Bagaimana Cara Anda Membuat Pesan Yang Lebih Berkesan Untuk Audiens Anda Dalam Presentasi Online ?

Pandemi Virus Corona telah mendorong semua jenis organisasi untuk mengubah cara komunikasinya termasuk presentasi dari presentasi tatap muka menjadi presentasi online. Aplikasi konferensi video semakin populer dalam waktu belakangan ini dan permintaannya makin meningkat secara drastis.

Karena lingkungan presentasi online sangat berbeda dengan presentasi tatap muka, maka ada  ancaman ketidakterhubungan antara Anda sebagai presenter dengan audiens Anda.

Untuk mengatasi ancaman ini, Anda harus belajar bagaimana membuat presentasi yang berkesan (memorable).

Ada 3 cara yang dapat Anda gunakan untuk melakukan hal tersebut.

Mari kita bahas satu per satu.

Cara # 1 : Memenuhi Kebutuhan Audiens

Kebutuhan audiens merupakan faktor kunci yang perlu Anda pertimbangkan. Jika faktor ini terlewatkan, maka bisa-bisa tujuan presentasi Anda tidak tercapai.

Untuk mengetahui kebutuhan audiens, maka Anda perlu mengenali audiens Anda, sehingga Anda dapat menyesuaikan pesan presentasi yang perlu Anda sampaikan.

Anda perlu mengetahui apa yang mereka ingin dengarkan dari presentasi Anda. Cara yang paling tepat untuk mengetahui apa yang diinginkan atau dibutuhkan oleh audiens Anda adalah dengan bertanya langsung kepada mereka.

Sebagai contoh, jika Anda seorang manajer yang ingin menjelaskan perkembangan produk baru ke jajaran direksi, maka dengan bertanya kepada mereka bisa jadi ada beberapa informasi yang mereka ingin dengar seperti : mengapa produk baru tersebut layak untuk dijual ke pasar dan bagaimana cara menjualnya agar efektif dan efisien.

Sama halnya, jika Anda seorang mahasiswa yang ingin memberikan presentasi tentang tugas mata kuliah tentang rancangan sebuah mesin produksi, maka yang ingin didengar oleh dosen  Anda bisa jadi berupa informasi seperti : mengapa karya Anda layak untuk ditampilkan, apa kelebihannya dibandingkan dengan karya sejenis, dan bagaimana memproduksinya.

Anda perlu meluangkan waktu untuk mempelajari tentang siapa yang akan menjadi audiens Anda.

Ketahuilah latar belakang profesi, kisaran umur, keinginan dan harapan mereka. Dengan kata lain, kenalilah audiens Anda.

Dalam mengenali audiens Anda, maka ada dua hal yang perlu Anda lakukan.

Pertama, kenali profil demografi dan psikografis audiens Anda. Luangkanlah waktu Anda untuk mendapatkan informasi demografi mengenai audiens Anda seperti : jenis pekerjaan, rentang usia, background pendidikan, dan jenis kelamin. Dengan informasi tersebut, maka Anda akan bisa menyusun materi presentasi yang sesuai dengan kebutuhan mereka.

Selain informasi mengenai demografi, akan sangat membantu jika Anda bisa mendapatkan informasi psikografis dari audiens Anda seperti :

  • Apa masalah yang dihadapi oleh audiens Anda ?
  • Hal-hal apa saja yang selama ini menjadi kegelisahan dan kekawatiran mereka ?
  • Apa yang selama ini mereka inginkan ?

Jika Anda bisa merancang isi presentasi Anda sesuai dengan hal-hal di atas, maka tentunya Anda akan benar-benar bisa terhubung dengan audiens Anda. Mereka akan mengatakan bahwa Anda sebagai presenter benar-benar bisa mengerti apa yang menjadi kebutuhan dan keinginan mereka.

Kedua, ketahuilah tingkat pengetahuan audiens Anda pada topik yang Anda paparkan. Jangan sampai Anda memberikan presentasi tentang hal-hal yang audiens Anda sudah ketahui dengan jelas.

Anda dapat bertanya kepada klien atau panitia yang meminta Anda untuk memberikan presentasi mengenai materi-materi yang audiens Anda sudah pernah dapatkan.

Selain itu, Anda juga perlu menyesuaikan istilah-istilah yang Anda gunakan dalam presentasi Anda. Hindari istilah-istilah yang mereka tidak kenali. Gunakan bahasa-bahasa yang mereka mudah pahami.

Cara # 2 : Menyusun Pesan Yang Terstruktur

Banyak pesan presenter tidak memiliki struktur yang jelas dan konsisten. Tidak heran jika mereka tersesat dalam presentasinya, dan jika pembicara tidak dapat mengikuti presentasinya sendiri, maka bagaimana audiens dapat mengikuti jalannya presentasi pembicara tersebut ?

Membuat peta jalan (roadmap) dalam presentasi adalah hal terbaik yang dapat Anda lakukan untuk memastikan Anda dan audiens Anda dapat mengikuti presentasi Anda. Dengan menggunakan suatu struktur presentasi, maka Anda dapat lebih mudah mengingat di mana Anda berada dan ke mana Anda akan pergi. Faktanya, penelitian menunjukkan bahwa orang mengingat informasi terstruktur 40% lebih baik dari pada informasi tidak terstruktur.

Ada 4 komponen struktur presentasi yang dapat membuat audiens Anda memahami presentasi Anda.

Komponen pertama adalah pembukaan. Pembukaan presentasi menjadi sangat penting untuk mendapatkan perhatian dari audiens Anda sekaligus membuat Anda disukai oleh mereka sedari awal.

Bagian pembukaan ini terdiri dari tiga bagian. Bagian pertama adalah attention getter. Anda dapat menggunakan cerita, data atau fakta yang mengejutkan, analogi yang menohok, atau four statement.

Bagian kedua adalah manfaat (benefit). Pada bagian ini Anda menyampaikan apa yang akan audiens dapatkan dari presentasi Anda. Dalam menyampaikannya, pastikan bahwa Anda mengucapkan dari sudut pandang audiens.

Bagian ketiga adalah roadmap. Roadmap ini berfungsi sebagai peta bagi audiens untuk mengetahui isi presentasi Anda. Tujuannya supaya mereka akan lebih mudah mengingat dan mengikuti jalannya presentasi Anda.

Komponen kedua adalah isi. Bagian ini adalah bagian utama dari presentasi Anda. Pada bagian inilah Anda menyampaikan ide dan pesan utama kepada audiens. Isi dari suatu presentasi akan terdiri dari poin-poin beserta elaborasi atau penjelasannya.

Komponen keempat adalah penutupan. Penutupan ini sama pentingnya dengan pembukaan. Penutupan presentasi yang kuat akan membuat audiens Anda ingat pesan utama presentasi Anda dan tahu bagaimana harus bertindak setelah usai presentasi.

Ada tiga bagian penutupan presentasi.

Bagian pertama, memberikan ringkasan. Ini ditujukan agar audiens Anda ingat pesan yang telah Anda sampaikan dengan melakukan repetisi atau pengulangan. Anda sampaikan poin-poin dalam komponen kedua dari presentasi Anda, yaitu isi.

Bagian kedua, menyampaikan kembali manfaat. Pada bagian ini Anda menyampaikan kembali benefit yang audiens peroleh dari presentasi Anda. Ingatkan mereka mengapa mereka perlu mendengarkan presentasi Anda seperti yang disampaikan pada bagian kedua dari pembukaan presentasi Anda.

Bagian ketiga, menutup dengan call to action. Disini, Anda menyampaikan satu hal yang menjadi langkah berikutnya yang perlu dilakukan oleh audiens Anda dari presentasi Anda. Intinya, Anda mengajak audiens Anda entah itu untuk mengubah cara berpikir atau kepercayaan mereka, meminta mereka untuk mempertimbangkan sesuatu atau mengajak mereka untuk bertindak.

Komponen keempat adalah transisi. Transisi ini berupa kalimat yang Anda gunakan untuk berpindah dari satu bagian presentasi ke bagian yang lain. Bisa jadi peralihan dari pembukaan ke isi, dari satu poin dalam isi ke poin berikutnya atau dari isi ke penutupan.

Transisi diperlukan agar presentasi Anda memiliki satu kesatuan yang utuh dan alur yang mengalir. Sebuah transisi yang efektif akan mampu membangkitkan rasa penasaran dan hasrat ingin tahu audiens untuk mendengarkan bagian presentasi Anda berikutnya.

Cara # 3 : Membuat Slide Presentasi Yang Menarik

Garr Reynolds dalam bukunya yang berjudul Presentation Zen Design : Simple Design Principles and Techniques to Enhance Your Presentations mengatakan bahwa jika ide Anda penting dan berharga untuk disebarkan, maka desain dan presentasi menjadi hal yang sangat krusial untuk digunakan. Lebih banyak orang yang mengetahui ide Anda, lebih powerfull ide Anda tersebut jadinya. Presentasi oral yang diperkuat dengan desain slide presentasi yang menarik merupakan cara yang sangat penting untuk menyebarluaskan pesan Anda.

Anda mesti membuat slide yang indah.

Memunculkan slide yang indah adalah suatu hal yang sangat penting, karena hal yang indah dapat tertanam kuat di dalam hati audiens. Sehingga, audiens akan mudah menerima pesan atau gagasan Anda.

Raihlah sisi-sisi emosional audiens Anda dengan menampilkan slide presentasi yang indah.

Slide yang indah dapat menghadirkan kegembiraan yang mampu menggerakkan mereka untuk menerima pesan atau gagasan yang Anda sampaikan.

Menurut Wharton School of Business, perpaduan antara kekuatan verbal yang disertai dengan tampilan visual akan mampu memberikan pengaruh kepada 67 % audiens.

Pertanyaannya apa ciri-ciri slide yang menimbulkan keindahan yang pada akhirnya memunculkan ketertarikan dari audiens Anda ?

Ada 3 ciri slide yang menarik.

Pertama adalah sederhana. Slide yang sederhana berarti tidak penuh dengan bullet points. Menggunakan kalimat yang ringkas dan satu slide berisi satu pesan.

Ingat, slide dengan tampilan yang sederhana itu indah. Gunakan kata kunci dan bukan kalimat panjang yang sulit dibaca.

Kedua adalah visual. Slide yang menarik memiliki kesan visual yang kuat. Artinya, slide tersebut mampu menumbuhkan semangat, mengundang pertanyaan rasa ingin tahu dan menggugah emosi audiens.

Jika Anda menggunakan gambar, maka pilihlah gambar yang relevan sesuai dengan pesan yang Anda sampaikan.

Jika Anda menggunakan diagram, maka pastikan bahwa itu mudah dipahami.

Jika Anda menggunakan grafik, maka fokuskan pada bagian penting dari data yang Anda tampilkan.

Ketiga adalah kontras. Kontras berarti menciptakan perbedaan antar elemen dalam sebuah slide. Kontras memberikan penekanan, sehingga audiens memahami bagian mana yang menjadi fokus dan mana yang tidak. Dalam menciptakan kontras, Anda dapat menggunakan warna, font dan ukuran.

Intinya dalam membuat slide presentasi, Anda perlu menghilangkan virus-virus kejelakan pada slide.

Untuk itu, Anda dapat menggunakan white space.

White space dalam desain visual itu ibaratnya seperti oksigen, yaitu sesuatu yang membuat desain seakan memiliki cukup ruang untuk bernafas.

Ruangan dalam slide presentasi tidak boleh dihabiskan dan dipenuhi oleh berbagai macam elemen.

Berikan ruang di dalam slide sebagai tempat mengekspresikan kata kunci atau kalimat ringkas dan gambar/grafik untuk menampilkan pesan Anda.

Keberadaan white space menjadikan tampilan slide presentasi Anda lebih asyik untuk dinikmati, semakin terlihat elegan desainnya, dan semakin mudah dipahami pesan visualnya.

Demikianlah, 3 cara yang dapat Anda gunakan untuk membuat pesan yang lebih berkesan bagi audiens Anda dalam presentasi online.

Pertama, memenuhi kebutuhan audiens.

Kedua, menyusun pesan yang terstruktur.

Ketiga, membuat slide presentasi yang menarik.

Akankah presentasi online menjadi kebiasaan baru ? Presentasi bisnis dan profesional tidak akan sama lagi setelah pandemi virus corona ini. Satu hal yang jelas adalah presentasi online akan meningkat, dan kita semua perlu memahami dan menerapkan 3 cara di atas untuk membuat pesan yang lebih berkesan bagi audiens kita.

 

 

 

Bagaimana Cara Anda Mengetahui Kebutuhan dan Melibatkan Audiens Pada Presentasi Online ?

Saat ini, cara kita bekerja telah mengalami perubahan yang sangat signifikan. Awalnya, dalam melakukan aktivitas kita melakukannya secara tatap muka.

Sekarang ini, dengan pandemi korona yang masih berlangsung telah memaksa kita untuk melakukan pekerjaan termasuk presentasi dari tatap muka menjadi online.

Tentu saja, dalam melakukan presentasi online tersebut, kita perlu mengetahui apa yang dibutuhkan oleh audiens kita.

Selain itu, karena kita tidak dapat melihat audiens kita secara langsung dan mereka juga tidak dapat melihat kita secara langsung pula, maka dalam presentasi online kita menghadapi tantangan, yaitu bagaimana kita bisa melibatkan audiens dalam presentasi online kita ?

Berita baiknya, Anda dapat menggunakan 2 cara untuk mengetahui kebutuhan dan melibatkan audiens pada presentasi online Anda.

Mari kita bahas satu per satu kedua cara tersebut.

Cara # 1 : Mulailah Dengan Why Untuk Mengetahui Kebutuhan Audiens Anda

Kebutuhan audiens merupakan faktor kunci yang perlu Anda pertimbangkan. Jika faktor ini terlewatkan, maka bisa-bisa tujuan Anda berpresentasi tidak tercapai.

Sebagai contoh, Anda hendak melakukan presentasi untuk mendapatkan pendanaan dari seorang investor. Jika dalam presentasi, Anda menghabiskan seluruh waktu presentasi hanya untuk bercerita tentang berdirinya perusahaan dan struktur organisasi perusahaan Anda, maka apakah investor akan mau berinvestasi ?

Yakin, investor tersebut tidak mau berinvestasi.

Kenapa ?

Karena apa yang Anda sampaikan tidak cukup bagi investor untuk membuat keputusan. Oleh karena itu, Anda mesti tahu apa yang diperlukan oleh investor untuk membuat keputusan. Misalnya, berapa penjualan ke depan, berapa biaya yang diperlukan, dan margin keuntungan yang akan diperoleh.

Cara yang paling tepat untuk mengetahui apa yang audiens butuhkan adalah dengan bertanya mengapa mereka mesti memberikan perhatian pada presentasi Anda—Why should your audience care about your presentation ?

Luangkanlah waktu untuk mempelajari tentang siapa yang akan menjadi audiens Anda.

Ketahui latar belakang profesi, kisaran umur, keinginan dan harapan mereka. Dengan kata lain, kenalilah audiens Anda.

David Pranata dalam bukunya Speak With Power menyebutkan bahwa ada beberapa hal yang perlu Anda ketahui untuk mengenal audiens Anda.

Pertama, kenali profil demografi dan psikografis audiens Anda. Coba Anda luangkan waktu untuk mendapatkan informasi demografi mengenai audiens Anda seperti : jenis pekerjaan, rentang usia, background pendidikan, dan jenis kelamin. Dengan pengetahuan tersebut di tangan Anda, maka Anda akan bisa menyusun materi presentasi yang sesuai dengan kebutuhan mereka.

Selain informasi mengenai demografi, akan sangat membantu jika Anda bisa mendapatkan informasi psikografis dari audiens Anda seperti :

  • Apa masalah yang dihadapi oleh audiens Anda ?
  • Hal-hal apa saja yang selama ini menjadi kegelisahan dan kekawatiran mereka ?
  • Apa yang selama ini mereka inginkan ?

Jika Anda bisa merancang isi presentasi Anda sesuai dengan hal-hal di atas, maka tentunya Anda akan benar-benar bisa terhubung dengan audiens Anda. Mereka akan mengatakan bahwa Anda sebagai presenter benar-benar bisa mengerti apa yang menjadi kebutuhan dan keinginan mereka.

Kedua, ketahuilah tingkat pengetahuan audiens Anda pada topik yang Anda paparkan. Jangan sampai Anda memberikan presentasi tentang hal-hal yang audiens Anda sudah ketahui dengan jelas.

Anda dapat bertanya kepada klien atau panitia yang meminta Anda untuk memberikan presentasi mengenai materi-materi yang audiens Anda sudah pernah dapatkan.

Selain itu, juga Anda perlu menyesuaikan istilah-istilah yang Anda gunakan dalam presentasi Anda. Hindari istilah-istilah yang mereka tidak kenali. Gunakan bahasa-bahasa yang mereka mudah pahami.

Cara # 2 : Gunakanlah Engagement Techniques Untuk Melibatkan Audiens Anda

Satu hal yang mungkin dapat Anda rasakan dalam melakukan presentasi online adalah audiens Anda dapat dengan mudah tidak terlibat dengan presentasi Anda, karena adanya berbagai gangguan. Mereka bisa mengirim email, memeriksa media sosial, mengirim sms, dan lain sebagainya.

Hal tersebut bukan berita baru bagi siapa pun, karena saat ini kita hidup dalam dunia yang mudah beralih perhatian.

Nick Morgan dalam Forbes (2012) menyebutkan bahwa orang memiliki rentang perhatian yang jauh lebih pendek dalam pertemuan virtual. Sebagian besar rapat berlangsung selama satu jam. Setelah sekitar 5-10 menit dalam lingkungan virtual, maka orang cenderung mudah untuk kehilangan minat pada pertemuan virtual tersebut.

Solusinya adalah membuat audiens terlibat dengan presentasi Anda.

Jika Anda benar-benar ingin konten presentasi Anda menggerakkan audiens dan menghindari ketidakterhubungan dengan audiens Anda, maka Anda dapat menggunakan apa yang disebut dengan Audience-Connecting Techniques (ACTs).

ACT membawa audiens Anda ke dalam presentasi Anda. ACT mengundang partisipasi mereka dan memberikan pemberitahuan bahwa Anda mengharapkan keterlibatan mereka.

ACT diperkenalkan oleh Matt Abrahams yang merupakan seorang Professor yang mengajar di Sekolah Pascasarjana Bisnis, Universitas Stanford dimana dia mengajar dua kelas yang sangat populer yang berhubungan dengan Komunikasi Strategis dan Presentasi Virtual yang Efektif.

Selain itu, Anda juga dapat menggunakan engagement techniques yang diperkenalkan oleh Diane Windingland dari Virtual Speech Coach.

Ada dua kelompok engagement techniques yang dapat Anda gunakan untuk melibatkan audiens dalam presentasi online Anda.

Pertama, engagement technique yang mudah. Teknik ini terdiri : dari menanyakan pertanyaan, menyampaikan cerita yang relevan, men-share screen, men-share video, men-share sebuah file atau link pada fitur chat, dan meminta audiens untuk menulis sesuatu pada kertas.

Kedua, engagement technique yang menantang. Teknik ini terdiri dari : memanfaatkan chat box untuk menyampaikan sesuatu kepada audiens, melakukan polling, menggunakan white board, dan menggunakan breakout room. Teknik tersebut dapat Anda gunakan ketika Anda menggunakan aplikasi Zoom pada saat Anda melakukan presentasi online.

Demikianlah, 2 cara mengetahui kebutuhan dan melibatkan audiens yang dapat Anda gunakan pada presentasi online Anda.

Pertama, mulailah dengan why untuk mengetahui kebutuhan audiens Anda.

Kedua, gunakanlah engagement techniques untuk melibatkan audiens Anda.

Gunakanlah 2 cara di atas ketika Anda melakukan presentasi online agar kebutuhan audiens Anda dapat terpenuhi dan audiens Anda dapat terlibat.

Selain itu, ketika Anda saat ini menghadapi perubahan dalam cara Anda berkomunikasi, maka prinsip yang perlu Anda pegang adalah terus berupaya untuk selalu ingin tahu bagaimana Anda selalu dapat menjadi semakin baik dalam memberikan presentasi online.

Galilah pengetahuan dan ketrampilan baru dalam melakukan presentasi online, sehingga kemampuan Anda melakukan presentasi online meningkatkan dari waktu ke waktu.

 

 

 

9 Rahasia Aturan Presentasi Yang Efektif

Apakah Anda mengalami kesulitan dalam memberikan presentasi ?

Ketika Anda presentasi dan Anda memandang audiens Anda, mereka kelihatan acuh tak acuh terhadap apa yang Anda sampaikan.

Anda juga melihat audiens Anda tidak paham atas apa yang Anda katakan.

Dengan kondisi seperti itu, dapat dikatakan presentasi yang Anda lakukan tidak efektif. Presentasi dapat dikatakan efektif ketika presentasi itu mencapai tujuannya, yaitu audiens memahami apa yang Anda sampaikan dan melakukan apa yang diharapkan oleh Anda sebagai presenter setelah presentasi disampaikan.

Bagaimana audiens memahami apa yang Anda utarakan dan melakukan apa yang Anda harapkan ketika mereka tidak mengerti pesan presentasi Anda dan juga acuh tak acuh terhadap apa yang Anda katakan.

Berita baiknya, ada 9 rahasia aturan yang dapat Anda terapkan untuk melakukan presentasi yang efektif.

Mari kita bahas satu per satu.

Rahasia Aturan # 1 : Antusiaslah Terhadap Topik Presentasi

Miliki antusias terhadap topik presentasi yang Anda bawakan. Ingat, antusias atau semangat itu menular. Jika Anda antusias terhadap topik presentasi yang Anda bawakan, maka Anda akan menyampaikan presentasi Anda dengan semangat dan itu akan membuat audiens Anda juga akan semangat mendengarkan presentasi Anda.

Cara agar Anda antusias terhadap topik presentasi yang Anda bawakan adalah yakini bahwa topik yang Anda sampaikan itu bermanfaat bagi audiens Anda. Anda dapat melakukan visualisasi kemanfaatan topik yang hendak Anda bawakan bagi audiens Anda. Dengan melakukan hal tersebut, maka rasa antusias Anda terhadap topik presentasi yang akan Anda bawakan akan muncul.

Selain itu, sukailah dan pedulilah terhadap topik yang Anda bawakan. Ketika Anda berbicara mengenai topik yang Anda sukai dan peduli, maka akan timbul rasa antusias dari dalam diri Anda. Dan, ketika Anda berbicara tentang topik yang Anda sukai dan peduli, maka Anda seperti memiliki energi ekstra untuk berbicara. Dengan antusias yang Anda perlihatkan, maka audiens Anda juga akan tertarik dengan apa yang Anda sampaikan.

Rahasia Aturan # 2 : Fokuslah Pada Kebutuhan Audiens

Inti Anda melakukan presentasi adalah untuk memenuhi kebutuhan audiens.

Kebutuhan audiens merupakan faktor kunci yang harus Anda penuhi. Jika faktor ini terlewatkan, maka bisa-bisa tujuan Anda berpresentasi tidak tercapai.

Sebagai contoh, Anda hendak melakukan presentasi untuk mendapatkan pendanaan dari seorang investor. Jika dalam presentasi, Anda menghabiskan seluruh waktu presentasi hanya untuk bercerita tentang berdirinya perusahaan dan struktur organisasi, maka apakah investor akan mau berinvestasi ?

Yakin, investor tersebut tidak mau berinvestasi.

Untuk mengetahui kebutuhan audiens Anda, kenalilah profil demografi dan psikografis mereka. Coba Anda luangkan waktu untuk mendapatkan informasi demografi mengenai audiens Anda seperti : jenis pekerjaan, rentang usia, background pendidikan, jenis kelamin. Dengan pengetahuan tersebut di tangan Anda, maka Anda akan bisa menyusun materi presentasi yang sesuai dengan kebutuhan mereka.

Selain informasi mengenai demografi, akan sangat membantu jika Anda bisa mendapatkan informasi psikografis dari audiens Anda seperti :

  • Apa masalah yang sering dihadapi oleh audiens Anda ?
  • Apa yang selama ini mereka inginkan ?

Jika Anda bisa merancang isi presentasi Anda sesuai dengan hal-hal di atas, maka tentunya Anda akan benar-benar bisa terhubung dengan audiens Anda. Mereka akan mengatakan bahwa Anda sebagai presenter benar-benar bisa mengerti apa yang menjadi kebutuhan mereka.

Rahasia Aturan # 3 : Susunlah Pesan Presentasi Terlebih Dahulu Ketimbang Slide Presentasi

Pesan presentasi adalah hal yang harus Anda buat terlebih dahulu sebelum Anda membuat slide presentasi. Tanpa adanya pesan presentasi, maka tak akan ada informasi yang dapat disampaikan kepada audiens Anda.

Apa yang ingin Anda teruskan untuk diketahui oleh audiens Anda berdasarkan pada pesannya. Berhasil atau tidaknya penyampaian pesan kepada audiens Anda bergantung pada pesan itu sendiri. Oleh karena itu, pesan presentasi perlu Anda buat terlebih dahulu.

Setelah pesan presentasi dibuat, barulah Anda dapat memilih untuk membuat slide atau tidak. Terkadang, jika Anda fokus pada pesan presentasi, maka Anda akan menyadari bahwa Anda tidak memerlukan banyak slide. Bahkan jika Anda membutuhkan slide dan harus menggali slide presentasi lama untuk mendapatkannya, maka pekerjaan Anda sekarang menjadi lebih mudah karena Anda tahu persis apa yang mesti Anda sampaikan.

Rahasia Aturan # 4 : Buatlah Slide Presentasi Yang Simple, Visual dan Kontras Dengan Menghadirkan White Space

Intinya dalam membuat slide presentasi, Anda perlu menghilangkan virus-virus kejelakan pada slide. Untuk itu, Anda dapat menggunakan white space.

White space dalam desain visual itu ibaratnya seperti oksigen, yaitu sesuatu yang membuat desain seakan memiliki cukup ruang untuk bernafas. Ruangan dalam slide presentasi tidak boleh dihabiskan dan dipenuhi oleh berbagai macam elemen. Berikan ruang di dalam slide sebagai tempat mengekspresikan kata kunci/kalimat ringkas untuk menampilkan pesan Anda dan gambar atau obyek lainnya.

Dalam membuat slide tersebut, Anda perlu merancang slide yang sederhana. Slide yang sederhana berarti tidak penuh dengan bullet points. Menggunakan kata kunci/kalimat yang ringkas dan satu slide berisi satu pesan.

Selain itu, buatlah slide Anda yang tampil secara visual. Slide yang menarik adalah slide yang memiliki kesan visual yang kuat. Artinya, slide tersebut mampu menumbuhkan semangat, mengundang pertanyaan rasa ingin tahu dan menggugah emosi audiens.

Tambahan pula, buatlah slide yang menampilkan kontras. Kontras berarti menciptakan perbedaan antar elemen dalam sebuah slide. Kontras memberikan penekanan, sehingga audiens memahami bagian mana yang menjadi fokus dan mana yang tidak.

Rahasia Aturan # 5 : Ingatlah Struktur Presentasi, Bukan Menghafal Pesan Presentasi

Menghafal presentasi adalah cara yang paling sulit untuk melakukan presentasi. Butuh energi dan waktu untuk mempelajari keseluruhan presentasi.

Apa yang terjadi jika Anda lupa satu kata? Pendekatan ini biasanya tidak berakhir dengan baik. Dan ini menciptakan kecemasan yang tidak perlu.

Alih-alih menghafal presentasi kata demi kata, belajarlah untuk mengingat struktur presentasi Anda.

Memiliki struktur presentasi membantu Anda mengingat apa yang ingin Anda katakan.  Meskipun Anda lupa secara spesifik, namun Anda dapat menggunakan kerangka umum untuk tetap pada jalurnya.

Misalnya, saat menggunakan struktur Masalah-Solusi-Manfaat. Pertama-tama, Anda menjabarkan masalah tertentu, kemudian Anda merinci solusi untuk mengatasi masalah, dan akhirnya Anda menentukan manfaat solusi Anda. Jika Anda berada di tengah-tengah bagian Solusi dari presentasi Anda dan Anda lupa, maka dengan hanya memikirkan kembali struktur Anda, Anda tahu bahwa bagian Manfaat datang berikutnya.

Rahasia Aturan # 6 : Jadilah Diri Sendiri, Bukan Meniru Gaya Presentasi Orang Lain

Anda punya idola seorang pembicara publik atau orator ? Tidak masalah jika Anda mempelajari teknik presentasi dari mereka, tetapi jangan menirunya. Ketika presentasi, buat audiens terpukau dengan cara Anda sendiri.

Anda tidak harus menjadi orang lain pada saat melakukan presentasi. Yang harus Anda lakukan adalah menjadi diri sendiri. Berlatihlah menjadi diri sendiri pada saat menyampaikan presentasi Anda. Lakukan improvisasi pada saat presentasi agar tidak terkesan kaku dan jadilah diri Anda sendiri pada saat menyampaikannya.

Kalau tidak pandai melucu, sebaiknya gunakan cara lain untuk mencairkan suasana. Begitu pula, Anda yang terlahir dengan suara lembut, jangan paksakan diri presentasi menggunakan suara yang lantang. Cukup upayakan audiens bisa mendengar Anda bicara dengan artikulasi dan intonasi yang jelas.

Rahasia Aturan # 7 : Interaksilah Dengan Audiens Anda

Dalam melakukan presentasi, Anda perlu memenangkan hati audiens. Caranya Anda dapat melakukan interaksi dengan mereka.

Interaksi dengan audiens ketika presentasi adalah karakteristik utama yang membedakan antara presenter yang berkesan dengan presenter biasa.

Jika Anda benar-benar ingin materi presentasi Anda menggerakkan audiens dan menghindari ketidakterhubungan dengan audiens Anda, maka Anda dapat menggunakan apa yang disebut dengan Audience-Connecting Techniques (ACTs).

ACT membawa audiens Anda ke dalam presentasi Anda. ACT mengundang partisipasi mereka dan memberikan pemberitahuan bahwa Anda mengharapkan keterlibatan mereka.

ACT diperkenalkan oleh Matt Abrahams yang merupakan seorang Professor yang mengajar di Sekolah Pascasarjana Bisnis Universitas Stanford dimana dia mengajar dua kelas yang sangat populer yang berhubungan dengan Komunikasi Strategis dan Presentasi Virtual yang Efektif.

Dengan cara itu, maka audiens akan merasa lebih diperhatikan. Jadikanlah audiens Anda adalah teman Anda. Pedulilah kepada mereka. Niscaya mereka akan menyukai Anda dan mendengarkan presentasi Anda.

Rahasia Aturan # 8 : Latihlah Membawakan Presentasi

Latihan merupakan hal yang jelas sangat penting untuk menyampaikan presentasi yang efektif. Namun, banyak presenter tidak berlatih dengan benar. Mereka hanya berlatih secara mental atau membalik-balik slide yang ada. Pendekatan pasif yang tidak benar-benar mensimulasikan kondisi presentasi.

Untuk berlatih secara efektif, Anda juga perlu berdiri dan menyampaikan presentasi. Bahkan jika Anda melakukan presentasi secara virtual, maka Anda perlu secara fisik berdiri untuk menyampaikan presentasi. Dari pada hanya memikirkan presentasi, berdiri dan mempraktikkan presentasi akan membantu Anda mengingatnya.

Secara khusus, mendengar suara Anda sendiri dan menggunakan gerakan yang relevan dan sesuai dapat meningkatkan daya ingat Anda. Anda dapat mengingat lebih banyak, karena citra mental dan latihan fisik Anda menggunakan jaringan saraf yang tumpang tindih di otak Anda yang akan meningkatkan apa yang dikenal sebagai konsolidasi memori atau proses dimana sebuah pikiran disatukan ke dalam memori jangka panjang Anda.

Salah satu teknik yang sangat berguna yang disebut latihan yang terfokus yang melibatkan pengambilan satu aspek dari presentasi Anda. Misalnya, bagian pendahuluan. Anda perlu berlatih berulang kali hingga Anda menjadi sangat terbiasa dan nyaman dengannya. Anda tidak boleh menghafal presentasi Anda, karena menghafal mengundang blank dalam pikiran Anda. Anda bisa lupa apa yang akan Anda katakan.

Selanjutnya, Anda beralih ke aspek lain dari presentasi Anda seperti bagian isi dan penutupan. Latihan terfokus memungkinkan Anda untuk merasa tidak terlalu cemas, karena Anda tidak harus mengeluarkan upaya mental yang besar untuk memikirkan semua aspek tertentu dari presentasi Anda sekaligus.

Lokasi tempat Anda berlatih presentasi upayakan di tempat Anda akan melakukan presentasi, atau setidaknya di tempat yang serupa. Misalnya, jika Anda akan memberikan presentasi di ruangan yang besar dengan jendela besar dimana orang-orang diam dan penuh perhatian, maka Anda perlu berlatih memberikan presentasi di ruangan yang besar dengan jendela yang besar pula.

Konteks dimana Anda berlatih akan membantu Anda mengingat dan akan meningkatkan kepercayaan diri Anda. Saran ini juga dapat digunakan untuk presentasi melalui Web atau telekonferensi. Berlatihlah di dalam ruangan dengan teknologi yang akan Anda gunakan. Faktanya, berlatih dengan teknologi terlebih dahulu selalu merupakan ide yang bagus.

Rahasia Aturan # 9 : Persiapkanlah Hal Teknis Untuk Hari H

Selain mempersiapkan diri anda dengan berlatih, Anda juga perlu mempersiapkan hal-hal teknis untuk hari-H presentasi anda.

Tahapan persiapan menjadi lebih krusial terutama jika Anda berpresentasi menggunakan power point dan multimedia.

Persiapan yang perlu Anda lakukan terkait dengan persiapan kelengkapan materi presentasi Anda. Kelengkapan presentasi meliputi slide presentasi Anda atau notes yang Anda bagikan kepada audiens Anda jika ada.

Persiapan lainnya terkait dengan ruangan presentasi baik Anda melakukan presentasi luring maupun daring. Jika Anda melakukan presentasi luring, Anda tidak bisa begitu saja memasrahkan tata ruangan kepada pihak penyelanggara, karena bagaimanapun hal ini sangat menentukan kesuksesan presentasi Anda.

Tambahan pula, persiapan terkait peralatan yang Anda gunakan juga perlu dilakukan. Jangan sampai slide presentasi Anda tidak dapat digunakan. Video macet atau sound systems tidak berfungsi.

Tips yang paling ampuh untuk hal ini adalah datanglah lebih awal dan cek segala sesuatunya. Apakah semua perlengkapan sudah tersedia ? Apakah file power point Anda bisa dijalankan dengan sempurna ? Apakah video dan sound systems bekerja dengan baik ? Ketika ada permasalahan atau ketidaksesuaianpun, maka Anda masih mempunyai waktu untuk mengatasinya.

Demikianlah, 9 rahasia aturan presentasi yang efektif.

Rahasia Aturan # 1 : Antusiaslah Terhadap Topik Presentasi

Rahasia Aturan # 2 : Fokuslah Pada Kebutuhan Audiens

Rahasia Aturan # 3 : Susunlah Pesan Presentasi Terlebih Dahulu Ketimbang Slide Presentasi

Rahasia Aturan # 4 : Buatlah Slide Presentasi Yang Simple, Visual dan Kontras Dengan Menghadirkan White Space

Rahasia Aturan # 5 : Ingatlah Struktur Presentasi, Bukan Menghafal Pesan Presentasi

Rahasia Aturan # 6 : Jadilah Diri Sendiri, Bukan Meniru Gaya Presentasi Orang Lain

Rahasia Aturan # 7 : Interaksilah Dengan Audiens Anda

Rahasia Aturan # 8 : Latihlah Membawakan Presentasi

Rahasia Aturan # 9 : Persiapkanlah Hal Teknis Untuk Hari H

Jadi, apakah Anda sudah siap presentasi hari ini ? Tak perlu memikirkan hal-hal buruk, seperti ditertawakan audiens atau ada materi yang terlewat. Fokus saja pada 9 rahasia aturan presentasi yang efektif. Selamat mencoba.

 

4 Jenis Komunikasi Beracun Yang Perlu Anda Hindari dan Penangkalnya Untuk Membangun Komunikasi Yang Produktif

Anda tahu bahwa kata-kata yang Anda ucapkan dapat berdampak pada audiens atau partner bicara Anda.

Misalnya, Anda mengatakan kepada rekan kerja Anda, “Kamu selalu terlambat untuk menyampaikan laporan yang telah kita sepakati. Kamu tidak dapat diandalkan”.

Contoh komunikasi yang Anda lakukan itu disebut sebagai komunikasi beracun.

Kenapa disebut sebagai komunikasi beracun ?

Karena apa yang Anda sampaikan itu dapat menimbulkan konflik dalam hubungan Anda sebagai hubungan antar manusia. Kata-kata yang Anda sampaikan dapat menimbulkan sakit hati pada partner bicara Anda dan keretakan hubungan antara Anda dengan dia.

Semua hubungan, bahkan yang paling sukses sekalipun, memiliki konflik. Itu tidak bisa dihindari. Yang penting adalah bagaimana Anda dapat mengelola konflik yang dapat memprediksi keberhasilan atau kegagalan suatu hubungan.

Hal yang sangat penting dalam mengelola konflik secara efektif adalah mengidentifikasi komunikasi beracun dan menemukan penangkalnya.

Untungnya, Dr. John Gottman, Professor Psikologi dari University of Washington telah melakukan penelitian selama lebih dari 40 tahun dan mewancarai lebih dari 3000 pasangan yang menemukan indikator yang menyebabkan kerusakan dari suatu hubungan.

Sekalipun penelitian dari Dr John Gottman dilakukan pada pasangan suami istri, tetapi hasil penelitiannya dapat Anda terapkan ketika Anda melakukan komunikasi dengan partner bicara Anda.

Ada empat hal yang dapat merusak suatu hubungan yang masuk dalam kategori komunikasi beracun dan cara menangkalnya.

Mari kita bahas satu per satu sambil menikmati secangkir kopi yang hangat.

Jenis Komunikasi Beracun dan Penangkal # 1 : Kritikan dan Gunakan Permulaan Yang Lembut

Keluhan berfokus pada perilaku tertentu, tetapi kritikan menyerang karakter seseorang. Kritikan dicirikan dengan penggunaan pernyataan “Kamu”.

Pernyataan ‘Kamu’ seringkali terdengar kasar. Sering kali terdengar seperti “Kamu selalu ….” atau “Kamu tidak pernah ….” atau “Kamu tidak …”

Ketika pernyataan “Kamu” digunakan, sering kali pernyataan tersebut terasa seperti serangan terhadap kepribadian Anda. Misalnya, “Kamu sangat malas!” “Kamu bukan orang yang baik!” “Kamu tidak pernah memikirkan siapa pun kecuali dirimu sendiri. Kamu egois.” “Kamu selalu terlambat. Kamu sangat tidak pengertian.”

Penangkal kritikan adalah mengeluh tanpa menyalahkan dengan menggunakan permulaan yang lembut. Hindari mengatakan “Anda” yang dapat menunjukkan kesalahan. Sebaliknya, bicarakan perasaan Anda menggunakan pernyataan “Saya” dan ungkapkan apa yang Anda butuhkan dengan cara yang positif.

Sederhananya, pikirkan dua hal berikut untuk merumuskan permulaan yang lembut, yaitu Apa yang saya rasakan ? dan Apa yang saya butuhkan ?

Dr. John Gottman menyarankan format “Saya merasa (menyisipkan kata emosi) tentang (masukkan deskripsi situasi – bukan deskripsi partner bicara Anda), dan yang saya butuhkan adalah (masukkan permintaan tindakan).”

Contoh kritikan dan penangkalnya :

Kritikan : “Kamu malas menyelesaikan laporan penjualan ini”

Penangkal : “Saya merasa bahwa laporan penjualan ini tidak diselesaikan dengan tepat waktu. Yang saya butuhkan adalah agar kita berbicara tentang bagaimana dapat menyelesaikan laporan penjualan ini dengan lebih cepat”.

Perhatikan bahwa penawarnya dimulai dengan “Saya merasa,” mengarah kepada “Saya membutuhkan”, dan kemudian dengan hormat meminta untuk memenuhi kebutuhan itu. Tidak ada kesalahan atau kritikan yang mencegah diskusi meningkat menjadi argumen.

Jenis Komunikasi Beracun dan Penangkal # 2 : Pembelaan Diri dan Ambil Tanggung Jawab

Pembelaan diri (defensive) didefinisikan sebagai perlindungan diri dalam upaya menangkal serangan yang dirasakan. Banyak orang menjadi defensive ketika dikritik. Tetapi, masalahnya adalah bersikap defensive tidak pernah membantu menyelesaikan masalah yang dihadapi.

Pembelaan diri dapat dilakukan dalam dua cara.

Pertama, serangan balik. Menghadapi kritikan dengan kritikan balasan. Misalnya, partner bicara Anda berkata, “Analisis penjualan kamu banyak yang tidak benar”. Anda melakukan serangan balik dengan mengatakan, “Anda seharusnya dapat memberikan data yang benar”.

Kedua, mengambil sikap korban dengan nada cengeng. Misalnya, rekan Anda berkata, “Analisis penjualan kamu banyak yang tidak benar”. Anda meresponsnya dengan berkata dengan nada cengeng, “Itu tidak adil. Saya dapat data dari Anda baru kemarin sore. Padahal, untuk mendapat analisis yang benar, saya butuh 2 hari untuk mengerjakannya”

Sikap defensive adalah cara menyalahkan partner bicara Anda. Anda mengatakan bahwa masalahnya bukan aku, tetapi masalahnya adalah kamu. Akibatnya, masalah tidak terselesaikan dan konflik semakin meningkat. Penawarnya adalah menerima tanggung jawab, meskipun hanya untuk sebagian konflik.

Contoh pembelaan diri dan penangkalnya :

Pembelaan diri (defensive) : “Bukan salahku kalau analisis penjualan yang saya hasilkan tidak benar. Itu salahmu, karena kamu memberikan memberikan data yang tidak valid”.

Penangkal : “Saya tidak suka menghasilkan analisis penjualan yang tidak benar. Saya akan berupaya untuk memeriksa apakah data yang digunakan valid atau tidak”.

Dengan mengambil tanggung jawab atas sebagian konflik, yaitu memeriksa validitas data, maka komunikasi yang akan mencegah konflik dapat dihindari dengan mengakui peran masing-masing dalam konflik tersebut. Dari sini, Anda dan partner bicara Anda dapat bekerja menuju suatu kompromi.

Jenis Komunikasi Beracun dan Penangkal # 3 : Penghinaan dan Bangun Budaya Penghargaan dan Respek

Penghinaan muncul dalam pernyataan yang berasal dari posisi superioritas dari partner bicara. Beberapa contoh penghinaan termasuk sarkasme, sinisme, menyebut nama, memutar mata, mencibir, ejekan, dan humor yang tidak menyenangkan. Penghinaan itu merusak hubungan. Karena itu, penghinaan harus dihindari dengan segala cara.

Penangkal penghinaan adalah dengan membangun budaya penghargaan dan rasa hormat dalam hubungan Anda.

Ada beberapa cara untuk melakukannya. Salah satunya adalah melakukan hal-hal kecil dengan sering. Jika Anda secara teratur mengungkapkan penghargaan, dan rasa hormat untuk partner bicara, maka Anda akan menciptakan perspektif positif dalam hubungan Anda yang bertindak sebagai penyangga perasaan negatif. Semakin positif perasaan Anda, semakin kecil kemungkinan Anda akan merasa atau mengungkapkan penghinaan.

Cara lainnya adalah tentang “rasio ajaib 5:1” dari interaksi positif ke negatif yang harus dimiliki dalam sebuah hubungan agar berhasil. Jika Anda memiliki lima interaksi positif untuk setiap satu interaksi negatif, maka Anda melakukan setoran rutin ke rekening bank emosional partner bicara Anda yang dapat menjaga hubungan Anda tetap baik dengannya.

Contoh penghinaan dan penangkalnya :

Penghinaan: “Anda lupa lagi untuk menyerahkan laporan dengan tepat waktu ? Ugh. Kamu sangat malas” (Memutar mata).

Penangkal: “Saya mengerti bahwa Anda sibuk akhir-akhir ini, tetapi bisakah Anda ingat untuk menyampaikan laporan dengan tepat waktu. Saya sangat menghargainya ketika Anda melakukan hal itu”.

Penangkal disini bekerja dengan sangat baik, karena mengungkapkan pemahaman langsung.  Anda menunjukkan bagaimana partner bicara Anda terlambat menyerahkan laporan, bukan karena kemalasannya, tetapi karena kesibukannya. Anda tidak membuat pernyataan menghina tentang partner bicara Anda atau mengambil posisi superior terhadap partner bicara Anda.

Sebaliknya, penawar ini adalah permintaan dengan hormat dan diakhiri dengan pernyataan penghargaan.

Jenis Komunikasi Beracun dan Penangkal # 4 : Penutupan Diri dan Lakukan Penenangan Diri

Menutup diri (stonewalling) adalah ketika seseorang menarik diri sepenuhnya dari pembicaraan dan tidak lagi menanggapi partner bicaranya. Ini biasanya terjadi ketika Anda merasa kewalahan secara emosional, sehingga reaksi Anda adalah menutup diri, berhenti berbicara, dan melepaskan diri.

Pada titik ini, Anda tidak dapat berpikir secara rasional atau logis. Apapun yang dikatakan pada saat ini hanya akan merusak percakapan dan hubungan Anda.

Penangkal dari menutup diri (stonewalling) adalah menenangkan diri secara fisiologis. Ini adalah upaya untuk menenangkan diri sendiri dan mungkin memperlambat percakapan saat Anda melakukan pernafasan yang dalam. Anda dapat melakukan istirahat selama 20 hingga 40 menit dimana Anda dapat berjalan-jalan, mendengarkan musik, membaca, berolahraga, bermeditasi atau meluangkan waktu untuk berpikir tentang apa yang sebenarnya ingin Anda ungkapkan.

Setelah Anda tenang adalah sangat penting untuk terhubung kembali dengan partner bicara Anda. Anda tidak harus melanjutkan percakapan Anda. Anda hanya perlu terhubung kembali.

Anda bisa mengatakan sesuatu seperti, “Maaf saya perlu istirahat dulu. Bisakah kita melakukan percakapan itu lagi setelah kita selesai makan siang ?”.

Kuncinya adalah terhubung kembali, bukan menghindari percakapan. Terhubung kembali menunjukkan kesediaan Anda untuk terus mengupayakan perbaikan komunikasi dan hubungan.

Demikianlah, 4 jenis komunikasi beracun yang perlu Anda hindari dan penawarnya untuk membangun komunikasi yang produktif.

Pertama, Kritikan dan Gunakan Permulaan Yang Lembut.

Kedua, Pembelaan Diri dan Ambil Tanggung Jawab.

Ketiga, Penghinaan dan Bangun Budaya Penghargaan dan Respek.

Keempat, Penutupan Diri dan Lakukan Penenangan Diri.

Keempat komunikasi beracun itu merupakan vicious cycle alias siklus yang berkelanjutan. Kritikan Anda menimbulkan sikap defensif dari partner bicara Anda. Sikap defensif dia membuat dia memandang rendah Anda yang kemudian berlanjut pada silent treatment alias partner bicara Anda tidak bicara dengan Anda. 

Ketika Anda dan partner bicara Anda menggunakan 4 komunikasi beracun tersebut selama percakapan, maka konflik menjadi lebih memanas dan menyakitkan.

Sebaliknya, ketika Anda dan partner bicara Anda menggunakan penangkal sebagai gantinya, maka pembicaraan Anda menjadi lebih tenang dan partner bicara Anda merasa lebih terhubung di akhir pembicaraan. Oleh karena itu, gunakanlah penangkal tersebut dalam komunikasi agar Anda dapat mengelola konflik dalam komunikasi dengan partner bicara Anda.

Misalnya, segera setelah Anda mendapat kritikan atau penghinaan, maka ingatlah penawarnya. Waspadalah. Semakin Anda bisa menahan diri untuk melakukan 4 komunikasi beracun dan menggunakan penangkalnya sebagai gantinya, maka semakin besar kemungkinan Anda memiliki hubungan yang sehat dan bahagia dengan partner bicara Anda.

 

1 Struktur Komunikasi Jitu Yang Dapat Anda Gunakan Untuk 4 Situasi Komunikasi Yang Berbeda

Pernahkah Anda memperhatikan seseorang melakukan komunikasi dalam suatu situasi tertentu, misalnya memperkenalkan seseorang/sesuatu atau menjawab pertanyaan ?

Dalam aktivitas sehari-hari, tentu saja Anda tidak terlepas dari yang namanya komunikasi, namun seringkali tidak mudah untuk menyampaikan pesan Anda dengan jelas dalam situasi komunikasi tertentu. Apakah itu komunikasi untuk memperkenalkan seseorang/sesuatu sampai kepada menjawab pertanyaan.

Karena kesulitan tersebut, Anda tidak dapat menyampaikan pesan komunikasi Anda dengan mudah dimengerti. Akibatnya, audiens Anda tidak dapat menangkap maksud pembicaraan Anda dengan baik. Sehingga, tujuan Anda melakukan komunikasi tidak tercapai, karena sesungguhnya tujuan Anda melakukan komunikasi adalah agar audiens Anda dapat memahami pesan yang Anda sampaikan.

Prof. Matt Abrahams yang mengajarkan Komunikasi Strategik pada Sekolah Pascasarjana Bisnis di Stanford University dan Keterampilan Presentasi untuk Program Studi Berkelanjutan di Stanford University menjelaskan bahwa menerapkan struktur komunikasi dapat membantu membuat percakapan menjadi lebih efisien dan efektif.

Memanfaatkan struktur komunikasi adalah kunci untuk mengelola berbagai jenis komunikasi. Struktur komunikasi berfungsi sebagai pengarah untuk pesan Anda. Struktur komunikasi memungkinkan Anda untuk memulai pesan dari titik awal yang mudah, transisi, dan akhir yang jelas. Struktur komunikasi membantu Anda dalam menyusun pesan yang ringkas dan relevan. Informasi yang terstruktur lebih mudah diproses dan diingat oleh audiens Anda.

Berita baiknya, ada satu struktur komunikasi yang dapat Anda gunakan untuk 4 situasi komunikasi yang berbeda, yaitu : memperkenalkan seseorang/sesuatu, memulai percakapan kecil, memberikan umpan balik, dan menjawab pertanyaan.

Struktur komunikasi tersebut adalah : What ? So What ? Now What ?

Berikut ini uraian dari struktur komunikasi : What ? So What ? Now What ?

What ?

Pertama, tentukan atau jelaskan ide atau argumen utama Anda. Lakukan dengan cara yang jelas dan ringkas tanpa jargon (kata-kata teknis yang digunakan secara terbatas dalam bidang ilmu, profesi, atau kelompok tertentu). Tanyakan pada diri Anda, “Apa informasi penting yang perlu saya sampaikan ?”

So What ?

Bagian kedua ini membuat Anda berfokus pada relevansi ide atau argumen Anda yang berhubungan audiens Anda, yaitu manfaatnya untuk audiens Anda. Anda harus mempertimbangkannya dari perspektif audiens Anda. Ingat, jika Anda ingin memaksimalkan pesan komunikasi Anda untuk diingat, maka hal itu bukan tentang apa yang ingin Anda katakan, melainkan lebih banyak tentang apa yang perlu didengar audiens Anda. Katakan pada diri sendiri: “Intinya bagi audiens saya adalah …”

Now What ?

Terakhir, Anda menyoroti pikiran, perasaan, dan tindakan yang Anda inginkan agar dipegang atau dilakukan oleh audiens Anda. Berkatalah dengan jelas dan langsung yang ditujukan untuk menghilangkan makna pesan yang lebih dari satu penafsiran (ambigu). Perhatikan nada yang Anda gunakan untuk menyampaikan pesan tersebut, misalnya, urgensi, kepercayaan diri, kegembiraan, dan lain-lain yang secara langsung memengaruhi persepsi audiens tentang Anda dan pesan Anda.

Mari kita bahas penerapan struktur komunikasi What ? So What ? Now What ? pada 4 situasi komunikasi yang berbeda.

Situasi Komunikasi # 1 : Memperkenalkan Seseorang/Sesuatu

Memperkenalkan seseorang/sesuatu sering kali bertele-tele dan membingungkan. Menggunakan struktur ini dapat membantu Anda menjelaskan dan menetapkan ekspektasi untuk apa yang ingin Anda katakan selanjutnya.

Memperkenalkan seseorang :

  • What ? Saya merasa terhormat untuk memperkenalkan Dr. Imam yang hadir untuk mendiskusikan wawasannya tentang teori permainan.
  • So What ? Karyanya telah mengubah cara banyak orang membuat keputusan sehari-hari. Saya yakin Anda akan berpikir secara berbeda ketika Anda selesai mengikuti acara ini pada malam hari ini.
  • Now What ? Tanpa basa-basi, bergabunglah dengan saya untuk menyambut Dr. Imam.

Memperkenalkan sesuatu :

  • What ? Saya sangat senang memperkenalkan versi terbaru dari produk kami. Dalam rilis kali ini, kami telah menambahkan banyak peningkatan kegunaan dan meningkatkan kecepatannya dalam menyelesaikan pekerjaan.
  • So What ? Sekarang klien kami dapat lebih mudah menyelesaikan tugas mereka dan menghemat waktu dan uang.
  • Now What ? Jika Anda keluar dari sesi konferensi ini, maka cobalah produk kami ini.

Situasi Komunikasi # 2 : Memulai Percakapan Kecil

Banyak dari kita berjuang untuk terlibat dalam obrolan ringan terutama dengan orang yang tidak kita kenal dengan baik. Struktur ini dapat membantu Anda terlibat dan mempertahankan percakapan awal. Cukup gunakan tiga pertanyaan untuk membuat audiens Anda mengekspresikan dirinya.

  • What ? Apa yang Anda ketahui tentang upaya terbaru untuk mengurangi konsumsi energi ?
  • So What ? Menurut Anda, mengapa sangat penting untuk mengurangi energi ?
  • Now What ? Apa yang dapat Anda lakukan untuk membantu mengurangi penggunaan energi saya ?

Situasi Komunikasi # 3 : Memberikan Umpan Balik

Memberikan umpan balik yang membangun dapat memanfaatkan struktur ini. Misalnya, Anda memiliki rekan kerja yang gagal menyelesaikan laporannya tepat waktu.

  • What ? Saya melihat bahwa laporan Anda tidak dikirimkan dalam waktu yang telah kita sepakati.
  • So What ? Hal ini menempatkan kita pada posisi yang kurang menguntungkan dalam membicarakan usulan kita pada klien kita dan mungkin membahayakan pertemuan kita dengan klien kita.
  • Now What ? Saya ingin Anda menyelesaikan laporan ini besok pagi. Tolong beritahu saya apa yang bisa saya lakukan untuk membantu Anda.

Situasi Komunikasi # 4 : Menjawab Pertanyaan

Menjawab pertanyaan adalah peluang yang bagus untuk menerapkan struktur ini. Misalnya, bayangkan dalam wawancara kerja dimana Anda ditanya: “Mengapa Anda memenuhi syarat untuk pekerjaan ini?”

  • What ? Saya memiliki lebih dari 12 tahun pengalaman kerja dalam menghadapi pelanggan untuk mengatasi tantangan seperti bermigrasi ke sistem baru dan menerapkan proses baru.
  • So What ? Pengalaman ini akan membantu saya memberikan hasil yang berkualitas tinggi kepada pelanggan Anda, sekaligus membantu Anda menyederhanakan proses penerapannya.
  • Now What ? Saya senang Anda mendiskusikan kualifikasi saya dengan beberapa mantan klien saya.

Demikianlah, struktur komunikasi What ? So What ? Now What ? yang dapat Anda gunakan untuk 4 situasi komunikasi yang berbeda.

Pertama, memperkenalkan seseorang/sesuatu.

Kedua, memulai percakapan kecil.

Ketiga, memberikan umpan balik.

Keempat, menjawab pertanyaan.

Struktur Komunikasi : What ? So What ? Now What ? memberikan Anda cara untuk menyampaikan pesan dengan jelas, sehingga Anda dapat fokus pada rincian spesifik dari apa yang ingin Anda katakan. Dengan sering berlatih, maka Anda dapat belajar untuk mengelola rentetan situasi komunikasi yang Anda hadapi dengan menggunakan struktur komunikasi tersebut.

Apabila Anda menilai tulisan ini bermanfaat, mohon kiranya tulisan ini dapat disebarkan ke Grup WA atau Social Media yang Anda ikuti, agar semakin banyak orang yang mendapatkan manfaatnya.

Dan, jika Anda memiliki komentar atau pertanyaan, jangan sungkan untuk menuliskannya di kolom komentar di bawah ini.

Sharing knowledge for a better presentation/communication.