teknik Jitu # 3 : Dismiss

Jika pertanyaan audiens Anda tidak relevan dengan apa yang Anda jelaskan, maka Anda dapat mengatakannya bahwa Anda tidak dapat menjawabnya.

Dalam menolak untuk menjawab pertanyaan audiens tersebut, maka Anda dapat menjelaskannya dengan mengatakan hal ini.

Pertama, “Terima kasih atas pertanyaan Anda, tetapi saya tidak melihat bagaimana hal itu berhubungan dengan apa yang saya katakan.”

Atau kedua, “Saya tidak bermaksud terus terang, tapi menurut saya hal itu tidak relevan untuk diskusi kita hari ini.”

Selanjutnya, Anda dapat menyampaikan bahwa pertanyaan tersebut bisa ditanyakan kepada orang yang memang ahli di bidang tersebut. Jika Anda mengetahui orangnya, maka Anda dapat merekomendasikan orang yang ahli tersebut kepada si penanya.

Demikianlah, 3 teknik jitu yang dapat Anda gunakan pada saat Anda tidak dapat menjawab pertanyaan audiens Anda.

Pertama, delay.

Kedua, deflect.

Ketiga, dismiss.

Terkadang dalam sesi tanya jawab, Anda bisa mendapatkan pertanyaan yang sulit untuk dijawab. Ingatlah bahwa presentasi adalah proses dua arah dan penting untuk menunjukkan bahwa Anda juga belajar dari audiens Anda.

Jika dalam presentasi Anda tidak mengetahui jawaban atas pertanyaan yang diajukan oleh audiens Anda, maka Anda dapat menggunakan 3 teknik tersebut di atas. Ingatlah 3 D, yaitu delay, deflect, dan dismiss.

 

 

4 Jenis Alur Cerita Presentasi Yang Dapat Mengubah Audiens Anda

Apakah Anda pernah mengikuti sebuah presentasi dimana Anda merasa kebingungan dan berpikir, sampai dimana sekarang ini ya ?

Apa kaitan antara slide yang baru disampaikan oleh presenter dengan slide sebelumnya ?

Sampai di akhir presentasi Anda juga masih bertanya, “Apa yang sebetulnya ingin disampaikan oleh presenter ?”

Jika Anda mengalami hal tersebut, maka besar kemungkinan presentasi yang disusun oleh presenter tidak memiliki alur cerita presentasi yang baik.

Mengapa alur cerita presentasi atau cara pengorganisasian materi dari suatu presentasi itu sangat penting ?

Karena agar pesan presentasi bisa diterima dengan baik oleh audiens Anda. Untuk itu, maka pesan tersebut harus disajikan dengan runtut dan rasional.

Audiens harus mampu memahami runtutan cara berpikir Anda dan merasa bahwa apa yang Anda sampaikan adalah rasional.

Dan Roam dalam bukunya yang berjudul Show and Tell: How Everybody Can Make Extraordinary Presentations menjelaskan bahwa ada 4 jenis alur cerita (storyline) dalam presentasi.

Mari kita bahas satu per satu 4 jenis alur cerita presentasi tersebut.

Alur Cerita # 1 : Laporan

Laporan menjelaskan data. Dengan sebuah laporan, kita mengubah informasi audiens kita.

Sebuah laporan yang biasa-biasa menyampaikan data. Laporan adalah presentasi yang paling sering kita lakukan. Mereka yang paling sering gagal.

Mengapa ?

Karena kebanyakan laporan mengatakan kepada kita apa yang kita sudah tahu, kemudian menambah sesuatu yang kita tidak tahu. Mereka ditulis untuk menghilangkan suatu kejutan. Itu yang merupakan hal yang kurang mengesankan.

Sebuah laporan yang bagus menyampaikan data menjadi lebih hidup. Ketika kita menyampaikan sebuah laporan yang tepat, maka kita menyampaikan lebih dari sekedar fakta. Kita menyampaikan laporan dalam sebuah cara yang memberikan makna, membuat data mudah diingat, dan membuat audiens kita perhatian.

Laporan perlu menyajikan data untuk memberikan wawasan dan menjadi pengingat yang baik. Cara yang sangat mudah untuk melakukannya adalah dengan menggunakan 6 cara berpikir.

6 cara berpikir adalah suatu model yang mengatakan bahwa kita dapat memecah hampir semua ide, masalah atau cerita menjadi enam mode informasi yang berbeda namun saling melengkapi, yaitu : siapa dan apa yang kita bicarakan; dimana mereka berada; kapan itu terjadi; berapa banyak; bagaimana mereka berinteraksi; dan mengapa bisa seperti ini.

6 cara berpikir adalah sebuah alat. Pikiran kita bekerja melalui 6 mode tersebut sepanjang waktu. Mereka bertindak sebagai struktur yang mendasari yang kita gunakan untuk memahami, mengenal dan mengingat hampir semua yang kita pelajari.

Setiap laporan yang bagus adalah variasi dari 6 mode alur cerita, yaitu :

  1. Why are we here ? (Mengapa kita disini) ?
  2. Who and what are we going to be talking about ? (Siapa dan apa yang akan kita bicarakan) ?
  3. Where are they located ? Where are they going ? (Dimana mereka berlokasi ? Kemana mereka akan pergi) ?
  4. When do they interact ? (Kapan mereka berinteraksi ?)
  5. How does it occur ? (Bagaimana hal itu terjadi ?)
  6. How much ? (Berapa banyak jumlahnya ?)

Alur Cerita # 2 : Penjelasan

Kebanyakan presentasi diberikan pada sebuah konferensi atau dalam kelas dimaksudkan untuk mengubah kemampuan audiens untuk menjelaskan apa yang terjadi, memberikan wawasan baru atau menunjukkan sebuah cara baru untuk melakukan sesuatu.

Presentasi yang terkait dengan penjelasan dapat berupa pelatihan, menjelaskan sebuah paper, memperkenalkan sebuah proses, seminar perbaikan diri, atau penjualan.

Penjelasan membawa kita kepada sebuah tingkat pemahaman yang baru.

Penjelasan yang bagus membawa kita kepada tingkatan baru dalam 3 cara. Pertama, setiap langkah adalah kecil. Informasi baru datang dalam potongan demi potongan dan kita tidak melanjutkannya sampai kita memahaminya.

Kedua, setiap langkah membawa kita langsung ke langkah selanjutnya. Kita mulai di sini yang membawa kita ke sana, lalu kita menambahkan itu, yang kita akhiri dengan ini.

Ketiga, setiap langkah ditandai. Kita menyediakan peta seluruh rute terlebih dahulu, kita melihat pratinjau langkah-langkahnya, dan rambu-rambu saat kita melangkah. Ketika kita mencapai ujung, kita mempunyai kemampuan baru.

Penjelasan yang baik mengikuti alur cerita langkah demi langkah, yaitu :

  1. The Lay of the Land (Gambaran keadaan). Di mana kita sekarang, ke mana akan pergi dan apa yang ada antara disini dan disana.
  2. Our roadmap (Peta jalan kita). Ini adalah rute yang akan kita ambil untuk mencapai tujuan kita.
  3. Our first step (Langkah pertama kita). Setiap perjalanan mulai dengan sebuah langkah, dan ini adalah langkah pertama kita.
  4. Our next step (Langkah kita selanjutnya). Ini adalah langkah selanjutnya … dan selanjutnya, dan seterusnya.
  5. Almost there (Hampir sampai). Kita hampir tiba disana. Mari kita lihat kembali berapa jauh kita telah melangkah.
  6. We’ve arrived (Kita telah sampai). Kita berhasil. Kita seakarang mempunyai kemampuan baru.

Alur Cerita # 3 : Pitch

Pitch suatu presentasi yang menyampaikan masalah dan solusi, tetapi membutuhkan beberapa persuasi untuk meyakinkan audiens. Dengan pitch, kita mengubah tindakan audiens kita.

Pitch membuat kita melewati rintangan.

Contoh presentasi pitch adalah pitch penjualan, meminta uang, meminta bantuan atau meluncurkan sebuah produk.

Jika kita melakukan pitch yang benar, maka kita membuat sebuah pitch dengan membangun kesamaan dengan audiens kita, menyebutkan sebuah masalah yang kita semua ketahui dan kemudian memberikan sebuah solusi yang memperbaiki, menghilangkan atau melewati masalah.

Jika pitch kita meyakinkan, maka audiens kita membeli ide kita dan menerima tindakan yang kita sarankan.

Pitch mempunyai alur cerita seperti berikut ini, yaitu :

  1. Windup. Kita mulai dengan ringkasan cepat dimana kita sekarang ini.
  2. Hurdle. Kita memperkenalkan sebuah masalah yang kita hadapi.
  3. Vision. Kita menunjukkan cara untuk mengatasi masalah tersebut.
  4. Options. Kita menghadirkan dua cara untuk mencapai visi, yaitu cara yang membosankan dan cara yang menginspirasi.
  5. Close. Kita menunjukkan mengapa opsi yang menginspirasi benar-benar merupakan pilihan satu-satunya.
  6. Fine print. Dengan audiens yang bergairah, kita menjelaskan bagaimana kita dapat membuat hal itu dapat terjadi.
  7. Hook. Kita akhiri dengan penyampaian keuntungan tambahan.

Alur Cerita # 4 : Drama

Drama membawa kita pada sebuah perjalanan. Pertama, membuat kita menangis, kemudian membuat kita tertawa. Dengan sebuah drama, kita mengubah keyakinan audiens kita.

Drama menghancurkan hati kita, lalu memperbaikinya.

Sebagian besar presentasi yang diberikan sebagai ceramah konferensi, atau TED talk dimaksudkan untuk mengubah keyakinan audiens, yaitu : untuk membantu audiens melihat dunia secara berbeda, menjadi orang yang lebih baik, memiliki kasih sayang atau pengertian yang lebih besar.

Drama adalah petualangan dan pelajaran hidup yang semuanya digabung menjadi satu. Drama adalah nenek dari semua presentasi.

Meskipun masing-masing cerita berbeda, semuanya memiliki dua kesamaan. Pertama, mereka mengatakan yang sebenarnya. Dan kedua, mereka mengatakannya menurut satu struktur klasik.

Struktur klasik dari drama yang bagus mengikuti alur cerita berikut ini, yaitu :

  1. One fine day. Mungkin segala sesuatu tidak sempurna, tetapi kita melakukan sesuatu yang baik.
  2. The Challenge. Entah dari mana muncul masalah yang tidak bisa kita abaikan.
  3. Descending crisis. Saat kita bergumul dengan masalah ini, segalanya berubah dari buruk menjadi lebih buruk sampai kita mencapai titik terendah.
  4. Rock bottom. Kita berbaring di sana menunggu akhir. Semua harapan hilang.
  5. The Discovery. Tunggu sebentar, apa ini ? Kita tiba-tiba melihat jalan keluar.
  6. The Rise. Melalui kemampuan yang kita tidak pernah tahu kita miliki, kita berjuang untuk kembali ke permukaan,
  7. The Return. Kita tidak hanya membuatnya pulang, kita menerobos ke dalam dunia yang sama sekali baru.
  8. The Lesson. Kita mendapatkan hadiah baru yang tidak akan pernah kita lupakan.

Demikianlah, 4 jenis alur cerita presentasi yang perlu Anda ketahui untuk mempersiapkan presentasi Anda. Pertama, laporan. Kedua, penjelasan. Ketiga, pitch. Keempat, drama.

Satu pemikiran tentang alur cerita presentasi adalah alur cerita mana pun yang kita pilih, maka itu berfungsi sebagai tali penuntun dari pikiran kita ke pengalaman audiens kita. Sebagai presenter, adalah tugas kita untuk menjaga agar alur cerita presentasi kita tetap pada jalurnya. Oleh karena itu, gunakanlah salah satu dari 4 jenis alur cerita di atas untuk presentasi Anda selanjutnya.