6 Pelajaran Bercerita Dengan Data : Panduan Untuk Dosen, Mahasiswa, Analis, Pegawai Pemerintah dan Swasta Untuk Mengkomunikasikan Data Secara Efektif

Cole (2015) yang menulis buku “Storytelling with Data : a Data Visualization Guide for Business Professionals” menyampaikan bahwa grafik yang jelek bertebaran dimana-mana.

Salah satu contohnya yang dapat Anda lihat pada slide di bawah ini.

Jika Anda melihat grafik di atas, maka Anda akan sulit untuk memahami apa makna grafik di atas. Grafik tersebut hanya sekedar menampilkan data. Tidak memberikan sebuah informasi yang diharapkan mampu untuk menggerakkan seseorang, utamanya pengambil keputusan.

Slide di atas yang disajikan kepada audiens tidak mampu menjadi “sesuatu yang dicari” dan menguatkan pesan yang ingin disampaikan.

Anda mungkin banyak menemukan slide seperti di atas dalam aktivitas yang Anda jalankan sehari-hari. Apakah Anda sebagai dosen, mahasiswa, analis, pegawai pemerintah atau swasta.

Anda tentu tidak ingin menyajikan grafik yang buruk seperti itu. Tetapi, hal itu sering terjadi. Lagi dan lagi di setiap kantor, perguruan tinggi, perusahaan, industri dan oleh semua jenis orang. Hal itu juga terjadi di media. Tambahan pula, hal itu terjadi di tempat dimana Anda mengharapkan orang tahu lebih baik untuk menyajikan data menjadi informasi yang berharga bagi pengambilan keputusan.

Pertanyaannya adalah kenapa hal itu bisa terjadi ?

Cole (2015) menyebutkan bahwa hal itu terjadi, karena kita secara alami tidak pandai dalam bercerita dengan data.

Di sekolah, kita belajar banyak tentang bahasa dan matematika. Pada sisi bahasa, kita belajar bagaimana merangkai kata menjadi kalimat dan cerita. Sedangkan, dengan matematika, kita belajar memahami angka.

Tapi, jarang sekali aspek bahasa dan matematika secara bersama-sama kita kuasai. Tidak ada orang yang mengajari kita cara bercerita dengan angka. Semakin menambah tantangan yang kita hadapi adalah sangat sedikit orang yang mahir secara alami pada aspek bahasa dan matematika secara bersamaan.

Kurangnya ketrampilan ini membuat kita kurang siap untuk mengerjakan tugas penting dalam menyajikan data secara efektif. Teknologi yang kita miliki telah memungkinkan kita untuk mengumpulkan data dalam jumlah yang lebih besar dan banyak.

Keinginan yang berkembang untuk memahami semua data ini, sehingga kemampuan memvisualisasikan data dan menceritakan kisahnya adalah kunci untuk mengubahnya menjadi informasi yang dapat digunakan untuk mendorong pengambilan keputusan yang lebih baik.

Dengan tidak adanya keterampilan atau pelatihan dalam bidang ini, maka kita sering kali akhirnya mengandalkan alat yang kita gunakan seperti Excel untuk memahami praktik terbaik. Kemajuan teknologi, selain meningkatkan jumlah dan akses ke data, juga membuat alat bekerja dengan data.

Hampir semua orang dapat memasukkan beberapa data ke dalam aplikasi grafik, misalnya Excel dan membuat grafik.

Dan yang menakutkan, karena tanpa arah yang jelas untuk diikuti, maka niat dan upaya terbaik kita dapat membawa kita ke beberapa arah yang sangat buruk seperti : warna tampilan data yang tidak memiliki makna.

Sementara teknologi telah meningkatkan akses dan kemahiran agar alat yang kita gunakan dapat bekerja dengan data, namun masih ada kesenjangan dalam hal kemampuan. Anda dapat memasukkan beberapa data ke dalam Excel dan membuat grafik. Namun, bagi banyak orang, proses visualisasi data berakhir disana.

Hal ini dapat membuat cerita yang paling menarik benar-benar mengecewakan atau lebih buruk lagi sulit atau tidak mungkin untuk dipahami. Alat yang kita gunakan untuk mengolah data  tidak mampu menceritakan data tersebut.

Sesungguhnya, ada cerita di dalam data yang Anda miliki. Akan tetapi, alat pengolah data yang Anda gunakan tidak tahu apa cerita itu. Di situlah Anda sebagai analis atau komunikator informasi harus berupaya untuk menghidupkan cerita itu secara visual dan kontekstual.

Proses menghidupkan cerita secara visual dan kontekstual itulah yang menjadi fokus untuk Anda kuasai keahliannya.

Berikut ini adalah contoh slide (sebelum) dan (sesudah) yang dapat memberikan gambaran kepada Anda apa yang perlu Anda pelajari.

Slide (sebelum) di bawah ini hanya menunjukan data.

Sementara itu, slide (sesudah) di bawah ini bercerita dengan data.

Jika Anda perhatikan slide (sesudah) di atas, maka ada insight yang disajikan, yaitu “ada 2 karyawan yang berhenti pada bulan Mei. Kita hanya dapat menyelesaikan jumlah tiket yang masuk dalam dua bulan berikutnya, tetapi tidak mampu menyelesaikannya dengan peningkatan di bulan Agustus dan tidak dapat mengatasinya sejak saat itu”. Disamping itu, judul slide nya pun lebih menggerakan audiens untuk bertindak yang didukung oleh data yang disajikan dan insight yang dipaparkan.

Pelajaran yang Anda dapat Anda petik dari dua slide di atas—slide (sebelum) dan slide (sesudah) adalah Anda dapat merubah dari hanya menunjukan data menjadi bercerita dengan data.

Cole (2015) menjelaskan bahwa ada enam pelajaran yang perlu Anda perhatikan untuk bercerita dengan data.

Pelajaran # 1 : Memahami Konteks

Sebelum Anda memulai visualisasi, ada 3 pertanyaan yang mesti Anda jawab. Pertama, kepada siapa Anda ingin mengkomunikasikan data Anda. Kedua, bagaimana Anda mengkomunikasikannya. Ketiga, apa yang audiens Anda perlu ketahui dan lakukan. Selain itu, menerapkan konsep seperti : tiga menit cerita, ide besar (big idea), dan storyboarding juga menjadi hal yang penting untuk dilakukan untuk mengartikulasikan cerita Anda dan merencanakan pesan dan alur yang diinginkan.

Pelajaran # 2 : Memilih Tampilan Visual Yang Tepat

Apa cara terbaik untuk menunjukkan data yang Anda ingin komunikasikan ? Cole (2015) memperkenalkan tipe visual yang paling banyak digunakan untuk mengkomunikasikan data dalam tataran bisnis. Jenis visual spesifik yang diperkenalkan mencakup : teks yang sederhana, tabel, heatmap, grafik garis, slopegraph, diagram batang vertikal, diagram batang bertumpuk vertikal, waterfall chart, diagram batang horisonal, diagram batang bertumpuk horisontal dan square area graph. Disamping itu, Cole (2015) juga menjelaskan tampilan visual yang perlu dihindari seperti diagram lingkaran, diagram donat dan tiga dimensi.

Pelajaran # 3 : Menghilangkan Tampilan Yang Mengacaukan

Setiap elemen yang Anda tambahkan ke dalam slide akan mengambil beban kognitif (usaha mental yang harus dilakukan dalam memori Anda untuk memproses informasi yang diterima pada selang waktu tertentu) bagi audiens Anda. Itu berarti Anda harus memperhatikan dengan cermat elemen-elemen yang Anda perlu masukan ke dalam slide Anda. Anda perlu mengidentifikasi hal-hal yang dapat membebani otak audiens Anda untuk hal-hal yang mereka tidak perlu untuk memprosesnya.

Oleh karena itu, identifikasi dan hilangkan tampilan yang mengacaukan. Untuk itu, Anda perlu mengetahui Prinsip Gestalt dari Persepsi Visual dan bagaimana Anda dapat menerapkannya kepada tampilan visual seperti tabel dan grafik. Anda juga perlu mengetahui perataan (alignment), penggunaan white space, dan kontras sebagai komponen penting dari desain.

Pelajaran # 4 : Memfokuskan Perhatian Kemana Arah Yang Anda Inginkan

Mengetahui bagaimana orang melihat dan bagaimana Anda memanfaatkan hal itu sangat berguna ketika Anda membuat visualisasi. Untuk itu, Anda perlu mengetahui pembahasan mengenai pandangan dan memori yang dapat berguna untuk membingkai pentingnya atribut yang dapat mencari perhatian (preattentive attribute) seperti ukuran, warna dan posisi.

Atribut yang dapat mencari perhatian bisa digunakan secara strategik untuk membantu mengarahkan perhatian audiens Anda kemana Anda ingin mereka untuk berfokus. Selain itu, atribut yang dapat mencari perhatian bisa menciptakan hirarki visual untuk membantu mengarahkan audiens Anda melalui informasi yang Anda ingin komunikasikan dalam cara bagaimana Anda ingin mereka memprosesnya.

Pelajaran # 5 : Berpikir Seperti Seorang Designer

Bentuk mengikuti fungsi. Pepatah desain produk ini memiliki aplikasi yang jelas untuk komunikasi dengan data. Ketika masuk ke dalam bentuk dan fungsi untuk visualisasi data, maka pertama-tama kita perlu memikirkan apa yang kita ingin audiens kita dapat lakukan dengan data (fungsi) dan membuat visualisasi (bentuk) yang memungkinkan untuk melakukannya dengan mudah.

Terapkan keterjangkauan visual audiens Anda sebagai petunjuk untuk cara berinteraksi dengan komunikasi visual Anda seperti : soroti hal-hal yang penting, hilangkan gangguan, dan buat hierarki informasi visual. Jadikan desain Anda dapat dipahami dengan mudah dan manfaatkan teks untuk memberi label dan penjelasan. Tingkatkan toleransi audiens Anda terhadap masalah desain dengan membuat visual Anda menyenangkan secara estetika (keindahan). Bekerjalah untuk mendapatkan penerimaan audiens untuk desain visual Anda.

Pelajaran # 6 : Menjelaskan Sebuah Cerita

Konsep bercerita dapat Anda gunakan untuk mengkomunikasikan data. Buat cerita mulai dari awal (plot), tengah (twist), dan akhir yang jelas (ajakan untuk bertindak). Kerangka ini dapat Anda gunakan ketika Anda membangun presentasi bisnis. Manfaatkan konflik dan ketegangan untuk menarik dan mempertahankan perhatian audiens Anda. Pertimbangkan urutan dan cara menyampaikan narasi Anda.

Manfaatkan kekuatan pengulangan untuk membantu cerita Anda tetap diingat. Gunakan taktik seperti logika vertikal dan horisontal, storyboarding yang terbalik, dan cari perspektif baru untuk memastikan bahwa cerita Anda muncul dengan jelas dalam komunikasi Anda.

Demikianlah, 6 pelajaran bercerita dengan data yang dapat digunakan sebagai panduan bagi dosen, mahasiswa, analis dan pegawai pemerintah dan swasta untuk mengkomunikasikan data secara efektif.

Gunakanlah pelajaran tersebut untuk membuat cerita Anda jelas bagi audiens Anda. Bantu audiens Anda untuk menghasilkan pembuatan keputusan yang tepat dan motivasi audiens Anda untuk bertindak.

Anda jangan pernah lagi hanya menunjukan data. Akan tetapi, Anda harus menyajikan visualisasi data yang menghasilkan informasi yang mendorong audiens Anda untuk bertindak.

 

 

Pesan Presentasi Yang Sistematis : 7 Langkah Menyusun Pesan Presentasi Yang Memukau Bagi Audiens Anda

Garr Reynolds pakar presentasi, penulis buku Presentation Zen mengatakan “Tidak peduli sehebat apapun cara penyampaian presentasi Anda atau seberapun menariknya slide power point yang Anda buat, jika presentasi Anda tidak berdasarkan pesan yang solid, maka presentasi Anda tidak dapat berhasil”.

Maksud dari pesan yang solid adalah pesan presentasi yang sesuai dengan kebutuhan audiens,  pas dengan waktu yang tersedia, terstruktur dengan baik, dan mengandung muatan isi yang kuat dan mantap yang memukau bagi audiens Anda.

Lantas, bagaimana cara menyusun pesan presentasi yang solid yang memukau bagi audiens Anda ?

Anda dapat menggunakan tujuh langkah yang teruji untuk menyusun pesan presentasi yang solid yang memukau bagi audiens Anda.

Dengan pendekatan ini, maka Anda akan menentukan terlebih dahulu apa yang ingin Anda katakan sebelum Anda merancang slide power point. Pendekatan ini mungkin membuat Anda terkejut bahwa Anda tidak membuat slide power point sampai Anda selesai menentukan pesan presentasi.

Ketika Anda selesai menentukan apa yang ingin Anda sampaikan, baru kemudian Anda merancang power pointnya.

Mari kita telusuri langkahnya satu persatu.

Langkah # 1 : Pilih Topik Presentasi

Topik presentasi adalah salah satu faktor yang sangat penting dan menentukan apakah presentasi Anda akan menarik bagi audiens atau tidak. Jika topik presentasi yang Anda sampaikan tidak sesuai kebutuhan audiens, maka tidak mudah untuk mendapat perhatian mereka.

Misalnya, jika Anda melakukan presentasi di depan mahasiswa dengan menyampaikan topik “Penerapan Pajak Penghasilan”, maka presentasi Anda tidak mudah untuk membuat mereka tertarik.

Kenapa ?

Karena pada saat itu, topik presentasi yang Anda sampaikan masih belum relevan dengan mereka.

Selain itu, topik presentasi yang Anda sampaikan perlu sesuai dengan keahlian Anda. Hal ini sangat penting karena dengan Anda mengetahui topik yang Anda sampaikan, maka Anda akan dengan mudah untuk menjelaskan kepada audiens Anda dan Anda juga dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh audiens Anda.

Langkah # 2 : Kenali Kebutuhan Audiens Anda

Matt Abrahams yang merupakan seorang Professor yang mengajar di Sekolah Pascasarjana Bisnis Universitas Stanford dimana dia mengajar dua kelas yang sangat populer yang berhubungan dengan Komunikasi Strategis dan Presentasi Virtual yang Efektif mengatakan bahwa sebagai seorang pembicara tugas Anda adalah melayani audiens Anda.

Oleh karena itu, Anda mesti mengenali audiens Anda.

Untuk mengetahui audiens Anda, maka Anda perlu mengidentifikasi beberapa hal, yaitu :

  1. Siapa mereka ? Anda perlu mengetahui jenis pekerjaan mereka, rentang usia, tingkat pendidikan, rasio pria dan wanita, dan tanggung jawab pekerjaan.
  2. Tingkat pengetahuan audiens pada topik presentasi yang akan Anda sampaikan. Jangan sampai Anda berpresentasi tentang hal-hal yang sudah audiens Anda ketahui.
  3. Apa masalah yang sering dihadapi oleh audiens Anda ? Hal-hal apa saja yang selama ini menjadi kegelisahan dan kekawatiran mereka ? Apa yang selama ini mereka inginkan ?

Langkah # 3 : Tentukan Tujuan Presentasi

Setiap kali Anda melakukan presentasi tentunya ada tujuan yang hendak Anda capai. Apakah Anda ingin membagikan suatu informasi agar audiens Anda tahu, apakah Anda ingin membujuk audiens Anda untuk menerima suatu ide atau apakah Anda ingin membuat mereka bisa melakukan sesuatu.

David Pranata dalam bukunya Speak With Power menyebutkan bahwa dalam memformulasikan tujuan presentasi ada 3 hal yang perlu Anda perhatikan.

Pertama, tentukan tujuan presentasi dari sudut pandang audiens. Maksudnya adalah Anda harus senantiasa menanyakan apa yang audiens akan dapatkan dari presentasi yang Anda sampaikan. Dengan menayakan hal tersebut, maka presentasi Anda akan menjadi lebih berfokus kepada kepentingan audiens.

Kedua, buatlah spesifik. Penetapan tujuan presentasi yang spesifik akan membuat Anda dapat menyusun pesan presentasi secara lebih fokus. Sehingga, audiens Anda akan mendapat manfaat yang lebih mendalam.

Ketiga, realistis untuk dicapai. Anda mesti mempertimbangkan apakah dengan durasi presentasi yang Anda lakukan audiens dapat mencapai apa yang Anda targetkan.

Contoh tujuan presentasi dengan durasi waktu 15 menit adalah Audiens mengetahui cara menyusun isi presentasi.

Langkah # 4 : Tentukan Pesan Utama

Apakah presentasi Anda selama lima menit atau satu jam seharusnya hanya memiliki satu pesan utama.

Pesan Utama adalah sebuah pernyataan yang dituangkan dalam sebuah kalimat yang jelas dan ringkas yang membuat audiens Anda peduli, mudah memahami dan mudah mengingatnya.

Pesan Utama Anda bisa ada dua kemungkinan.

Bisa berupa Fakta atau Tindakan.

Fakta adalah sesuatu yang Anda ingin audiens Anda ketahui. Sedangkan, Tindakan adalah sesuatu yang Anda ingin audiens Anda lakukan.

Misalnya, jika topik presentasi yang Anda bawakan mengenai keterampilan berbicara dan audiens Anda adalah para insinyur, maka pesan utama yang dapat Anda susun yang dinyatakan dalam satu kalimat dimana seolah-olah Anda sedang berbicara dengan satu orang adalah mengembangkan keterampilan berbicara di depan umum akan meningkatkan karir Anda.

Ada tiga kriteria yang dapat Anda gunakan dalam menuliskan Pesan Utama. Kriteria tersebut adalah spesifik, sederhana, dan ringkas.

Kriteria pertama adalah spesifik. Pesan Utama yang kabur dan abstrak tidak akan mudah dibayangkan oleh audiens Anda.

Kriteria kedua adalah sederhana. Anda perlu menggunakan bahasa yang sejelas mungkin.

Kriteria ketiga adalah ringkas. Pesan Utama yang singkat jauh lebih mudah dipahami dan diingat.

Langkah # 5 : Susun Isi Presentasi

Mengapa isi presentasi dibuat lebih dulu, bukannya pembukaan presentasi ?

Hal ini supaya jelas point-point penting apa yang ingin Anda sampaikan, sehingga Anda dapat menyusun pembukaan dan penutupan presentasi yang sesuai.

Isi presentasi berisi point utama dan point pendukung.

Point utama adalah point-point pokok yang ingin Anda sampaikan yang mendukung pesan utama yang telah Anda tentukan.

Ada beberapa struktur untuk menyusun point utama, yaitu :

  • Topikal : Struktur presentasi yang mengatur informasi menjadi sub topik.
  • Biner : Masalah-Solusi, Sebab-Akibat, Bandingkan-Kontras, Kerugian-Keuntungan.
  • Sequential : Kronologis, Demonstrasi (langkah 1, langkah 2, langkah 3).
  • Spasial : bagian yang berhubungan dengan keseluruhan, geografis.

Contoh point utama yang menggunakan struktur masalah dan solusi yang dimulai dengan manfaat dengan topik presentasi tentang keterampilan berbicara dan audiens Anda adalah para insinyur serta Pesan Utama adalah mengembangkan keterampilan berbicara di depan umum akan meningkatkan karir Anda, yaitu :

Poin Utama 1: Keterampilan berbicara di depan umum penting bagi para insinyur.

Poin Utama 2: Berbicara di depan umum dapat menjadi tantangan bagi para insinyur.

Poin Utama 3: Cara untuk meningkatkan keterampilan berbicara di depan umum.

Sementara itu, point pendukung presentasi ditujukan untuk mendukung point utama.

Point pendukung yang Anda sampaikan haruslah menjadi sumber energi bagi orang yang mendengarkannya. Bukan hanya menambah pengetahuan bagi audiens Anda, tetapi juga harus dapat menggerakan audiens Anda untuk bertindak.

Oleh karena itu, setelah Anda menentukan point utama presentasi, maka Anda perlu memperkaya point utama presentasi sebagai point pendukung untuk dapat memuaskan audiens Anda.

Beberapa bentuk point pendukung presentasi yang dapat Anda gunakan, yaitu : contoh, cerita, statistik, endorsement, dan analogi.

Sebaiknya point utama mempunyai dua point pendukung, misalnya cerita + satu jenis point pendukung lainnya.

Contoh susunan point utama dan point pendukung.

Point Utama 1: Keterampilan berbicara di depan umum penting bagi para insinyur.

Sub point utama 1: Keterampilan komunikasi sangat penting untuk kemajuan karir.

Point pendukung : Statistik tentang para eksekutif yang menilai keterampilan komunikasi pada karyawan.

Point pendukung : Contoh tentang presentasi proyek, klarifikasi masalah, dan wawancara.

Sub point utama 2 : Komunikasi yang buruk dapat menyebabkan hasil yang buruk.

Point pendukung : Certa tentang komunikasi yang buruk menyebabkan kegagalan proyek 1/3 dari waktu.

Point pendukung : Contoh tentang komunikasi yang buruk.

Langkah # 6 : Susun Pembukaan dan Penutupan Presentasi

Tugas Anda sebagai pembawa pesan adalah menciptakan situasi agar audiens Anda membutuhkan materi yang Anda sampaikan. Anda perlu memenangkan pikiran dan hati audiens Anda.

Saat membuka presentasi, Anda harus mampu menciptakan di pikiran dan hati audiens Anda untuk berkata, “Ya, topik ini saya banget.”

Untuk itulah, Anda harus mampu menjawab pertanyaan audiens, “Mengapa saya harus mendengarkan Anda ?” Audiens Anda hanya perhatian terhadap informasi yang berguna bagi mereka.

Ketika Anda mampu memberikan jawaban atas pertanyaan audiens, “Mengapa saya harus mendengarkan Anda ?, maka Anda akan memenangkan pikiran dan hati audiens Anda.

Untuk menyusun pembukaan presentasi, Diane Windingland dari Virtual Speech Coach menjelaskan bahwa ada 3 P yang perlu dibuat, yaitu :

  1. Pep (attention) : menarik perhatian audiens dengan pertanyaan, cerita, dan statistik mengejutkan.
  2. Promise (benefit to audience) : meyampaikan apa manfaat yang didapat oleh audiens ketika mereka mendengarkan, menguasai dan mempraktekkan apa yang Anda presentasikan.
  3. Path (preview of points) : point pratinjau yang berfungsi sebagai peta bagi audiens Anda untuk mendapatkan manfaat dari presentasi Anda. Contoh, 3 tips hidup sehat.

Sementara itu, penutupan presentasi merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan oleh seorang presenter. Jika anda ingin melakukan suatu presentasi, maka Anda perlu bersungguh-sungguh menyiapkan penutupan presentasi.

Sayangnya, banyak presenter tidak melakukan penutupan presentasi dengan baik. Akibatnya, audiens mereka tidak lagi ingat pesan yang disampaikan setelah presentasi berakhir.

Penutupan presentasi sama pentingnya dengan pembukaan presentasi.

Jika tujuan dalam pembukaan presentasi adalah agar audiens Anda tertarik dengan apa yang Anda presentasikan, maka dalam penutupan presentasi, tujuan Anda adalah agar audiens ingat dan bergerak untuk melaksanakan pesan yang Anda sampaikan.

Anda sebagai seorang presenter perlu berpikir secara mendalam mengenai gagasan apa yang perlu dibawa pulang dan dilakukan oleh audiens Anda.

Audiens Anda perlu mengingat satu hal untuk dilakukan dari presentasi yang Anda bawakan. Itulah pesan utama dari presentasi Anda.

Penutupan presentasi bukan hanya menyimpulkan hal-hal yang telah Anda sampaikan, tetapi juga harus berupa ajakan bergerak dan melakukan sesuatu.

Diane Windingland dari Virtual Speech Coach Anda menyebutkan bahwa untuk menyusun penutupan presentasi pada dasarnya Anda dapat membalikkan 3 P yang ada di pembukaan, yaitu :

  1. Path : ringkasan point utama.
  2. Promise : meyampaikan kembali apa manfaat yang didapat oleh audiens ketika mereka mendengarkan, menguasai dan mempraktekkan apa yang Anda presentasikan.
  3. Pep : ajakan untuk bertindak.

Langkah # 7 : Buat Catatan Pesan Presentasi

Rekomendasi yang saya sarankan adalah menulis “catatan presentasi” untuk membantu Anda untuk tetap pada koridor pesan yang hendak Anda sampaikan. Catatan presentasi ini bisa kombinasi dari script dan kata kunci atau kelompok kata.

Untuk penjelasan selanjutnya, saya hanya menggunakan istilah script dan kata kunci.

Mari kita mendefinisikan istilah-istilah ini.

Script” adalah segala sesuatu  yang ingin Anda katakan dalam presentasi Anda yang ditulis kata demi kata. Sedangkan, “kata kunci atau kelompok kata” yang saya maksud adalah satu kata atau beberapa kata yang dapat mengingatkan Anda tentang apa yang akan Anda katakan.

Kombinasi script dan kata kunci dapat berfungsi dengan baik, karena setiap metode memiliki kelebihan dan risiko yang berbeda.

Sebuah script memiliki keuntungan bahwa Anda dapat mengatakan apa yang ingin Anda katakan, persis seperti yang Anda rencanakan. Jadi, Anda cenderung lebih jelas dan ringkas. Namun, menggunakan script membawa risiko bahwa Anda mungkin tidak begitu terhubung dengan audiens Anda, karena Anda harus membaca script dan juga melihat audiens Anda.

Menggunakan kata kunci memiliki keuntungan yang memungkinkan Anda untuk terhubung dan terlibat dengan audiens Anda dengan sedikit gangguan. Tetapi, ada risiko bahwa jika Anda berbicara atau memiliki pikiran yang kosong, mungkin Anda butuh sedikit lebih lama untuk kembali kepada koridor presentasi Anda dari pada jika Anda menggunakan script.

Dengan menggunakan kombinasi script dan kata kunci Anda bisa mendapatkan yang terbaik dari kedua pendekatan tersebut sambil meminimalkan risiko masing-masing. Ketika prioritas Anda harus jelas dan ringkas, Anda dapat menggunakan script dan ketika prioritas Anda adalah untuk terhubung dan terlibat dengan audiens Anda, maka Anda akan menggunakan kata kunci. Itu berarti Anda dapat mencocokkan metode yang Anda gunakan dengan jenis pesan presentasi Anda.

Catatan presentasi itu dapat Anda bawa kemanapun Anda pergi yang dapat Anda baca dalam waktu luang Anda sebelum hari atau waktu Anda menyampaikan presentasi, sehingga tiba pada waktunya presentasi, Anda sudah tidak menggunakan catatan presentasi tersebut, karena Anda sudah memahami point-point apa yang hendak Anda sampaikan.

Demikianlah, penjelasan tujuh langkah menyusun pesan presentasi yang memukau bagi audiens Anda.

Presentasi yang terorganisir dengan baik dapat menarik perhatian audiens Anda dan membawa mereka dalam perjalanan ke tujuan yang Anda pilih, dan hal itu juga dapat membantu Anda mengingat apa yang ingin Anda katakan.

 

 

 

 

Satu Tool Presentasi Yang Perlu Anda Miliki Agar Pesan Presentasi Anda Tetap On the Track

Kesalahan umum yang dilakukan oleh banyak presenter agar mereka dapat tetap on the track pada pesan presentasi mereka adalah mereka menggunakan slide Power Point sebagai catatan. Akibatnya, mereka cenderung mengisi slide mereka dengan point-point yang akhirnya mereka berbicara  dengan membaca kata demi kata dari point-point tersebut.

Bagi audiens, hal ini bisa sangat membosankan. Dan cara ini membawa kepada sebuah ekspresi yang sangat terkenal, yaitu death by power point―kematian oleh Power Point yang biasa digunakan untuk menggambarkan presentasi yang membosankan dan menghabiskan waktu. Karena itu, saya tidak merekomendasikan pendekatan ini.

Selain itu, ada juga yang menggunakan pendekatan lain, yaitu mencoba menghafal presentasi Anda. Pendekatan ini juga tidak saya rekomendasikan. Penghafalan hanya dapat berfungsi jika Anda bisa sampai pada suatu titik dimana Anda mudah untuk mengingatnya.

Hal itu membutuhkan banyak waktu dan upaya dan kebanyakan orang tidak dapat mencapai tingkat kemudahan tersebut. Akibatnya, presenter tampil seolah-olah mereka membaca dari naskah di kepala mereka dan menderita karena takut melupakan bagian yang kritis. Jadi, kecuali Anda punya banyak waktu untuk mendedikasikan tugas untuk menghafal, sayapun  tidak  merekomendasikan pendekatan ini.

Lalu, pertanyaan adalah bagaimana caranya agar pesan presentasi yang Anda sampaikan kepada audiens Anda tetap on the track ?

Jawabannya adalah Anda perlu menggunakan satu tool presentasi, yaitu “catatan presentasi.

Catatan presentasi itu dapat membantu Anda untuk tetap pada koridor pesan yang hendak Anda sampaikan. Catatan presentasi tersebut bisa kombinasi dari script dan kata kunci atau kelompok kata.

Untuk penjelasan selanjutnya, saya hanya menggunakan istilah script dan kata kunci.

Mari kita mendefinisikan istilah-istilah ini.

Script” adalah segala sesuatu  yang ingin Anda katakan dalam presentasi Anda yang ditulis kata demi kata. Sedangkan, “kata kunci” yang saya maksud adalah satu kata atau beberapa kata yang dapat mengingatkan Anda tentang apa yang akan Anda katakan.

Kombinasi script dan kata kunci dapat berfungsi dengan baik, karena setiap metode memiliki kelebihan dan risiko yang berbeda.

Sebuah script memiliki keuntungan bahwa Anda dapat mengatakan apa yang ingin Anda katakan, persis seperti yang Anda rencanakan. Jadi, Anda cenderung lebih jelas dan ringkas. Namun, menggunakan script membawa risiko bahwa Anda mungkin tidak begitu terhubung dengan audiens Anda, karena Anda harus membaca script dan juga melihat audiens Anda.

Menggunakan kata kunci memiliki keuntungan yang memungkinkan Anda untuk terhubung dan terlibat dengan audiens Anda dengan sedikit gangguan. Tetapi, ada risiko bahwa jika Anda berbicara atau memiliki pikiran yang kosong, mungkin Anda butuh sedikit lebih lama untuk kembali kepada koridor presentasi Anda dari pada jika Anda menggunakan script.

Dengan menggunakan kombinasi script dan kata kunci Anda bisa mendapatkan yang terbaik dari kedua pendekatan tersebut sambil meminimalkan risiko masing-masing. Ketika prioritas Anda harus jelas dan ringkas, maka Anda dapat menggunakan script dan ketika prioritas Anda adalah untuk terhubung dan terlibat dengan audiens Anda, maka Anda akan menggunakan kata kunci. Itu berarti Anda dapat mencocokkan metode yang Anda gunakan dengan jenis pesan presentasi Anda.

Inilah rumusnya :

Anda dapat menyesuaikan formula ini sesuai dengan kebutuhan dan situasi khusus Anda. Misalnya, jika Anda gugup pada awal presentasi Anda dan Anda khawatir dengan ingatan Anda, maka Anda dapat menggunakan script pada bagian Membuka Pesan.

Hal utama yang harus disadari adalah bahwa ada untung ruginya. Semakin banyak Anda menggunakan script, semakin jelas dan ringkas presentasi Anda, tetapi koneksi dengan audiens Anda dapat berkurang. Semakin banyak Anda menggunakan kata kunci, semakin menarik presentasi Anda, tetapi dengan risiko presentasi Anda bisa keluar dari koridor presentasi Anda.

Anda sebenarnya dapat membuat catatan presentasi dengan menggunakan kertas ukuran A4 yang dibagi menjadi dua kolom. Pada kolom sebelah kiri ada kata kunci, dan pada kolom sebelah kanan ada script Anda.

Catatan presentasi yang Anda buat tersebut terutama script sangat berguna sebagai rangkaian cerita dari presentasi Anda. Dari rangkaian cerita tersebut, Anda dapat membuat slide power point yang dapat membantu Anda untuk menjelaskan cerita Anda untuk audiens Anda.

Oleh karena itu, akan lebih baik lagi jika kertas A 4 tersebut Anda bagi menjadi tiga bagian dimana kolom paling kiri adalah kata kunci, kolom tengah adalah script dan kolom paling kanan adalah mini slide power point Anda.

Dengan catatan presentasi yang berisi tiga kolom tersebut, maka Anda dapat menggunakannya untuk mengingat-ingat apa yang ingin Anda sampaikan dalam presentasi Anda.

Catatan presentasi itu dapat Anda bawa kemanapun Anda pergi yang dapat Anda baca dalam waktu luang Anda sebelum hari atau waktu Anda menyampaikan presentasi, sehingga tiba pada waktunya presentasi, Anda sudah tidak menggunakan catatan presentasi tersebut, karena Anda sudah memahami point-point apa yang hendak Anda sampaikan.

Dengan demikian, presentasi Anda dapat mengalir dengan baik dan Anda juga dapat lebih terhubung dengan audiens Anda. Itulah gunanya Anda menulis catatan presentasi. Disamping itu, dengan menulis catatan presentasi, maka presentasi Anda dapat lebih sistematis.

 

2 Sumber Bukti dan 3 Jebakan Penggunaan Analogi Yang Perlu Anda Ketahui Untuk Mendukung Pesan Presentasi Anda

Hanya menyampaikan point presentasi ketika Anda memberikan presentasi tidaklah cukup.

Mengapa ?

Karena presentasi yang hanya terdiri dari point-point presentasi akan terasa kering dan membosankan untuk didengarkan. Selain itu, presentasi Anda juga tidak akan persuasif.

Untuk itu, Anda memerlukan bukti yang dapat mendukung point atau pesan presentasi Anda.

Dalam postingan sebelumnya, telah dijelaskan berbagai bukti yang dapat Anda gunakan untuk mendukung point atau pesan presentasi Anda, yaitu cerita, contoh, statistik, dan endorsement.

Selain keempat bukti tersebut, ada satu bukti lainnya yang perlu Anda ketahui untuk mendukung point atau pesan presentasi, yaitu analogi.

David Pranata dalam bukunya Speak With Power menjelaskan bahwa analogi adalah sebuah teknik yang yang dapat digunakan untuk menjelaskan sesuatu hal atau konsep yang sudah diketahui sebelumnya oleh audiens.

Analogi bisa dikatakan semacam perumpamaan. Audiens akan lebih mudah menerima suatu informasi baru jika Anda mengkaitkan dengan konsep yang sudah ada di pikiran mereka sebelumnya.

Jamil Azzaini dalam bukunya Speak to Change menyebutkan bahwa sebuah analogi bisa menjadi lebih bernyawa jika Anda bisa menghidupkannya. Ajak audiens memikirkan apa yang Anda pikirkan. Ajak audiens membayangkan apa yang Anda bayangkan.

Lebih lanjut jika Anda memiliki point atau pesan presentasi yang memperkenalkan konsep-konsep yang baru atau kompleks kepada audiens Anda, maka pada saat itulah Anda dapat menggunakan analogi untuk mendukung point atau pesan presentasi Anda. Kekuatan analogi akan membantu audiens Anda memahami konsep yang tidak dikenal atau kompleks bagi mereka.

Ketika audiens telah memahami sebuah konsep yang sudah dikenal, maka Anda menunjukkan bagaimana konsep baru itu serupa dengan konsep yang sudah dikenal oleh audiens, sehingga sebagai hasilnya audiens Anda akan lebih mudah memahami konsep baru tersebut. Begitulah analogi bekerja. Jadi, jika dalam presentasi, Anda menjelaskan sesuatu yang baru dan asing, maka Anda dapat mempertimbangkan penggunaan analogi yang dapat membantu Anda menjelaskan point atau pesan presentasi Anda.

Sebagai contoh, Anda akan menjelaskan mengenai fungsi hard disk kepada audiens yang benar-benar baru dalam dunia komputer. Ketika Anda menjelaskan bahwa hard disk adalah sebuah barang yang terbuat dari logam, bentuknya kotak, dan disematkan di dalam komputer, maka audiens Anda akan kebingungan untuk memahami apa yang Anda jelaskan.

Namun, jika Anda menggunakan analogi, maka audiens Anda akan lebih mudah memahaminya. Anda dapat menggunakan sebuah gudang sebagai analogi dari hard disk.

Kita berasumsi bahwa gudang adalah sebuah konsep yang telah diketahui oleh audiens. Untuk itu, Anda dapat mengatakan, “Hard disk itu seperti sebuah gudang. Hanya saja jika gudang yang disimpan adalah barang, maka untuk hard disk yang disimpan adalah data”. Dengan cara ini, maka audiens Anda akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik.

Untuk menggunakan analogi dalam mendukung point atau pesan presentasi Anda, maka ada 2 sumber bukti dan 3 jebakan penggunaan analogi yang perlu Anda ketahui.

Mari kita bahas satu per satu.

Sumber Bukti Analogi # 1 : Di Pikiran Anda

Membuat analogi adalah proses kreatif yang terkadang membutuhkan waktu. Sangat berguna untuk mengunggulkan otak Anda dengan melihat point atau pesan presentasi Anda dan memutuskan mana yang akan dilayani dengan baik oleh analogi. Maka Anda mungkin menemukan bahwa ketika Anda keluar berjalan-jalan, mandi atau duduk di sebuah taman, bisa jadi sebuah analogi muncul di benak Anda. Jika ya, cobalah untuk merekamnya dengan cara tertentu, sehingga analogi tersebut tidak hilang dari ingatan Anda.

Sumber Bukti Analogi # 2 : Di Google

Tony Burns dan Olivia Mitchell yang menjalankan program Nail That Presentation menjelaskan bahwa jika Anda macet atau Anda butuh untuk mendukung point atau pesan presentasi Anda dengan menggunakan analogi dengan cepat, maka Google dapat menjadi teman Anda. Pada fitur pencarian di Google tuliskan konsep baru yang Anda ingin jelaskan plus kata “analogi”. Lihatlah hasilnya dengan pikiran terbuka. Mungkin Anda akan menemukan ide disana. Tetapi, Anda harus menggalinya lebih dalam.

Disamping sumber dimana Anda dapat menemukan analogi, maka Anda juga perlu mengetahui tiga perangkap jebakan yang harus Anda hindari ketika menggunakan analogi.

Jebakan Penggunaan Analogi # 1 : Analogi Yang Sulit Dipahami Audiens

Hindari menggunakan konsep sebagai analogi dalam mendukung point atau pesan presentasi yang terlalu sulit untuk dipahami oleh audiens. Buatlah analogi dengan bahasa yang mudah dipahami oleh audiens Anda. Gunakanlah bahasa-bahasa yang sederhana yang sehari-hari digunakan oleh audiens Anda.

Jebakan Penggunaan Analogi # 2 : Analogi Yang Tidak Familiar Bagi Audiens

Karena analogi bekerja dengan merujuk pada sesuatu yang akrab bagi audiens, maka pastikan analogi Anda merujuk pada sesuatu yang telah mereka kenal. Misalnya, jika Anda memberikan presentasi kepada orang-orang yang tidak rutin menggunakan internet untuk berbelanja, maka penggunaan analogi untuk membeli buku di Amazon.com mungkin tidak akan berhasil.

Jebakan Penggunaan Analogi # 3 : Analogi Yang Sebelumnya Pernah Dikenalkan Kepada Audiens

Banyak analogi telah menjadi klise. Analogi menjadi klise karena mereka bekerja. Namun, Anda perlu variasi dan kebaruan dalam presentasi Anda untuk melibatkan audiens Anda. Jika mereka telah mendengar analogi itu berkali-kali sebelumnya, maka Anda akan kehilangan kesempatan untuk mengejutkan dan melibatkan mereka.

Demikianlah, 2 sumber bukti dan 3 jebakan penggunaan analogi yang perlu Anda ketahui untuk mendukung pesan presentasi Anda.

Untuk menggunakan analogi dalam presentasi Anda sebagai bukti pesan presentasi, coba lihat point presentasi Anda dan pertimbangkan dimana Anda dapat menggunakan analogi sebagai bukti untuk memperkuat point presentasi tersebut. Jika point presentasi Anda rumit atau asing bagi audiens Anda, maka penggunaan analogi akan menjadi alat yang terbaik untuk membantu audiens Anda memahami point tersebut dengan menggunakan sebuah konsep yang telah mereka kenal.

 

 

 

3 Sumber Bukti Endorsement Yang Perlu Anda Ketahui Untuk Mendukung Pesan Presentasi Anda

Endorsement adalah tindakan dukungan atau persetujuan. Misalnya, ketika seseorang menyarankan Anda mencoba restoran baru, melihat film atau membeli semacam gadget, itu adalah endorsement.

Dalam konteks presentasi, endorsement secara khusus merujuk pada orang lain selain Anda untuk mendukung pernyataan atau pesan presentasi Anda.

David Pranata dalam bukunya Speak With Power menjelaskan bahwa dengan mengutip pendapat ahli berarti secara tidak langsung Anda telah meminjam kredibilitas mereka untuk menyampaikan pesan Anda. Pendapat ahli tersebut dapat dikatakan endorsement bagi pesan presentasi Anda.

Selain itu, Tony Burns dan Olivia Mitchell yang menjalankan program Nail That Presentation menjelaskan bahwa ada dua jenis endorsement, yaitu : eksplisit atau implisit.

Endorsement yang bersifat eksplisit adalah ketika seseorang membuat pernyataan atau rekomendasi yang kemudian Anda kutip untuk mendukung pernyataan Anda.

Misalnya, untuk mendukung rekomendasi Anda untuk membeli sebuah perangkat lunak baru, maka Anda dapat mengutip seorang Manajer Penjualan PT Sukses Maju yang sebelumnya telah membeli perangkat lunak tersebut, dengan mengatakan “Perangkat lunak ini telah merevolusi layanan dan retensi pelanggan PT Sukses Maju.” Itu akan menjadi dukungan eksplisit.

Atau jika Anda tidak memiliki kutipan langsung, maka Anda dapat menunjukkan bahwa sebuah organisasi telah berhasil mengimplementasikan perangkat lunak itu. Itu akan menjadi dukungan implisit. Endorsement implisit dapat berasal dari tindakan individu atau kelompok seperti : organisasi, perusahaan, atau bahkan negara.

Mengapa bermanfaat bagi Anda sebagai seorang presenter untuk memiliki endorsement bagi pesan presentasi Anda ?

Karena itu menunjukkan bahwa bukan hanya Anda yang mempromosikan ide tersebut, tetapi orang lain juga merekomendasikannya atau telah berhasil menerapkannya. Memiliki dukungan eksternal ini menambah kredibilitas ide Anda dan lebih persuasif.

Endorsement dapat bekerja karena kita sangat dipengaruhi oleh apa yang orang lain lakukan, katakan, dan rekomendasikan. Dalam psikologi, hal itu disebut “Bukti Sosial”.

Dalam presentasi, kita sering meminta audiens untuk menerima ide baru atau melakukan sesuatu yang tidak mereka kenal. Menggunakan kekuatan Bukti Sosial sangat berguna dalam situasi ini, karena audiens Anda akan merasa lebih percaya diri, jika Anda dapat menunjukkan bahwa orang lain juga telah melakukannya dan merekomendasikannya.

Tony Burns dan Olivia Mitchel menjelaskan ada tiga acara untuk melihat sumber endorsement untuk presentasi.

Mari kita bahas satu per satu.

Sumber Endorsement # 1 : Orang Yang Mirip Dengan Audiens.

Endorsement lebih mungkin berfungsi bila berasal dari orang atau kelompok yang mirip dengan audiens Anda. Kita lebih mudah dibujuk oleh rekomendasi dari seseorang yang memiliki nilai, minat atau kekhawatiran yang sama dengan kita.

Kita cenderung mengatakan pada diri kita sendiri, “jika ini berhasil digunakan oleh orang itu yang mirip dengan saya, maka itu mungkin akan bekerja juga untuk saya”.

Dalam presentasi jika bukti dukungan untuk pesan presentasi Anda berasal dari salah satu anggota audiens Anda, maka anggota audiens yang lain akan mudah menerima pesan presentasi Anda. Jadi, anggota audiens yang lain cenderung berhubungan dengannya dan dibujuk oleh endorsement-nya.

Sumber Endorsement # 2 : Orang Yang Dihormati

Jika kita menghormati seseorang, kita lebih cenderung mendengarkan pendapat mereka dan menindaklanjutinya. Misalnya, jika Anda berbicara tentang investasi, maka Anda dapat mengutip investor yang sangat dihormati seperti Warren Buffet atau dalam bidang sains Albert Einstein.

Anda juga dapat memasukkan dukungan dari orang-orang yang tidak terkenal dan dihormati berdasarkan “individu”, tetapi mereka mewakili lembaga yang “dihormati”. Misalnya, mereka bisa menjadi peneliti di universitas atau manajer senior di perusahaan yang dihormati.

Sumber Endorsement # 3 : Selebriti.

Di dunia periklanan menunjukkan bahwa pendekatan menggunakan selebriti ini berhasil. Tetapi, ketika Anda memilih endorsement dari selebriti, maka Anda harus mempertimbangkan skeptisisme audiens Anda, karena beberapa orang mungkin menemukan endorsement selebriti yang menggurui dan mungkin menantang kredibilitasnya.

Dalam presentasi, Anda bisa menunjukan endorsement, misalnya dari seseorang yang terkenal sebagai selebriti. Kita menyukai kutipannya, karena kata-katanya bijak dan menginspirasi.

Namun, ada risiko yang perlu Anda perhatikan untuk menggunakan selebriti sebagai sumber dukungan Anda, karena ada potensi yang dapat mempolarisasi audiens. Beberapa orang mencintainya, beberapa orang tidak.

Secara umum, selebriti dapat Anda gunakan sebagai endorsement untuk mendukung pesan presentasi Anda.

Demikianlah, 3 sumber bukti endorsement untuk mendukung pesan presentasi Anda.

Pertama, orang yang mirip dengan audiens.

Kedua, orang yang dihormati.

Ketiga, selebriti.

Jadi, jika Anda mencari kredibilitas tambahan dan dukungan eksternal untuk pesan presentasi Anda, maka endorsement bisa jadi pilihan. Endorsement sebagai bukti sosial dapat memperkuat pesan presentasi Anda.