Hal Terpenting Dalam Penyampaian Pesan Presentasi Untuk Meyakinkan Audiens Anda

Pesan presentasi yang testruktur, slide presentasi yang menarik tidak akan berarti apa-apa jika Anda tidak mampu membawakan presentasi dengan meyakinkan. Dalam banyak presentasi, sering kita temui presenters memliki pesan presentasi yang bagus, slide yang memesona, tetapi karena penyampaiannya tidak meyakinkan yang disampaikan tetap saja membosankan.

Perlu Anda ketahui bahwa Anda adalah aktor utama presentasi. Audiens hadir untuk melihat dan mendengarkan presentasi Anda. Mereka tidak peduli seberapa lama persiapan Anda. Mereka tidak mau tahu. Mereka tidak akan menilai persiapan Anda, tetapi mereka menilai penyampaian presentasi Anda.

Oleh karena itu, penyampaian presentasi juga merupakan bagian yang sangat penting dan menentukan keberhasilan presentasi Anda, selain penyusunan pesan yang terstruktur dan pembuatan slide yang menarik.

Jika Anda tidak menguasainya, maka bisa terjadi pesan dan slide presentasi yang sudah Anda siapkan dengan serius akhirnya menjadi tidak bermanfaat, karena audiens Anda tidak benar-benar menangkap apa yang Anda sampaikan.

Akan tetapi, jika Anda dapat menyampaikan presentasi secara meyakinkan, maka audiens Anda akan mampu menyerap informasi dengan baik. Akibatnya, Anda akan mampu menarik perhatian mereka dan mereka benar-benar dapat terhubung dengan mereka.

Jika tahap penyusunan pesan presentasi merupakan bentuk komunikasi verbal, maka teknik penyampaian presentasi lebih banyak berkaitan dengan komunikasi non verbal. Komunikasi non verbal terdiri dari 2 komponen, yaitu bahasa tubuh dan intonasi suara.

Yang termasuk bahasa tubuh yang perlu Anda perhatikan adalah cara berdiri, pergerakan badan, kontak mata, ekspresi wajah, dan gesture. Sementara, yang termasuk dalam intonasi suara yang perlu Anda kuasai adalah : tinggi rendah suara, cepat lambat berbicara, dan keras lemah suara.

Dalam komunikasi, kata-kata pembicara hanyalah sebagian kecil dari usahanya. Tinggi rendah suara, cepat lambat berbicara, keras lemah kata yang diucapkan, dan jeda di antara kata-kata itu dapat mengungkapkan lebih dari apa yang dikomunikasikan dengan kata-kata saja. Selanjutnya, gerak tubuh, cara berdiri, kontak mata, ekspresi wajah, dan gesture biasanya menyampaikan berbagai sinyal halus. Elemen non verbal ini dapat memberikan indikasi kepada audiens sebuah petunjuk penting tentang pikiran dan perasaan pembicara yang dapat memperkuat atau bertentangan dengan  kata-katanya.

Nagesh Belludi (2008) menyebutkan bahwa jika kita berbicara tentang komunikasi non verbal, maka banyak orang mengutip sebuah riset yang dilakukan oleh Prof. Albert Mehrabian dari University of California, Los Angeles. Riset tersebut menjelaskan bahwa dalam komunikasi besarnya pengaruh dari masing-masing komponen adalah sebagai berikut :

  • Bahasa tubuh 55 %
  • Intonasi suara 38 %
  • Kata-kata 7 %

Dengan memperhatikan informasi ini mungkin Anda berkomentar, “ternyata komunikasi non verbal (bahasa tubuh dan intonasi suara) memegang peranan besar yang kalau keduanya dijumlahkan mencapai 93 %. Jika saya melakukan presentasi asalkan bahasa tubuh dan intonasi suara sudah sesuai, maka kata-kata nggak penting-penting amat karena kata-kata hanya 7 %.

Komentar tersebut menunjukkan bahwa banyak orang yang kurang tepat memaknai hasil riset tersebut. Maksud dari hasil riset tersebut adalah jika terjadi ketidaksinkronan dalam berkomunikasi, maka yang dipercaya adalah faktor yang mempunyai persentase yang lebih besar.

Sebagai contoh, jika Anda mengatakan pada audiens, “Aku tidak punya masalah denganmu!” sambil Anda menghindari kontak mata, terlihat cemas, dan mempertahankan bahasa tubuh yang tertutup, maka audiens Anda tidak akan mempercayai Anda. Mereka lebih percaya pada apa yang mereka tangkap melalui bahasa tubuh Anda.

Demikian juga halnya, ketika Anda mengatakan pada audiens “saya merasa senang berada disini”, akan tetapi dalam menyampaikannya nada suara Anda terdengar datar dan tidak bersemangat, maka audiens juga tidak akan percaya. Mereka akan lebih percaya pada interpretasi dari intonasi suara Anda yang terkesan datar dan tidak semangat.

Karena begitu pentingnya aspek non verbal dalam penyampaian presentasi, maka satu aspek terpenting yang harus Anda ketahui dalam penyampaian pesan presentasi adalah membuat sinkronisasi antara kata-kata yang Anda sampaikan dengan bahasa tubuh dan intonasi suara Anda.

Sesuaikanlah bahasa tubuh Anda dengan kata-kata yang Anda sampaikan. Misalnya, tampilkanlah antusiasme dalam ekspresi wajah Anda ketika Anda menyampaikan pesan presentasi. Antusiasme itu menular. Artinya bahwa jika Anda tampil antusias, maka audiens pun juga akan tertular antusiasme Anda.

Contoh lainnya, jika Anda memperhatikan para presenter hebat, mereka memanfaatkan anggota tubuhnya untuk ikut berbicara. Steve Jobs dalam peluncuran produk iphone pada bulan Januari 2007 ketika menjelaskan bahwa iphod mempengaruhi seluruh industri musik, dia menggerakan tangannya dari kiri ke kanan untuk menekankan bahwa iphod mempengaruhi seluruh industri musik.

Begitu pula, hindarilah penyampaian pesan presentasi dengan nada yang monoton yang dapat membuat audiens mengantuk. Untuk itu, berikanlah variasi pada intonasi suara Anda. Ada saatnya Anda berbicara lebih lambat untuk memberikan penekanan pada pesan presentasi yang penting. Di sisi lain, adakalanya Anda perlu berbicara lebih cepat untuk menunjukkan semangat.

Selain itu, Anda perlu berbicara dengan volume suara yang lebih keras untuk menunjukkan pesan yang penting atau ketika suasana lebih tenang dibutuhkan, Anda dapat berbicara dengan volume sedikit lebih kecil.

Bahkan, Anda tidak harus berbicara setiap saat. Berikan jeda sesekali. Sedikit diam akan mengajak audiens Anda berpikir dan merenung. Dengan cara ini, maka Anda dapat menciptakan efek dramatik, namun sekaligus membuat pesan yang Anda sampaikan menjadi pesan yang kuat dan mudah diingat.

Demikianlah, hal terpenting yang perlu Anda kuasai untuk penyampaian pesan presentasi  yang dapat meyakinkan audiens Anda, yaitu mensinkronkan antara kata-kata yang Anda sampaikan dengan bahasa tubuh dan intonasi suara Anda.

 

 

3 Tips Menjawab Pertanyaan Presentasi Dari Audiens Yang Dapat Meningkatkan Kredibilitas Anda

Pertanyaan yang muncul dari audiens pada saat sesi tanya jawab ketika Anda melakukan presentasi merupakan sesuatu hal yang mesti Anda hadapi. Sesi ini bisa jadi merupakan sesi yang paling menegangkan bagi Anda sebagai seorang presenter.  

Kenapa ?

Karena Anda kawatir jika Anda tidak memiliki jawaban atas apa yang ditanyakan oleh audiens Anda. Selain itu, Anda juga dapat mengalami kebingungan untuk menjawabnya karena Anda tidak tahu jawabannya.

Namun, jika Anda sukses melalui sesi tanya jawab ini dengan baik, maka sesi ini akan menjadi faktor pengungkit yang dapat meningkatkan kredibilitas Anda. Ketika Anda mampu menjawab pertanyaan dengan baik, maka audiens akan semakin percaya dengan kemampuan Anda.

Untuk berhasil melalui sesi tanya jawab dengan baik, ada 3 tips yang dapat Anda gunakan.

Mari kita ulik ketiga tips tersebut satu per satu.

Tips # 1 : Tanyakan Nama dan Asal Audiens

Ketika audiens bertanya kepada Anda, maka mintalah mereka untuk menyebutkan nama dan asal mereka. Misalkan, “Boleh saya tahu nama Anda siapa ? Dan bekerja dimana ?

Untuk apa Anda perlu melakukan hal ini ?

Tujuannya adalah agar Anda dapat lebih mengenal dan menyapa dengan nama ketika menjawab pertanyaan mereka. Selain itu, agar mereka lebih jinak kepada Anda. Dengan meminta menyebutkan nama dan asal mereka, setidaknya mereka akan lebih mawas diri ketika mereka ingin menjatuhkan Anda atau memberikan pertanyaan yang menyudutkan Anda.

Tips # 2 : Ulangi Pertanyaan dari Audiens dan Beri Pujian atas Pertanyaan Tersebut

Untuk memastikan apa yang ditanyakan oleh audiens Anda, maka Anda dapat melakukan parafrase atau mengulangi pertanyaan mereka. Dengan melakukan hal tersebut, maka Anda akan mengklarifikasi apakah benar hal itu yang mereka tanyakan.

Selain itu, parafrase ditujukan agar seluruh audiens mengetahui pertanyaan yang dilontarkan oleh audiens Anda. Karena bisa saja apa yang ditanyakan oleh audiens Anda tidak disimak oleh audiens lainnya, sehingga dengan Anda mengulangi pertanyaan dari audiens tersebut, maka Anda memastikan bahwa seluruh audiens tahu apa yang ditanyakan.

Tambahan pula, dengan melakukan parafrase akan memberikan Anda waktu tambahan untuk memikirkan jawaban yang dilontarkan oleh audiens Anda. Ketika Anda mengulangi pertanyaan audiens, maka Anda dapat gunakan waktu untuk mencerna pertanyaan yang ditanyakan oleh audiens Anda.

Waktu Anda melakukan parafrase, Anda dapat mengatakan, “Jika saya mendengarkan pertanyaan Bapak/Ibu tadi, yang Bapak/Ibu tanyakan adalah tentang ……”

Selanjutnya, Anda memberikan pujian atas pertanyaan yang diajukan tersebut.

Contohnya, “Itu adalah pertanyaan yang sangat bagus. Mari kita berikan tepuk tangan untuk Bapak/Ibu ….”

Dengan Anda memberikan tepuk tangan seperti itu, audiens yang bertanya kepada Anda akan lebih jinak.

Kenapa ?

Karena Anda memberikan pujian terhadap orang tersebut.

Tips # 3 : Respons Pertanyaan Audiens

Setelah Anda menanyakan nama dan asal audiens serta mengulangi pertanyaan dari audiens dan memberi pujian atas pertanyaan tersebut, maka Anda dapat merespons pertanyaan dari audiens. Ada 5 variasi pertanyaan audiens yang dapat Anda respons. Kelima variasi pertanyaan tersebut dapat Anda simak pada tips berikut ini.

Tips # 3.1 : Respons Pertanyaan Audiens Yang Anda Ketahui

Jika Anda mengetahui jawaban pertanyaan audiens, maka jawablah pertanyaan tersebut dengan singkat dan jelas. Hal itu perlu Anda lakukan untuk memberikan kesan bahwa Anda benar-benar memahami topik yang Anda bawakan.

Dalam menyampaikan jawaban dengan singkat dan jelas, maka Anda dapat menggunakan kerangka PREP. Kerangka ini adalah cara yang cepat dan sangat mudah untuk mengatur pikiran Anda. Setiap huruf dalam PREP merupakan bagian dari pesan Anda.

     P – Point (Pendapat)

     R – Reasons (Alasan)

     E – Explanation, Elaboration, Example (Penjelasan, Elaborasi, Contoh)

     P – Point (Pendapat)

Misalnya, dalam sebuah presentasi tentang proyek pembangunan mall, Anda ditanya oleh manajemen, “Apa pendapat Anda mengenai rencana pembangunan mall ?”.

Maka, Anda dapat menjawabnya dengan kerangka PREP dengan bentuk seperti ini.

Point : “Kami merekomendasikan untuk melanjutkan proyek pembangunan mall”.

Reason : “Kami telah meninjau semua rencana, dan kami memiliki semua sumber daya yang diperlukan untuk memulai proyek pembangunan mall”.

Explanation, Elaboration, Example : “Anggaran telah diperoleh, orang yang tepat dapat dipekerjakan, dan bahan-bahan yang diperlukan untuk membangun mall juga bisa segera dikirimkan”.

Point : “Oleh karena itu, berdasarkan pertimbangan ini, kami merekomendasikan untuk melanjutkan proyek pembangunan mall”.

Tips # 3.2 : Respons Pertanyaan Audiens Yang Tidak Anda Ketahui

Adakalanya pertanyaan yang ditanyakan kepada Anda adalah pertanyaan yang Anda tidak tahu jawabannya. Disarankan agar Anda jangan menjawab dengan asal-asalan. Tentu Anda tidak ingin memberikan informasi yang keliru kepada penanya atau yang lebih parah lagi Anda diinterupsi oleh audiens lain yang mengetahui jawaban yang sesungguhnya. Jika hal ini terjadi, maka kredibilitas Anda bisa turun di mata audiens Anda.

Yang dapat Anda lakukan adalah Anda jujur kepada audiens Anda yang bertanya. Anda dapat menyampaikan bahwa saat ini Anda masih belum mengetahui jawaban pastinya. Dan selanjutnya, Anda meminta alamat email audiens yang bertanya tersebut dan akan mencari tahu jawabannya dan mengirimkan jawabannya melalui emailnya ketika jawaban sudah diperoleh. Jika Anda melakukan hal ini, maka pastikan bahwa Anda menepati janji dan mengirimkan jawabannya melalui email ketika Anda mendapatkan jawabannya.

Ketika Anda melakukan hal itu, maka Anda tidak akan kehilangan kredibilitas Anda. Dengan Anda melakukan hal itu, Anda menunjukkan bahwa Anda memang manusia biasa dan Anda memang tidak mengetahui semua jawaban dari pertanyaan yang ditanyakan.

Cara lainnya adalah Anda dapat meminta audiens Anda untuk membuat suatu kelompok yang terdiri dari 3-5 orang untuk mendiskusikan jawaban dari pertanyaan audiens. Setelah mereka mendiskusikan jawabannya, Anda dapat meminta salah seorang dari perwakilan kelompok untuk menyampaikan jawabannya di depan seluruh audiens.

Pada saat Anda meminta perwakilan kelompok untuk sharing jawabannya di depan seluruh audiens, Anda dapat memikirkan jawaban dari pertanyaan tersebut. Dan Anda dapat membuat kesimpulan dari jawaban yang di-sharingkan di depan seluruh audiens.

Intinya adalah Anda tidak perlu takut untuk menerima pertanyaan yang sulit dari setiap audiens, karena Anda dapat menyampaikannya kembali kepada audiens Anda.

Tips # 3.3 : Respons Pertanyaan Audiens Di Luar Topik Yang Anda Bawakan

Untuk merespons pertanyaan jenis ini, maka Anda dapat menjawab bahwa pertanyaan yang ditanyakan oleh audiens di luar topik yang Anda bahas. Selanjutnya, Anda dapat menyampaikan bahwa pertanyaan tersebut bisa ditanyakan kepada orang yang memang ahli di bidang tersebut. Jika Anda mengetahui orangnya, maka Anda dapat merekomendasikan orang yang ahli tersebut kepada si penanya.

Tips # 3.4 : Respons Pertanyaan Audiens Yang Hanya Ingin Menguji Anda

Ketika Anda menyadari bahwa audiens hanya ingin menguji Anda, maka Anda dapat menanyakan kepada audiens yang bertanya kepada Anda jawaban dari pertanyaan yang diajukannya. Sebagai contoh, “Kalau boleh tahu, pendapat Bapak/Ibu sendiri bagaimana ?”.

Tanda-tanda audiens menguji Anda adalah dari kalimat yang digunakannya. Misalnya audiens Anda bertanya, “Apa yang Anda ketahui tentang …. ?

Tips # 3.5 : Respons Pertanyaan Audiens Yang Memojokkan Anda

Anda dapat mencari bantuan dari audiens untuk merespons pertanyaan jenis ini. Anda bisa saja mengatakan, “Saya tahu ini adalah pertanyaan yang sangat bagus, namun tentu saja saya tidak dapat memuaskan Anda sepenuhnya, karena saya bukan alat pemuas”.

Dengan Anda mengatakan hal seperti itu, maka Anda melakukan sedikit humor dan tentunya akan banyak orang tertawa pada saat itu.

Selanjutnya, Anda dapat mengatakan, “Bagaimana Bapak/Ibu, apakah boleh kita lanjut terlebih dahulu ? Lanjut ?

Dengan Anda mengatakan “Lanjut”, pastinya jawaban yang keluar dari para audiens adalah Lanjut.

Demikianlah, 3 tips menjawab pertanyaan presentasi dari audiens yang dapat meningkatkan kredibilitas Anda.

Pertama, tanyakan nama dan asal audiens.

Kedua, ulangi pertanyaan dari audiens dan beri pujian atas pertanyaan tersebut.

Ketiga, respons pertanyaan audiens.

Untuk presentasi Anda selanjutnya, terapkan ketiga tips di atas. Pastikan bahwa kendali dari sesi tanya jawab dari presentasi berada di tangan Anda. Oleh karena itu, gunakan sesi tanya jawab sebagai peluang untuk meningkatkan kredibilitas Anda.

 

 

 

 

4 Tips Jitu Yang Perlu Anda Ketahui Untuk Melakukan Presentasi Kepada Eksekutif (Pengambil Keputusan)

Eksekutif (pengambil keputusan) adalah salah satu orang yang paling sulit yang Anda hadapi ketika Anda melakukan presentasi di hadapan mereka. Mereka sangat tidak sabar, karena jadwal mereka yang sangat padat. Dan, mereka harus membuat banyak keputusan yang berisiko tinggi serta seringkali dengan sedikit waktu untuk mempertimbangkan berbagai pilihan keputusan.

Jadi, mereka tidak akan bisa duduk diam untuk presentasi yang lama dengan penyampaian rekomendasi atau kesimpulan di akhir. Mereka akan menginterupsi Anda sebelum Anda menyelesaikan presentasi Anda.

Tentu, hal ini bisa membuat Anda frustasi.

Continue reading

Anda Masih Menghadapi Audiens Presentasi Yang Cenderung Pasif ? Gunakanlah Empat Teknik Tambahan Ini

Postingan tanggal 12 Oktober yang lalu, saya telah membahas teknik Think-Pair-Share  untuk merubah audiens presentasi Anda yang cenderung pasif menjadi aktif. Teknik ini dapat Anda gunakan dalam presentasi Anda agar presentasi Anda dapat menjadi lebih interaktif.

Teknik Think-Pair-Share ini merupakan sebuah alat partisipasi yang kuat, karena tidak hanya meningkatkan kepercayaan audiens dalam menanggapi suatu masalah atau pertanyaan dengan melakukan kolaborasi dengan rekan mereka, tetapi juga ide yang lebih baik biasanya muncul sebagai hasil dari kerja sama banyak orang.

Audiens presentasi yang pasif kemungkinan disebabkan oleh karena adanya budaya yang kurang pas yang beranggapan bahwa orang bertanya atau menjawab apa yang ditanyakan oleh presenter sering dianggap sombong, sok tau atau justru sebaliknya mereka yang bertanya itu dianggap kurang pandai. Akibatnya, orang yang ingin bertanya kepada atau menjawab pertanyaan dari presenter menjadi ragu-ragu.

Continue reading