5 Aspek Teknis Yang Perlu Anda Ketahui Dalam Melakukan Presentasi Virtual

Masa pandemi virus corona menuntut banyak pekerjaan yang dilakukan secara online. Pekerjaan itu tak terkecuali presentasi.

Itulah mengapa berbagai aplikasi video conference sangat masif digunakan dalam masa-masa ini. Meskipun tampak lebih mudah, presentasi online tentunya berbeda dengan presentasi tatap muka.

Ada tantangan tersendiri ketika Anda harus menyampaikan materi presentasi secara virtual. Terlebih lagi, jika presentasi disampaikan di depan audiens Anda.

Presentasi online memiliki beberapa kesulitan dibandingkan dengan presentasi tatap muka secara langsung, karena presenter lebih sukar untuk menjaga audiens tetap tertarik mendengarkan materi yang Anda sampaikan.

Nah, agar presentasi online Anda bisa berjalan dengan baik, ada 5 aspek teknis yang perlu Anda ketahui.

Mari kita bahas satu per satu kelima aspek teknis tersebut.

Aspek Teknis # 1 : Kuasai Aplikasi Platform Presentasi

Saat ini banyak aplikasi yang bisa digunakan untuk melakukan presentasi secara online. Ada Zoom Meeting, Google Meet, Microsoft Teams, Cisco Webex Meeting, Cyberlink U Meeting, RingCentral Meetings, dan lain-lain.  

Jika Anda sudah memilih aplikasi yang akan Anda gunakan, maka Anda perlu menguasainya. Anda harus mempelajarinya agar bisa menggunakannya dengan baik.

Pahami berbagai fitur-fitur dari aplikasi platform presentasi yang Anda gunakan.

Selama presentasi online, fitur video yang Anda dan audiens Anda gunakan harus dinyalakan agar Anda bisa melihat audiens Anda dan juga sebaliknya. Dengan begitu, audiens Anda akan lebih termotivasi untuk mengikuti jalannya presentasi Anda.

Dan, untuk menghindari kebisingan selama presentasi, pastikan suara audiens berada pada posisi mute jika Anda memberikan presentasi. Dengan begitu, tidak ada lagi suara-suara yang mengganggu Anda ketika menyampaikan materi.

Tujuan memahami fitur-fitur aplikasi video conference yang Anda gunakan adalah agar presentasi Anda bisa berjalan dengan lancar. Sedapat mungkin hindari kendala dari diri Anda agar audiens tetap nyaman menyimak presentasi virtual Anda.

Aspek Teknis # 2 : Kuasai Peralatanmu

Saat presentasi, tentu Anda akan menggunakan alat bantu seperti komputer, audio dan kamera. Gunakanlah komputer, audio dan kamera yang berkualitas ketika presentasi virtual.

Untuk menghasilkan audio yang maksimal, gunakan mikrofon yang tepat, misalnya headset.  Anda juga perlu menggunakan kamera yang memadai. Sebagian besar orang memilih menggunakan kamera dari laptop. Namun, jika kamera tersebut berkualitas kurang baik, maka Anda bisa berinvestasi untuk membeli webcam eksternal yang lebih berkualitas. 

Walaupun Anda mungkin dibantu oleh seorang asisten atau orang lain untuk mengoperasikan peralatan tersebut, tetapi Anda juga harus menguasainya.

Hal itu diperlukan agar Anda tidak panik atau gugup ketika tiba-tiba terjadi masalah terhadap peralatan-peralatan yang Anda gunakan. Saat ada kesalahan teknis, maka Anda bisa tetap tenang karena Anda tahu apa yang harus dilakukan. Perasaan tenang ini akan membuat Anda semakin percaya diri saat membawakan presentasi.

Aspek Teknis # 3 : Pastikan Kualitas Koneksi Jaringan Internet

Tentu Anda ingin presentasi virtual Anda dapat berjalan lancar. Karena itu, Anda memerlukan dukungan kualitas jaringan internet yang memadai. Untuk itu, sebelum presentasi Anda harus memastikan kualitas sambungan internet tersebut agar tidak mengalami gangguan ketika Anda presentasi.

Pastikan Anda memiliki koneksi internet yang memadai baik menggunakan WiFi maupun jaringan data seluler. Jika ragu, lakukan pengetesan aplikasi video conference bersama rekan sejawat sebelum benar-benar tampil di depan audiens Anda. Pastikan saja Anda melakukan hal ini 15 menit sebelum presentasi dimulai agar presentasi Anda dapat berjalan lancar.

Aspek Teknis # 4 : Gunakan Virtual Background Yang Menarik

Virtual background (latar belakang) pada aplikasi video conference bisa diganti sesuai keinginan Anda untuk meningkatkan suasana yang nyaman pada saat presentasi online. Salah satu fitur Zoom yang sangat digemari adalah virtual background. Saat melakukan presentasi online dengan menggunakan virtual background, maka hal-hal yang kurang sedap atau kurang enak dipandang yang ada di belakang Anda tidak terlihat oleh audiens Anda. Misalnya, suasana kamar atau ruangan yang berantakan yang ada di belakang Anda.

Untuk Anda yang menginginkan virtual background, bisa dengan mudah memanfaatkan virtual background yang ada pada aplikasi video conference seperti Zoom. Anda dapat mengubah virtual background dengan pemandangan yang diinginkan seperti jembatan Golden Gate, pantai atau luar angkasa. Anda juga dapat menggunakan green screen untuk virtual background Anda.

Anda juga dapat membuat sendiri virtual background dengan gambar yang indah dan menyenangkan. Untuk itu, Anda dapat menggunakan aplikasi power point. Aplikasi power point merupakan aplikasi yang ampuh untuk membuat desain-desain yang indah yang dapat membuat audiens Anda menyenangi virtual background Anda.

Aspek Teknis # 5 : Gunakan Tempat Yang Aman Dari Gangguan

Saat melakukan presentasi, Anda harus memastikan bahwa Anda berada di tempat yang aman dari gangguan. Anda mungkin pernah mendengar bahwa ada anak-anak atau binatang peliharaan yang ‘menginterupsi’ ketika Anda sedang melakukan presentasi online. Jangan sampai hal itu terjadi saat presentasi online yang Anda lakukan.

Selama presentasi Anda bisa mengunci ruangan yang Anda gunakan. Jika Anda melakukan presentasi online di rumah, maka Anda dapat mengatakan pada orang rumah bahwa Anda harus melakukan pertemuan penting dengan audiens Anda dan tidak bisa diganggu untuk sementara waktu.

Demikianlah, 5 aspek teknis yang perlu Anda ketahui dalam melakukan presentasi online.

Pertama, Kuasai Aplikasi Platform Presentasi

Kedua, Kuasai Peralatanmu

Ketiga, Pastikan Kualitas Koneksi Jaringan Internet

Keempat, Gunakan Virtual Background Yang Menarik

Kelima, Gunakan Tempat Yang Aman Dari Gangguan

Itulah 5 aspek teknis presentasi online yang perlu Anda pahami. Intinya, agar presentasi Anda dapat terlihat meyakinkan, maka Anda harus menyiapkan semuanya dengan baik.

5 Cara Membuat Presentasi Virtual Yang Lebih Interaktif Antara Anda Sebagai Presenter dan Audiens Anda

Pandemi korona yang masih berlangsung hingga saat ini telah memaksa dunia termasuk Indonesia untuk beralih dalam berkomunikasi, bekerja, atau belajar dari tatap muka menjadi online.

Tantangan utama untuk melakukan presentasi virtual adalah Anda tidak dapat melihat audiens Anda secara langsung. Demikian juga, mereka tidak dapat melihat Anda secara langsung pula.

Tetapi, satu hal yang dapat Anda rasakan adalah mereka dapat dengan mudah tidak terlibat dengan presentasi Anda, karena adanya berbagai gangguan. Mereka bisa mengirim email, memeriksa media sosial, mengirim sms, dan lain sebagainya.

Hal tersebut bukan berita baru bagi siapa pun, karena saat ini kita hidup dalam dunia yang mudah beralih perhatian.

Nick Morgan dalam Forbes (2012) menyebutkan bahwa orang memiliki rentang perhatian yang jauh lebih pendek dalam pertemuan virtual. Sebagian besar rapat berlangsung selama satu jam. Setelah sekitar 5-10 menit dalam lingkungan virtual, maka orang cenderung mudah untuk kehilangan minat pada pertemuan virtual tersebut.

Solusinya adalah membuat audiens terlibat dengan presentasi Anda.

Berita baiknya, Anda dapat menggunakan 5 cara membuat presentasi virtual Anda lebih interaktif bagi audiens Anda.

Mari kita telusuri satu per satu.

Cara # 1 : Rancanglah Materi Yang Memasukan Unsur Aktivitas Yang Interaktif

Matt Abrahams, seorang Professor yang mengajar di Sekolah Pascasarjana Bisnis Universitas Stanford mengatakan bahwa dalam presentasi virtual, audiens akan kehilangan perhatian setelah 10 menit mendengarkan presentasi dari presenter yang sama.

Oleh karena itu, jika Anda mempunyai materi lebih dari 10 menit, maka Anda perlu membaginya dalam kelompok 10 menit. Dan menyiapkan aktivitas yang interaktif di antara kelompok materi tersebut. Untuk aktivitas itu, Anda dapat membuat jajak pendapat, memberikan quiz atau menanyakan pendapat audiens.

Jika Anda menggunakan slide dalam presentasi Anda, maka gunakan slide yang sederhana, visual dan kontras. Hindari terlalu banyak teks.

Poin utama untuk setiap slide harus mudah diidentifikasi. Cantumkan poin penting ke dalam slide presentasi Anda dan Anda dapat menjelaskan materi yang lebih lengkap secara verbal agar audiens fokus pada penjelasan yang Anda berikan.

Cara # 2 : Kuatkanlah Interaksi Dengan Audiens Anda

Ketika Anda dan audiens terpisahkan oleh jarak, maka menciptakan hubungan antara Anda dan mereka menjadi hal yang sangat penting.

Sembari menunggu acara daring dimulai, Anda dapat menanyakan kabar audiens Anda. Atau Anda dapat menggunakan fitur obrolan (chat) bagi Anda yang menggunakan video conference, Zoom untuk menanyakan kabar mereka.

Hubungan yang dibangun di awal membuat mereka merasa lebih nyaman untuk menggunakan media daring untuk bertanya atau mengajukan komentar selama presentasi berlangsung.

Selain itu, perlu diingatkan agar audiens Anda untuk senantiasa menyalakan video mereka. Hal sederhana ini ditujukan untuk membuat mereka merasa lebih bertanggung jawab untuk memperhatikan jalannya presentasi dan lebih termotivasi untuk menghindari godaan-godaan yang kerap muncul untuk mengerjakan hal lainnya seperti mengirim sms atau email selain mengikuti jalannya presentasi.

Berdiri selama melakukan presentasi juga memungkinan Anda untuk mengekspresikan diri menggunakan bahasa tubuh. Bahkan ketika sudut pandang kamera hanya menampilkan kepala dan pundak Anda, audiens masih dapat melihat gerakan tubuh Anda. Ha ini membantu mengomunikasikan pesan yang ingin Anda sampaikan. Berdiri dalam memberikan presentasi juga dapat membuat energi Anda menjadi lebih baik.

Cara # 3 : Masukanlah Video Dalam Presentasi Anda

Disamping Anda yang memberikan materi paparan, Anda dapat juga menyelipkan video di dalam presentasi Anda. Anda dapat memutar video dalam rangka memperkuat materi yang telah Anda sampaikan.

Misalnya, Anda baru saja memberikan materi tentang bahasa tubuh yang baik waktu presentasi. Untuk lebih memperkuat pesan Anda, maka Anda dapat memutar video yang memberikan contoh bahasa tubuh yang baik.

Atau Anda memutar video yang terkait materi yang Anda sampaikan. Lalu, secara bersama-sama dengan audiens Anda, Anda melakukan analisis terhadap pesannya. Dengan begitu, Anda telah membuat audiens Anda terlibat dalam presentasi Anda.

Melakukan hal tersebut di atas akan membuat variasi dalam penyajian materi Anda. Variasi tersebut ditujukan untuk menghindari kebosanan yang dirasakan oleh audiens Anda.

Cara # 4 : Mintalah Audiens Untuk Mempersiapkan Materi Terlebih Dahulu

Cara ini dapat Anda gunakan agar audiens mempersiapkan bahan-bahan terkait materi yang hendak Anda sampaikan. Misalnya, Anda ingin menyampaikan materi tentang cara membuat slide presentasi yang menarik.

Untuk itu, Anda meminta audiens untuk menyiapkan pesan presentasinya terlebih dahulu. Setelah Anda menjelaskan prinsip dan contoh-contoh teknik dalam membuat slide presentasi yang menarik, maka Anda dapat meminta audiens untuk membuat slide presentasi berdasarkan pesan presentasi yang telah disiapkannya.

Atau Anda dapat meminta audiens untuk membuat terlebih dahulu materi paparan terkait topik yang ingin Anda bahas. Nanti Anda dapat meminta audiens untuk menyampaikannya di sela-sela presentasi Anda.

Dengan cara-cara tersebut, maka audiens Anda akan lebih banyak terlibat dengan presentasi Anda.

Cara # 5 : Buatlah Audiens Untuk Melakukan Sesuatu

Sejatinya interaksi antara Anda dan audiens menyangkut 3 komponen, yaitu : informasi dan gagasan, refleksi, dan pengalaman. Karena itu, Anda dapat meminta mereka berpikir atas apa yang telah Anda sampaikan dan meminta mereka untuk melakukan sesuatu.

Ketika Anda meminta audiens Anda untuk melakukan sesuatu, maka Anda dapat meminta mereka 3 hal.

Yang pertama Anda dapat meminta umpan balik dari audiens setelah Anda memberikan penjelasan tentang materi presentasi Anda. Umpan balik tersebut ditujukan untuk mengetahui pemahaman audiens terhadap materi yang telah Anda sampaikan.

Umpan balik tersebut dapat dilakukan melalui jajak pendapat (polling), kuis, awan kata, Q & A (question & answer). Anda dapat menggunakan aplikasi Mentimeter (https://www.maskris.co.id/cara-menggunakan-mentimeter-aplikasi-presentasi-interaktif/).

Jadi, intinya Mentimeter itu adalah aplikasi yang dapat membantu Anda berinteraksi secara langsung pada waktu yang bersamaan antara Anda dan audiens. Interaksi tersebut tetap dapat dilakukan, walaupun Anda tidak bertatap muka secara langsung dengan mereka.

Yang kedua, Anda dapat meminta respons audiens secara langsung atas pertanyaan yang Anda berikan terkait materi presentasi Anda. Anda dapat meminta respons audiens untuk menulis di kolom chat (fitur obrolan) jika Anda menggunakan video conference, Zoom atau Anda dapat menggunakan fitur annotation pada Zoom untuk mendapatkan respons tulisan dari audiens.

Yang ketiga, Anda dapat meminta audiens untuk bekerja secara berkelompok atas pertanyaan yang Anda berikan, lalu meminta salah satu dari mereka untuk menyampaikan paparan. Anda dapat menggunakan strategi think-pair-share. Kerja kelompok tersebut memungkinkan mereka untuk memperdalam pemahaman mereka tentang materi-materi yang Anda jelaskan dan membuat mereka terlibat.

Atau Anda dapat meminta audiens untuk memaparkan materi yang terkait presentasi Anda secara perorangan. Misalnya, Anda memberikan topik tentang cara presentasi yang efektif. Terkait dengan hal itu, maka Anda dapat meminta audiens Anda untuk mempersiapkan topik tertentu yang disukainya, kemudian Anda memintanya untuk mempresentasikan topik tersebut. Dengan begitu, maka audiens Anda akan terlibat dengan presentasi Anda.

Dengan melakukan 3 hal tersebut, maka presentasi Anda dapat berjalan secara dua arah yang memberikan penekanan pada interaksi antara Anda dengan audiens Anda, sehingga memberikan dampak yang mengesankan bagi mereka.

Demikianlah, 5 cara membuat presentasi virtual yang lebih interaktif bagi audiens Anda.

Pertama, Rancanglah Materi Yang Memasukan Unsur Aktivitas Yang Interaktif.

Kedua, Kuatkanlah Interaksi Dengan Audiens Anda.

Ketiga, Masukanlah Video Dalam Presentasi Anda.

Keempat, Mintalah Audiens Untuk Mempersiapkan Materi Terlebih Dahulu.

Kelima, Buatlah Audiens Untuk Melakukan Sesuatu.

Gunakanlah kelima cara tersebut untuk menyampaikan presentasi virtual yang menarik dan menciptakan suasana interaksi yang hangat antara Anda dan audiens Anda. Perluaslah wawasan Anda terkait berbagai metode presentasi yang interaktif secara daring. Sekalipun akan membutuhkan banyak waktu dan tenaga, namun hal itu merupakan investasi yang sangat penting untuk Anda lakukan sebagai seorang presenter.

5 Cara Mengurangi Zoom Fatique Bagi Anda Yang Sering Melakukan Presentasi atau Rapat Online

Apakah Anda cenderung merasa lelah karena sering melakukan presentasi atau rapat online ?

Jika ya, maka keletihan tersebut dikenal dengan istilah Zoom Fatigue yang mengacu pada kelelahan karena sering melakukan presentasi atau rapat rutin melalui video conference popular, yaitu : Zoom.

Aktivitas presentasi atau rapat online yang menggunakan video conference seperti Zoom merupakan sesuatu yang normal saat ini, karena situasi pandemi Covid-19 yang masih berlangsung hingga saat ini.

GetVoip-Cloud Communicator Advisor menyebutkan bahwa penggunaan video conference meroket karena pandemi COVID-19 dan lockdown yang diakibatkannya. Pekerjaan yang dilakukan secara jarak jauh akan meningkat sampai 77 % dari tahun 2019-2022.

Liz Fosslien dan Mollie West Duffy (2020) pada artikelnya di Harvard Business Review menyebutkan beberapa alasan mengapa melakukan video conference sangat menguras tenaga yang menimbulkan kelelahan.

Pertama, video conference memaksa kita untuk lebih fokus pada percakapan untuk menyerap informasi. Hal ini berbeda ketika Anda duduk di ruang konferensi yang berlangsung secara luring, maka Anda dapat mengandalkan pertukaran informasi dengan orang di dekat Anda untuk informasi yang Anda terlewat. Namun, selama video conference, hal ini tidak mungkin dilakukan kecuali Anda menggunakan fitur obrolan pribadi dengan rekan Anda.

Kedua, kelelahan berasal dari cara kita memproses informasi melalui video. Pada video conference, satu-satunya cara untuk menunjukkan bahwa kita memperhatikan adalah dengan melihat ke kamera. Karena harus terlibat dalam “pandangan terus-menerus ke kamera”, maka hal itu membuat kita tidak nyaman dan menjadi lelah.

Menurut Brian Wind, anggota Dewan Pimpinan American Psychological Association (APA), penggunaan kamera sepanjang video conference dianggap turut andil sebagai penyebab munculnya Zoom Fatigue. Hal tersebut dapat memicu psikologis seseorang mengalami kecemasan yang berlebihan pada saat dirinya secara intens menjadi perhatian banyak orang.

Kondisi itu akan menyebabkan seseorang menjadi kewalahan, kelelahan dan mudah tersinggung. Jika pola ini terus menerus terjadi, maka tak dipungkiri bisa memicu stres serta berdampak bagi kesehatan fisik seseorang.

Berita baiknya, ada 5 cara untuk mengurangi Zoom Fatique bagi Anda yang sering melakukan presentasi atau rapat online.

Cara Kurangi Zoom Fatique # 1 : Hindari Multitasking

Salah satu contoh multitasking adalah melakukan panggilan di satu layar dan menjawab email di layar lainnya.

Anda mungkin berpikir bahwa Anda dapat menggunakan peluang untuk melakukan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat. Tetapi, penelitian menunjukkan bahwa mencoba melakukan banyak hal sekaligus akan mengurangi kinerja.

Menurut Liz Fosslien dan Mollie West Duffy (2020) pada artikelnya di Harvard Business Review, beralih antar tugas dapat menghabiskan hingga 40 persen waktu produktif Anda.

Lebih lanjut Liz Fosslien dan Mollie West Duffy (2020) menyebutkan bahwa para peneliti di Stanford menemukan bahwa orang-orang yang melakukan banyak tugas tidak dapat mengingat banyak hal.

Saat Anda melakukan presentasi atau rapat online, maka tutup semua program di komputer yang mungkin mengganggu Anda, singkirkan ponsel Anda dan fokuslah pada satu video conference yang Anda lakukan.

Cara Kurangi Zoom Fatique # 2 : Bangun dan Istirahat

Liz Fosslien dan Mollie West Duffy (2020) menyarankan untuk istirahat sejenak setelah melakukan video conference yang lama. Pada hari-hari ketika Anda tidak dapat menghindari untuk melakukan video conference secara berurutan, maka pertimbangkanlah untuk membuat rapat 25 atau 50 menit, bukan setengah jam atau satu jam. Istirahat 5-10 menit sebelum memulai melakukan video conference selanjutnya dapat memberikan diri Anda cukup waktu untuk bangun dan bergerak sebentar.

Marissa Shuffler, seorang profesor di Universitas Clemson menyarankan untuk menggunakan periode transisi di antara pertemuan video conference untuk menyegarkan pikiran. Cobalah melakukan peregangan, minum air atau melakukan sedikit olah raga.

Cara Kurangi Zoom Fatique # 3 : Kurangi Rangsangan Pada Layar.

Liz Fosslien dan Mollie West Duffy (2020) menyebutkan bahwa saat Anda berada di video conference, maka Anda cenderung menghabiskan sebagian besar waktu untuk menatap wajah Anda sendiri. Akan tetapi, hal ini dapat dengan mudah dihindari dengan menyembunyikan diri Anda dari pandangan.

Sementara itu, gangguan pada layar jauh melampaui diri Anda sendiri. Anda mungkin terkejut mengetahui bahwa di video conference, Anda tidak hanya fokus pada wajah orang lain, tetapi juga pada latar belakang mereka.

Jika Anda sedang melakukan video conference dengan lima orang, maka Anda mungkin merasa seperti berada di lima ruangan yang berbeda sekaligus. Anda bisa melihat furnitur, tanaman, dan wallpaper mereka. Anda bahkan mungkin berusaha keras untuk melihat buku apa yang mereka miliki di rak mereka. Otak harus memproses semua isyarat lingkungan visual ini pada saat yang bersamaan.

Untuk mengatasi kelelahan mental, maka dorong orang-orang untuk menggunakan latar belakang yang sederhana. Misalnya, poster pemandangan pantai yang damai. Atau meminta semua orang yang tidak berbicara untuk mematikan video mereka.

Cara Kurangi Zoom Fatique # 4 : Keseimbangan Antara Waktu Melakukan Video Conference dan Tidak Melakukan Video Conference.

Brian Wind, anggota Dewan Pimpinan American Psychological Association (APA) menjelaskan bahwa untuk mengurangi Zoom Fatique, maka kuantitas atau durasi menggunakan video conference untuk bekerja harus berimbang dengan berkegiatan di rumah di luar Working From Home (WFH). Sebab dengan adanya pola WFH, banyak orang merasa bisa melakukan video conference kapan saja tanpa kenal waktu.

Meskipun keadaan mengharuskan segala aktivitas dilakukan melalui perangkat digital dari rumah, namun tingkat stres harus tetap dapat diminimalkan. Pendek kata, banyak hal yang bisa dilakukan di rumah selain memantengi layar komputer dan perlunya istirahat yang cukup.

Cara Kurangi Zoom Fatique # 5 : Gunakan Speaker View Terutama Saat Anda Merasa Lelah.

Ada tombol di sudut atas Zoom yang memungkinkan Anda beralih dari gallery view ke speaker view. Meskipun Anda lebih suka memulai video conference untuk melihat semua orang melalui gallery view, Anda dapat beralih ke speaker view setelah video conference dimulai. Kecuali, Anda punya alasan yang kuat untuk ingin mengamati reaksi seseorang selain Anda sebagai pembicara.

Engineers Rising dalam website nya menyebutkan bahwa saat Anda menggunakan speaker view, maka Anda akan mendapat manfaat tambahan untuk memperbesar layar, sehingga Anda dapat lebih jelas melihat perubahan wajah pembicara dan memberikan kelegaan pada otak Anda pada sisi interpretasi bawah sadar Anda.

Pahami bahwa menggunakan gallery view secara terus-menerus memiliki efek pada otak Anda yang mirip seperti multitasking. Hal itu seperti mencoba membaca buku dan mendengarkan buku audio pada saat yang bersamaan.

Saat Anda melompat dari gambar ke gambar dalam gallery view, maka Anda tidak berfokus pada satu orang dengan waktu yang cukup lama untuk benar-benar menangkap isyarat non verbal mereka. Malahan, kekacauan input yang campur aduk inilah yang membuat otak Anda kesulitan untuk memahami isyarat non verbal tersebut.

Demikianlah, 5 cara mengurangi Zoom Fatique bagi Anda yang sering melakukan presentasi atau rapat online.

Cara Kurangi Zoom Fatique # 1 : Hindari Multitasking

Cara Kurangi Zoom Fatique # 2 : Bangun dan Istirahat

Cara Kurangi Zoom Fatique # 3 : Kurangi Rangsangan Pada Layar.

Cara Kurangi Zoom Fatique # 4 : Keseimbangan Antara Waktu Melakukan Video Conference dan Tidak Melakukan Video Conference.

Cara Kurangi Zoom Fatique # 5 : Gunakan Speaker View Terutama Saat Anda Merasa Lelah.

Kelima cara di atas dapat Anda jalankan untuk mengurangi Zoom Fatique. Cobalah beradaptasi dengan kondisi normal baru ini. Buatlah presentasi atau rapat melalui video conference menjadi lebih nyaman untuk diri Anda sendiri.

9 Rahasia Aturan Presentasi Yang Efektif

Apakah Anda mengalami kesulitan dalam memberikan presentasi ?

Ketika Anda presentasi dan Anda memandang audiens Anda, mereka kelihatan acuh tak acuh terhadap apa yang Anda sampaikan.

Anda juga melihat audiens Anda tidak paham atas apa yang Anda katakan.

Dengan kondisi seperti itu, dapat dikatakan presentasi yang Anda lakukan tidak efektif. Presentasi dapat dikatakan efektif ketika presentasi itu mencapai tujuannya, yaitu audiens memahami apa yang Anda sampaikan dan melakukan apa yang diharapkan oleh Anda sebagai presenter setelah presentasi disampaikan.

Bagaimana audiens memahami apa yang Anda utarakan dan melakukan apa yang Anda harapkan ketika mereka tidak mengerti pesan presentasi Anda dan juga acuh tak acuh terhadap apa yang Anda katakan.

Berita baiknya, ada 9 rahasia aturan yang dapat Anda terapkan untuk melakukan presentasi yang efektif.

Mari kita bahas satu per satu.

Rahasia Aturan # 1 : Antusiaslah Terhadap Topik Presentasi

Miliki antusias terhadap topik presentasi yang Anda bawakan. Ingat, antusias atau semangat itu menular. Jika Anda antusias terhadap topik presentasi yang Anda bawakan, maka Anda akan menyampaikan presentasi Anda dengan semangat dan itu akan membuat audiens Anda juga akan semangat mendengarkan presentasi Anda.

Cara agar Anda antusias terhadap topik presentasi yang Anda bawakan adalah yakini bahwa topik yang Anda sampaikan itu bermanfaat bagi audiens Anda. Anda dapat melakukan visualisasi kemanfaatan topik yang hendak Anda bawakan bagi audiens Anda. Dengan melakukan hal tersebut, maka rasa antusias Anda terhadap topik presentasi yang akan Anda bawakan akan muncul.

Selain itu, sukailah dan pedulilah terhadap topik yang Anda bawakan. Ketika Anda berbicara mengenai topik yang Anda sukai dan peduli, maka akan timbul rasa antusias dari dalam diri Anda. Dan, ketika Anda berbicara tentang topik yang Anda sukai dan peduli, maka Anda seperti memiliki energi ekstra untuk berbicara. Dengan antusias yang Anda perlihatkan, maka audiens Anda juga akan tertarik dengan apa yang Anda sampaikan.

Rahasia Aturan # 2 : Fokuslah Pada Kebutuhan Audiens

Inti Anda melakukan presentasi adalah untuk memenuhi kebutuhan audiens.

Kebutuhan audiens merupakan faktor kunci yang harus Anda penuhi. Jika faktor ini terlewatkan, maka bisa-bisa tujuan Anda berpresentasi tidak tercapai.

Sebagai contoh, Anda hendak melakukan presentasi untuk mendapatkan pendanaan dari seorang investor. Jika dalam presentasi, Anda menghabiskan seluruh waktu presentasi hanya untuk bercerita tentang berdirinya perusahaan dan struktur organisasi, maka apakah investor akan mau berinvestasi ?

Yakin, investor tersebut tidak mau berinvestasi.

Untuk mengetahui kebutuhan audiens Anda, kenalilah profil demografi dan psikografis mereka. Coba Anda luangkan waktu untuk mendapatkan informasi demografi mengenai audiens Anda seperti : jenis pekerjaan, rentang usia, background pendidikan, jenis kelamin. Dengan pengetahuan tersebut di tangan Anda, maka Anda akan bisa menyusun materi presentasi yang sesuai dengan kebutuhan mereka.

Selain informasi mengenai demografi, akan sangat membantu jika Anda bisa mendapatkan informasi psikografis dari audiens Anda seperti :

  • Apa masalah yang sering dihadapi oleh audiens Anda ?
  • Apa yang selama ini mereka inginkan ?

Jika Anda bisa merancang isi presentasi Anda sesuai dengan hal-hal di atas, maka tentunya Anda akan benar-benar bisa terhubung dengan audiens Anda. Mereka akan mengatakan bahwa Anda sebagai presenter benar-benar bisa mengerti apa yang menjadi kebutuhan mereka.

Rahasia Aturan # 3 : Susunlah Pesan Presentasi Terlebih Dahulu Ketimbang Slide Presentasi

Pesan presentasi adalah hal yang harus Anda buat terlebih dahulu sebelum Anda membuat slide presentasi. Tanpa adanya pesan presentasi, maka tak akan ada informasi yang dapat disampaikan kepada audiens Anda.

Apa yang ingin Anda teruskan untuk diketahui oleh audiens Anda berdasarkan pada pesannya. Berhasil atau tidaknya penyampaian pesan kepada audiens Anda bergantung pada pesan itu sendiri. Oleh karena itu, pesan presentasi perlu Anda buat terlebih dahulu.

Setelah pesan presentasi dibuat, barulah Anda dapat memilih untuk membuat slide atau tidak. Terkadang, jika Anda fokus pada pesan presentasi, maka Anda akan menyadari bahwa Anda tidak memerlukan banyak slide. Bahkan jika Anda membutuhkan slide dan harus menggali slide presentasi lama untuk mendapatkannya, maka pekerjaan Anda sekarang menjadi lebih mudah karena Anda tahu persis apa yang mesti Anda sampaikan.

Rahasia Aturan # 4 : Buatlah Slide Presentasi Yang Simple, Visual dan Kontras Dengan Menghadirkan White Space

Intinya dalam membuat slide presentasi, Anda perlu menghilangkan virus-virus kejelakan pada slide. Untuk itu, Anda dapat menggunakan white space.

White space dalam desain visual itu ibaratnya seperti oksigen, yaitu sesuatu yang membuat desain seakan memiliki cukup ruang untuk bernafas. Ruangan dalam slide presentasi tidak boleh dihabiskan dan dipenuhi oleh berbagai macam elemen. Berikan ruang di dalam slide sebagai tempat mengekspresikan kata kunci/kalimat ringkas untuk menampilkan pesan Anda dan gambar atau obyek lainnya.

Dalam membuat slide tersebut, Anda perlu merancang slide yang sederhana. Slide yang sederhana berarti tidak penuh dengan bullet points. Menggunakan kata kunci/kalimat yang ringkas dan satu slide berisi satu pesan.

Selain itu, buatlah slide Anda yang tampil secara visual. Slide yang menarik adalah slide yang memiliki kesan visual yang kuat. Artinya, slide tersebut mampu menumbuhkan semangat, mengundang pertanyaan rasa ingin tahu dan menggugah emosi audiens.

Tambahan pula, buatlah slide yang menampilkan kontras. Kontras berarti menciptakan perbedaan antar elemen dalam sebuah slide. Kontras memberikan penekanan, sehingga audiens memahami bagian mana yang menjadi fokus dan mana yang tidak.

Rahasia Aturan # 5 : Ingatlah Struktur Presentasi, Bukan Menghafal Pesan Presentasi

Menghafal presentasi adalah cara yang paling sulit untuk melakukan presentasi. Butuh energi dan waktu untuk mempelajari keseluruhan presentasi.

Apa yang terjadi jika Anda lupa satu kata? Pendekatan ini biasanya tidak berakhir dengan baik. Dan ini menciptakan kecemasan yang tidak perlu.

Alih-alih menghafal presentasi kata demi kata, belajarlah untuk mengingat struktur presentasi Anda.

Memiliki struktur presentasi membantu Anda mengingat apa yang ingin Anda katakan.  Meskipun Anda lupa secara spesifik, namun Anda dapat menggunakan kerangka umum untuk tetap pada jalurnya.

Misalnya, saat menggunakan struktur Masalah-Solusi-Manfaat. Pertama-tama, Anda menjabarkan masalah tertentu, kemudian Anda merinci solusi untuk mengatasi masalah, dan akhirnya Anda menentukan manfaat solusi Anda. Jika Anda berada di tengah-tengah bagian Solusi dari presentasi Anda dan Anda lupa, maka dengan hanya memikirkan kembali struktur Anda, Anda tahu bahwa bagian Manfaat datang berikutnya.

Rahasia Aturan # 6 : Jadilah Diri Sendiri, Bukan Meniru Gaya Presentasi Orang Lain

Anda punya idola seorang pembicara publik atau orator ? Tidak masalah jika Anda mempelajari teknik presentasi dari mereka, tetapi jangan menirunya. Ketika presentasi, buat audiens terpukau dengan cara Anda sendiri.

Anda tidak harus menjadi orang lain pada saat melakukan presentasi. Yang harus Anda lakukan adalah menjadi diri sendiri. Berlatihlah menjadi diri sendiri pada saat menyampaikan presentasi Anda. Lakukan improvisasi pada saat presentasi agar tidak terkesan kaku dan jadilah diri Anda sendiri pada saat menyampaikannya.

Kalau tidak pandai melucu, sebaiknya gunakan cara lain untuk mencairkan suasana. Begitu pula, Anda yang terlahir dengan suara lembut, jangan paksakan diri presentasi menggunakan suara yang lantang. Cukup upayakan audiens bisa mendengar Anda bicara dengan artikulasi dan intonasi yang jelas.

Rahasia Aturan # 7 : Interaksilah Dengan Audiens Anda

Dalam melakukan presentasi, Anda perlu memenangkan hati audiens. Caranya Anda dapat melakukan interaksi dengan mereka.

Interaksi dengan audiens ketika presentasi adalah karakteristik utama yang membedakan antara presenter yang berkesan dengan presenter biasa.

Jika Anda benar-benar ingin materi presentasi Anda menggerakkan audiens dan menghindari ketidakterhubungan dengan audiens Anda, maka Anda dapat menggunakan apa yang disebut dengan Audience-Connecting Techniques (ACTs).

ACT membawa audiens Anda ke dalam presentasi Anda. ACT mengundang partisipasi mereka dan memberikan pemberitahuan bahwa Anda mengharapkan keterlibatan mereka.

ACT diperkenalkan oleh Matt Abrahams yang merupakan seorang Professor yang mengajar di Sekolah Pascasarjana Bisnis Universitas Stanford dimana dia mengajar dua kelas yang sangat populer yang berhubungan dengan Komunikasi Strategis dan Presentasi Virtual yang Efektif.

Dengan cara itu, maka audiens akan merasa lebih diperhatikan. Jadikanlah audiens Anda adalah teman Anda. Pedulilah kepada mereka. Niscaya mereka akan menyukai Anda dan mendengarkan presentasi Anda.

Rahasia Aturan # 8 : Latihlah Membawakan Presentasi

Latihan merupakan hal yang jelas sangat penting untuk menyampaikan presentasi yang efektif. Namun, banyak presenter tidak berlatih dengan benar. Mereka hanya berlatih secara mental atau membalik-balik slide yang ada. Pendekatan pasif yang tidak benar-benar mensimulasikan kondisi presentasi.

Untuk berlatih secara efektif, Anda juga perlu berdiri dan menyampaikan presentasi. Bahkan jika Anda melakukan presentasi secara virtual, maka Anda perlu secara fisik berdiri untuk menyampaikan presentasi. Dari pada hanya memikirkan presentasi, berdiri dan mempraktikkan presentasi akan membantu Anda mengingatnya.

Secara khusus, mendengar suara Anda sendiri dan menggunakan gerakan yang relevan dan sesuai dapat meningkatkan daya ingat Anda. Anda dapat mengingat lebih banyak, karena citra mental dan latihan fisik Anda menggunakan jaringan saraf yang tumpang tindih di otak Anda yang akan meningkatkan apa yang dikenal sebagai konsolidasi memori atau proses dimana sebuah pikiran disatukan ke dalam memori jangka panjang Anda.

Salah satu teknik yang sangat berguna yang disebut latihan yang terfokus yang melibatkan pengambilan satu aspek dari presentasi Anda. Misalnya, bagian pendahuluan. Anda perlu berlatih berulang kali hingga Anda menjadi sangat terbiasa dan nyaman dengannya. Anda tidak boleh menghafal presentasi Anda, karena menghafal mengundang blank dalam pikiran Anda. Anda bisa lupa apa yang akan Anda katakan.

Selanjutnya, Anda beralih ke aspek lain dari presentasi Anda seperti bagian isi dan penutupan. Latihan terfokus memungkinkan Anda untuk merasa tidak terlalu cemas, karena Anda tidak harus mengeluarkan upaya mental yang besar untuk memikirkan semua aspek tertentu dari presentasi Anda sekaligus.

Lokasi tempat Anda berlatih presentasi upayakan di tempat Anda akan melakukan presentasi, atau setidaknya di tempat yang serupa. Misalnya, jika Anda akan memberikan presentasi di ruangan yang besar dengan jendela besar dimana orang-orang diam dan penuh perhatian, maka Anda perlu berlatih memberikan presentasi di ruangan yang besar dengan jendela yang besar pula.

Konteks dimana Anda berlatih akan membantu Anda mengingat dan akan meningkatkan kepercayaan diri Anda. Saran ini juga dapat digunakan untuk presentasi melalui Web atau telekonferensi. Berlatihlah di dalam ruangan dengan teknologi yang akan Anda gunakan. Faktanya, berlatih dengan teknologi terlebih dahulu selalu merupakan ide yang bagus.

Rahasia Aturan # 9 : Persiapkanlah Hal Teknis Untuk Hari H

Selain mempersiapkan diri anda dengan berlatih, Anda juga perlu mempersiapkan hal-hal teknis untuk hari-H presentasi anda.

Tahapan persiapan menjadi lebih krusial terutama jika Anda berpresentasi menggunakan power point dan multimedia.

Persiapan yang perlu Anda lakukan terkait dengan persiapan kelengkapan materi presentasi Anda. Kelengkapan presentasi meliputi slide presentasi Anda atau notes yang Anda bagikan kepada audiens Anda jika ada.

Persiapan lainnya terkait dengan ruangan presentasi baik Anda melakukan presentasi luring maupun daring. Jika Anda melakukan presentasi luring, Anda tidak bisa begitu saja memasrahkan tata ruangan kepada pihak penyelanggara, karena bagaimanapun hal ini sangat menentukan kesuksesan presentasi Anda.

Tambahan pula, persiapan terkait peralatan yang Anda gunakan juga perlu dilakukan. Jangan sampai slide presentasi Anda tidak dapat digunakan. Video macet atau sound systems tidak berfungsi.

Tips yang paling ampuh untuk hal ini adalah datanglah lebih awal dan cek segala sesuatunya. Apakah semua perlengkapan sudah tersedia ? Apakah file power point Anda bisa dijalankan dengan sempurna ? Apakah video dan sound systems bekerja dengan baik ? Ketika ada permasalahan atau ketidaksesuaianpun, maka Anda masih mempunyai waktu untuk mengatasinya.

Demikianlah, 9 rahasia aturan presentasi yang efektif.

Rahasia Aturan # 1 : Antusiaslah Terhadap Topik Presentasi

Rahasia Aturan # 2 : Fokuslah Pada Kebutuhan Audiens

Rahasia Aturan # 3 : Susunlah Pesan Presentasi Terlebih Dahulu Ketimbang Slide Presentasi

Rahasia Aturan # 4 : Buatlah Slide Presentasi Yang Simple, Visual dan Kontras Dengan Menghadirkan White Space

Rahasia Aturan # 5 : Ingatlah Struktur Presentasi, Bukan Menghafal Pesan Presentasi

Rahasia Aturan # 6 : Jadilah Diri Sendiri, Bukan Meniru Gaya Presentasi Orang Lain

Rahasia Aturan # 7 : Interaksilah Dengan Audiens Anda

Rahasia Aturan # 8 : Latihlah Membawakan Presentasi

Rahasia Aturan # 9 : Persiapkanlah Hal Teknis Untuk Hari H

Jadi, apakah Anda sudah siap presentasi hari ini ? Tak perlu memikirkan hal-hal buruk, seperti ditertawakan audiens atau ada materi yang terlewat. Fokus saja pada 9 rahasia aturan presentasi yang efektif. Selamat mencoba.

 

4 Jenis Komunikasi Beracun Yang Perlu Anda Hindari dan Penangkalnya Untuk Membangun Komunikasi Yang Produktif

Anda tahu bahwa kata-kata yang Anda ucapkan dapat berdampak pada audiens atau partner bicara Anda.

Misalnya, Anda mengatakan kepada rekan kerja Anda, “Kamu selalu terlambat untuk menyampaikan laporan yang telah kita sepakati. Kamu tidak dapat diandalkan”.

Contoh komunikasi yang Anda lakukan itu disebut sebagai komunikasi beracun.

Kenapa disebut sebagai komunikasi beracun ?

Karena apa yang Anda sampaikan itu dapat menimbulkan konflik dalam hubungan Anda sebagai hubungan antar manusia. Kata-kata yang Anda sampaikan dapat menimbulkan sakit hati pada partner bicara Anda dan keretakan hubungan antara Anda dengan dia.

Semua hubungan, bahkan yang paling sukses sekalipun, memiliki konflik. Itu tidak bisa dihindari. Yang penting adalah bagaimana Anda dapat mengelola konflik yang dapat memprediksi keberhasilan atau kegagalan suatu hubungan.

Hal yang sangat penting dalam mengelola konflik secara efektif adalah mengidentifikasi komunikasi beracun dan menemukan penangkalnya.

Untungnya, Dr. John Gottman, Professor Psikologi dari University of Washington telah melakukan penelitian selama lebih dari 40 tahun dan mewancarai lebih dari 3000 pasangan yang menemukan indikator yang menyebabkan kerusakan dari suatu hubungan.

Sekalipun penelitian dari Dr John Gottman dilakukan pada pasangan suami istri, tetapi hasil penelitiannya dapat Anda terapkan ketika Anda melakukan komunikasi dengan partner bicara Anda.

Ada empat hal yang dapat merusak suatu hubungan yang masuk dalam kategori komunikasi beracun dan cara menangkalnya.

Mari kita bahas satu per satu sambil menikmati secangkir kopi yang hangat.

Jenis Komunikasi Beracun dan Penangkal # 1 : Kritikan dan Gunakan Permulaan Yang Lembut

Keluhan berfokus pada perilaku tertentu, tetapi kritikan menyerang karakter seseorang. Kritikan dicirikan dengan penggunaan pernyataan “Kamu”.

Pernyataan ‘Kamu’ seringkali terdengar kasar. Sering kali terdengar seperti “Kamu selalu ….” atau “Kamu tidak pernah ….” atau “Kamu tidak …”

Ketika pernyataan “Kamu” digunakan, sering kali pernyataan tersebut terasa seperti serangan terhadap kepribadian Anda. Misalnya, “Kamu sangat malas!” “Kamu bukan orang yang baik!” “Kamu tidak pernah memikirkan siapa pun kecuali dirimu sendiri. Kamu egois.” “Kamu selalu terlambat. Kamu sangat tidak pengertian.”

Penangkal kritikan adalah mengeluh tanpa menyalahkan dengan menggunakan permulaan yang lembut. Hindari mengatakan “Anda” yang dapat menunjukkan kesalahan. Sebaliknya, bicarakan perasaan Anda menggunakan pernyataan “Saya” dan ungkapkan apa yang Anda butuhkan dengan cara yang positif.

Sederhananya, pikirkan dua hal berikut untuk merumuskan permulaan yang lembut, yaitu Apa yang saya rasakan ? dan Apa yang saya butuhkan ?

Dr. John Gottman menyarankan format “Saya merasa (menyisipkan kata emosi) tentang (masukkan deskripsi situasi – bukan deskripsi partner bicara Anda), dan yang saya butuhkan adalah (masukkan permintaan tindakan).”

Contoh kritikan dan penangkalnya :

Kritikan : “Kamu malas menyelesaikan laporan penjualan ini”

Penangkal : “Saya merasa bahwa laporan penjualan ini tidak diselesaikan dengan tepat waktu. Yang saya butuhkan adalah agar kita berbicara tentang bagaimana dapat menyelesaikan laporan penjualan ini dengan lebih cepat”.

Perhatikan bahwa penawarnya dimulai dengan “Saya merasa,” mengarah kepada “Saya membutuhkan”, dan kemudian dengan hormat meminta untuk memenuhi kebutuhan itu. Tidak ada kesalahan atau kritikan yang mencegah diskusi meningkat menjadi argumen.

Jenis Komunikasi Beracun dan Penangkal # 2 : Pembelaan Diri dan Ambil Tanggung Jawab

Pembelaan diri (defensive) didefinisikan sebagai perlindungan diri dalam upaya menangkal serangan yang dirasakan. Banyak orang menjadi defensive ketika dikritik. Tetapi, masalahnya adalah bersikap defensive tidak pernah membantu menyelesaikan masalah yang dihadapi.

Pembelaan diri dapat dilakukan dalam dua cara.

Pertama, serangan balik. Menghadapi kritikan dengan kritikan balasan. Misalnya, partner bicara Anda berkata, “Analisis penjualan kamu banyak yang tidak benar”. Anda melakukan serangan balik dengan mengatakan, “Anda seharusnya dapat memberikan data yang benar”.

Kedua, mengambil sikap korban dengan nada cengeng. Misalnya, rekan Anda berkata, “Analisis penjualan kamu banyak yang tidak benar”. Anda meresponsnya dengan berkata dengan nada cengeng, “Itu tidak adil. Saya dapat data dari Anda baru kemarin sore. Padahal, untuk mendapat analisis yang benar, saya butuh 2 hari untuk mengerjakannya”

Sikap defensive adalah cara menyalahkan partner bicara Anda. Anda mengatakan bahwa masalahnya bukan aku, tetapi masalahnya adalah kamu. Akibatnya, masalah tidak terselesaikan dan konflik semakin meningkat. Penawarnya adalah menerima tanggung jawab, meskipun hanya untuk sebagian konflik.

Contoh pembelaan diri dan penangkalnya :

Pembelaan diri (defensive) : “Bukan salahku kalau analisis penjualan yang saya hasilkan tidak benar. Itu salahmu, karena kamu memberikan memberikan data yang tidak valid”.

Penangkal : “Saya tidak suka menghasilkan analisis penjualan yang tidak benar. Saya akan berupaya untuk memeriksa apakah data yang digunakan valid atau tidak”.

Dengan mengambil tanggung jawab atas sebagian konflik, yaitu memeriksa validitas data, maka komunikasi yang akan mencegah konflik dapat dihindari dengan mengakui peran masing-masing dalam konflik tersebut. Dari sini, Anda dan partner bicara Anda dapat bekerja menuju suatu kompromi.

Jenis Komunikasi Beracun dan Penangkal # 3 : Penghinaan dan Bangun Budaya Penghargaan dan Respek

Penghinaan muncul dalam pernyataan yang berasal dari posisi superioritas dari partner bicara. Beberapa contoh penghinaan termasuk sarkasme, sinisme, menyebut nama, memutar mata, mencibir, ejekan, dan humor yang tidak menyenangkan. Penghinaan itu merusak hubungan. Karena itu, penghinaan harus dihindari dengan segala cara.

Penangkal penghinaan adalah dengan membangun budaya penghargaan dan rasa hormat dalam hubungan Anda.

Ada beberapa cara untuk melakukannya. Salah satunya adalah melakukan hal-hal kecil dengan sering. Jika Anda secara teratur mengungkapkan penghargaan, dan rasa hormat untuk partner bicara, maka Anda akan menciptakan perspektif positif dalam hubungan Anda yang bertindak sebagai penyangga perasaan negatif. Semakin positif perasaan Anda, semakin kecil kemungkinan Anda akan merasa atau mengungkapkan penghinaan.

Cara lainnya adalah tentang “rasio ajaib 5:1” dari interaksi positif ke negatif yang harus dimiliki dalam sebuah hubungan agar berhasil. Jika Anda memiliki lima interaksi positif untuk setiap satu interaksi negatif, maka Anda melakukan setoran rutin ke rekening bank emosional partner bicara Anda yang dapat menjaga hubungan Anda tetap baik dengannya.

Contoh penghinaan dan penangkalnya :

Penghinaan: “Anda lupa lagi untuk menyerahkan laporan dengan tepat waktu ? Ugh. Kamu sangat malas” (Memutar mata).

Penangkal: “Saya mengerti bahwa Anda sibuk akhir-akhir ini, tetapi bisakah Anda ingat untuk menyampaikan laporan dengan tepat waktu. Saya sangat menghargainya ketika Anda melakukan hal itu”.

Penangkal disini bekerja dengan sangat baik, karena mengungkapkan pemahaman langsung.  Anda menunjukkan bagaimana partner bicara Anda terlambat menyerahkan laporan, bukan karena kemalasannya, tetapi karena kesibukannya. Anda tidak membuat pernyataan menghina tentang partner bicara Anda atau mengambil posisi superior terhadap partner bicara Anda.

Sebaliknya, penawar ini adalah permintaan dengan hormat dan diakhiri dengan pernyataan penghargaan.

Jenis Komunikasi Beracun dan Penangkal # 4 : Penutupan Diri dan Lakukan Penenangan Diri

Menutup diri (stonewalling) adalah ketika seseorang menarik diri sepenuhnya dari pembicaraan dan tidak lagi menanggapi partner bicaranya. Ini biasanya terjadi ketika Anda merasa kewalahan secara emosional, sehingga reaksi Anda adalah menutup diri, berhenti berbicara, dan melepaskan diri.

Pada titik ini, Anda tidak dapat berpikir secara rasional atau logis. Apapun yang dikatakan pada saat ini hanya akan merusak percakapan dan hubungan Anda.

Penangkal dari menutup diri (stonewalling) adalah menenangkan diri secara fisiologis. Ini adalah upaya untuk menenangkan diri sendiri dan mungkin memperlambat percakapan saat Anda melakukan pernafasan yang dalam. Anda dapat melakukan istirahat selama 20 hingga 40 menit dimana Anda dapat berjalan-jalan, mendengarkan musik, membaca, berolahraga, bermeditasi atau meluangkan waktu untuk berpikir tentang apa yang sebenarnya ingin Anda ungkapkan.

Setelah Anda tenang adalah sangat penting untuk terhubung kembali dengan partner bicara Anda. Anda tidak harus melanjutkan percakapan Anda. Anda hanya perlu terhubung kembali.

Anda bisa mengatakan sesuatu seperti, “Maaf saya perlu istirahat dulu. Bisakah kita melakukan percakapan itu lagi setelah kita selesai makan siang ?”.

Kuncinya adalah terhubung kembali, bukan menghindari percakapan. Terhubung kembali menunjukkan kesediaan Anda untuk terus mengupayakan perbaikan komunikasi dan hubungan.

Demikianlah, 4 jenis komunikasi beracun yang perlu Anda hindari dan penawarnya untuk membangun komunikasi yang produktif.

Pertama, Kritikan dan Gunakan Permulaan Yang Lembut.

Kedua, Pembelaan Diri dan Ambil Tanggung Jawab.

Ketiga, Penghinaan dan Bangun Budaya Penghargaan dan Respek.

Keempat, Penutupan Diri dan Lakukan Penenangan Diri.

Keempat komunikasi beracun itu merupakan vicious cycle alias siklus yang berkelanjutan. Kritikan Anda menimbulkan sikap defensif dari partner bicara Anda. Sikap defensif dia membuat dia memandang rendah Anda yang kemudian berlanjut pada silent treatment alias partner bicara Anda tidak bicara dengan Anda. 

Ketika Anda dan partner bicara Anda menggunakan 4 komunikasi beracun tersebut selama percakapan, maka konflik menjadi lebih memanas dan menyakitkan.

Sebaliknya, ketika Anda dan partner bicara Anda menggunakan penangkal sebagai gantinya, maka pembicaraan Anda menjadi lebih tenang dan partner bicara Anda merasa lebih terhubung di akhir pembicaraan. Oleh karena itu, gunakanlah penangkal tersebut dalam komunikasi agar Anda dapat mengelola konflik dalam komunikasi dengan partner bicara Anda.

Misalnya, segera setelah Anda mendapat kritikan atau penghinaan, maka ingatlah penawarnya. Waspadalah. Semakin Anda bisa menahan diri untuk melakukan 4 komunikasi beracun dan menggunakan penangkalnya sebagai gantinya, maka semakin besar kemungkinan Anda memiliki hubungan yang sehat dan bahagia dengan partner bicara Anda.