Ketika Anda diminta untuk menyampaikan presentasi, maka Anda perlu menentukan Pesan Utama apa yang hendak Anda ingin sampaikan. Dari Pesan Utama tersebut, Anda bisa membuat isi presentasi Anda dengan memilih salah satu dari Urutan Tiga Pertanyaan yang audiens Anda ingin ketahui yang kemudian dijawab dengan Kesatuan Jawaban dan Bukti. Dengan menyusun Pesan Awal Presentasi ditambah dengan Kalimat Pengarah serta Slide Power Point jika dibutuhkan, maka Anda sudah mempunyai konten presentasi untuk disampaikan kepada audiens Anda yang didukung oleh Catatan Presentasi sebagai pegangan Anda agar presentasi Anda tetap fokus.
Sekarang pertanyaannya adalah bagaimana jika Anda ingin menambahkan konten presentasi Anda lagi, karena Anda masih mempunyai cukup banyak waktu untuk menyampaikan presentasi sesuai dengan topik yang diminta ?
Saya menyarankan untuk memperluas kotak yang ada dari Urutan Pertanyaan Major. Saat Anda ingin membahas lebih banyak konten, maka Anda memiliki dua pilihan, yaitu Anda bisa melebar atau mendalam.
Dengan melebar, maksudnya adalah Anda menambahkan materi baru. Sementera itu, maksud dari mendalam adalah dari materi yang ada dielaborasi lebih lanjut. Kebanyakan presenter mengisi waktu mereka dengan melebar. Mereka hanya menambahkan lebih banyak kotak ke Urutan Pertanyaan Major mereka.
Ada dua masalah dalam pendekatan ini. Pertama, mudah membanjiri audiens Anda dengan terlalu banyak informasi. Kedua, kecil kemungkinannya untuk memberi dampak dan memuaskan bagi audiens Anda.
Jika Anda memiliki waktu tambahan, rekomendasi saya adalah untuk lebih mendalam. Artinya, perluas satu atau lebih dari kotak Anda yang ada, dengan membuat Urutan 3 Pertanyaan lain di dalam kotak itu. Urutan di dalam kotak disebut Urutan Pertanyaan Minor.
Memperluas kotak memungkinkan Anda untuk menambah materi presentasi Anda dengan lebih detail dan lebih mendalam. Hal ini akan memberikan nilai lebih kepada audiens Anda dan presentasi Anda akan memiliki dampak lebih besar, sehingga Presentasi Anda akan lebih berkesan dan akan lebih mungkin untuk mendapatkan hasil yang Anda inginkan.
Mari kita lihat kotak mana yang perlu diperluas terlebih dahulu. Anda dapat memperluas hanya satu dari kotak Anda, atau ketiganya tergantung pada seberapa banyak konten tambahan yang perlu Anda buat. Namun, kerjakan satu kotak pada satu waktu, sehingga Anda akhirnya tidak menciptakan lebih banyak materi dari pada waktu yang Anda miliki.
Saat melihat kotak mana yang akan diperluas terlebih dahulu, Anda dapat tergoda untuk fokus pada bidang yang paling Anda minati terutama penemuan atau penelitian terbaru Anda. Tapi, jangan jatuh pada perangkap menyimpang dari Daerah Keterlibatan. Tetaplah fokus pada informasi yang membawa audiens Anda secara logis dan persuasif terhadap Pesan Utama Anda.
Secara umum, jika Masalah, Solusi, Manfaat adalah Urutan Pertanyaan Major Anda, maka kotak pertama yang perlu diperluas adalah kotak Solusi. Hal ini memungkinkan Anda menjelaskan Solusi Anda secara lebih rinci dan memberikan lebih banyak bukti untuk mendukungnya.
Namun, jika Anda menggunakan Urutan Pertanyaan Mengapa, Apa, Bagaimana sebagai Urutan Pertanyaan Major Anda dan Anda meminta audiens untuk mengambil tindakan, maka perluas kotak Bagaimana. Hal ini akan memungkinkan untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang apa yang Anda minta untuk mereka lakukan.
Saran ini hanyalah pedoman dan Anda perlu mempertimbangkan pengetahuan audiens tentang topik yang akan Anda sampaikan saat Anda membuat keputusan kotak mana yang perlu Anda kembangkan.
Misalnya, pertimbangkan situasi di mana audiens Anda belum yakin bahwa ada masalah yang perlu diperbaiki. Kembali pada tahun 2006 ketika Al Gore membuat film perubahan iklim “An Inconvenient Truth”. Ia menghabiskan sebagian besar waktu presentasinya untuk membuat orang-orang sadar akan Masalah dan hanya menghabiskan sebagian kecil pada apa yang dapat dilakukan orang (Solusi). Saat ini, presentasi tentang topik yang sama akan lebih fokus pada Solusi, karena diasumsikan bahwa Masalah nya sudah banyak diketahui orang dan yang perlu dielaborasi adalah Solusinya.
Setelah memilih sebuah kotak, bagaimana Anda mengembangkannya ?
Anda memperluas kotak dengan menempatkan Urutan 3 Pertanyaan lain di dalamnya. Saya menyebut urutan yang bersarang di dalam kotak tersebut adalah Urutan Pertanyaan Minor.
Ada dua metode untuk membuat Urutan Pertanyaan Minor Anda.
Yang pertama adalah memasukkan Urutan Pertanyaan Mengapa, Apa, Bagaimana atau Masalah, Solusi, Manfaat. Metode ini memungkinkan Anda untuk masuk lebih jauh ke bagian tertentu dari topik Anda.
Dalam presentasi tentang pinjaman uang kepada orang yang tidak mampu, misalnya kita bisa memperluas kotak kedua, yaitu kotak Apa yang memperkenalkan organisasi Pinjaman.org dengan Urutan Pertanyaan Masalah, Solusi, Manfaat. Sehingga, bentuknya akan seperti ini :
- Masalah apa yang dipecahkan Pinjaman.org ?
- Solusi apa yang diberikan Pinjaman.org ?
- Apa manfaat menggunakan Pinjaman.org ?
Urutan Pertanyaan Minor tersebut memungkinkan kita untuk menghabiskan waktu kita dengan lebih mendetail dari pada hanya memberikan lebih banyak informasi yang sifatnya dangkal.
Jika presentasi Anda menggunakan Urutan Pertanyaan Major Masalah, Solusi, Manfaat seperti yang disarankan sebelumnya, maka Anda bisa memperluas kotak Solusi dengan memasukkan Urutan Pertanyaan Minor Mengapa, Apa, Bagaimana. Sehingga, bentuknya bisa seperti ini :
- Apa solusinya?
- Mengapa saya menyarankannya?
- Bagaimana seharusnya diterapkan?
Seperti yang telah kita bahas sebelumnya, Anda harus memilih pertanyaan untuk dijawab dan menentukan urutannya secara logis dan apa yang paling penting untuk audiens Anda.
Jika mau, Anda dapat memperluas salah satu kotak yang baru saja Anda tambahkan dalam Urutan Pertanyaan Minor. Misalnya, jika Anda ingin berbicara lebih banyak tentang penerapan solusi Anda, kotak Urutan Pertanyaan Minor “Bagaimana seharusnya diterapkan” dapat diperluas menggunakan tambahan Urutan Pertanyaan Minor Masalah, Solusi, Manfaat. Sehingga, bentuknya dapat seperti ini :
- Masalah apa yang akan kita hadapi ketika mencoba mengimplementasikannya ?
- Apa solusinya?
- Apa manfaatnya jika kita melakukan itu?
Seperti yang Anda lihat, menambahkan Urutan Pertanyaan Minor memungkinkan Anda masuk ke detail di mana pun Anda merasa hal itu penting.
Metode lain, tetapi tidak terlalu canggih dalam mengembangkan kotak adalah dengan hanya menyusun daftar jawaban. Misalnya, jika Anda menggunakan Urutan Pertanyaan Masalah, Solusi, Manfaat, maka Anda bisa memiliki daftar 3 manfaat di kotak ketiga. Jika Anda memutuskan untuk memperluas kotak Anda dengan menggunakan daftar jawaban, saya punya dua peringatan.
Pertama, miliki tidak lebih dari 3 item dalam daftar jawaban Anda. Hal ini untuk mencegah audiens Anda menerima banyak informasi dan memberi Anda untuk tetap berpegang pada prinsip Kesatuan Jawaban dan Bukti untuk selalu memiliki bukti. Jauh lebih persuasif untuk memilih tiga manfaat teratas dari solusi Anda dan memberikan bukti untuk masing-masing dari pada menyampaikan daftar 7 manfaat tanpa bukti. Pikirkan kualitas, bukan kuantitas.
Kedua, jangan gunakan daftar jawaban untuk memperluas setiap kotak dari presentasi Anda. Mengulangi format daftar mengurangi variasi dan berisiko membosankan bagi audiens.
Demikianlah, cara untuk mengembangkan konten presentasi Anda. Kembangkanlah konten presentasi Anda dari Kotak Urutan Tiga Pertanyaan Major yang informasinya sangat penting untuk diketahui oleh audiens Anda. Kotak Urutan Pertanyaan Major yang sangat penting untuk dikembangkan bisa terkait dengan Solusi atau Cara (Bagaimana) yang perlu diketahui oleh audiens Anda. Kotak yang dikembangkan dapat menggunakan Urutan Pertanyaan Minor Mengapa, Apa, Bagaiamana atau Masalah, Solusi, Manfaat.
