Lima Tahapan Komunikasi Yang Jitu Dalam Menyampaikan Ide

Sebagai mahasiswa, dosen, karyawan atau pemilik bisnis, tentu Anda memiliki ide yang perlu disampaikan kepada partner bicara Anda. Ide yang Anda sampaikan itu merupakan buah pikiran yang berharga yang Anda miliki yang dapat berisi gagasan, pandangan, dan pikiran hasil refleksi yang Anda lakukan.

Sebagai contoh, ide tersebut bisa berupa pemecahan masalah dari skripsi yang Anda buat yang perlu Anda sampaikan kepada dosen Anda jika Anda sebagai mahasiswa. Ide tersebut dapat berupa model pembelajaran baru yang perlu dijelaskan kepada mahasiswa jika Anda sebagai dosen. Ide tersebut bisa berupa rekomendasi sistem baru untuk menangani keluhan pelanggan yang perlu diutarakan kepada bos Anda jika Anda sebagai karyawan sebuah perusahaan. Ide tersebut dapat berupa ide bisnis yang membutuhkan dukungan pendanaan yang perlu dijelaskan kepada investor jika Anda sebagai pemilik bisnis.

Untuk mengekspresikan ide tersebut, maka Anda perlu mengkomunikasinnya kepada partner bicara Anda. Namun, seringkali tidak mudah bagi Anda untuk mengungkapkan ide tersebut.

Karena kesulitan tersebut, maka Anda tidak dapat menyampaikan pesan komunikasi Anda dengan mudah dimengerti. Akibatnya, audiens Anda tidak dapat menangkap maksud pembicaraan Anda dengan baik. Sehingga, tujuan Anda melakukan komunikasi tidak tercapai, karena sesungguhnya tujuan Anda melakukan komunikasi adalah agar audiens Anda dapat memahami pesan yang Anda sampaikan.

Prof. Matt Abrahams yang mengajarkan Komunikasi Strategik pada Sekolah Pascasarjana Bisnis di Stanford University dan Keterampilan Presentasi untuk Program Studi Berkelanjutan di Stanford University menjelaskan bahwa menerapkan struktur komunikasi dapat membantu membuat percakapan menjadi lebih efisien dan efektif.

Memanfaatkan struktur komunikasi adalah kunci untuk mengelola berbagai jenis komunikasi. Struktur komunikasi berfungsi sebagai pengarah untuk pesan Anda. Struktur komunikasi memungkinkan Anda untuk memulai pesan dari titik awal yang mudah, transisi, dan akhir yang jelas. Struktur komunikasi membantu Anda dalam menyusun pesan yang ringkas dan relevan. Informasi yang terstruktur lebih mudah diproses dan diingat oleh audiens Anda.

Berita baiknya, ada struktur komunikasi yang dapat Anda gunakan yang membentuk lima tahapan komunikasi dalam menyampaikan ide.

Mari kita bahas satu per satu tahapan komunikasi tersebut.

Tahapan # 1 : Munculkan Konteksnya

Pada tahap ini, Anda sampaikan situasi yang terjadi. Situasi yang Anda sampaikan dapat berupa apa, kapan, dimana, siapa yang terlibat dalam kejadian tersebut.

Tahapan # 2 : Jelaskan Masalahnya

Sampaikan permasalahan yang terjadi. Masalah yang Anda sampaikan bisa berupa gap (kesenjangan) antara kondisi yang diinginkan dengan kondisi yang terjadi, kesulitan, ketidaknyaman, ketidakpuasan, dan kebingungan. Upayakan untuk melengkapi dengan data dan fakta ketika Anda menyampaikan permasalahan.

Tahapan # 3 : Tawarkan Solusinya

Pada tahap ini, Anda sampaikan penyelesaian dari masalah yang Anda sajikan pada tahap kedua. Solusi ini dapat juga diartikan sebagai pemecahan atau jalan keluar untuk permasalahan yang dihadapi.

Tahapan # 4 : Tunjukkan Dampaknya

Setelah Anda mengemukakan jalan keluar dari masalah yang dihadapi, maka Anda kemukakan dampak yang akan terjadi jika solusi atau ide tersebut dijalankan.

Tahapan # 5 : Minta Dukungan

Pada tahap ini, mintalah pendapat dari partner bicara Anda dari gagasan yang Anda sampaikan. Dan ketengahkan kebutuhan yang Anda perlukan.

Untuk lebih memahami tahapan di atas, marilah kita perhatikan contoh di bawah ini. Contoh ini bukan contoh yang sebenarnya. Contoh ini disajikan hanyalah untuk memberikan gambaran dari penerapan lima tahapan di atas.

Misalnya, Anda sebagai karyawan perusahaan ingin menyampaikan ide atau gagasan kepada bos Anda mengenai sistem baru yang dapat menangani keluhan pelanggan. Berikut ini adalah lima tahapan yang dapat Anda gunakan untuk megemukakan ide tersebut.

Demikianlah, lima tahapan yang dapat Anda gunakan untuk mengkomunikasikan ide Anda kepada partner bicara Anda.

Pertama, munculkan konteknya.

Kedua, jelaskan masalahnya.

Ketiga, tawarkan solusinya.

Keempat, tunjukkan dampaknya.

Kelima, minta dukungan.

Dengan mengikuti lima tahapan tersebut, maka Anda dapat dengan mudah merangkai ide yang Anda punyai untuk Anda sampaikan kepada partner bicara Anda. Dan, partner bicara Anda  dapat dengan mudah memahami ide atau gagasan yang Anda ajukan.

Jika postingan ini bermanfaat bagi Anda, maka jangan lupa berikan komentar pada postingan ini agar postingan minggu berikutnya bisa menampilkan insight yang lebih baik. Selain itu, bagikan postingan ini ke kolega Anda agar kolega Anda dapat juga belajar dari postingan ini.

 

SCQA Framework dan Pyramid Principle-Dua Konsep Teknik Storytelling Power Point Yang Perlu Anda Ketahui Untuk Menyiapkan Presentasi Anda

Saat Anda menyiapkan presentasi, terlepas dari siapa audiensnya, maka Anda memiliki satu tujuan utama. Tujuan utama tersebut adalah untuk membuat semudah mungkin bagi audiens Anda untuk memahami apa yang Anda sampaikan kepada mereka.

Audiens Anda bisa jadi sulit memahami presentasi Anda, karena presentasi yang Anda sampaikan banyak berisi data dan informasi yang sulit dipahami. Terlebih lagi, jika mereka mencoba mendengarkan apa yang Anda sampaikan dan memikirkan apa yang akan mereka katakan sebagai tanggapan.

Jadi, saat membangun slide presentasi Anda, maka sangat penting untuk memastikannya terstruktur degan cara membuatnya jelas, berwawasan dan menarik. Dengan membuat presentasi Anda lebih terstruktur, maka presentasi Anda akan lebih mudah dipahami dan diingat. Hal ini juga disampaikan oleh Abrahams (2014) yang menyebutkan bahwa presentasi yang terstruktur akan membuat pesan 40 % lebih mudah diingat dibandingkan dengan presentasi yang tidak terstruktur.

Oleh karena itu, ada dua konsep penting yang perlu Anda ketahui untuk menyiapkan presentasi Anda, yaitu SCQA (Situation, Complication, Question, Answer) Framework dan Pyramid Principle. SCQA Framework dan Pyramid Principle dijelaskan oleh Minto (2009) dalam bukunya The Pyramid Principle: Logic in Writing and Thinking.  

Mari kita bahas satu per satu dua konsep tersebut dan contoh penerapannya.

SCQA Framework

Secara sederhana, SCQA framework adalah sebuah kerangka kerja yang memungkinkan bagi Anda untuk membuat cerita presentasi Anda lebih terstruktur seputar informasi yang Anda sajikan. SCQA itu singkatkan dari Situation (stituasi), Complication (komplikasi), Question (pertanyaan), dan Answer (Jawaban).

Situasi adalah gambaran yang netral berdasarkan fakta dimana audiens setuju terhadap gambaran tersebut. Komplikasi merupakan perubahan yang diinginkan dari situasi. Pertanyaan adalah apa yang perlu dipecahkan dari komplikasi yang ada. Sementara itu, jawaban adalah resolusi dari pertanyaan.

Kita ketahui bahwa setiap presentasi merupakan jawaban atas sebuah pertanyaan. Misalnya, ke daerah mana kita harus mengembangkan pabrik kita ? atau bagaimana kita dapat meningkatkan penjualan perusahaan kita ? Dengan kerangka SCQA, maka memungkinkan Anda untuk memberikan konteks untuk jawaban pertanyaan tersebut.

Secara praktis, slide presentasi Anda gunakan untuk menunjukkan jawaban Anda. Dan situasi, komplikasi dan pertanyaan adalah untuk memberikan konteks dari jawaban tersebut.

Pyramid Principle

Pyramid principle (prinsip priramida) adalah metode untuk mengkomunikasikan informasi dimana Anda memulai dari ide utama. Ide utama disini adalah komponen jawaban (answer) dari kerangka SCQA. Kemudian, jawaban tersebut didukung oleh argumen. Dan argumen tersebut didukung oleh data & fakta.

Prinsip Piramida menganjurkan bahwa ide-ide secara tertulis harus selalu membentuk piramida di bawah satu pemikiran. Pikiran tunggal adalah jawaban untuk pertanyaan. Di bawah pikiran tunggal, ada kelompok argumen pendukung. Kemudian, untuk setiap argumen yang mendukung, ada data dan fakta.

Jika diuraikan, maka jawaban, argumen dan data dan fakta akan membentuk piramida. Gagasan di tingkat mana pun dalam piramida harus selalu merupakan ringkasan dari gagasan yang dikelompokkan di bawahnya.

Contoh Penerapan

Untuk lebih memahami penerapan SCQA framework dan pyramid principle, maka perhatikanlah contoh kasus di bawah ini yang bukan merupakan contoh yang sebenarnya.

Katakanlah Anda bekerja di PT Usaha Gemilang yang diminta oleh bos Anda untuk membuat sebuah rekomendasi dimana PT Usaha Gemilang harus membangun pabrik nikel yang baru untuk pengembangan usaha.

Bagian utama dari presentasi Anda adalah rekomendasi dimana pabrik nikel tersebut akan dibangun. Rekomendasi tersebut merupakan jawaban dari pertanyaan bos Anda. Namun, situasi, komplikasi dan pertanyaan akan membentuk slide pengantar dari presentasi Anda yang akan memberikan konteks dari rekomendasi Anda.

Jadi dalam kasus ini, situasinya adalah “PT Usaha Gemilang ingin meningkatkan pendapatan dengan membuka pabrik nikel yang baru”. Komplikasinya dapat berupa “PT Usaha Gemilang harus memutuskan dimana membuka pabrik nikel yang baru”. Yang kemudian mengarah pada pertanyaan, yaitu : “Dimana PT Usaha Gemilang harus membuka pabrik nikel yang baru ?

Kemudian, bagian utama dari slide presentasi Anda menjawab pertanyaan seperti gambar di bawah ini.

Coba Anda perhatikan bagaimana hal itu dapat menghidupkan presentasi Anda. Situasi, komplikasi dan pertanyaan yang Anda sampaikan seperti yang dijelaskan di atas menempatkan presentasi Anda mempunyai konteks dan memberi tahu audiens Anda mengapa mereka harus peduli. Dari pada Anda hanya menjelaskan audiens Anda dengan banyak data dan informasi, maka sebaiknya Anda mengarahkan audiens Anda dengan memberikannya konteks sebelum Anda menyampaikan jawaban (rekomendasi). Ingat bahwa tujuan presentasi Anda adalah untuk membuat audiens Anda semudah mungkin untuk memahami apa yang ingin Anda sampaikan kepada mereka.

Jika gambar di atas disarikan, maka situasi, komplikasi dan pertanyaan bisa Anda gunakan sebagai pembuka presentasi Anda dan jawaban merupakan isi dari presentasi Anda seperti diuraikan pada gambar di bawah ini.

Aturan yang penting disini adalah Anda tidak ingin perkenalan Anda memiliki sesuatu yang kontroversial. Perkenalan Anda harus menjadi sesuatu yang disetujui oleh audiens Anda, sehingga Anda dapat fokus pada jawabannya. Yang Anda lakukan hanyalah membangun dan memastikan bahwa Anda dan audiens Anda berada pada frekuensi yang sama.

Melanjutkan uraian contoh kasus di atas, katakanlah jawaban (rekomendasi) Anda bahwa PT Usaha Gemilang harus membangun pabrik nikel yang baru di Sulawesi Tenggara. Dua argumen pendukung untuk jawaban tersebut adalah Sulawesi Tenggara mempunyai sumber bahan baku yang besar dan mode transportasi banyak tersedia di Sulawesi Tenggara. Selanjutnya, Anda dapat terus membuat lapisan tambahan dalam piramida dengan menambahkan data & fakta yang mendukung seperti yang dijelaskan pada gambar di bawah ini.

Dalam melakukan presentasi, sebaiknya cara Anda berkomunikasi adalah dari atas ke bawah. Alasan mengapa pendekatan tersebut sangat efktif adalah karena Anda memberikan konteks terlebih dahulu kepada audiens Anda, sebelum Anda memberikan mereka detail yang lebih terperinci.

Selain itu, cara berkomunikasi tersebut membantu audiens Anda mengetahui dengan tepat apa yang coba Anda sampaikan kepada mereka dan bagaimana Anda mencapai setiap kesimpulan. Ingat tujuan utama presentasi Anda adalah untuk membuat audiens Anda semudah mungkin untuk memahami presentasi Anda.

Jika Anda mengubah masing-masing ide yang dijelaskan di atas menjadi slide yang berdiri sendiri, maka Anda perlu menyampaikan pembukaan kepada audiens Anda dengan menjelaskan situasi, komplikasi dan pertanyaan. Selanjutnya, Anda menjelaskan ide utama (jawaban) yang kemudian Anda menguraikan argumen dan data dan fakta yang menyertainya. Dan diakhiri oleh jawaban (rekomendasi) untuk menegaskan kembali ide utama. Aha ! Anda punya cerita sendiri seperti yang dijelaskan pada gambar di bawah ini.

Gambaran di atas merupakan teknik storytelling power point yang dapat Anda gunakan untuk mempersiapkan bahan presentasi Anda untuk membuat presentasi Anda semakin jelas, menarik dan persuasif.

Demikianlah, gambaran mengenai SCQA framework dan pyramid principle yang merupakan dua konsep teknik storytelling power point yang perlu Anda ketahui untuk menyiapkan presentasi Anda.

Untuk itu, maka Anda perlukan melakukan tiga hal. Pertama, Anda perlu memberikan konteks terlebih dahulu dengan menggambarkan situasi, komplikasi dan pertanyaan. Situasi adalah gambaran yang netral berdasarkan fakta dimana audiens setuju terhadap gambaran tersebut. Komplikasi merupakan perubahan yang diinginkan dari situasi. Pertanyaan adalah apa yang perlu dipecahkan dari komplikasi yang ada.

Kedua, Anda memberikan jawaban yang merupakan resolusi dari pertanyaan yang Anda ajukan yang diikuti oleh argumen dan data & fakta yang menyertainya. Ketiga, Anda sampaikan jawaban (rekomendasi) untuk menegaskan kembali ide utama.

Jika postingan ini bermanfaat bagi Anda, maka jangan lupa berikan komentar pada postingan ini agar postingan minggu berikutnya bisa menampilkan insight yang lebih baik. Selain itu, bagikan postingan ini ke kolega Anda agar kolega Anda dapat juga belajar dari postingan ini.

 

 

 

 

 

Cara Mudah Membuat Tiga Desain Yang Berbeda Untuk Slide Identitas Anda Dari Satu Foto

Ada kalanya dalam sebuah presentasi, Anda perlu mengenalkan siapa diri Anda.

Untuk melakukan hal tersebut, Anda dapat menggunakan slide yang namanya slide identitas. Slide identitas utamanya menggunakan foto pribadi Anda dan juga ditambahkan keterangan tentang diri Anda.

Untuk membuat slide identitas tersebut, syaratnya Anda perlu memiliki terlebih dahulu foto diri Anda. Anda dapat menggunakan kamera atau smartphone yang Anda miliki untuk mengambil foto Anda.

Pertanyaan adalah bagaimana Anda dapat membuat slide identitas dengan menggunakan foto diri Anda dengan menggunakan aplikasi power point ?

Untungnya aplikasi Microsoft Power Point memiliki fitur yang namanya remove background untuk membuat slide identitas tersebut. Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan Microsoft Power Point 2013.

Dengan menggunakan fitur remove background tersebut, Anda dapat menghilangkan elemen-elemen yang tidak diinginkan dalam sebuah gambar.

Anda tidak perlu lagi menggunakan aplikasi desain. Anda cukup mengoptimalkan fitur remove background yang ada di aplikasi Microsoft Power Point 2013.

Untuk memunculkan fitur remove background itu, maka Anda masukan gambar yang Anda punyai ke dalam slide power point. Setelah itu, Anda klik gambar tersebut dan di deretan menu power point akan muncul menu Format/Format Picture. Selanjutnya, Anda akan melihat fitur remove background yang berada di posisi yang paling kiri.

Ketika warna antara gambar yang ingin Anda ambil dengan gambar lainnya yang ingin Anda hilangkan terlihat kontras, maka hasil dari menggunakan fitur remove background akan memberikan hasil yang maksimal.

Dengan menggunakan satu foto diri Anda, maka Anda dapat membuat beberapa variasi dari slide identitas.

Pada postingan kali ini, akan disampaikan tiga model desain dari slide identitas. Sebagai contoh pembuatan slide identitas tersebut, digunakan foto dan identitas yang bukan sebenarnya. Dan membuat slide identitas tersebut sangatlah mudah.

Mari kita bahas satu per satu cara untuk membuat slide identitas dengan tiga desain yang berbeda tersebut.

Desain # 1 : Foto + Shape Circle Hollow

Membuat desain slide identitas di atas sangat mudah. Jika semua elemen desain sudah Anda miliki dan Anda sudah terampil menggunakan fitur remove background, maka Anda hanya butuh beberapa detik untuk membuatnya. Dengan menggunakan cara sederhana ini, maka hasil dari slide identitas Anda tetap akan terlihat keren. Langkah untuk   membuatnya adalah sebagai berikut :

  1. Masukan foto ke dalam slide.
  2. Gunakan fitur remove background untuk mengambil foto orangnya saja.
  3. Klik home, pilih shape crircle hollow, klik shape fill, dan pilih warna orange.
  4. Buat tiga shape yang berbentuk bulat yang diberi warna dark grey dengan menggunakan fitur shape fill untuk memprindah tampilan slide.
  5. Masukan tulisan terkait identitas.

Desain # 2 : Foto + Empat Shape Parallelogram

Selain menggunakan shape circle hollow, Anda juga dapat membuat kreasi slide identitas dengan menggunakan empat shape parallogram. Dengan cara itu, tampilan slide presentasi Anda bisa menjadi lebih berkelas. Cara membuatnya :

  1. Masukan foto ke dalam slide.
  2. Gunakan fitur remove background untuk mengambil foto orangnya saja.
  3. Klik home, pilih shape parallelogram, buat tiga shape parallelogram lainnya, beri warna shape parallogram yang pertama warna dark grey, parallelogram yang kedua warna merah, parallelogram yang ketiga warna oranye, dan parallelogram yang keempat warna dark grey dengan menggunakan fitur shape fill.
  4. Masukan tulisan terkait identitas.

Desain # 3 : Foto Out of Box

Teknik untuk membuat slide identititas di atas menggunakan teknik out of box. Teknik ini memang unik, karena sebagian foto berada di luar box dan sebagian foto berada di dalam box.  Yuk kita ikuti langkah-langkah berikut ini untuk membuatnya :

  1. Masukan foto ke dalam slide.
  2. Gunakan fitur remove background untuk mengambil foto orangnya saja. Duplicate foto orang tersebut hasil dari remove background.
  3. Masukan blob shape seperti shape yang berwarna oranye.
  4. Klik foto yang pertama, tekan shift, klik blob shape oranye, pilih format, klik merge shape, pilih intersect, sehingga foto orang yang pertama akan masuk ke dalam shape.
  5. Klik gambar foto yang pertama, klik shape fill dan pilih warna orange, sehingga blob shape yang menampung foto yang pertama akan menjadi warna kuning
  6. Klik foto yang kedua, klik format, pilih crop, lalu crop gambar dan ambil gambar kepalanya saja dan tumpuk gambar tersebut ke foto yang pertama. Hal ini yang membuat foto muncul di luar blob shape yang berwarna kuning.
  7. Buat blob shape yang kedua, klik menu home, pilih shape fill, pilih warna dark purple, sehingga shape yang kedua akan berwarna dark purple. Shape yang kedua ini dibuat untuk memperindah tampilan slide.
  8. Masukan tulisan terkait identitas.

Demikianlah, cara mudah membuat tiga desain yang berbeda untuk slide identitas dari satu foto.

Dengan menggunakan kreativitas yang Anda miliki, sesungguhnya Anda dapat membuat beragam desain slide identitas. Anda tidak hanya dapat membuat tiga model desain slide identitas, tetapi Anda juga dapat membuat model desain slide identitas lebih dari itu.

Teruslah berlatih, berlatih dan berlatih untuk membuat slide identitas yang menarik bagi audiens Anda. Semakin sering Anda berlatih, semakin terampil Anda dapat membuat slide identitas presentasi yang memukau bagi audiens Anda.

Jika postingan ini bermanfaat bagi Anda, maka jangan lupa bagikan postingan ini ke kolega Anda agar postingan ini dapat juga bermanfaat bagi banyak orang.

 

 

3 Fungsi Penting Judul Slide Untuk Presentasi Bisnis Dengan Pendekatan Storytelling

Bayangkan Anda telah bekerja selama berminggu-minggu untuk menyiapkan bahan paparan presentasi dan akhirnya Anda siap untuk mempresentasikannya kepada eksekutif perusahaan Anda.

Dia duduk di meja ruang rapat menatap ide-ide Anda yang diproyeksikan di layar melalui proyektor. Apa yang dia lihat ?

Baris demi baris dari bullet points. Diagram pie dengan begitu banyak irisan warna-warni, sehingga dia tidak dapat menguraikan artinya. Dan sebuah tabel yang ditumpuk dengan baris-baris data.

Informasi pertama yang dia ambil bukanlah grafik yang rumit atau lautan teks. Sebaliknya, dia kemungkinan akan melihat judul slide presentasi Anda untuk memahami apa yang perlu dia ketahui secepat mungkin.

Judul slide dengan kata-kata ringkas yang sangat penting itu sering kali tidak jelas. Judul slide seperti “Agenda”, “Pendapatan”, atau “Pembaruan” tidak menjelaskan arti slide.

Ketika judul slide tidak banyak bicara, maka audiens Anda harus bekerja untuk memecahkan maksud dari pesan yang Anda sampaikan. Sungguh hal itu akan membuang-buang waktu dari pimpinan perusahaan Anda.

Tidak harus seperti itu. Sudah saatnya Anda membuat judul slide presentasi yang tidak jelas menjadi slide presentasi yang jelas dan mempunyai insight.

Anda sebagai presenter jangan mengabaikan judul slide presentasi. Pada contoh di bawah ini, perhatikan judul slidenya, yaitu : “Statistik Blog”. Judul slidenya tidak banyak memberikan informasi.

Kemudian, perhatikan judul slidenya yang diubah menjadi seperti di bawah ini. Judul slidenya — “Pelanggan mengunjungi blog kami tetapi tidak banyak membeli” — menjadi lebih informatif dan aktif. Dengan judul slide seperti ini, maka percakapan mulai berjalan.

Janine Kurnoff dan Lee Lazarus (2021) menjelaskan bahwa judul slide yang baik mempunyai 3 kriteria.

Pertama, ringkas. Hilangkan kata-kata yang tidak perlu. Edit, edit, dan editlah judul slide presentasi Anda.

Kedua, spesifik. Masukan point data kunci, elemen waktu, atau satuan ukuran yang berarti bagi audiens Anda.

Ketiga, percakapan. Ucapkan judul slide presentasi Anda dengan lantang. Judul slide harus terdengar alami dan hindari jargon. Jika Anda mengalami kebuntuan, maka bayangkan slide Anda bisa berbicara sendiri. Oleh karena itu, apa yang akan judul slide Anda katakan ? 

Lebih lanjut Janine Kurnoff dan Lee Lazarus (2021) menyebutkan bahwa ada 3 fungsi penting dari judul slide untuk presentasi bisnis dengan pendekatan storytelling.

Mari kita ulas satu per satu ketiga fungsi tersebut.

Fungsi # 1 : Judul Slide Menguraikan Seluruh Cerita Anda

Salah satu kecakapan yang paling mengesankan dari komunikator yang hebat adalah dia merajut ide, fakta dan data secara bersama-sama dan membuatnya mengalir. Dia membawa audiensnya pada suatu perjalanan.

Coba Anda tebak apa yang dapat membuat hal itu terjadi ?

Jawabannya adalah judul slide presentasi yang aktif, bukan pasif.

Judul slide presentasi seperti peta perjalanan dari perjalanan cerita Anda.

Segera setelah Anda mengidentifikasi elemen cerita kunci, maka membangun judul slide adalah langkah berikutnya. Apa yang membuat luar biasa adalah ketika Anda merangkainya menjadi satu, maka Anda memiliki uraian (outline) narasi yang lengkap.

Bagaimana Anda mengetahui bahwa Anda telah mengerjakannya dengan benar ? Tinjaulah setiap judul slide presentasi Anda masing-masing, tanpa konten atau visual pendukungnya.

Apakah judul slide presentasi Anda menggerakan cerita Anda untuk maju ? Apakah judul slide presentasi Anda membuat sebuah cerita dengan sebuah momentum ? Jika ya, maka Anda telah menyelesaikan uraian cerita Anda.  

Anda telah memiliki peta jalan Anda. Sekarang Anda dapat mulai mengisi sisa dari ide Anda.

Terlebih lagi, setelah Anda mengembangkan uraian Anda (outline), maka judul slide presentasi Anda menjadi panduan penting bagi semua orang yang terlibat dalam presentasi bisnis yang Anda sampaikan.

Fungsi # 2 : Ketika Audiens Anda Lepas Perhatian, maka Judul Slide Presentasi Mengarahkan Mereka

Tidak berlebihan untuk mengatakan bahwa banyak judul slide presentasi yang aktif akan membuat audiens Anda tetap dalam perjalanan naratif bersama Anda.

Bayangkan skenario seperti di bawah ini.

“Anda menyelinap masuk ke ruang rapat (atau rapat virtual) setelah Anda terlambat sepuluh menit. Lima menit pertama adalah perebutan untuk mencari tahu apa yang Anda lewatkan.

Astaga ! Anda berkata dalam hati, apa yang saya lewatkan ? Di mana saya dalam cerita ini ? Apakah presenter sudah membagikan rincian penting ?

Jika ceritanya tidak segera jelas bagi Anda, maka hal itu mungkin karena judul slide presentasi yang pasif seperti Update Quartal 1 atau Ukuran Pasar. Judul slide itu tidak mengatakan apa-apa.

Tetapi, judul slide yang kaya informasi seperti “Quartal 1 Menunjukkan Perputaran Besar dari Dua Kuartal Sebelumnya” akan memungkinkan Anda untuk langsung masuk ke dalam presentasi yang disampaikan oleh presenter”.

Fungsi # 3 : Judul Slide Presentasi Mengarahkan Anda

Cerita yang Anda sampaikan bisa tidak mengikuti alurnya. Cerita Anda bisa tidak mengikuti alurnya ketika Anda menghadapi eksekutif yang tidak sabaran yang menuntut Anda untuk melompat lebih cepat kepada big idea Anda, tanpa memerlukan why (setting, characters, and conflict).

Cerita Anda bisa tidak mengikuti alurnya ketika kereta makan siang tiba di ruang rapat Anda. Judul slide presentasi Anda akan membuat Anda tetap di jalurnya dan membuat Anda kelihatan gesit di hadapan audiens yang tidak dapat diprediksi.

Seperti panduan, setiap judul slide presentasi akan memberikan sinyal dimana Anda berada dalam sebuah cerita. Judul slide presentasi akan menjadi peta jalan bagi Anda yang dapat membuat Anda menjadi jauh lebih percaya diri.

Intinya, judul slide presentasi adalah petunjuk yang sederhana dan cerdas yang dapat membantu Anda untuk menceritakan kisah Anda, membuat Anda tetap memegang kendali, memperlihatkan Anda tampil rapi, dan selalu menemukan jalan Anda untuk kembali ke jalurnya.

Demikianlah, 3 fungsi penting judul slide untuk presentasi bisnis dengan pendekatan storytelling.

Pertama, Judul Slide Menguraikan Seluruh Cerita Anda

Kedua, Ketika Audiens Anda Lepas Perhatian, maka Judul Slide Presentasi Mengarahkan Mereka

Ketiga, Judul Slide Presentasi Mengarahkan Anda

Presenter terbaik akan membawa audiens mereka dalam sebuah perjalanan dengan slide presentasi  yang mengalir dari satu ide ke ide berikutnya. Judul slide presentasi adalah strategi sederhana yang secara kolektif dapat membangun momentum ke dalam narasi.

Judul slide presentasi yang disiapkan dengan baik akan membuat percakapan tampak lebih mudah dan memberi Anda sebagai penyaji menjadi lebih percaya diri. Apakah Anda akan memberikan presentasi untuk update bisnis internal, memberikan briefing kepada eksekutif perusahaan, atau menjelaskan usulan program baru, maka Anda dapat memperoleh manfaat dari judul slide presentasi yang kuat.

 

5 Elemen Penting Yang Dapat Anda Gunakan Untuk Melakukan Presentasi Bisnis Dengan Pendekatan Storytelling

Seperti buku, film, atau drama apa pun, melakukan presentasi bisnis dengan pendekatan storytelling dapat membawa audiens Anda ke dalam perjalanan emosional. Ketika disajikan secara otentik dengan logika dan visual yang kuat untuk memperkuat pesan Anda, maka cerita yang dibuat dengan baik dapat mendorong audiens Anda untuk bertindak.

Fakta dan data yang disajikan tanpa cerita seringkali sulit untuk diikuti karena tidak memiliki konteks. Mungkin Anda pernah mengalami mengikuti presentasi yang berisi bullet points dan charts yang membuat Anda bosan, bingung, dan tidak mengingat apa pun dari presentasi yang disampaikan ?

Memasukan cerita ke dalam penjualan produk, promosi atau pemberian rekomendasi kepada pelanggan sesungguhnya sangat sederhana. Intinya adalah penggunaan struktur cerita dapat memperkuat semua bentuk komunikasi.

Tujuan akhir dari hampir semua komunikasi bisnis adalah menghasilkan keputusan baik besar maupun kecil. Sebagian besar keputusan yang kita buat didasarkan pada logika (yang menarik bagi otak kiri) dan emosi (yang menarik bagi otak kanan).

Namun, ilmu saraf (neuroscience) telah membuktikan bahwa emosi lebih penting dari pada logika dalam hal mendorong keputusan—bahkan di ruang rapat. Cara terbaik untuk membangun kombinasi pendorong keputusan yang kuat ini adalah dengan merangkai fakta, data, dan ide Anda ke dalam kerangka cerita.

Presentasi bisnis dengan pendekatan storytelling sangat berguna bagi siapa saja yang mempresentasikan updates, laporan, atau menginginkan ide mereka memengaruhi keputusan. Mereka itu termasuk:

  • Tim yang melakukan presentasi kepada klien, prospek, atau pemangku kepentingan secara internal atau eksternal.
  • Mereka yang memberikan presentasi kepada eksekutif.
  • Tenaga penjual atau siapa saja yang ingin mengedukasi prospek dan menghasilkan penjualan.
  • Siapa pun yang menyajikan data dan ingin memasukkan metrik mereka ke dalam narasi yang mudah dicerna dan bermakna. Angka saja tidak akan menceritakan keseluruhan cerita.

Janine Kurnoff dan Lee Lazarus (2021) dalam bukunya Everyday Business Storytelling-Create, Simplify, and Adapt a Visual Narrative for Any Audience mengatakan bahwa ada 5 elemen penting yang dapat Anda gunakan untuk melakukan presentasi bisnis dengan pendekatan storytelling seperti yang dijelaskan pada slide di bawah ini.

Mari kita bahas satu per satu kelima elemen tersebut.

Elemen # 1 : Setting

Setting memberikan konteks bagi audiens Anda.

Dalam storytelling tradisional seperti film, konteks tersebut sering merupakan sebuah tempat fisik. Tetapi, dalam storytelling bisnis, setting merupakan situasi bisnis yang saat ini terjadi seperti kondisi pasar atau kesehatan perusahaan secara keseluruhan.

Untuk membangun setting, Anda dapat menggunakan data atau trend yang memberikan audiens Anda insights mengenai situasi dimana mereka menemukan kendala. Konteks yang Anda sampaikan dapat memberikan informasi untuk memastikan bahwa audiens Anda mempunyai pemahaman yang sama mengenai situasi yang terjadi.

Elemen # 2 : Characters

Characters memanusiakan cerita Anda dan memasukan emosi dalam konten Anda.

Characters dalam storytelling bisnis sering digambarkan sebagai partisipan dari bisnis seperti konsumen, pemasok, mitra kerja, karyawan atau stakeholders kunci. Characters tersebut dipengaruhi oleh situasi yang terjadi.

Characters itu adalah bintang utama dari pertunjukan yang sesungguhnya yang merupakan alasan utama orang memberikan perhatian pada cerita.

Mengapa characters begitu penting ?

Alasannya sederhana. Karena kita adalah manusia. Characters adalah manusia dan memasukan sebuah characters dalam sebuah cerita membuat familiar bagi kita.

Ketika kita amati emosi yang characters alami, maka hal itu akan mendorong respons otak bagian kanan. Itu adalah tempat dimana kita menyimpan konteks bahasa dan ekspresi wajah. Dan itu adalah apa yang membuat kita merasakan sesuatu.

Characters dalam cerita bisnis akan membantu audiens Anda untuk mengkaitkan kepada situasi atau masalah yang Anda sampaikan karena mereka melihat diri mereka sendiri melalui characters tersebut.

Elemen # 3 : Conflict

Conflict merupakan ketegangan yang sehat (healthy tension) yang menciptakan pertanyaan “mengapa” bagi audiens Anda.

Conflict membuat ketegangan yang memberikan audiens Anda alasan untuk peduli dan menyelesaikannya.

Satu hal yang jelas adalah bahwa semua cerita yang besar mempunyai conflict. Tanpa conflict atau ketegangan, cerita Anda tidak mempunyai momentum.

Kurangnya conflict dalam storytelling tradisional akan membosankan.

Tetapi, kurangnya conflict dalam storytelling bisnis tidak hanya membosankan, tetapi juga menghabiskan waktu. Conflict memberikan audiens Anda untuk peduli. Sebuah alasan bagi mereka untuk mendengarkan cerita Anda.

Hilangnya sebuah conflict adalah salah satu hal yang menghabiskan waktu pertemuan. Hal itu akan membuat audiens Anda dibiarkan untuk bertanya- tanya : Apa masalah yang ingin kita pecahkan ? Mengapa kita disini ? Hal itu sering terjadi setiap hari di organisasi manapun. Dan itu juga terjadi di organisasi Anda.

Elemen # 4 : Resolution

Resolution mengungkapkan solusi, ide atau langkah yang Anda tawarkan untuk mengatasi conflict.

Resolution membawa characters dan audiens Anda dengan selamat melalui konflik. Anda sekarang dapat mengungkap peluang baru yang akan membawa organisasi kepada sebuah jalan menuju masa depan yang lebih cerah.

Jadi bagaimana sebuah resolution bentuknya dalam sebuah cerita bisnis ?

Untuk seorang tenaga penjual, resolution adalah fitur dan manfaat dari produk atau solusi mereka. Untuk seorang konsultan, resolution adalah pendekatan dan (kerangka waktu) untuk memecahkan sebuah masalah. Untuk seorang manajer produk yang memberikan sebuah update, resolution adalah rekomendasi untuk mendorong pertumbuhan produk.

Keempat elemen tersebut yang mencakup : setting, characters, conflict dan resolution merupakan building block dari storytelling bisnis.

Setting, characters dan conflict adalah tentang “mengapa” dari cerita Anda. Sedangkan, resolution adalah tentang “bagaimana” dari cerita Anda.

Dan yang merupakan tentang “apa” dari cerita Anda adalah Big Idea yang akan dijelaskan pada elemen kelima berikut ini.

Elemen # 5 : Big Idea

Big Idea adalah jembatan mental yang membawa audiens Anda dari “mengapa” ke “bagaimana”.  

Big Idea adalah satu hal yang Anda ingin audiens Anda untuk mengingatnya, karena mereka tidak mungkin untuk mengingat semua hal.

Big Idea adalah tentang apa dari cerita Anda.

Sekalipun Anda kurang waktu dalam situasi bisnis, Anda membutuhkan sebuah big idea.

Dan ini alasannya.

Ketika Anda sukses memperkenalkan conflict—ketika Anda telah membuat audiens Anda peduli, maka Anda perlu menyampaikan ketidakyamanan yang akan mereka hadapi. Mereka akan berpikir : “Wow, saya melihatnya. Itu sesungguhnya adalah sebuah masalah”.

Setelah Anda menyampaikan conflict tersebut, maka audiens Anda mendambakan bantuan segera untuk mengatasi ketidaknyamanan itu.

Mereka membutuhkan satu jembatan mental lebih lanjut untuk membantu membawa mereka melewati conflict dan membantu mereka menerima resolution Anda.

Big idea Anda adalah apa yang akan memuaskan keinginan itu.

Dalam cerita bisnis, Anda mengatakan, ada hanya satu Big Idea tematik yang merupakan pratinjau yang menginspirasi, berwawasan, dan dapat ditindaklanjuti tentang apa yang akan datang dalam cerita Anda.

Big Idea Anda adalah pernyataan yang sederhana, bersifat percakapan yang menjelaskan tentang apa dari cerita Anda dengan manfaat yang akan diperoleh.

Untuk memahami bagaimana penerapan dari 5 elemen di atas, mari kita lihat contoh pada industri asuransi yang diuraikan narasi ceritanya berikut ini.

“Ketika membeli atau memperbaharui asurasi (setting), konsumen (character) mempunyai banyak sumber daya pada genggamannya. 60 % bertemu atau mengunjungi seorang agen. 71 % melakukan penelitian dan membandingkan di dunia online. 80 % mendapatkan rekomendasi dari teman dan keluarga. (data memberikan konteks untuk membangun setting dari cerita).

Tetapi, jalur untuk membeli asuransi properti atau mobil menjadi kompleks (conflict). Dan, kita mempercayakan pada anak-anak konsumen kita untuk menjangkau generasi baru dari pembeli. Metode pembelian kita yang lama tidak dapat bekerja lagi. Sumber konsumen sekarang : 45 % agen, 35 % multigenerasi, 12 % langsung, 8 % teman dan keluarga. (conflict diperbesar dengan menyajikan data).

Untuk menjangkau pembeli asuransi mendatang, kita perlu membangun relevansi selama proses pembelian mereka (big idea).

Ini adalah bagaimana kita membangun relevansi dengan pembeli mendatang. Menyederhanakan proses penemuan. Melakukan personalisasi pengalaman konsumen. Melakukan diferensiasi penawaran produk. (resolution).”

Demikianlah, 5 elemen penting yang dapat Anda gunakan untuk melakukan presentasi bisnis dengan pendekatan storytelling. Pertama, setting. Kedua, characters. Ketiga, conflict. Keempat, resolution. Dan Kelima, big idea.

Kelima elemen tersebut menyangkut tentang audiens Anda. Apa situasi yang terjadi pada bisnis mereka. Siapa yang mereka pedulikan dalam situasi bisnis tersebut. Apa tantangan yang mereka hadapi dalam situasi bisnis tersebut. Apa pratinjau yang menginspirasi, berwawasan dan dapat ditindaklanjuti untuk mengatasi conflict tersebut. Dan bagaimana rincian dari pratinjau untuk menangani conflict tersebut.

Intinya, Anda mesti membayangkan apa yang terjadi di dunia audiens Anda. Dedikasikan diri Anda untuk menawarkan sesuatu yang benar-benar bermanfaat bagi mereka.