Category: A. Message

Apakah dalam melakukan presentasi Anda ingin meyakinkan audiens yang mendengarkan presentasi Anda ?

Tentu jawaban Anda adalah ya.

Mengapa ?

Karena itulah tujuan presentasi yang Anda ingin capai. Anda ingin pesan presentasi yang Anda sampaikan mampu meyakinkan audiens Anda, misalnya untuk menerima ide-ide yang Anda sampaikan, bahkan menerima proposal Anda untuk mendapatkan pendanaan proyek yang Anda perlukan.

Untuk meyakinkan audiens tersebut, maka pesan presentasi yang Anda sampaikan perlu ditunjang oleh bukti. Bukti adalah bagian penting dari presentasi Anda. Bukti yang akan membuat presentasi Anda menarik dan persuasif.

Salah satu bukti yang dapat Anda gunakan adalah statistik. Sekalipun saya menggunakan label statistik, saya menggunakan istilah untuk memasukkan penggunaan angka dan pengukuran lainnya.

Statistik dapat membantu Anda mengatasi batasan utama cerita, yaitu bahwa cerita pada umumnya hanya menggambarkan satu peristiwa. Namun, statistik adalah hasil pengukuran banyak peristiwa dan mengagregasi hasilnya. Bagi sebagian orang, penggunaan statistik ini memiliki kredibilitas lebih.

Misalnya, dalam presentasi, Anda mempunyai pesan bahwa “memberikan pinjaman kepada orang yang tidak mampu dapat melepaskannya dari kemiskinan”.

Anda dapat mendukung pesan tersebut dengan menggunakan cerita.

Misalnya, Anda dapat menjelaskan bagaimana Soga telah dapat meningkatkan penghasilannya seperti yang dijelaskan dalam postingan saya yang lalu dengan judul 6 Langkah Membuat Cerita Untuk Mendukung Pesan Presentasi Anda Untuk Menciptakan Efek Emosi Bagi Audiens Anda.

Tetapi, cerita hanya menggambarkan pengalaman satu orang.

Jika Anda ingin mendukung bukti dari pesan presentasi bukan hanya dari satu orang, maka Anda dapat menggunakan statistik.

Anda dapat menggunakan statistik yang menunjukkan bahwa orang yang tidak mampu, misalnya, di negara berkembang yang mendapatkan pinjaman mampu meningkatkan pendapatan mereka dengan rata-rata 95%.

Penggunaan angka-angka yang spesifik tersebut dapat membuat pesan presentasi atau pernyataan Anda menjadi lebih kredibel.

Jika seorang presenter menggambarkan kinerja sebuah perusahaan, maka ia, misalnya, dapat mengatakan “Pada tahun lalu, PT Sumber Bahagia secara signifikan meningkatkan pendapatannya.”

Namun, pernyataan atau pesan presentasi tersebut akan memiliki kredibilitas yang jauh lebih besar jika presenter menggunakan angka. Presenter dapat mengatakan, “Pada tahun lalu,  PT Sumber Bahagia meningkatkan pendapatannya sebesar 38%”. 

Yang menjadi pertanyaan adalah bagaimana Anda dapat membuat statistik menjadi bukti yang powerful bagi presentasi Anda ?

Berita baiknya, ada 3 tips yang dapat Anda gunakan.

Mari kita ulik satu per satu ketiga tips tersebut.

Tips # 1 : Gunakanlah Statistik Yang Relevan Dengan Pesan Anda

Tahan godaan untuk memasukkan semua data statistik yang telah Anda kumpulkan selama penelitian Anda.

Misalnya, point atau pesan presentasi yang Anda ingin sampaikan adalah “memberikan pinjaman kepada orang yang tidak mampu dapat melepaskannya dari kemiskinan”.

Bayangkan jika Anda mendukung point atau pesan presentasi di atas dengan mengatakan “Pinjaman.org telah mendanai total 1 juta pinjaman dengan nilai Rp 5 Trilyun dan ukuran pinjaman rata-rata adalah Rp 5 juta per orang serta pendapatan rata-rata peminjam naik sebesar 95%”.

Tentu audiens Anda akan sulit menangkap bukti untuk menjelaskan point presentasi Anda. Karena bukti yang Anda sampaikan telah dibanjiri oleh banyak data statistik.

Jadi, Anda perlu memilih statistik yang paling relevan dengan point atau pesan presentasi.

Dalam kasus point atau pesan presentasi Anda, “memberikan pinjaman kepada orang yang tidak mampu dapat melepaskannya dari kemiskinan”, maka yang paling relevan bukanlah jumlah pinjaman atau jumlah uang yang dipinjamkan, tetapi yang paling penting adalah perbedaan dalam pendapatan yang didapat dari pinjaman kepada peminjam.

Karena itu, data statistik yang dapat Anda gunakanlah adalah angka 95%.

Lebih tepatnya, Anda dapat mengatakan, “orang yang tidak mampu, misalnya, di negara berkembang yang mendapatkan pinjaman mampu meningkatkan pendapatan mereka dengan rata-rata 95%.

Tips # 2 : Kutiplah Statistik Dengan Angka Yang Tepat

Anda perlu mengutip statistik dengan angka yang tepat. Hal ini akan menciptakan kredibilitas yang lebih besar lagi.

Katakanlah Anda ingin mengutip jumlah total pinjaman yang dibuat oleh Pinjaman.org. Jauh lebih kuat untuk mengatakan, “1,3 juta pinjaman telah didanai melalui Pinjaman.org” dari pada “Lebih dari satu juta pinjaman telah didanai melalui Pinjaman.org.”

Pernyataan yang kedua adalah agak kabur dan itu bisa dianggap sebagai ucapan spontan. Akibatnya, kredibilitasnya menjadi kurang.

Tips # 3 : Sebutkanlah Sumber Statistik Yang Anda Gunakan

Anda perlu menyatakan sumber statistik Anda selama presentasi Anda. Jika Anda berbicara kepada audiens yang ilmiah atau berpengetahuan luas, mungkin sebaiknya menyertakan sumbernya. Jenis audiens ini lebih tertarik pada detail dan lebih mungkin dibujuk jika Anda mengutip sumber bukti Anda.

Tetapi, jika itu orang awam, Anda mungkin dapat menyederhanakan presentasi Anda dengan mengabaikannya. Namun, bersiaplah untuk menyebutkan sumber statistik Anda jika seseorang bertanya tentangnya.

Demikianlah, 3 tips untuk membuat statistik menjadi bukti yang lebih powerful bagi presentasi Anda.

Pertama, Gunakanlah Statistik Yang Relevan Dengan Pesan Anda

Kedua, Kutiplah Statistik Dengan Angka Yang Tepat

Ketiga, Sebutkanlah Sumber Statistik Yang Anda Gunakan

Dalam presentasi Anda, pertimbangkanlah dimana mungkin berguna untuk memiliki statistik atau angka untuk menambah kredibilitas pada pesan presentasi Anda. Jika Anda membuat klaim tentang perbaikan atau perubahan, maka menambahkan statistik akan meningkatkan kredibilitas pesan presentasi Anda.

Sebagai presenter, tujuan kita adalah sederhana, yaitu membantu orang lain melihat apa yang kita lihat.

Untuk melakukan hal itu, maka kita perlu menghibur, mendidik, membujuk, memotivasi dan akhirnya mengubah audiens kita. Dengan kata lain, kita membuat dan menyampaikan sebuah laporan, penjelasan, pitching atau cerita, sehingga audiens kita melihat sesuatu seperti yang kita lihat.

Itu tampaknya sangat sederhana.

Pertanyaannya : jika presentasi itu sangat mudah, mengapa sangat sulit untuk dilakukan ?

Dan Roam yang menulis buku “Show and Tell : How Everybody Can Make Extraordinary Presentations” menjelaskan bahwa kita sulit melakukan presentasi, karena kita lupa untuk menunjukkan (show) dan menjelaskan (tell)

Dan Roam mengatakan ada 3 aturan yang perlu Anda ketahui untuk membuat presentasi yang luar biasa.

Mari kita bahas satu per satu.

Aturan # 1 : Mengatakan Yang Sebenarnya

Ketika kita mengatakan kebenaran dalam sebuah presentasi, ada 3 hal baik yang terjadi. Kita terhubung dengan audiens kita, kita menjadi bergairah, dan kita menemukan kepercayaan diri.

Pimpinlah dengan kebenaran dan hati akan mengikuti.

Apakah itu presentasi yang luar biasa ?

Presentasi yang luar biasa adalah presentasi yang dapat mengubah orang lain.

Apakah yang membuat orang berubah ?

Yang membuat orang berubah adalah kebenaran.

Tidak ada cara yang lebih cepat untuk membangun kepercayaan dengan audiens kita selain mengatakan yang sebenarnya. Dan, tidak ada cara yang lebih cepat untuk menghilangkan audiens kita selain omong kosong atau tidak benar sama sekali.

Dikatakan bahwa ada lebih dari satu jenis kebenaran.

Kepala kita berkata : saya pikir ini benar (kebenaran intelektual). Hati kita berkata : saya percaya ini benar (kebenaran emosional). Data kita mengatakan : fakta memberi tahu saya bahwa ini benar (kebenaran faktual).

Ketiga kebenaran itu hidup di dalam diri kita sepanjang waktu. Misalnya, kita mungkin melihat ini dan berkata : gelasnya setengah ….

Data mengatakan kepada saya : volume oksigen = 2 in³ dan volume air = 2 in³. Kepala saya mengetahui : gelas yang setengah penuh adalah sumber harapan. Gelas yang setengah kosong adalah sumber keputusasaan. Hati saya yakin : gelas setengah penuh.

Sebagai presenter, pertanyaan pertama yang perlu kita tanyakan kepada diri kita sendiri adalah untuk topik ini, untuk audiens, dan untuk diri saya sendiri kebenaran mana yang harus saya katakan ?

Ada sebuah cara yang sederhana untuk menjawab pertanyaan ini. Kita menyebutnya dengan Bucket Rule.

Semua presentasi terdiri dari hanya 3 elemen, yaitu ide kita, diri kita dan audiens kita.

Itu adalah 3 bucket kita. Tugas kita adalah mengaturnya. Selanjutnya, kita mengisinya dengan kebenaran kita.

Bucket # 1 adalah ide saya. Ide saya dapat berupa keyakinan, pesan, konsep, produk, pelajaran dan penemuan saya. Jika saya memiliki semua kebebasan di dunia untuk mengatakan dengan tepat apa yang saya inginkan, maka apa yang benar-benar ingin saya katakan ?

Bucket # 2 adalah diri saya. Siapa saya ? Diri saya bisa pendiam, kocak, serius, keras atau emosional. Siapa saya sebenarnya (atau siapa yang paling saya inginkan) ketika saya membagikan ide ini ? Apakah saya senang membagikannya atau sedih ? Apakah saya yakin atau tidak yakin ? Apakah saya orang yang percaya atau skeptis?

Untuk diri saya ini, apa yang paling saya inginkan agar diingat oleh audiens tentang saya ?

Bucket # 3 adalah audiens saya. Siapa mereka ? Mereka bisa pemimpin, para ahli, teman atau pengikut. Siapa orang-orang di sisi lain dari ide saya ? Apa yang membuat mereka tergerak ? Kebutuhan apa yang mereka miliki ?

Jika presentasi saya dapat mengubah mereka hanya dengan satu cara, maka apakah perubahan itu ?

Misalnya, bayangkan kita ingin memperkenalkan aplikasi media sosial baru kita kepada seorang pemodal ventura. Inilah cara kita mengatur bucket kita.

Bucket 1 adalah twitter untuk berbelanja; mode a: khusus keluarga; mode b: hanya teman; pembelian online; beli apa saja di aplikasi.

Bucket 2 adalah saya ahlinya; tapi saya tetap rendah hati; saya butuh uang mereka; saya punya pilihan lain; saya sangat menyukai produk ini.

Bucket 3 adalah investor berpengalaman; mereka telah melihat semuanya; mereka membutuhkan kemenangan baru; mereka mendukung twitter; mungkin mereka berumur 30-40-an.

Dari pemikiran cepat di atas, presentasi kita mulai terbentuk.

Ini adalah fakta yang saya akan bagikan, yaitu : twitter untuk berbelanja; pembelian online; mode a: khusus keluarga; beli apa saja di aplikasi; mode b: hanya teman.

Ini adalah apa yang saya akan katakan tentang diri saya, yaitu : saya sangat menyukai produk ini; saya ahlinya; tapi saya tetap rendah hati; saya butuh uang mereka; saya punya pilihan lain.

Ini adalah bagaimana saya akan mengemasnya untuk audiens saya, yaitu : anda investor berpengalaman; mereka telah melihat semuanya; tetapi ini bisa jadi sangat besar; ingat twitter ?; bayangkan untuk keluarga Anda.

Potongan-potongan di atas mulai bersatu, tetapi jalan di depan tetap tidak jelas. Aturan # 2 akan membantu kita memperbaikinya.

Sebagai ringkasan, mengisi bucket dengan kebenaran membantu kita untuk mengumpulkan potongan-potongan ide kita, membuat kepercayaan diri kita, dan mengenal audiens kita.

Aturan # 2 : Mengatakan Dengan Sebuah Cerita

Pimpinlah dengan sebuah cerita dan pemahaman akan mengikuti.

Ada empat jenis presentasi. Pertama, presentasi yang mengubah informasi audiens. Kedua, presentasi yang mengubah kemampuan audiens. Ketiga, presentasi yang mengubah tindakan audiens. Dan, keempat, presentasi yang mengubah keyakinan audiens.

Presentasi yang sukses dibangun oleh sebuah alur cerita yang jelas. Alur cerita adalah tulang punggung presentasi.

Mengapa ?

Alur cerita yang jelas adalah pertahanan terbaik bagi kita untuk melawan kebingungan. Alur cerita yang jelas memudahkan audiens untuk menerima dan memahami pesan kita.

100 % dari semua presentasi dapat dibangun oleh 4 alur cerita, yaitu report, explanation, pitch, drama.

Report menyampaikan fakta. Explanation mengajarkan kemampuan baru. Pitch merekomendasikan sebuah tindakan atau solusi baru. Dan, drama menginspirasi keyakinan baru atau sebuah cara untuk melihat dunia.

Esensinya adalah report menghidupkan data. Dengan sebuah laporan, kita mengubah informasi audiens. Sebuah laporan yang baik menyampaikan fakta. Sebuah laporan terbaik membuat fakta mempunyai arti yang dalam dan mudah diingat.

Explanation menunjukan kita bagaimana. Dengan sebuah explanation, kita mengubah kemampuan audiens. Sebuah explanation yang baik membawa audiens kita kepada tingkatan yang baru. Sebuah explanation yang terbaik membuat audiens mudah melakukannya.

Pitch membuat kita melewati rintangan. Dengan sebuah pitch, kita mengubah tindakan audiens kita. Sebuah pitch yang baik memberikan audiens kita sebuah solusi untuk sebuah masalah. Sebuah pitch yang terbaik membuat solusi tidak dapat ditolak.

Drama itu menghancurkan hati kita, lalu menambalnya. Dengan sebuah drama, kita mengubah keyakinan audiens kita. Sebuah drama yang bagus membuat kita merasakan perjuangan seseorang. Sebuah drama yang hebat membuat kita merasa perjuangan adalah milik kita sendiri.

Setiap alur cerita berbeda, tetapi mereka mempunyai dua hal yang sama. Pertama, mereka mempunyai awal dan akhir. Salah satu alasan banyak presentasi gagal adalah karena presentasi tidak kemana-mana. Presentasi yang bagus selalu bergerak maju.

Kedua, titik akhir selalu lebih tinggi dari titik awal. Alasan lain presentasi gagal adalah karena mereka tidak memicu perubahan apa pun. Presentasi yang bagus selalu bergerak naik.

Dengan kata lain, presentasi yang luar biasa dimulai dengan mengetahui seberapa jauh dan seberapa tinggi kita ingin membawa audiens kita.

Semua alur cerita mempunyai komponen yang sama. Alur cerita seperti makhluk hidup dan bernapas yang menggerakkan ide kita dari awal hingga akhir.

Alur cerita memiliki tulang punggung yang mendorong presentasi kita maju dan mempunyai kaki yang mendukung tulang punggung yang memberikan detail dan warna.

Alur cerita kita adalah arsitektur pesan yang mendasari presentasi (presentation’s underlying message architecture/PUMA).

PUMA mempunyai kepala (main idea), tulang punggung (main storyline), kaki (supporting ideas), dan ekor (one last hook).

Coba pikirkan PUMA sebagai bentuk dari alur cerita kita. Kita mulai dengan ide utama, kita membangun tulang punggung dari alur cerita utama, kita mendukung tulang punggung dengan rincian, dan kita akhiri dengan sebuah hook.

Aturan # 3 : Mengatakan Cerita Dengan Gambar

Pimpinlah dengan mata dan pikiran akan mengikuti.

Lebih banyak otak kita didedikasikan untuk penglihatan dari pada hal lain yang kita lakukan.

Pikiran visual kita tidak pernah tidur. Jika mata kita tidak memiliki sesuatu yang menarik untuk dilihat, maka pikiran kita akan melanglang buana.

Jika kita mempunyai sesuatu yang menarik untuk dilihat, maka pikiran kita akan fokus.

Dan apa yang paling ingin kita lihat ?

Jawabannya adalah gambar.

Menurut penelitian dalam bidang neurobiologi, jalur visual utama yang digunakan mata kita untuk memantau dunia melalui enam mode.

Ini berarti sesuatu yang sangat kuat. Untuk mengilustrasikan setiap cerita, kita perlu hanya 6 gambar.

Pertama, portrait untuk menunjukan pemain dan objek. Kedua, chart untuk menunjukan berapa banyak. Ketiga, map untuk menunjukan lokasi. Keempat, timeline untuk menunjukan urutan dalam waktu. Kelima, flowchart untuk menunjukan rantai penyebab, akibat dan pengaruh. Keenam, equation untuk menunjukan moral dari cerita.

Gambar yang ideal sesederhana kalimat yang jelas. Gambar itu memasuki mata kita dan menjelaskan sebuah cerita. Gambar itu tidak membutuhkan banyak perhatian pada dirinya sendiri.

Untuk membantu, kita harus membatasi detail, warna, bayangan, dan efek tiga dimensi. Hal itu cenderung menarik perhatian pada gambar dari pada ide.

Gambar yang ideal hanyalah inti dari sebuah ide yang langsung terlihat, dan tidak lebih.

Demikianlah, 3 aturan yang perlu Anda ketahui untuk membuat presentasi yang luar biasa.

Pertama, Mengatakan Yang Sebenarnya.

Kedua, Mengatakan Dengan Sebuah Cerita.

Ketiga, Mengatakan Cerita Dengan Gambar.

Di setiap presentasi, audiens kita menginvestasikan sebagian dari hidup mereka pada kita.

Mari kita beri mereka pertunjukan.

Pada akhirnya, presentasi adalah hal yang sederhana. Kita hanya mencoba memasukkan apa yang kita pikirkan ke dalam benak audiens kita secepat, sejelas, dan seyakin yang kita mampu.

Hadiah terbaik yang bisa kita berikan untuk diri kita sendiri adalah belajar bagaimana menunjukkan (show) dan menjelaskan (tell).

Hadiah terbaik yang bisa kita berikan pada audiens kita adalah presentasi yang luar biasa. Oleh karena itu, coba terapkan 3 aturan di atas untuk membuat presentasi yang luar biasa bagi audiens untuk presentasi Anda selanjutnya.