PRESENTER MAP

Sebuah Sistem Yang Dapat Membantu Anda Untuk Mempersiapkan KONTEN PRESENTASI Yang Menarik dan Bermanfaat Bagi Audiens Anda

3 Tips Menjawab Pertanyaan Presentasi Dari Audiens Yang Dapat Meningkatkan Kredibilitas Anda

Pertanyaan yang muncul dari audiens pada saat sesi tanya jawab ketika Anda melakukan presentasi merupakan sesuatu hal yang mesti Anda hadapi. Sesi ini bisa jadi merupakan sesi yang paling menegangkan bagi Anda sebagai seorang presenter.  

Kenapa ?

Karena Anda kawatir jika Anda tidak memiliki jawaban atas apa yang ditanyakan oleh audiens Anda. Selain itu, Anda juga dapat mengalami kebingungan untuk menjawabnya karena Anda tidak tahu jawabannya.

Namun, jika Anda sukses melalui sesi tanya jawab ini dengan baik, maka sesi ini akan menjadi faktor pengungkit yang dapat meningkatkan kredibilitas Anda. Ketika Anda mampu menjawab pertanyaan dengan baik, maka audiens akan semakin percaya dengan kemampuan Anda.

Untuk berhasil melalui sesi tanya jawab dengan baik, ada 3 tips yang dapat Anda gunakan.

Mari kita ulik ketiga tips tersebut satu per satu.

Tips # 1 : Tanyakan Nama dan Asal Audiens

Ketika audiens bertanya kepada Anda, maka mintalah mereka untuk menyebutkan nama dan asal mereka. Misalkan, “Boleh saya tahu nama Anda siapa ? Dan bekerja dimana ?

Untuk apa Anda perlu melakukan hal ini ?

Tujuannya adalah agar Anda dapat lebih mengenal dan menyapa dengan nama ketika menjawab pertanyaan mereka. Selain itu, agar mereka lebih jinak kepada Anda. Dengan meminta menyebutkan nama dan asal mereka, setidaknya mereka akan lebih mawas diri ketika mereka ingin menjatuhkan Anda atau memberikan pertanyaan yang menyudutkan Anda.

Tips # 2 : Ulangi Pertanyaan dari Audiens dan Beri Pujian atas Pertanyaan Tersebut

Untuk memastikan apa yang ditanyakan oleh audiens Anda, maka Anda dapat melakukan parafrase atau mengulangi pertanyaan mereka. Dengan melakukan hal tersebut, maka Anda akan mengklarifikasi apakah benar hal itu yang mereka tanyakan.

Selain itu, parafrase ditujukan agar seluruh audiens mengetahui pertanyaan yang dilontarkan oleh audiens Anda. Karena bisa saja apa yang ditanyakan oleh audiens Anda tidak disimak oleh audiens lainnya, sehingga dengan Anda mengulangi pertanyaan dari audiens tersebut, maka Anda memastikan bahwa seluruh audiens tahu apa yang ditanyakan.

Tambahan pula, dengan melakukan parafrase akan memberikan Anda waktu tambahan untuk memikirkan jawaban yang dilontarkan oleh audiens Anda. Ketika Anda mengulangi pertanyaan audiens, maka Anda dapat gunakan waktu untuk mencerna pertanyaan yang ditanyakan oleh audiens Anda.

Waktu Anda melakukan parafrase, Anda dapat mengatakan, “Jika saya mendengarkan pertanyaan Bapak/Ibu tadi, yang Bapak/Ibu tanyakan adalah tentang ……”

Selanjutnya, Anda memberikan pujian atas pertanyaan yang diajukan tersebut.

Contohnya, “Itu adalah pertanyaan yang sangat bagus. Mari kita berikan tepuk tangan untuk Bapak/Ibu ….”

Dengan Anda memberikan tepuk tangan seperti itu, audiens yang bertanya kepada Anda akan lebih jinak.

Kenapa ?

Karena Anda memberikan pujian terhadap orang tersebut.

Tips # 3 : Respons Pertanyaan Audiens

Setelah Anda menanyakan nama dan asal audiens serta mengulangi pertanyaan dari audiens dan memberi pujian atas pertanyaan tersebut, maka Anda dapat merespons pertanyaan dari audiens. Ada 5 variasi pertanyaan audiens yang dapat Anda respons. Kelima variasi pertanyaan tersebut dapat Anda simak pada tips berikut ini.

Tips # 3.1 : Respons Pertanyaan Audiens Yang Anda Ketahui

Jika Anda mengetahui jawaban pertanyaan audiens, maka jawablah pertanyaan tersebut dengan singkat dan jelas. Hal itu perlu Anda lakukan untuk memberikan kesan bahwa Anda benar-benar memahami topik yang Anda bawakan.

Dalam menyampaikan jawaban dengan singkat dan jelas, maka Anda dapat menggunakan kerangka PREP. Kerangka ini adalah cara yang cepat dan sangat mudah untuk mengatur pikiran Anda. Setiap huruf dalam PREP merupakan bagian dari pesan Anda.

     P – Point (Pendapat)

     R – Reasons (Alasan)

     E – Explanation, Elaboration, Example (Penjelasan, Elaborasi, Contoh)

     P – Point (Pendapat)

Misalnya, dalam sebuah presentasi tentang proyek pembangunan mall, Anda ditanya oleh manajemen, “Apa pendapat Anda mengenai rencana pembangunan mall ?”.

Maka, Anda dapat menjawabnya dengan kerangka PREP dengan bentuk seperti ini.

Point : “Kami merekomendasikan untuk melanjutkan proyek pembangunan mall”.

Reason : “Kami telah meninjau semua rencana, dan kami memiliki semua sumber daya yang diperlukan untuk memulai proyek pembangunan mall”.

Explanation, Elaboration, Example : “Anggaran telah diperoleh, orang yang tepat dapat dipekerjakan, dan bahan-bahan yang diperlukan untuk membangun mall juga bisa segera dikirimkan”.

Point : “Oleh karena itu, berdasarkan pertimbangan ini, kami merekomendasikan untuk melanjutkan proyek pembangunan mall”.

Tips # 3.2 : Respons Pertanyaan Audiens Yang Tidak Anda Ketahui

Adakalanya pertanyaan yang ditanyakan kepada Anda adalah pertanyaan yang Anda tidak tahu jawabannya. Disarankan agar Anda jangan menjawab dengan asal-asalan. Tentu Anda tidak ingin memberikan informasi yang keliru kepada penanya atau yang lebih parah lagi Anda diinterupsi oleh audiens lain yang mengetahui jawaban yang sesungguhnya. Jika hal ini terjadi, maka kredibilitas Anda bisa turun di mata audiens Anda.

Yang dapat Anda lakukan adalah Anda jujur kepada audiens Anda yang bertanya. Anda dapat menyampaikan bahwa saat ini Anda masih belum mengetahui jawaban pastinya. Dan selanjutnya, Anda meminta alamat email audiens yang bertanya tersebut dan akan mencari tahu jawabannya dan mengirimkan jawabannya melalui emailnya ketika jawaban sudah diperoleh. Jika Anda melakukan hal ini, maka pastikan bahwa Anda menepati janji dan mengirimkan jawabannya melalui email ketika Anda mendapatkan jawabannya.

Ketika Anda melakukan hal itu, maka Anda tidak akan kehilangan kredibilitas Anda. Dengan Anda melakukan hal itu, Anda menunjukkan bahwa Anda memang manusia biasa dan Anda memang tidak mengetahui semua jawaban dari pertanyaan yang ditanyakan.

Cara lainnya adalah Anda dapat meminta audiens Anda untuk membuat suatu kelompok yang terdiri dari 3-5 orang untuk mendiskusikan jawaban dari pertanyaan audiens. Setelah mereka mendiskusikan jawabannya, Anda dapat meminta salah seorang dari perwakilan kelompok untuk menyampaikan jawabannya di depan seluruh audiens.

Pada saat Anda meminta perwakilan kelompok untuk sharing jawabannya di depan seluruh audiens, Anda dapat memikirkan jawaban dari pertanyaan tersebut. Dan Anda dapat membuat kesimpulan dari jawaban yang di-sharingkan di depan seluruh audiens.

Intinya adalah Anda tidak perlu takut untuk menerima pertanyaan yang sulit dari setiap audiens, karena Anda dapat menyampaikannya kembali kepada audiens Anda.

Tips # 3.3 : Respons Pertanyaan Audiens Di Luar Topik Yang Anda Bawakan

Untuk merespons pertanyaan jenis ini, maka Anda dapat menjawab bahwa pertanyaan yang ditanyakan oleh audiens di luar topik yang Anda bahas. Selanjutnya, Anda dapat menyampaikan bahwa pertanyaan tersebut bisa ditanyakan kepada orang yang memang ahli di bidang tersebut. Jika Anda mengetahui orangnya, maka Anda dapat merekomendasikan orang yang ahli tersebut kepada si penanya.

Tips # 3.4 : Respons Pertanyaan Audiens Yang Hanya Ingin Menguji Anda

Ketika Anda menyadari bahwa audiens hanya ingin menguji Anda, maka Anda dapat menanyakan kepada audiens yang bertanya kepada Anda jawaban dari pertanyaan yang diajukannya. Sebagai contoh, “Kalau boleh tahu, pendapat Bapak/Ibu sendiri bagaimana ?”.

Tanda-tanda audiens menguji Anda adalah dari kalimat yang digunakannya. Misalnya audiens Anda bertanya, “Apa yang Anda ketahui tentang …. ?

Tips # 3.5 : Respons Pertanyaan Audiens Yang Memojokkan Anda

Anda dapat mencari bantuan dari audiens untuk merespons pertanyaan jenis ini. Anda bisa saja mengatakan, “Saya tahu ini adalah pertanyaan yang sangat bagus, namun tentu saja saya tidak dapat memuaskan Anda sepenuhnya, karena saya bukan alat pemuas”.

Dengan Anda mengatakan hal seperti itu, maka Anda melakukan sedikit humor dan tentunya akan banyak orang tertawa pada saat itu.

Selanjutnya, Anda dapat mengatakan, “Bagaimana Bapak/Ibu, apakah boleh kita lanjut terlebih dahulu ? Lanjut ?

Dengan Anda mengatakan “Lanjut”, pastinya jawaban yang keluar dari para audiens adalah Lanjut.

Demikianlah, 3 tips menjawab pertanyaan presentasi dari audiens yang dapat meningkatkan kredibilitas Anda.

Pertama, tanyakan nama dan asal audiens.

Kedua, ulangi pertanyaan dari audiens dan beri pujian atas pertanyaan tersebut.

Ketiga, respons pertanyaan audiens.

Untuk presentasi Anda selanjutnya, terapkan ketiga tips di atas. Pastikan bahwa kendali dari sesi tanya jawab dari presentasi berada di tangan Anda. Oleh karena itu, gunakan sesi tanya jawab sebagai peluang untuk meningkatkan kredibilitas Anda.

 

 

 

 

6 Bentuk Komunikasi Selain Penjelasan Yang Dapat Membantu Peningkatan Pemahaman Pesan Presentasi Untuk Audiens Anda

Kita kadang melakukan sesuatu seperti apa adanya. Misalnya, berlari. Kita berlari seperti apa adanya. Tetapi, pernahkah kita berpikir tentang bagaimana kita berlari ? Dan, apa yang perlu kita lakukan untuk berlari lebih baik ?

Seperti kegiatan lainnya, ada seni dan skill untuk berlari. Dan untuk mendapatkan apa yang kita inginkan, kita perlu mengetahui bagaimana berlari dengan benar.

Seperti berlari, dalam memberikan presentasi, kadang kita juga melakukannya seperti apa adanya. Sering kali, kita tidak berupaya untuk membuat audiens presentasi kita memahami apa yang kita sampaikan. Tentu dalam melakukan presentasi, niatnya adalah agar audiens mengerti apa yang kita sampaikan. Oleh karena itu, penjelasan (explanation) menjadi kata yang sangat penting dalam presentasi.

Karena penjelasan adalah suatu hal yang alami tentang bagaimana kita berkomunikasi, maka kita tidak pernah berpikir bahwa memberikan penjelasan adalah sebuah skill yang kita dapat perbaiki dan membuatnya bekerja untuk mencapai tujuan kita.

Dalam hal ini, berlari dan penjelasan mempunyai kesamaan, yaitu : kita mempunyai kemampuan untuk melakukannya; kita melakukannya dengan sering sehingga kita tidak pernah memikirnya; kita berpikir cara kita melakukannya adalah sesuatu yang normal; kita tidak pernah mempertimbangkan bahwa kita dapat memperbaiki cara kita melakukannya; perbaikan adalah sesuatu yang mungkin untuk dilakukan untuk menciptakan hasil yang positif.

Karena penjelasan adalah sebuah skill yang dapat kita perbaiki dan kita melakukannya pada hampir di setiap kehidupan kita, maka kita perlu memahami arti penjelasan dengan baik.

Mengapa kita perlu memahami arti penjelasan dengan baik ?

Penjelasan perlu didefinisikan dengan baik, karena definisi tersebut menciptakan suatu bentuk yang terstandar. Hanya dengan mendifinisikan standar dari penjelasan, maka kita dapat memperbaikinya.

Lee Lefever dalam bukunya yang berjudul The Art of Explanation : Making Your Ideas, Products, and Services Easier to Understand mengatakan bahwa penjelasan merupakan sebuah cara untuk mengkemas ide. Mengkemas ide adalah sebuah proses yang memerlukan seseorang mempresentasikan idenya untuk kebutuhan audiensnya. Tujuan dari penjelasan adalah untuk meningkatkan pemahaman dari audiens.

Selain penjelasan, Lee Lefever menyebutkan bahwa ada 6 bentuk komunikasi lain yang mempunyai peranan yang sangat penting untuk membantu peningkatan pemahaman audiens ketika Anda memberikan penjelasan kepada mereka.

Mari kita bedah satu per satu keenam bentuk komunikasi tersebut.

Bentuk Komunikasi # 1 : Deskripsi

Deskripsi adalah suatu bentuk komunikasi dengan maksud untuk membantu seseorang membayangkan sesuatu melalui kata-kata. Misalnya, jika Anda menggambarkan cangkir kopi, maka intensi Anda adalah memberikan rincian yang dapat membantu orang lain membayangkannya. Sebuah deskripsi dari cangkir kopi adalah putih, tinggi 10 cm, mempunyai pegangan setengah melingkar, dan terbuat dari keramik.

Bentuk Komunikasi # 2 : Definisi

Definisi adalah sebuah deskripsi yang tepat dari arti sesuatu. Sebuah definisi dimaksudkan untuk membuat lebih jelas apa arti dari sesuatu. Jika Anda mendefinisikan sebuah kata, maka Anda memberikan pernyataan yang dapat membantu orang lain untuk melihat arti yang tepat dari kata itu. Anda mungkin mendefinisikan kopi sebagai sebuah minuman yang terbuat dari biji tanaman kopi yang dipanggang dan digiling.

Bentuk Komunikasi # 3 : Instruksi

Instruksi adalah sebuah arahan atau perintah untuk melakukan sesuatu. Maksud dari instruksi adalah untuk membuat jelas apa yang diharapkan dan bagaimana memprosesnya. Jika Anda memberikan instruksi bagaimana membuat kopi, maka Anda menyampaikan proses atau urutan dari kejadian yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Instruksi dapat berkaitan dengan kalimat yang pendek seperti masukan penyaring ke dalam pembuat kopi. Tuangkan kopi ke dalam penyaring. Tuangkan air ke dalam  penampung pembuat kopi. Tekan tombol mulai (start).

Bentuk Komunikasi # 4 : Elaborasi

Elaborasi adalah presentasi informasi dengan rincian dengan maksud untuk memberikan gambaran yang komprehensif dari sebuah konsep, ide, teori dan lainnya. Jika Anda mengelaborasi konsep kunci dari produksi kopi, maka Anda akan mencoba untuk menjelaskan setiap rincian. Jika Anda menguraikan lebih lanjut (mengelaborasi) tentang perkebunan kopi, maka Anda menjelaskan kandungan spesifik dari tanah tempat kopi ditanam, cara menguji tanah, dan tingkat nitrogen yang akan menghasilkan produk yang terbaik untuk wilayah geografi tertentu.

Bentuk Komunikasi # 5 : Laporan

Laporan adalah komunikasi lisan atau tertulis dari suatu kejadian dan dimaksudkan untuk menyampaikan fakta dan rincian kepada orang lain. Jika Anda mengunjungi perkebunan kopi di Kolumbia, maka Anda akan melaporkan pengalaman Anda kesana. Ini bisa muncul dalam bentuk sebuah cerita atau artikel majalah seperti : Ketika saya tiba di perkebunan kopi, saya ditawari contoh dari produk terbaik mereka yang saya minum dengan nikmat. Perusahaan memanggang biji kopi dengan jarak 1,6 km dan saya dapat mencium bau biji kopi yang dipanggang di udara.

Bentuk Komunikasi # 6 : Ilustrasi

Ilustrasi adalah contoh yang berfungsi untuk menjelaskan sebuah ide. Maksud dari sebuah ilustrasi adalah untuk membantu membuat sebuah ide menjadi lebih konkrit dengan memberikan sebuah contoh. Anda dapat mengatakan bahwa ukuran perkebunan merupakan sebuah ilustrasi kekuatan perusahaan kopi dalam suatu wilayah.

Demikianlah, 6 bentuk komunikasi lain selain penjelasan yang dapat membantu Anda dalam menyampaikan pesan presentasi kepada audiens Anda. Pertama, deskripsi. Kedua, definisi. Ketiga, instruksi. Keempat, eloborasi. Kelima, laporan. Keenam, ilustrasi.

Keenam bentuk komunikasi tersebut mempunyai kontribusi dalam memberikan penjelasan yang baik kepada audiens Anda. Keenam bentuk komunikasi tersebut berkaitan dengan ide dan informasi yang ingin Anda sampaikan kepada audiens Anda. Penggunaannya dapat membantu peningkatan pemahaman audiens Anda ketika Anda memberikan penjelasan kepada mereka.

 

 

 

 

6 Elemen Yang Perlu Anda Ketahui Untuk Menyusun Pesan Presentasi Yang Mudah Dipahami Oleh Audiens Anda

Dalam melakukan presentasi, kadang kita melakukannya seperti apa adanya saja. Sering kali, kita tidak berupaya untuk membuat audiens presentasi kita memahami apa yang kita sampaikan.

Tentu dalam melalukan presentasi, niatnya adalah agar audiens mengerti apa yang kita sampaikan.

Oleh karena itu, penjelasan (explanation) menjadi kata yang sangat penting dalam presentasi.

Lee Lefever dalam bukunya yang berjudul The Art of Explanation : Making Your Ideas, Products, and Services Easier to Understand menyebutkan bahwa pejelasan (explanation) menggambarkan fakta dalam suatu cara yang dapat membuat audiens kita lebih memahami apa yang kita sampaikan. Tujuan dari penjelasan adalah untuk meningkatkan pemahaman dari audiens.

Lee Lefever juga mengatakan bahwa penjelasan merupakan sebuah cara untuk mengkemas ide. Mengkemas ide adalah sebuah proses yang memerlukan seseorang mempresentasikan idenya untuk kebutuhan audiensnya. Dan, karena setiap audiens dan ide berbeda, maka ada berbagai cara untuk mengkemas ide tersebut. Namun, pengemasan ide semuanya fokus pada beberapa elemen.

Ada 6 elemen yang diperlukan dalam mengkemas ide agar pesannya dapat mudah dipahami oleh audiens Anda.

Mari kita bahas satu per satu dari keenam elemen tersebut.

Elemen Pesan Presentasi Mudah Dipahami # 1 : Persetujuan

Persetujuan dilakukan melalui penyampaian pernyataan tentang gambaran besar yang semua orang menerimanya.

Idenya adalah memulai penyampaian pesan dengan membuat penerimaan (sense of agreement). Kita ingin audiens merasakan bahwa mereka setuju dengan pernyataan yang kita sampaikan dan yakin bahwa penjelasan pesan kita menuju arah yang mereka dapat pahami.

Persetujuan ini adalah ide tentang dimana Anda dapat mengatakan sesuatu seperti, “Kita semua setuju bahwa harga bahan bakar meningkat”.

Elemen Pesan Presentasi Mudah Dipahami # 2 : Konteks

Konteks merupakan elemen dari bahasa kita sehari-hari. Konteks adalah sebuah elemen penting yang membuat ide dan fakta lebih mudah dapat dipahami dan berguna. Konteks yang merupakan elemen dasar dari komunikasi memberikan sebuah tempat bagi orang-orang dan ide untuk bertemu bersama.

Jika diterapkan dengan benar, maka konteks akan memberikan ide Anda menjadi lebih hidup.

Kita sering mengabaikan untuk memasukkan konteks ketika kita membicarakan sebuah ide. Di dalam komunitas kita, jika kita membicarakan sebuah ide bisa jadi mereka sudah mengetahui. Misalnya, di dalam komunitas social media, maka rekan-rekan Anda sudah mengetahui tentang twitter. Tetapi, di luar komunitas tersebut, bisa jadi orang-orang yang Anda ajak bicara belum tentu mengetahuinya. Oleh karena itu, konteks menjadi hal yang sangat penting untuk Anda sampaikan agar ide Anda tentang twitter lebih mudah untuk dipahami.

Konteks menggerakkan point yang kita setujui kepada sesuatu yang lebih spesifik. Konteks memberikan audiens fondasi untuk penjelasan dan memberitahukan mereka mengapa ide tersebut penting bagi mereka. Sebagai contoh, jika dikaitkan dengan contoh yang telah disampaikan pada elemen persetujuan di atas, maka dalam hubungannya dengan konteks, Anda dapat mengatakan, “Lebih banyak pendapatan yang Anda peroleh dengan bekerja keras adalah untuk membayar biaya transportasi”.

Elemen Pesan Presentasi Mudah Dipahami # 3 : Cerita

Mengapa cerita diperlukan dalam penyampaian pesan presentasi ?

Karena pesan presentasi mengandung fakta yang dapat dijelaskan dengan lebih efektif dalam bentuk sebuah cerita.

Jika fakta memberikan cerita sebuah substansi, maka cerita memberikan fakta sebuah arti. Subtansi dan arti merupakan faktor yang sangat penting dalam penyampaian pesan presentasi. Akan tetapi, kita lebih mengandalkan pada penyampaian fakta (fact telling) dari pada kekuatan penyampaian cerita (storytelling).

Kita hidup dalam dunia fakta dan penyampaian fakta. Ide menggunakan penyampaian cerita dalam penjelasan pesan presentasi adalah untuk memasukan fakta dalam sebuah bentuk yang melibatkan pengalaman manusia. Memasukkan pengalaman manusia tersebut dapat membuat perbedaan yang besar dan mengundang audiens Anda untuk melihat pesan Anda dari persepektif yang baru yang lebih natural.

Cerita menerapkan penjelasan sebuah ide ke dalam sebuah narasi yang menunjukkan seseorang yang mengalami perubahan dalam perspektif dan emosi yang berkaitan perubahan tersebut. Contohnya yang dikaitkan dengan lanjutan contoh yang diberikan pada elemen no 1 dan 2 di atas adalah : “Temui Sely; ia seperti Anda. Sely membayar sangat banyak untuk bahan bakar. Sekarang, ia telah menemukan sebuah solusi dan ia merasa lebih baik. Naik bis merupakan solusi yang ia jalani. Tidakkah Anda ingin seperti Sely ?”.

Elemen Pesan Presentasi Mudah Dipahami # 4 : Koneksi

Koneksi sangat berguna dalam konteks penyampaian pesan kepada audiens Anda ketika Anda mencoba untuk membuat sebuah ide mudah untuk dipahami atau menunjukkan mengapa ide tersebut masuk akal, karena koneksi menjelaskan ide tersebut dari sesuatu yang telah audiens Anda ketahui.

Koneksi sering menemani cerita. Alat yang dapat digunakan untuk membuat koneksi adalah analogi. Analogi menghubungkan ide baru kepada sesuatu hal yang audiens Anda sudah kenal. Sebagai contoh sebagai lanjutan dari contoh pada elemen no 3 di atas, “Sely dapat melihat bahwa naik bis seperti multitasking (melakukan berbagai hal pada waktu yang sama), karena ia dapat bekerja dan berpergian pada waktu yang sama”.

Elemen Pesan Presentasi Mudah Dipahami # 5 : Deskripsi

Ketika audiens Anda sudah nyaman dengan sebuah konsep atau ide, mereka membutuhkan jenis lainnya dari penjelasan, yaitu deskripsi yang fokus pada “bagaimana” dari pada “mengapa”. Deskripsi adalah situasi dimana Anda memberikan obat dari suatu masalah yang dihadapi. Deskripsi mengatakan kepada audiens Anda bagaimana melakukan sesuatu.

Deskripsi merupakan komunikasi langsung yang lebih fokus pada “bagaimana” dibanding dengan “mengapa”. Contohnya sebagai kelanjutan contoh elemen no 4 di atas, “Sely menemukan bahwa ia dapat menghemat lebih dari Rp 300.000 per minggu dengan naik bis 3 kali seminggu.

Elemen Pesan Presentasi Mudah Dipahami # 6 : Kesimpulan

Kesimpulan menyarikan pengkemas ide dengan ringkasan yang telah dipelajari dan memberikan langkah lebih lanjut dengan fokus pada audiens. Sebagai contoh, “Selanjutnya ketika harga bahan bakar naik, ingat untuk menggunakan …”.

Demikianlah, 6 elemen yang perlu Anda ketahui untuk menyusun pesan  presentasi yang mudah dipahami oleh audiens Anda. Pertama, persetujuan. Kedua, konteks. Ketiga, cerita. Keempat, koneksi. Kelima, deskripsi. Keenam, kesimpulan.

Gunakanlah 6 elemen tersebut sebagai batu pijakan (stepping stones) dalam menjelaskan pesan presentasi kepada audiens Anda. Anda dapat membuat pesan presentasi Anda menjadi lebih hidup, mengundang audiens Anda untuk lebih peduli, dan memotivasi mereka untuk mempelajarinya lebih lanjut.

Dengan perpektif yang Anda miliki terkait pesan yang ingin Anda sampaikan, maka penggunaan 6 elemen tersebut dalam menjelaskan pesan presentasi akan membuatnya menjadi lebih efektif. Akibatnya, Anda dapat mengatasi tantangan komunikasi yang Anda miliki ketika menyampaikan pesan presentasi kepada audiens Anda.

 

 

 

 

 

 

3 Tips Sederhana Menyusun Pesan Presentasi Yang Mudah Dipahami Oleh Audiens Anda

Ada sebuah ungkapan yang mengatakan bahwa Content is the King. Konten adalah raja. Konten presentasi ini saya istilahkan dengan pesan presentasi.

Pesan presentasi ini adalah hal yang penting dan tidak bisa diabaikan.

Mengapa demikian ?

Coba Anda bayangkan ada seorang teman yang mengajak Anda untuk menghadiri sebuah seminar. Hal pertama yang akan Anda tanyakan adalah “Apakah isi presentasinya ?”. Hal ini menunjukkan bahwa konten atau pesan presentasi merupakan hal yang sangat penting bagi Anda untuk menghadiri seminar tersebut atau tidak.

Terkait dengan pesan presentasi ini, ketika saya memberikan webinar mengenai kiat sukses presentasi dan public speaking di hadapan dosen dan mahasiswa pascasarjana Universitas Negeri Semarang pada hari Sabtu tanggal 21 November 2020, ada sebuah pertanyaan yang sangat menarik dari salah seorang audiens.

Pertanyaannya adalah apakah ada tips yang dapat digunakan untuk menyusun pesan presentasi yang mudah dipahami oleh audiens ?

Berita baiknya, ada 3 tips yang dapat Anda gunakan untuk membuat pesan presentasi yang mudah dipahami oleh audiens Anda.

Mari kita bahas satu per satu dari ketiga tips tersebut.

Tips Menyusun Pesan Presentasi Mudah Dipahami # 1 : Kenali Audiens Presentasi Anda

Coba luangkan waktu Anda untuk mendapatkan informasi tentang audiens Anda. Cari tahu tentang background pendidikannya. Dengan mengetahui background pendidikannya, maka Anda dapat menggunakan bahasa yang sesuai ketika Anda menyampaikan pesan presentasi kepada mereka. Misalnya, jika Anda menyampaikan presentasi kepada anak SMA tentu bahasa yang Anda gunakan berbeda dengan penyampaian presentasi kepada dosen ataupun pegawai kantoran.

Selain itu, Anda juga perlu mengenali tingkat pengetahuan audiens Anda. Jika Anda memberikan presentasi kepada orang awam terkait bidang keahlian Anda yang mempunyai istilah-istilah tertentu yang sudah sangat Anda pahami, maka tentu Anda perlu menyesuaikan bahasa yang Anda gunakan dalam menyampaikan pesan presentasi Anda.

Dengan melakukan hal tersebut, maka Anda telah mempunyai mindset bahwa bahasa yang Anda gunakan harus sesuai dengan background pendidikan dan tingkat pengetahuan audiens Anda. Mindset tersebut perlu Anda miliki sedari awal ketika Anda melakukan persiapan dalam menyusun pesan presentasi agar pesan presentasi yang akan sampaikan dapat dengan mudah dipahami oleh audiens Anda.

Tips Menyusun Pesan Presentasi Mudah Dipahami # 2 : Susunlah Struktur Presentasi Anda

Apakah Anda pernah merasakan kebingungan yang dihadapi oleh audiens Anda ketika Anda memberikan presentasi ? Mereka bingung sampai dimana ya sekarang ini presentasi yang mereka dengarkan ? Apa kaitan antara slide yang baru disampaikan oleh Anda dengan slide  sebelumnya ? Sampai di akhir presentasi mereka juga masih bertanya, “Apa yang sebetulnya ingin disampaikan oleh Anda ?”

Jika audiens Anda mengalami hal tersebut, maka besar kemungkinan presentasi yang Anda susun tidak memiliki struktur presentasi yang baik.

Mengapa struktur presentasi atau cara pengorganisasian materi dari suatu presentasi itu sangat penting ?

Karena agar pesan presentasi bisa diterima dengan baik oleh audiens Anda. Untuk itu, maka pesan tersebut harus disajikan dengan runtut dan rasional.

Audiens harus mampu memahami runtutan cara berpikir Anda dan merasa bahwa apa yang Anda sampaikan adalah rasional.

Kory Kogon, Breck England, dan Julie Schmidt dalam bukunya Presentation Advantage: How to Inform and Persuade any Audience dan Jill Schiefelbein dalam bukunya Dynamic Communication : 27 Strategies to Grow, Lead & Manage Your Business menjelaskan bahwa ada 3 komponen struktur presentasi, yaitu :

Namun, saya menambahkan satu komponen lagi, yaitu transition (transisi).

Tips Menyusun Pesan Presentasi Mudah Dipahami # 3 : Gunakanlah Analogi Untuk Menyusun Pesan  Presentasi Anda

Lee Lefever dalam bukunya yang berjudul The Art of Explanation : Making Your Ideas, Products, and Services Easier to Understand menyebutkan bahwa penggunaan analogi adalah kunci untuk membuat ide yang Anda sampaikan mudah untuk dipahami oleh audiens Anda.

Lebih lanjut, Lee Lefever mengatakan bahwa analogi adalah sebuah pendekatan untuk memecahkan masalah komunikasi. Analogi menunjukkan sebuah hubungan antara dua ide untuk membuat sesuatu menjadi lebih jelas. Penekanannya adalah pada niat Anda untuk membuat sebuah hubungan antara sebuah ide yang baru bagi audiens Anda dengan ide yang mereka sudah ketahui.

David Pranata dalam bukunya Speak With Power menerangkan bahwa analogi adalah teknik menjelaskan dengan menggunakan hal atau konsep yang sudah diketahui sebelumnya oleh audiens. Bisa juga dikatakan kalau analogi ini adalah semacam perumpamaan. Audiens akan lebih mudah menerima suatu hal atau informasi baru jika Anda mengkaitkannya dengan konsep yang sudah ada di pikiran mereka sebelumnya.

Sebagai contoh, Anda memberikan presentasi mengenai fungsi hard disk kepada audiens yang benar-benar baru dalam dunia komputer. Akan lebih membantu jika Anda menggunakan analogi bahwa sebetulnya hard disk itu seperti sebuah gudang yang mana gudang merupakan konsep yang telah diketahui oleh audiens Anda.

Anda dapat menerangkan bahwa jika gudang yang disimpan adalah barang, maka hard disk yang disimpan adalah data. Dengan cara ini, maka audiens Anda akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik.

Demikianlah, 3 tips sederhana menyusun pesan presentasi yang mudah dipahami oleh audiens Anda.

Pertama, kenali audiens presentasi Anda.

Kedua, susunlah struktur presentasi Anda.

Ketiga, gunakanlah analogi untuk menyusun pesan presentasi Anda.

Terapkanlah 3 tips tersebut ketika Anda akan menyusun pesan presentasi. Sebagai dampaknya, Anda akan merasakan bahwa audiens presentasi Anda akan lebih mudah memahami apa yang Anda sampaikan kepada mereka.